Stundensatzkalkulation - Wie einen Stundensatz berechnen?

Wolff von Rechenberg
Die Stundensatzkalkulation bildet die Grundlage für die unternehmerische Planung der Einnahmen im Dienstleistungsbereich. Denn hier wird nach Stunden- oder Tagessätzen abgerechnet. Erst die Stundensatzkalkulation zeigt, was eine Arbeitsstunde kostet und was sie einbringen muss, damit das Unternehmen bestehen kann.

Was muss meine Dienstleistung oder mein Produkt eigentlich kosten, damit sich der Start in die eigene Existenz lohnt? Vor dieser Frage stehen vor allem Gründer regelmäßig. Aber auch etablierte Unternehmen sollten regelmäßig ihre Stundensatzkalkulation anpassen, um beispielsweise auf gestiegene Lohnkosten, Energiepreise oder Zinsen reagieren zu können. Die Stundensatzkalkulation sagt dem Unternehmer, ob oder wann sich eine zusätzliche Stelle lohnt. Wer die Stundensatzkalkulation vernachlässigt, fliegt blind - und vielleicht in die Insolvenz.

Daten für die Stundensatzkalkulation

Die Stundensatzkalkulation beginnt mit der Erhebung der Betriebskosten. Um saisonale Schwankungen auszugleichen, sollten Unternehmer ihre aktuellen Kosten über einen längeren Zeitraum betrachten. Experten empfehlen, das Mittel eines Geschäftsjahres zu bilden. Gründer müssen mit Planansätzen arbeiten, da ihnen noch keine Daten aus vergangenen Geschäftsjahren vorliegen.

Eine Stundensatzkalkulation sollte alle Kosten umfassen, die das Unternehmen dem Kunden nicht gesondert in Rechnung stellt. Welche das sind, hängt vom Gewerbe ab. So wird der Handwerksbetrieb einem Kunden selbstverständlich die Materialkosten gesondert in Rechnung stellen. Auch Fahrtkosten findet der Kunde meist gesondert in der Rechnung. Alle anderen Kosten gehören in die Stundensatzkalkulation.

Wichtig! Unternehmer sollten beachten, dass sie mit Zahlen aus einem vergangenen Geschäftsjahr arbeiten, mit Daten aus der Vergangenheit. Die Stundensatzkalkulation sollte eine Reserve für Lohn- oder Preissteigerungen in der Zukunft vorsehen.


Personalkosten als Teil der Stundensatzkalkulation

Die Personalkosten bilden einen Kern der Stundensatzkalkulation. Dabei sollten Unternehmer bedenken: Auch Personal, das nicht direkt für den Kunden arbeitet, kostet. Die Arbeit beispielsweise des Geschäftsführers oder des Prokuristen muss durch den Stundensatz abgedeckt sein, obwohl er ggf. keine unmittelbar produktive Aufgabe übernimmt. Neben den Kosten für Lohn und Gehalt zählen die Lohnnebenkosten in die Berechnung: Arbeitgeberbeiträge zu Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung, Beiträge zur Berufsgenossenschaft.

Achtung, unproduktive Stunden! Freiberufler, Existenzgründer und Einzelunternehmer sollten darauf achten, dass sie sogenannte unproduktive Stunden einplanen. Darunter versteht man nicht verrechenbare Stunden für Buchhaltung, Kundenakquise und andere Schreibtischarbeiten. Betroffene sollten über einige Wochen ihr Arbeitsverhalten protokollieren, um die notwendige Menge dieser Stunden zu ermitteln. Unproduktive Stunden werden häufig als Gemeinkosten bezeichnet.

In die Stundensatzkalkulation gehen auch Kosten für andere Aufwendungen ein. Miete oder Pacht, Steuern und Kapitalkosten (Zinsen), Kosten für die IT, für Telefon, Versicherungen oder für Werbung.

Einzelunternehmer und Personengesellschaften müssen einen kalkulatorischen Unternehmerlohn mit einbeziehen. Denn nur so wird die Arbeitsleistung der Unternehmer mit im Stundensatz berücksichtigt. Der kalkulatorische Unternehmerlohn ist im folgenden Kalkulationsschema den Personalaufwendungen hinzuzurechnen. Bei Kapitalgesellschaften ist dies nicht notwendig, da das Gehalt der mitarbeitenden Gesellschafter bereits als Personalaufwand erfasst ist.

Kosten geteilt durch Stunden

Die Kosten werden durch die Zahl der Arbeitsstunden geteilt. Hilfreich sind dabei Tabellen im Internet, die über Jahresarbeitstage nach Bundesländern informieren. Von dieser Zahl werden noch Urlaubstage und durchschnittliche Krankheitstage der Mitarbeiter abgezogen. Außerdem sollte die Stundensatzkalkulation einen Risikozuschlag enthalten. Bei der Berechnung hilft das kostenlose Excel-Tool "Stundenverrechnungssatz" (s. Abb.).

