Betriebswirtschaftliche Aufgaben im betrieblichen Alltag – mit Excel-Arbeitshilfe

Betriebswirtschaft oder Controlling – So lassen sich wichtige Aufgaben auch im stressigen betrieblichen Alltag leicht bewältigen – Mit Excel-Arbeitshilfe

Unternehmer und Selbstständige sind täglich mit zahlreichen unterschiedlichen Aufgaben konfrontiert. Dabei wird ein Großteil der Zeit zwar von fachlichen Dingen, z.B. Möbelbau, Farbenherstellung oder Werkzeugverkauf, benötigt. Dennoch kommt kein Unternehmer ohne die Erledigung betriebswirtschaftlicher Aufgaben aus. Beispielsweise müssen häufig Preisschwellen korrekt berechnet werden oder es muss geprüft werden ob sich eine Investition wirklich lohnt. Das bedeutet für Unternehmer, dass sie sich immer wieder umständlich in bestimmte Themen und Sachverhalte einarbeiten müssen. Doch es geht einfacher, wenn man über entsprechende Hilfsmittel verfügt, die man im Alltag nutzen kann.

Im Beitrag werden fünf betriebswirtschaftliche Aufgaben vorgestellt, die im unternehmerischen Umfeld häufiger vorkommen und die sich mit passenden Werkzeugen vergleichsweise einfach lösen lassen. Zum Beitrag gehört eine Excel-Arbeitshilfe, mit der man sofort arbeiten kann. Controller profitieren, weil sie ein Werkzeug erhalten, mit dem sie ihre Führungskräfte und Unternehmer dabei unterstützen können, ihre Arbeit schneller zu erledigen.

1. Notwendigkeit betriebswirtschaftlicher Aufgaben im unternehmerischen Alltag

Die Auftragslage ist gut, der Betrieb hat bisher immer Gewinne erwirtschaftet und es hat bislang keine ernsthaften Probleme mit der Liquidität gegeben. Warum sich also mit betriebswirtschaftlichen Dingen befassen, die nicht zum Kerngeschäft eines Unternehmers gehören? Hierauf gibt es einige Antworten. Etwa, dass man ohne sich mit der Betriebswirtschaft zu befassen, oft höhere Kosten hat als nötig, man Einsparungen nicht konsequent realisieren kann oder man ohne es zu wissen, auf mögliche höhere Erlöse verzichtet. Mit einem Mindestmaß an betriebswirtschaftlichem Grundwissen ist es oft möglich, ohne Zusatzaufwand einen höheren Gewinn zu erzielen als bisher. Auch die Auswirkungen auf die Liquidität sind regelmäßig positiv und man kann meist auch temporäre Zahlungsschwierigkeiten vermeiden. 

2. Umsetzungsmöglichkeit in der Praxis – Mit Excel-Arbeitshilfe

Für den Beitrag wurden exemplarisch fünf Themen aufgegriffen, die im unternehmerischen Alltag häufig vorkommen und die sich in der Regel schnell und einfach mit den bereitgestellten Arbeitshilfen lösen lassen. 

Hinweise zur Arbeit mit der Excel-Datei
Eingaben sind in allen Zellen mit blauer Schrift problemlos möglich. Sollen Eingaben in Zellen mit anderen Farben vorgenommen werden, sollte vorher geprüft werden, ob sie Formeln enthalten, bei deren Überscheiben die Datei unbrauchbar wird. Teile von Arbeitsmappen können durch einen Klick auf "1" oder "2" ein- oder ausgeblendet werden. Die Tabellenblätter werden immer auf einer Seite ausgedruckt. Alle Angaben und Inhalte dienen ausschließlich dazu, zu zeigen, wie die Anwendung funktioniert oder woher die nötigen Angaben kommen können. Sie sind keine Hinweise für eine vollständige oder richtige Auswahl z.B. von Faktoren und deren Ausprägungen.
Excel-Arbeitshilfe hier herunterladen >>


