BWA - Betriebswirtschaftliche Auswertung (mit Excel-Arbeitshilfe)

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) erhält jedes Unternehmen monatlich quasi als "Abfallprodukt" aus der Buchhaltung. Sie beinhaltet wichtige Informationen und Zahlen, mit denen sich die wirtschaftliche Entwicklung eines Unternehmens beurteilen lässt. Wird die BWA unterjährig genutzt, müssen fast immer Korrekturen vorgenommen werden, um aussagekräftige Informationen zu erhalten.

Beispielsweise müssen größere Kostenpositionen wie Material oder Abschreibungen i.d.R. abgegrenzt werden. Denn in der Buchhaltung wird zunächst der gesamte Kauf gebucht, auch wenn das Material nicht oder nur teilweise sofort verbraucht wird. Auch Abschreibungen werden häufig nur jährlich, nicht anteilig monatlich gebucht. Ohne unterjährige Abgrenzungen werden die Monatsergebnisse damit in der Regel verfälscht und lassen nur bedingt Rückschlüsse auf die Leistungsfähigkeit zu. 

Anders, wenn man die BWA mit Jahreswerten für Vergleiche nutzt. Denn für Unternehmer ist es auch wichtig, zu sehen, wie sich das Geschäft über mehrere Jahre entwickelt hat. Der Mehrjahresvergleich zeigt häufig Veränderungen, die bei einer vorwiegenden Betrachtung eines einzelnen oder weniger Geschäftsjahre nicht erkannt werden. In der klassischen BWA ist nur ein Vergleich von bis zu drei Geschäftsjahren möglich und die Darstellungen sind wenig übersichtlich. 

Wie ein übersichtlicher Vergleich über längere Zeiträume gelingen kann, zeigt der Beitrag. Er beinhaltet eine Excel-Lösung, mit der sich die Analyse, einschließlich mehrerer Visualisierungsmöglichkeiten zur leichteren Erfassbarkeit von Entwicklungen, sofort umsetzen lässt.
 

1. BWA für Unternehmensführung und –steuerung nutzen

Die BWA kann gerade mit Jahreszahlen sehr gut zu Analyse- und Vergleichszwecken genutzt werden. Beispielsweise lässt sich erkennen, wie sich Umsätze, Gewinne und wichtige Kostenpositionen relativ zum Umsatz entwickeln haben. Häufig nehmen Unternehmer zwar durchaus wahr, dass z.B. Material- oder Personalkosten über längere Zeit steigen. Sie vergessen dann aber, sich auch die relative Entwicklung oder den Gewinntrend anzusehen.

Steigen Umsatz und Kosten quasi im Gleichschritt oder steigt der Umsatz stärker als die Kosten, sind absolut steigende Kostenwerte meist in Ordnung. Steigen die Kosten schneller als der Umsatz, ist das häufig ein Alarmsignal und man sollte nach den Ursachen suchen.

Auch aus der Entwicklung bestimmter Kennzahlen, die man in der klassischen BWA nur schwer auf den ersten Blick erkennen kann, etwa Personalkosten/Umsatzquote (wie viel Euro Umsatz werden erwirtschaftet, wenn man einen Euro für Personal ausgibt (In der BWA in der Spalte % Personalkosten) oder Materialkosten/Umsatzquote (In der BWA nicht enthalten), lässt sich erkennen, ob ein Unternehmen grundsätzlich gut wirtschaftet und ob die Entwicklung gesund verläuft. Zwar erhält man mit einer jährlichen Betrachtung keine kurzfristigen Informationen und sollte daher auch monatliche Analysen vornehmen, um z.B. eine sich anbahnende Verschlechterung des Geschäfts frühzeitig erkennen und noch während des Jahres gegensteuern zu können. 

Praxis-Tipp: Die regelmäßige Befassung mit der monatlich erstellten BWA, z.B. 1-2 Stunden im Monat, hat für Unternehmer den Vorteil, dass er sich kontinuierlich mit der Frage befassen muss, warum die Zahlen so ausgefallen sind. Das zwingt zur Reflexion und man lernt dadurch noch mehr über seinen Betrieb. Außerdem bekommt man ein besseres Gespür für Relationen, z.B. vom Materialeinsatz zum Umsatz.

