Break Even Analyse mit Excel-Beispielen

Die Break-Even-Analyse ist ein Controlling-Instrument, mit deren Hilfe man berechnen kann, ab welcher Menge ein Produkt oder eine Dienstleistung die Gewinnschwelle erreicht. Die Gewinnschwelle, der Break-Even-Punkt, zeigt, wie viele Stücke man mindestens verkaufen muss, um alle Kosten zu decken. Jedes weitere verkaufte Stück trägt dann dazu bei, einen Gewinn zu erzielen bzw. ihn steigen zu lassen. Lassen sich weniger Artikel absetzen, wir lediglich ein Verlust erwirtschaftet.

Was ist die Break-Even-Analyse?

Mit der klassischen Break-Even-Analyse (BEA) ist es bei Einprodukt-Unternehmen möglich, zu ermitteln, wie viel Stücke der Betrieb verkaufen bzw. wie viel Umsatz er mit einem Produkt erzielen muss, um alle Kosten zu decken, d.h., die Gewinnschwelle zu erreichen.

An der Gewinnschwelle sind Umsätze und Kosten gleich. Die Gewinnschwelle lässt sich rechnerisch und grafisch ermitteln bzw. darstellen. Durch die BEA erhalten Unternehmer und Controller folgende wichtige Informationen und Erkenntnisse:

• Absatzmenge, um Kosten deckend zu arbeiten 
• Umsatzerlöse, um Kosten deckend zu arbeiten 
• Maximal möglicher Gewinn bei gegebenen Kapazitäten oder Verkaufsmengen 
• Ermittlung Sicherheitsabstand (Berechnung, ab welchem Absatzrückgang, ausgehend von Kapazität oder Verkaufsmenge, man in die Verlustzone gerät) 
• Berechnung Sicherheitskoeffizient (Berechnung des möglichen prozentualen Absatzrückgangs, ausgehend von Kapazität oder Verkaufsmenge, bis man die Verlustzone erreicht) 
• Mit der Durchführung von Simulationsrechnungen aufdecken der Auswirkungen von Veränderungen, z.B. bei Preisen oder Mengen

Wesentliche Vor- und Nachteile der Break-Even-Analyse

Die klassische BEA hat im Wesentlichen folgende Vor- und Nachteile:

Vorteile	Nachteile
Einfach und schnell umzusetzen	Nicht immer ist die Bestimmung genauer variabler Kosten oder eine Zuordnung spezifischer Fixkosten möglich
Leicht nachvollziehbar	Es findet eine Jahresbetrachtung in der Regel über mehrere Perioden statt; evtl. Schwankungen bei Mengen, Preisen oder Kosten werden unzureichend abgebildet
Vielfältige Einsatzmöglichkeiten	Bei Mehrproduktunternehmen hat die klassische BEA nur begrenzte
Aussagekraft
Gute Ergänzung zu Wirtschaftlichkeits- und Rentabilitätsrechnungen	Grundsätzlich Annahme, dass sich die angesetzten bzw. geplanten Zahlen nicht verändern.
Gute Grundlage, um über Validität und Richtigkeit der getroffenen Annahmen zu sprechen. Fundierung von Entscheidungen möglich. Hilfsmittel vor allem, im Vertrieb oder bei Einzelvorhaben wie Entwicklungsprojekten mit dem Bereich F&E

Wie wird die Break-Even-Analyse durchgeführt?

Die Ermittlung der Gewinnschwelle ist meist unproblematisch zu berechnen. Man benötigt lediglich folgende Daten:

• Absatzmenge in Stück 
• Nettopreise pro Stück 
• Variable Kosten pro Stück, ggf. unterteilt nach wichtigen Kostenarten, z.B. Material, Lohn, Fremdleistungen, sonstige variable Kosten 
• Fixkosten der betrachteten Periode, ggf. nach Kostenarten aufgeteilt 
• Gesamtkapazität des Unternehmens, aktuelle oder mögliche Plan-Verkaufsmenge

Vorgehensweise bei der Break-Even-Analyse

Bei Einproduktunternehmen werden vom Stückerlös (netto und nach Abzug von Rabatten u.ä.) die variablen Stückkosten abgezogen, sodass man den Deckungsbeitrag pro Stück erhält. Dann werden die Fixkosten des Unternehmens durch den Stück-Deckungsbeitrag dividiert und man erhält die Absatzmenge, bei der Erlöse und Kosten gleich sind. Dies ist die Gewinnschwelle bzw. die Break-Even-Menge.

