Die besten Entscheidungen treffen: Schnell, sicher, richtig

Erfolgreiche Organisationen und deren Management haben eine sehr hohe Qualität und Geschwindigkeit in ihren Entscheidungen, eine effektive und effiziente Umsetzung, und ein wirkungsvolles Controlling. Sie liefern positive Resultate, haben einen erheblichen Wettbewerbsvorteil und motivieren zudem ihre Mitarbeiter. Daher sind diese Organisationen sehr viel erfolgreicher!

Die richtigen Kennzahlen und deren gute Datenqualität sind die Basis für eine hohe Entscheidungsqualität im Unternehmen. Betriebswirtschaftliche Kennzahlen sind in der Regel nicht gesetzlich definiert. Ausgehend von der Unternehmensstrategie werden kritische Erfolgsfaktoren bestimmt und daraus mit Key Performance Indicators (KPIs) ein Kennzahlensystem (scorecard, dash board) erstellt. Diese Messgrößen/Management Information (MI) zeigen den Erfüllungsgrad der strategischen und operativen Ziele und werden für den jeweiligen Zweck bzw. die jeweilige Organisation individuell festgelegt. Bei der Bestimmung, Definition und der Analyse von Kennzahlen gelten folgende Grundregeln:

• Kennzahlen brauchen möglichst einen Mehrperiodenbezug, d.h. sie sollen über einen sinnvollen Zeitverlauf hinweg analysiert werden. Vergangenheits- und Zukunftsdaten gemeinsam ergeben die beste Informationsbasis.
  
• Kennzahlen sollten immer die gleiche Basis und Berechnungsmethode haben. Äpfel sollten mit Äpfel verglichen werden. Und nicht Äpfel mit Birnen.
• Alle relevanten Kennzahlendefinitionen, Berechnungsweisen, Exceldateien und Grafiken sollten sich an einer zentralen Stelle befinden. Dies vermeidet doppelte Arbeit und unnötige Fehlerquellen und ermöglicht Transparenz und Kontrolle über die Kennzahlendefinitionen (Startpunkt für Audits und Version-Control).
• Es sollte klare und transparente Verantwortlichkeiten geben: Wer ist der 'Owner' der Kennzahlendefinition? Wer kann die Definitionen ändern und wer genehmigt Ausnahmen, speziell bei länderübergreifenden Reporting?
  
• Eine Kennzahlenanalyse muss ganzheitlich erfolgen, d.h. ein Unternehmen oder eine Geschäftsaktivität ist nie aufgrund nur einer Kennzahl zu beurteilen.
  
• Sinnvoll sind immer Leistungsvergleiche des eigenen Unternehmen mit anderen Unternehmen derselben Branche: Benchmarking.
  

Kurzum, die Bestimmung und Festlegung der KPIs ist firmenspezifisch und auf das individuelle Unternehmen maßgeschneidert. Die richtigen KPIs können gängige, branchen- oder firmenspezifisch MI sein. Unabhängig von der Bestimmung der KPIs, ist es wichtig, dass innerhalb eines Unternehmens die Sicherheit besteht, dass ein gemeinsames Verständnis da ist: Was sagt uns diese Kennzahl und wird sie einheitlich in der gesamten Organisation berechnet und berichtet (intern und extern)? Dafür sollte es am Besten eine zentrale Datenbank von Definitionen geben, so dass Klarheit und Transparenz über die einzelnen Kennzahlen besteht.

Eine zentrale Datenbank von Kennzahlen erleichtert zudem die Übergabe eines Verantwortungsbereiches im Falle eines Stellenwechsels (Jobwechsels) oder den Abgleich/Vergleich der Kennzahlen im Falle einer Firmenübernahme (Bestimmung des Unternehmenswertes und Zusammenführung der Unternehmen).

Gesetzliche Sorgfaltspflicht

Eine ordentliche Unternehmensplanung und ein entsprechendes Controlling gehören zu den gesetzlichen Sorgfaltspflichten der Geschäftsführung. Dies gilt sowohl für die Erstellung der strategischen Planung, als auch für die daraus abgeleitet operative Planung. Jede Geschäftsführung hat zu jedem Zeitpunkt den Überblick über die aktuelle wirtschaftliche Situation, und der zukünftigen geplanten und erwarteten Geschäftsentwicklung zu gewährleisten.

Die Dokumentation der ordentlichen Unternehmensplanung sollte so gestaltet sein, dass die Planung durch einen sachverständigen Dritten innerhalb einer angemessenen Zeit nachvollziehbar ist (wichtig im Insolvenzverfahren oder bei M&A Aktivitäten). Insbesondere sind die der Planung zugrundeliegenden Prämissen und Kennzahlen (speziell wenn es sich um firmen- oder branchenspezifische Kennzahlen handelt) detailliert zu beschreiben.

Fazit: Die richtigen Kennzahlen und eine gute Datenqualität sind ein entscheidendes Unternehmenskapital und sind die Basis, die richtigen Unternehmensentscheidungen zu treffen und um sich gesetzeskonform zu verhalten.

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Zur Person: Thorsten Sabrautzky, Executive MBA, ist Inhaber des Beratungsunternehmens CorpTree Consulting Group GmbH & Co. KG (www.croptree.de). Er ist spezialisiert auf Strategieentwicklung und -umsetzung, sowie zentrale intelligente Softwarelösungen für Zuständigkeiten, legale Unternehmensstruktur und Kennzahlen, lehrt Marketing an der Hochschule Rhein-Waal und ist Autor des Praxisleitfadens "Erfolgreiche und profitable Vertriebssteuerung".

letzte Änderung W.V.R. am 25.08.2024 Autor:  Thorsten Sabrautzky Bild:  panthermedia.net Jan Prchal