Die Vorteile eines zusätzlichen Mehrjahresvergleichs liegen auf der Hand: Es gibt erheblich weniger unterjährige Schwankungen, die das Ergebnis verzerren können. Außerdem können Fehlinformationen durch nicht erfolgte oder unrichtige Abgrenzungen zumindest weitgehend ausgeschlossen werden. Geprüft werden sollte ggf., ob es Geschäftsfälle gibt, die sowohl das alte als auch das nächste Geschäftsjahr betreffen. Das kann z.B. der Fall sein, wenn kurz vor dem Jahreswechsel eine größere Charge Material gekauft wurde, die zu großen Teilen erst im Folgejahr benötigt wird. Dann sollten Abgrenzungen geprüft und vorgenommen werden. Außerdem muss die Buchhaltung natürlich aktuell und richtig sein. 


Aussagen und Informationen, die die BWA liefert

Eine betriebswirtschaftliche Auswertung ist eine verdichtete Darstellung der finanziellen Geschäftsfälle eines Betriebes und liefert Unternehmern, Selbstständigen und Führungskräften Informationen, ohne zu sehr in Details, also in Buchungskonten, gehen zu müssen. Das ist erst notwendig, wenn es größere Abweichungen oder Unklarheiten in den Geschäftsfällen gibt. Einige Beispiele für zentrale Aussagen, die eine BWA liefert, sind:

• Umsätze- und Ergebnisse, z.B. Rohertrag, Betriebs- und Unternehmensergebnis, je-weils pro Monat und kumuliert
• Prozentanteile wesentlicher Kosten- und Ergebnisarten am Umsatz (BWA-Spalte "%Gesamtleistung, Hinweis: In der BWA werden die Größen normalerweise auf die Gesamtleistung bezogen, in der Excel-Anwendung auf den Umsatz, da dieser für die meisten Betriebe am wichtigsten ist. Dadurch kann es zwischen der „Buchhaltungs-BWA" und der Excel-BWA zu kleineren Unterschieden kommen).
• Kennzahlen wie z.B. Personalleistung (%Personalkosten)
• Vergleich von bis zu drei Geschäftsjahren
• Betriebswirtschaftlicher Kurzbericht mit Zahlen und tw. grafischen Elementen

Der Nachteil bei der Betrachtung und Analyse einer klassischen BWA ist, dass sich nicht alle Informationen auf einer Seite befinden und man sich in der Regel durch mehrere dutzend Seiten kämpfen muss. Und in der BWA befinden sich zusätzliche Informationen, z.B. einen Wertenachweis, den man vor allem benötigt, wenn man auf Grund der Entwicklung in die Details gehen muss oder will. Zudem beziehen sich die Mehrjahresvergleiche auf den aktuellen Monat bzw. die bisher aufgelaufenen, kumulierten, Monatswerte, sodass ein echter Mehrjahresvergleich erst im Dezember möglich ist. 

2. BWA-Analyse und Visualisierung mit der Excel-Datei 

Unternehmer oder Selbstständige, die einen Mehrjahresvergleich vornehmen wollen, können das mit der zum Artikel gehörenden Excel-Anwendung umsetzen. Sie bietet die Möglichkeit, bis zu acht Jahre miteinander zu vergleichen. Und man muss sich nicht nur die Entwicklung der Vergangenheit ansehen, sondern kann auch Planwerte, z.B. für das laufende und das Folgejahr, eintragen und so prüfen, ob die Annahmen realistisch sind und zumindest von der Größenordnung her zur bisherigen Entwicklung passen bzw. passen können. 

Die notwendigen Eingaben können im Tabellenblatt "BWA-Eingaben" vorgenommen werden. Pro Jahr müssen die Werte in der Struktur, wie sie in der DATEV-BWA vorgegeben sind, eingetragen werden (s. Abb. 1).

Die Positionen enthalten wie bei der BWA üblich, nur verdichtete Zahlen, z.B. zu Umsätzen, Material- oder Personalkosten. Im unteren Teil der Tabelle finden sich vordefinierte Kennzahlen, die Unternehmern wichtige Hinweise auf das Leistungsvermögen der Firma liefern. Beispielsweise werden Material-, Personal- und Gesamtkosten in Relation zu Umsatz und Ergebnis gesetzt.