Der Break-Even-Umsatz errechnet sich, indem man die Break-Even-Menge mit dem Umsatz pro Stück multipliziert:

Übersteigt die Verkaufsmenge die Break-Even-Menge, erzielt ein Unternehmen einen Gewinn, der umso höher ausfällt, je mehr Einheiten sich verkaufen lassen. Sind die Verkaufsmengen kleiner, entsteht ein Verlust, der umso höher ausfällt, je größer die Differenz zwischen Break-Even- und tatsächlicher Verkaufsmenge ist. Rechnerisch erhöht jeder Stück-Deckungsbeitrag, der durch den Verkauf eines Stücks jenseits der Break-Even-Menge entsteht, den Gewinn.

Die Fixkosten betragen 2,20 Mio. Euro. Die Gewinnschwelle liegt demnach bei 200.000 Stücken (2,2 Mio. Euro / 11 Euro) und der Break-Even-Umsatz beträgt 4 Mio. Euro (200.000 Stück × 20 Euro). Bei einem Verkauf von 250.000 Einheiten, beläuft sich der Gewinn vor Steuern auf 550.000 Euro (50.000 Euro × 11 Euro oder 5 Mio. Euro Umsatz – 2,25 Mio. Euro variable Kosten – 2,2 Mio. Fixkosten).

Grafische Darstellung

Die Break-Even-Analyse lässt sich gut grafisch aufbereiten und darstellen. Dadurch werden die Zusammenhänge für die meisten Betrachter noch besser verständlich. Abb. 1 zeigt beispielhaft, wie eine Visualisierung aussehen kann.

Was ist der Sicherheitsabstand und der Sicherheitskoeffizient?

Der Sicherheitsabstand (auch Sicherheitsstrecke) gibt an, um welchen Betrag die Umsatzerlöse – bezogen auf Kapazität, den aktuellen oder Plan-Umsatz – zurückgehen können, bis der Break-Even-Punkt erreicht ist und das Unternehmen in die Verlustzone gerät. Der Sicherheitsabstand ist die Differenz zwischen den Gesamt-Umsatzerlösen und dem Break-Even-Umsatz. Dabei gilt: je größer der Sicherheitsabstand, desto besser für ein Unternehmen.

und

Der Sicherheits-Koeffizient ist das Verhältnis des Sicherheitsabstands zu den Gesamt-Umsatzerlösen. Er zeigt, um wie viel Prozent die Umsätze zurückgehen können, bis der Betrieb einen Verlust erwirtschaftet. Es gelten die gleichen Zusammenhänge wie bei dem Sicherheitsabstand.

Fortsetzung des Beispiels

Der Sicherheitsabstand in Euro beträgt 1 Mio. Euro (Umsatz 5 Mio. Euro – Break-Even-Umsatz 4 Mio. Euro), der Sicherheitsabstand in Stück beläuft sich auf 50.000 Einheiten (250.000 Stück Kapazität – 200.000 Break-Even-Menge). Der Sicherheitskoeffizient liegt bei 25% ((5 Mio. Euro – 4 Mio. Euro) × 100 / 5 Mio. Euro).


Abb. 1 Beispiel einer grafischen Darstellung der Break-Even-Analyse

Vielfältige Nutzungsmöglichkeiten der Break-Even-Analyse in der Praxis

Echte Ein-Produkt-Unternehmen gibt es in der Praxis kaum. Auf den ersten Blick ist der Nutzen daher eher gering. Dennoch lässt sich die klassische Break-Even-Analyse in den Betrieben vielfältig nutzen, etwa für die