2.1 Berechnung verkaufspsychologisch günstiger Preise

Realistisch kalkulierte Preise sind häufig "krumm" und aus verkaufspsychologischer Sicht ungünstig. Beispielsweise verkaufen sich Artikel, die statt mit einem realistisch kalkulierten Preis von 11,92 Euro ausgewiesen werden, meist weniger gut als Artikel, die Preise ober- oder unterhalb einer bestimmten Schwelle ausweisen, z.B. 11,99 Euro oder 11,89 Euro. Unternehmer sollten also für alle Artikel, für die sie Preise ausweisen, prüfen, ob man sie anpassen sollte. Dazu kann man den so genannten Preisschwellenrechner der Excel-Datei (Tabellenblatt "Preisschwellen", Donwload hier >> ) nutzen. Mit nur wenigen Eingaben können für bis zu 30 Artikel gleichzeitig verkaufspsychologisch günstige Schwellenpreise berechnet werden.

Zunächst muss entschieden werden, welche Preisschwelle genutzt werden soll. Diese muss in Zelle D2 als Centwert eingetragen werden. Im Beispiel wurden 10 Cent gewählt. Das bedeutet, dass die kalkulierten Preise auf ein Mehrfaches von 10 Cent auf- oder abgerundet werden. Dann ist es erforderlich, die Anzahl der Nachkommastellen für die Preisschwelle zu wählen; im Beispiel wurden 9 gewählt. Das führt dazu, dass die Preise immer 1 Cent unterhalb der Preisschwelle des Mehrfachen von 10 Cent ausgewiesen.

Die letzte Nachkommastelle ist also immer eine 9. Bei Artikel 1 in Abb. 1 ist zu sehen, dass der kalkulierte Preis 11,92 Euro beträgt mit der definierten Schwellenberechnung wird er kaufmännisch auf 11,89 Euro gerundet. Wären z.B. bei der Preisschwelle 20 Cent und bei den Nachkommastellen 5 Cent eingetragen, würde der Preis kaufmännisch auf 11,95 Euro gerundet. Bei 50 und 8 Cent beträgt der kaufmännisch gerundete Preis 11,98 Euro.

Da kaufmännisch gerundete Preise aus verkaufspsychologischer Sicht nicht immer günstig sind, berechnet die Arbeitshilfe automatisch einen psychologisch günstigen höheren und einen niedrigeren Preis. Falls möglich, sollte der höhere Wert (grün markierte Spalte) als Preis gewählt werden, da man so i.d.R. einen höheren Gewinn oder Deckungsbeitrag je verkauften Produkt erzielt also kalkuliert. Nur, wenn das nicht möglich ist, sollte man auf den abgerundeten Preis zurückgreifen. Dann sind aber meist Gewinn oder Deckungsbeitrag niedriger, als beim kalkulierten Preis. Im Beispiel liegen die verkaufspsychologischen Preise bei Artikel 1 bei 11,99 bzw. 11,89 Euro.

img20px.jpg Abb. 1: Auszug Preisschwellenrechner (Bitte anklicken)
Praxis-Tipp: Mit der Anwendung ist es möglich, Szenarien bei den Preisen durch einfache Änderung der Preisschwelle und der Nachkommastellen für alle oder einzelne Produkte vorzunehmen.

2.2 Berechnung Mindestauftragsgrößen

Über Kundenaufträge freut sich sicher jeder Unternehmer und nimmt diese in der Regel gerne an. Dabei wird häufig übersehen – oder es ist nicht bekannt, dass man mit kleinen Aufträgen keinen oder nur einen niedrigen Gewinn oder Deckungsbeitrag erreichen kann.
  • Doch wo liegt die Grenze? 
  • Ab wann lohnt es sich aus betriebswirtschaftlicher Sicht einen Auftrag anzunehmen bzw. bis zu welchem Preis sollte man ihn ablehnen?