Die Prozentwerte zeigen z.B. wie viel Umsatz das Unternehmen erzielen konnte (oder plant es zu tun), wenn es einen Euro für Material ausgibt. Für das Jahr 2021 sind das rund 542 %, in 2015 betrug der Wert noch gute 560 %. Grundsätzlich gilt bei allen Kenngrößen: Je höher, desto besser.

Die Werte sollten im Verlauf mehrerer Jahre möglichst steigen.

Abb. 1 Tabellenblatt BWA-Eingaben (Auszug)

Hinweis: Eine Verknüpfung der Excel-Datei mit anderen Programmen, etwa der Buchhaltung, ist nicht vorgesehen und müsste ggf. programmiert werden. Da die Datei in der Regel nur einmal pro Jahr angepasst und nur wenige Zahlen eingegeben werden müssen, hält sich der Arbeitsaufwand in Grenzen. Zudem führt die Beschäftigung mit den Zahlen sowie die Eingaben an sich dazu, dass man ein noch besseres Gefühl für die Entwicklungen bekommt. Häufig kommen dabei erste Gedanken für mögliche Verbesserungen oder Änderungen. 

Visualisierungen und Grafiken 

Die Gegenüberstellung in Abb. 1 zeigt trotz Verdichtungen mit vergleichsweise vielen Zahlen und Details die Entwicklung von Umsätzen, Kosten und Ergebnissen von acht Jahren. Daher ist diese Darstellung, obwohl sie nur eine Seite umfasst, zumindest auf den ersten Blick etwas unübersichtlich. Daher enthält die Anwendung drei Möglichkeiten, zentrale Werte und Aussagen zu visualisieren.

Tabellenblatt Grafik

Da ist zunächst das Tabellenblatt "Grafik-Werte". In ihm werden im oberen Teil die wichtigsten Zahlen, z.B. Gesamtleistung, Material- und Personalkosten, sowie Ergebnisse, der einzelnen Jahre in einer Tabelle zusammengefasst. Darunter werden diese Werte zusätzlich grafisch dargestellt (s. Abb. 2). 


Abb. 2. Tabellenblatt Grafik-Werte

Die Visualisierung ermöglicht es, sich schnell einen ersten Überblick zu verschaffen. Im Tabellenblatt werden lediglich die beiden in der Regel größten Kostenblöcke, Material- und Personalkosten, gezeigt. 

Hinweis: Fallen keine Materialkosten an oder sollen andere Kostenarten gezeigt werden, kann mit der rechten Maustaste auf den Balken "Material" geklickt und dort unter "Daten auswählen" Änderungen vorgenommen werden. Eine solche oder ähnliche Aufstellung zentraler Zahlen über mehrere Jahre, ermöglicht es, Trends zu erkennen und Antworten auf u.a. folgende Fragen zu finden

• Wie entwickeln sich zentrale Größen über mehrere Jahre, etwa Umsätze, Ergebnisse? 
• Steigen sie kontinuierlich? Sinken sie tendenziell? Gibt es Schwankungen? Wenn ja, in welchen Jahren und was sind die Gründe hierfür?
• Warum ist es in einigen Jahren zu größeren Abweichungen in Relation zu den anderen Perioden gekommen? Im Beispiel liegt das Jahr 2017 deutlich unter den Ergebnissen der restlichen Jahre; die Materialkosten/Umsatzquote dagegen ist besonders hoch.
• Handelt es sich bei größeren Abweichungen um Einmalereignisse, z.B. die Verschiebung eines Auftrags, den Erhalt eines einzelnen Großauftrags, die Kündigung eines wichtigen Mitarbeiters oder um strukturelle Ereignisse, etwa Umsatzrückgänge auf Grund alter Produkte oder dem Auftreten neuer Wettbewerber.

In diesem Tabellenblatt werden die Kennzahlen, die sich im unteren Teil des Blatts "BWA-Eingaben" befinden dargestellt. Dadurch lässt sich leichter erkennen, ob sich z.B. die Personalkostenrendite verändert hat oder ob sie sich in stabilen Relationen bewegt.

