Begriffsverwirrung vermeiden: Kostenstellen vs. Kostenträger

In der Kostenrechnung gibt es eine klare Einteilung in drei große Themenbereiche: die Kostenartenrechnung, die Kostenstellenrechnung und die Kostenträgerrechnung. Die Reihenfolge der Darstellung dieser drei Rechenwerke ist in der Literatur immer die gleiche, da die Kostenstellenrechnung auf der Kostenartenrechnung und die Kostenträgerrechnung auf der Kostenstellenrechnung und der Kostenartenrechnung aufbauen. Auch in der Praxis wird die Kostenartenrechnung als Grundlage für die Kostenstellenrechnung und die Kostenstellenrechnung als Grundlage für die Kostenträgerrechnung benötigt. Allerdings werden dort die Begrifflichkeiten, insbesondere was die Begriffe Kostenstellen und Kostenträger betrifft, nicht immer klar voneinander abgegrenzt, was zu Verwirrung führen kann.

In jedem neu gegründeten Unternehmen müssen zum Aufbau eines Rechnungswesens unter Anderem Kostenarten definiert werden. In kleinen Firmen werden – solange die Buchführung noch an einen Steuerberater übertragen wird – in der Regel zunächst die vor- geschlagenen Kostenpositionen aus den Standardformularen (Kontenrahmen) des Buchhaltungsprogramms (wie Datev oder Lexware) übernommen. Das sind z. B. die Positionen Material- bzw. Wareneinkauf, Personalkosten, Raumkosten, Reisekosten etc. Später passt man diese häufig individuell an den spezifischen Bedarf des Unternehmens an, dabei darf man durchaus von den vorgegebenen Bezeichnungen abweichen, sie stellen lediglich Vorschläge (Kontenrahmen) dar und sind nicht verbindlich. Der konkrete Kontenplan eines Unternehmens kann erheblich von dem Standard-Kontenrahmen abweichen.

Wird das Unternehmen größer und damit auch die Beträge, die auf die einzelnen Kostenarten entfallen, will man meist eine differenziertere, übersichtlichere Struktur einführen. Das geschieht in der Regel über die Definition von Kostenstellen, die Funktionsbereiche/Verantwortungsbereiche darstellen und somit über Kostenbudgets gesteuert werden können. So werden dann z. B. Personalkosten nach Abteilungen differenziert, es gibt dann eine Position Personalkosten in der Kostenstelle Vertrieb, eine in der Kostenstelle Fertigung usw. Diese Zuordnung (Kontierung) zu Kostenstellen ist in jedem Buchhaltungsprogramm möglich. Es gibt dort einen besonderen Nummernkreis für die Nummerierung der Kostenstellen.