Die Fragen lassen sich beantworten, indem man den Auftragsgrößenrechner der Excel-Anwendung (Donwload hier >>) nutzt. Ihm liegt ein Schema zu Grunde, dass man für jeden Auftrag ausfüllen kann.

Zunächst sind allgemeine Angaben zum Auftrag erforderlich. Anschließend geht es darum, abzuschätzen, welche Kosten durch diese Order verursacht werden. Zunächst müssen variable Kosten geplant werden, z.B. Material, Löhne, Fremdleistungen, Frachten, was in der Praxis relativ einfach sein sollte. Dann muss versucht werden, die durch einen Auftrag direkt verursachten Fixkosten zu berechnen oder zu schätzen:
  • Welche Abteilungen sind beteiligt, z.B. Einkauf, Vertrieb?
  • Wie lange benötigen die Mitarbeiter für ihren Teil der Auftragsbearbeitung?
  • Fallen Kosten aus der Produktion an, die nicht bei den variablen Kosten angesetzt werden, z.B. Maschinenstunden, Rüstzeiten?
  • Diese Zeiten müssen dann mit einem kalkulierten oder - im Notfall - geschätzten Stundensatz multipliziert werden.
  • Nicht zuletzt sollte geprüft werden, ob es noch weitere spezifische Fixkosten gibt, etwa Versicherungen.

Zum Schluss muss zumindest für das Privatkundengeschäft noch die gesetzlich gültige Mehrwertsteuer aufgeschlagen werden. Aus allen Daten errechnet sich der Mindestauftragswert, den der Kunde bezahlen muss, wenn man alle auftragsbezogenen Kosten gedeckt haben möchte. Im Beispiel ist zu sehen, dass der Mindestauftragswert brutto rund 595 Euro beträgt. Zahlt der Kunde diesen Preis, sind alle spezifischen Auftragskosten gedeckt. Allerdings ist es dann nicht möglich, weitere Fixkosten zu decken oder einen Gewinn zu erzielen. Will der Kunde lediglich einen Preis zahlen, der unter dem Mindestauftragswert liegt, im Beispiel sind es 560 Euro, werden nicht einmal die spezifischen Auftragskosten gedeckt. Im Beispiel beläuft sich die Unterdeckung auf knapp 35 Euro.

Noch größer fällt die Differenz aus, wenn man den Preis, den der Kunde bereit ist zu zahlen, gegen den regulär kalkulierten Preis stellt, in dem alle anteiligen Fixkosten und ein Gewinn berücksichtigt sind. Hier beträgt der Unterschied schon 239 Euro bzw. mehr als 40 %.
Hinweis: Im Beispiel wird mit Mehrwertsteuer gerechnet. Bei Geschäftskunden kann die Mehrwertsteuer auf Null Prozent gesetzt werden und beim regulär kalkulierten Preis nimmt man dann ebenfalls den Nettobetrag.

Nicht nur die Betriebswirtschaft zählt

Aus betriebswirtschaftlicher Sicht lohnt es sich im Beispiel nicht, den Auftrag anzunehmen. Dennoch kann es Gründe geben, eine Ausnahme zu machen und zumindest kleinere Defizite in Kauf zu nehmen. Das kann der Fall sein, wenn es sich um einen Stammkunden handelt, der regelmäßig kauft und reguläre Preise zahlt. Oder um einen Neukunden, den man als Betrieb gewinnen möchte, weil die Aussichten auf gute Folgegeschäfte groß sind. Durch den Einsatz des Rechners wird aber Transparenz geschaffen und man weiß, in welchem Umfang man bei welchem Auftrag "draufzahlt".