Abb. 2 zeigt eine insgesamt relativ schwankende Entwicklung, etwa bei der Relation von Personalkosten und Ergebnis. Betrug sie 2014 ca. 19 % ist sie bis 2017 rückläufig und steigt dann unter leichten Schwankungen wieder. Ähnliches gilt für Material- und Gesamtkosten. In solchen Fällen sollte nach den Ursachen gesehen und ggf. Maßnahmen ergriffen werden. Änderungen, z.B. bei den Kostenarten, können wir zuvor beschrieben erfolgen.


Abb. 2 Tabellenblatt Grafik-Kennzahlen (Auszug)

Mit Wasserfalldiagrammen können Veränderungen bestimmter Positionen bzw. das Zustandekommen von Ergebnissen gut und übersichtlich dargestellt werden. Ausgehend z.B. vom Umsatz kann unter Einbeziehung unterschiedlicher Kostenarten dargestellt werden, wie sie sich auf das Ergebnis auswirken. In der Excel-Datei ist ein Tabellenblatt enthalten, mit dem ein Wasserfalldiagramm für das erste Geschäftsjahr in der Tabelle (hier: 2021) erstellt wird. Erlöse bzw. Ausgangswert sind blau, Kosten rot und (Zwischen-)Summen grau dargestellt. Allerdings ist in diesem Fall nur ein Geschäftsjahr darstellbar.

Durch die Visualisierung mittels Wasserfalldiagramm ist auf einen Blick zu erkennen, welche Kostenpositionen das Ergebnis in welchem Umfang beeinflussen. Das Beispiel zeigt, dass Personalkosten und Materialkosten als Einzelpositionen die größten Volumina ausmachen. Danach folgen alle anderen Kosten ohne Personal. 


Abb. 3 Grafik-Wasserfall (Auszug)

4. Fazit und Ausblick

Die betriebswirtschaftliche Auswertung erhält jedes Unternehmen monatlich quasi als Abfallprodukt aus der Buchhaltung. Unterjährig lässt sich so erkennen, ob kurzfristig das Risiko besteht, dass es zu Fehlentwicklungen kommt.

Richtige Rückschlüsse lassen sich aber nur ableiten, wenn man bei großen und wichtigen Positionen Abgrenzungen vornimmt. Wichtig sind hier in den meisten Fällen vor allem Material- und Personalkosten. Ohne Abgrenzungen werden z.B. Materialeinkäufe vollständig in die BWA übernommen. Sind Maßnahmen nötig, um die Resultate zu verbessern, sollte der Fokus zuerst auf diesen beiden Positionen liegen.

Mindestens genauso wichtig ist die ganzjährige Betrachtung über mehrere Jahre, um zu sehen, wie sich zentrale Größen im Betrieb längerfristig entwickelt haben. Erst im Mehrjahresvergleich lassen sich Trends und Entwicklungen wirklich gut erkennen. Am besten ist es, wenn man mehr als 5-6 Jahre abbildet und dann die Entwicklungen analysiert. Denn Kostensteigerungen sind oft nicht kritisch, wenn sich z.B. Umsatz und Gewinn im Gleichschritt oder besser entwickeln. Steigen die Kosten schneller als die Erlöse, ist das oft ein Alarmzeichen. 

Im Beitrag wurden wichtige Zusammenhänge dargestellt und eine Excel-Arbeitshilfe zur Verfügung gestellt, mit der sich Entwicklungen über mehrere Jahre sowohl in Zahlen als auch in verschiedenen Grafiken darstellen lassen. Diese werden automatisch aus einem Eingabeblatt erstellt, und man kann wählen, welche Form der Darstellung einem am besten gefällt. 

Download: Excel-Arbeitshilfe >>

letzte Änderung J.E. am 23.01.2024 Autor:  Jörgen Erichsen Bild:  Bildagentur PantherMedia / ridofranz

Autor:in

Herr Jörgen Erichsen Jörgen Erichsen ist selbstständiger Unternehmensberater. Davor hat er in leitenden Funktionen in Konzernen gearbeitet, u.a. bei Johnson & Johnson und Deutscher Telekom. Er ist Autor von Fachbüchern und -artikeln rund um Rechnungswesen und Controlling. Außerdem ist er als Referent zu diesen Themen für verschiedene Träger tätig. Beim Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller (BVBC) leitet Jörgen Erichsen den Arbeitskreis Controlling.

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