• Beurteilung der Vorteilhaftigkeit von Projekten (z.B. Aufbau eines neuen Geschäftszweigs, Ersetzen des Geschäftsmodells), 
•  Bewertung von Investitions- oder Entwicklungsvorhaben 
• Berechnung der Profitabilität neuer Vertriebskanäle bzw. den Vergleich bestehender und neuer Kanäle ist möglich, z.B. stationärer Vertrieb versus Online-Vertrieb

In diesen Fällen ist oft die Situation anzutreffen, wie bei einem Ein-Produkt-Unternehmen und es werden Daten wie Entwicklungs-, Fix- und variable Kosten für den laufenden Betrieb, mögliche Absatzmengen und Preise benötigt. Auf Basis dieser Zahlen kann dann eine BEA für z.B. ein Entwicklungsvorhaben, eine Investition oder von Absatzkanälen vorgenommen werden.

Mit den Ergebnissen ist es dann möglich, im Betrieb eine Diskussion über die Validität der Daten anzustoßen und die Unternehmensplanung und Entscheidungsfindung zu fundieren. Auch hierzu einige Beispiele:

• Sind die Kosten realistisch geplant? 
• Lassen sich die zu Grunde gelegten Absatzmengen dauerhaft erreichen bzw. ist es über die geplante Laufzeit möglich, mit Mittelwerten zu rechnen? 
•  Lassen sich die Preise auf dem kalkulierten Niveau halten?
• Wie verschieben sich die Erfolgsbeiträge, etwa, wenn ein neuer Vertriebskanal Umsätze im bisherigen Kanal kannibalisiert? 
• Mit Simulationen lässt sich z.B. zudem darstellen, was im Falle von Preissenkungen und / oder Kostensteigerungen geschieht: Rutscht das Vorhaben bei einer Preissenkung von 10 oder 15% in die Verlustzone? Welche Folgen haben Kostensteigerungen im gleichen Bereich? Usw.

Nutzen der Break-Even-Analyse auch bei Mehrproduktunternehmen

In Mehrproduktunternehmen kann die BEA ebenfalls einsetzt werden, wenn es möglich ist, einzelnen Artikeln zumindest produktfixe Kosten zuzurechnen, z.B. Kosten für Produktionsanlagen oder Vertriebsaufwendungen, die nur für einen Artikel anfallen. An Stelle der Gesamtfixkosten werden dann die Produktfixkosten für die Berechnung genutzt und können z.B. in die Excel-Arbeitshilfe eingesetzt. Alle weiteren Zahlen und Daten Eingaben bleiben gleich.

Wenn man die Berechnung für jeden Artikel durchführt, lässt sich für jedes Produkt zumindest eine Absatzmenge berechnen, die ausreicht, um alle spezifischen Produktkosten zu decken. Da darüber hinaus noch Fixkosten entstehen, die zumindest teilweise durch einen Artikel abgedeckt werden müssen, sollte die Mindestabsatzmenge um etwa 20-30% der "modifizierten" Break-Even-Menge liegen.

Zudem gibt es Varianten der Break-Even-Analyse, bei denen es möglich ist, auch für mehrere Produkte je Artikel zumindest näherungsweise Break-Even-Mengen zu ermitteln. Allerdings ist eine genaue Berechnung wie bei der klassischen Variante kaum möglich und es sind Schwankungen nach oben oder unten von 10-20% möglich.

Wie lässt sich die Gewinnschwelle senken?

Unternehmen haben eine Reihe von Möglichkeiten, die Gewinnschwelle in ihrem Sinn zu beeinflussen und zu senken. Einige Beispiele:

• Preiserhöhungen vornehmen bzw. Rabatte / Nachlässe reduzieren 
• Verkaufsmengen erhöhen (soweit die Kapazitätsgrenze noch nicht erreicht ist) 
• Versuch, variable Kosten zu senken, etwa bei Material, Lohn, Fremdleistern 
• Versuch, Fixkosten zu senken, etwa bei Gehältern, Werbung, Versicherungen 
• Prozessverbesserungen und Automatisierung (Digitalisierung) nutzen, um mit den gleichen oder weniger Ressourceneinsatz mehr herstellen und verkaufen zu können.

Wie lässt sich die Excel-Arbeitshilfe nutzen?