Praxis-Tipp: Auch wenn sich ein Preis erzielen lässt, der sämtliche auftragsbezogenen Kosten deckt, erwirtschaftet man keinen Beitrag zur anteiligen Deckung der restlichen Fixkosten, etwa Gehälter, Mieten oder Beiträge. Daher sollte darauf geachtet werden, dass man mindestens 20 bis 30 % höhere Preise erzielen kann als der berechneten Mindestauftragswert.

img20px.jpg Abb. 2: Auszug Auftragsgrößenrechner (Bitte anklicken)

2.3 Vergleichsrechnung Zahlungsziel und Skonto

Immer wieder bezweifeln Unternehmer, dass sich Ziehen von Skonto lohnt. Sie sind der Ansicht, dass es vorteilhafter ist, wenn man Rechnungen unter Ausnutzung der Zahlungsfristen begleicht. Doch es gibt kaum einen Fall, in dem es besser ist, ein Zahlungsziel auszunutzen. Das kommt allenfalls bei extrem niedrigem Skonto und sehr kurzen Skontofristen vor, ist aber die Ausnahme.

Um festzustellen, ob und in welchem Umfang sich das Ziehen von Skonto lohnt, kann man den Skontorechner nutzen. Man kann eine Vorteilsrechnung z.B. für Einzelrechnungen vornehmen. Dazu gibt man in Spalte C Rechnungsbetrag, Skontosatz, Skontofrist und Zahlungsziel in Tagen ein. Es wird die Ersparnis ermittelt, die man erzielt, wenn man eine Rechnung unter Ausnutzung von Skonto begleicht (Download hier >>).

Wird zusätzlich der Zins für einen Kredit eingegeben, den man bei fehlenden eigenen Mitteln aufnehmen müsste um die Rechnung zu bezahlen, wird berechnet, wie hoch die verbleibende Ersparnis (Ersparnis durch Skonto – Kreditzinsen) ist. Zusätzlich wird berechnet, wie hoch die Bankzinsen sein müssen, um den Vorteil von Skonto aufzuzehren; im Beispiel liegt der Zinssatz bei 54 %!

In den Spalten D – G können für bis zu vier verschiedene Skontosätze Ersparnis und Zinsen berechnet werden. Auch bei 0,5% Skonto ist es günstiger, frühzeitig zu zahlen.

img20px.jpg Abb. 3 Auzug Skontorechner (Bitte anklicken)

Oder man gibt den Einkaufswert eines Jahres z.B. für Materialien unterschiedlicher Lieferanten mit ihren Konditionen in die Spalten "Skonto 1 bis 4" ein und sieht sofort, wie groß die Einsparungen über das Jahr insgesamt ausfallen, wenn konsequent Skonto gezogen wird.

2.4 Kreditvergleichsrechnung

In vielen Unternehmen liegt der Fremdkapitalanteil bei 70 bis 90 %. Selbst wenn man Lieferantenverbindlichkeiten abzieht, für die keine Zinsen gezahlt werden müssen, sind es oft immer noch 50 bis 60 %. Das bedeutet, dass viele Unternehmer oft mehrmals pro Jahr damit zu tun haben, sich neue Kredite zu beschaffen oder bestehende Darlehen zu verlängern. Und auch, wenn sich die Zinsen und anderen Konditionen nicht viel voneinander unterscheiden, lassen sich über die Laufzeit gesehen, oft einige hundert oder tausend Euro sparen.

Insofern lohnt es sich, Kredite unterschiedlicher Banken zu vergleichen. Ein Kreditvergleich ist im gleichnamigen Arbeitsblatt mit nur wenigen Eingaben möglich. Es müssen die Kreditvolumina, die Laufzeiten sowie Zinsen und andere Kosten eingegeben werden. Es können bis zu vier Darlehen miteinander verglichen werden und es wird die Rangfolge der Darlehen berechnet.
Hinweis: Zum Kreditrechner gehört das Blatt "Annuitäten keine Eingaben", das nur dazu dient, die Berechnungen korrekt vorzunehmen; hier dürfen keine Veränderungen vorgenommen werden.