Kalendertage
365
- Samstage /Sonntage   104
- Feiertage   10
= Vertragsarbeitszeit Tagen pro Jahr   251
- durchschn. Fehlzeiten (Urlaub; Krankheit)   40,0
= Anwesenheitstage
211,0
x Durchschnittl. Arbeitsstunden pro Tag   8,0
= Arbeitsstunden pro Jahr
1.688,0
+ Mehrarbeit pro Jahr    
= Anwesenheit brutto   1.688,0
- Weiterbildung   40,0
- GK-Aufträge   120,0
= Produktivierbare Zeiten   1.528,0
x Anzahl Mitarbeiter
1,0
= Produktivzeit   1.528,00
Personalaufwand Gesamt   40.000,00
+ Sonstige Gemeinkosten   10.000,00
+ kalkulatorischer Risikozuschlag 10,00 % 4.000,00
= Basis Stundensatzberechnung   54.000,00
= Stundenverrechnungssatz EUR 35,34

Nach Eingabe aller Daten ermittelt das Tool, welchen Stundensatz das Unternehmen in keinem Fall unterschreiten darf. Der bis hierher ermittelte Stundenverrechnungssatz gibt nur das absolute Minimum vor.

Der Stundensatz für den Kunden ergibt sich nach Addition des angestrebten Gewinns. Dabei sollten Unternehmer stets den Wettbewerb im Auge behalten. Denn der berechnete Stundensatz muss auch am Markt durchsetzbar sein. Das gilt insbesondere für Gründer. Weiterhin sollten auch eventuelle Rabatte oder Skonti berücksichtigt werden. Näheres zur Preiskalkulation erfahren Sie in diesem Beitrag >>

Wer die Stundensatzkalkulation abgeschlossen hat, weiß genau, welchen Preis er vom Kunden verlangen muss und wie weit er dem Kunden entgegenkommen kann, ohne die eigene Existenz zu gefährden.


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letzte Änderung W.V.R. am 18.07.2023
Autor:  Wolff von Rechenberg
Bild:  PantherMedia/ Alexey Stiop


Autor:in
Herr Wolff von Rechenberg
Wolff von Rechenberg ist Wirtschaftsjournalist und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
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13.05.2014 10:42:42 - Gast

Hallo, was verstehen Sie in ihrem Excel-Tool Stundenverrechnungssatz
unter dem Begriff GK Aufträge?
Gruß, Speedy
[ Zitieren | Name ]

13.05.2014 11:37:28 - wvr

Hallo,
der Begriff steht für Gemeinkostenaufträge. Darunter fallen alle unproduktiven Arbeitszeiten. Also etwas die Spanne zwischen dem Ankommen eines Mitarbeiters und dem konkreten Arbeitsbeginn oder die Zeit zwischen dem Abschluss des ersten und der Bearbeitung des zweiten Auftrags. Der Begriff ist geprägt durch SAP.
Gruß
Die Redaktion
[ Zitieren | Name ]

29.12.2014 14:52:26 - Gast

Hallo,
wie ist der Eintrag " Anzahl Mitarbeiter" zu verstehen? Ich gebe die "BWA-Zahlen" für den gesamten Betrieb ein, worin ja auch die sog. unproduktiven Mitarbeiterzeiten enthalten sind. Trage ich nur die Mitarbeiter ein, die auch das Geld in/ für die Firma erarbeiten? Oder trage ich alle Mitarbeiter ein?

DANKE,   mfG T.H.
[ Zitieren | Name ]

20.06.2016 12:01:13 - Gast

Hallo,
Was verstehen sie in der Exel Tabelle Stundenverrechnungsatz unter Personalaufwand Gesamt??
Gruß Adi
[ Zitieren | Name ]

19.01.2017 14:05:11 - Gast

Hallo,

habe eigentlich dieselbe Frage wie Gast 1 vom 29.12.2014.
Was trage ich bei der Anzahl der Mitarbeiter ein, z.B. wenn man ein Labor betrachtet:
nur die Anzahl der Labormitarbeiter (ohne Führungskräfte usw, die nicht operativ tätig sind) oder die Gesamtanzahl des Labors (inkl. Reinigungskräfte, Führungskräfte usw.)?

Danke für die Antwort im Voraus!!

Liebe Grüße,
A.
[ Zitieren | Name ]

24.01.2017 09:56:41 - wvr

Liebe Leser,

Bitte nutzen Sie die Kommentare nur für Anmerkungen direkt zum Artikel. Wir bitten um Ihr Verständnis, dass wir nicht in Einzelfällen Hilfe leisten können. Fragen zu Einzelfällen stellen Sie deshalb bitte in unserem Forum. Dort können sie von anderen Nutzern gefunden und beantwortet werden.

Vielen Dank
Die Redaktion
[ Zitieren | Name ]

29.06.2018 13:09:07 - Klaus

In einem Unternehmen mit verschiedenen Tätigkeitsprofilen der Mitarbeiter. Monteuer, Elektroniker und Elektromeister. In diesen Fällen kann ich ja nicht für jeden den selben Stundensatz veranschlagen. Kann ich diese Kalkulation auch auf Monatseinkommen der verschiedenen Mitarbeiter durchführen?
[ Zitieren | Name ]

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