Mit der Excel-Arbeitshilfe (Download hier >>) lässt sich zunächst eine BEA für ein Produkt bzw. ein Projekt usw. umsetzen. Hierzu müssen im Tabellenblatt "Daten" Mengen, Preise, variable und fixe Kosten eingegeben werden. Eingaben sind in allen Zellen mit blauer Schrift möglich.

Break-Even-Menge und -Umsatz, Sicherheitsabstand und -koeffizient werden dann automatisch ermittelt und im unteren Teil des Tabellenblatts ausgewiesen (Abb. 2). Es sind Rundungsdifferenzen möglich. Ist eine Untergliederung der Kosten in einzelne Positionen nicht möglich oder erwünscht, können auch Gesamtwerte bei den variablen und fixen Kosten eingetragen werden.


Abb. 2 Auszug Tabellenblatt Daten

Die Ergebnisse werden im Tabellenblatt "Grafik" zusammen mit den wichtigsten Resultaten in Zahlen visualisiert (Abb. 3). Die Zahlen werden auf zwei Nachkomma-Stellen gerundet, daher kann es u.U. zu kleineren Differenzen kommen. Wird ein Verlust erwirtschaftet, färben sich die Ergebniszellen in der Grafik teilweise rot und es wird der Text "Kein Break-Even" ausgewiesen.


Abb. 3 Auszug Tabellenblatt Grafik

Simulationen und Veränderungen vornehmen

Die Arbeitshilfe bietet auf der rechten Seite des Tabellenblatts "Daten" die Möglichkeit, Eingaben zu verändern, etwa Mengen, Preise oder Kosten. Die Zellen für diese Eingaben sind rot hinterlegt. Denn zu Beginn werden die Ursprungsdaten aus der linken Dateihälfte übernommen und es sind keine manuellen Eingaben erforderlich.

Die übernommenen Daten können dann einzeln oder insgesamt angepasst werden. Für das Beispiel wurde lediglich der Preis von 20 auf 19 Euro reduziert (s. Abb. 4); alle anderen Positionen wurden gleichgelassen, was nicht immer der Realität entspricht. Werden z.B. die Absatzmengen reduziert oder erhöht, gehen meist auch einige der variablen Kosten zurück bzw. steigen, zumindest, wenn sich diese in etwa gleich mit den Verkaufsmengen entwickeln, wie man es z.B. beim Materialeinsatz erwarten kann.

Hier sind Einzelfallprüfungen notwendig, um zu realistischen Ergebnissen zu gelangen. Auch die veränderten Ergebnisse werden grafisch dargestellt (o. Abb.). Durch die Reduzierung des Verkaufspreises von nur einem Euro im Beispiel sinkt der Gewinn um mehr als die Hälfte. Entsprechend verschiebt sich der Break-Even-Punkt in Richtung Kapazitätsgrenze oder Plan-Absatzmenge. Außerdem verringern sich Sicherheitsabstand und -koeffizient deutlich.


Abb. 4 Gegenüberstellung Plandaten und Veränderungen (Auszug Blatt Daten)

Das Tabellenblatt "Daten-geschützt" dient ausschließlich dazu, die Werte zur Erstellung der Grafik zu liefern. Zahlen und Positionen sollten nicht verändert werden, weil sonst die Grafiken nicht mehr funktionieren. Daher ist das Tabellenblatt geschützt, kann aber mit dem Passwort "BEA" entsperrt werden.

Download der Excel-Arbeitshilfe zur Erstellung einer Break-Even-Analyse >>

letzte Änderung J.E. am 21.02.2024 Autor:  Jörgen Erichsen

Autor:in

Herr Jörgen Erichsen Jörgen Erichsen ist selbstständiger Unternehmensberater. Davor hat er in leitenden Funktionen in Konzernen gearbeitet, u.a. bei Johnson & Johnson und Deutscher Telekom. Er ist Autor von Fachbüchern und -artikeln rund um Rechnungswesen und Controlling. Außerdem ist er als Referent zu diesen Themen für verschiedene Träger tätig. Beim Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller (BVBC) leitet Jörgen Erichsen den Arbeitskreis Controlling.

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