img20px.jpg Abb. 4: Auszug Kreditvergleichsrechner (Bitte anklicken)
Praxis-Tipp: Unternehmer, die Kreditangebote mehrerer Institute vergleichen möchten, sollten keine Kreditanträge sondern Konditionenanfragen stellen. Kreditanträge werden an Schufa, Creditreform und Co. gemeldet. Und man unterstellt, dass Betriebe, die mehrere Anträge stellen, bei anderen Banken abgelehnt worden sind, was negative Auswirkungen auf das Rating hat. Konditionenanfragen müssen nicht gemeldet werden.

2.5 Investitionsrechnung

Unternehmer, die Investitionen tätigen möchten, sollten vorab prüfen, ob sich das Vorhaben lohnt bzw. welche von mehreren zur Verfügung stehenden Alternativen die günstigste ist. Dazu lässt sich der Investitionsrechner der Excel-Anwendung nutzen (Download hier >>), mit dem bis zu drei Alternativen verglichen werden können.

Es müssen nur im oberen Teil je Alternative Angaben getätigt werden, z.B. zu Anschaffungskosten, Nutzungsdauer, Kalkulationszins (Bankzinsen oder interner Faktor), geplanten Kosten sowie ggf. Absatzmengen und Preisen. Aus diesen Eingaben wird ermittelt, welche Alternative die geringsten Kosten aufweist (Kostenvergleich) oder welche Alternative den höchsten Gewinn erwirtschaftet (Gewinnvergleich). Zusätzlich werden die mögliche Rendite und die Amortisationsdauer berechnet, wenn es sich um eine Investition handelt, mit der ein Gewinn erwirtschaftet werden soll.

Fallen bei einer Investition keine Gewinne an, etwa, wenn es um den Ersatz eines Fahrzeugs oder einer Maschine geht, die ohnehin benötigt werden, wird nur der Kostenvergleich benötigt und man kann erkennen, welche Alternative die günstigste ist.

img20px.jpg Abb. 5: Auszug Investitionsrechner (Bitte anklicken)

Weitere Excel-Tools für die Durchführung einer Investitionsrechnung finden Sie hier >>


3. Fazit und Ausblick

Unternehmer und Selbstständige sollten sich regelmäßig zumindest um elementare betriebswirtschaftliche Themen kümmern, auch wenn er Gewinne erzielt und keine Liquiditätsprobleme hat. Befasst man sich mit wichtigen betriebswirtschaftlichen Fragestellungen, wird die Transparenz im Betrieb erhöht und es ist möglich, ohne nennenswerten zusätzlichen Aufwand bessere Ergebnisse zu erzielen.

Im Beitrag wurden Lösungen für fünf verschiedene Sachverhalte präsentiert, die Unternehmern helfen können, mehr Transparenz herzustellen und dazu beitragen, bessere Ergebnisse zu erreichen. Controller profitieren, weil sie über ein Werkzeug verfügen, mit dessen Hilfe sich Vorgesetzte oder Geschäftsführer leichter von möglichen Maßnahmen oder Veränderungen überzeugen lassen.

Die dazugehörige Excel-Vorlage können Sie hier herunterladen >>


letzte Änderung J.E. am 01.03.2022
Autor(en):  Jörgen Erichsen
Bild:  Bildagentur PantherMedia / Andrey Popov

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Autor:in
Herr Jörgen Erichsen
Jörgen Erichsen ist selbstständiger Unternehmensberater. Davor hat er in leitenden Funktionen in Konzernen gearbeitet, u.a. bei Johnson & Johnson und Deutscher Telekom. Er ist Autor von Fachbüchern und -artikeln rund um Rechnungswesen und Controlling. Außerdem ist er als Referent zu diesen Themen für verschiedene Träger tätig. Beim Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller (BVBC) leitet Jörgen Erichsen den Arbeitskreis Controlling.
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