Stundensatzkalkulation - Wie einen Stundensatz berechnen?

Die Stundensatzkalkulation bildet die Grundlage für die unternehmerische Planung der Einnahmen im Dienstleistungsbereich. Denn hier wird nach Stunden- oder Tagessätzen abgerechnet. Erst die Stundensatzkalkulation zeigt, was eine Arbeitsstunde kostet und was sie einbringen muss, damit das Unternehmen bestehen kann.

Was muss meine Dienstleistung oder mein Produkt eigentlich kosten, damit sich der Start in die eigene Existenz lohnt? Vor dieser Frage stehen vor allem Gründer regelmäßig. Aber auch etablierte Unternehmen sollten regelmäßig ihre Stundensatzkalkulation anpassen, um beispielsweise auf gestiegene Lohnkosten, Energiepreise oder Zinsen reagieren zu können. Die Stundensatzkalkulation sagt dem Unternehmer, ob oder wann sich eine zusätzliche Stelle lohnt. Wer die Stundensatzkalkulation vernachlässigt, fliegt blind - und vielleicht in die Insolvenz.

Daten für die Stundensatzkalkulation

Die Stundensatzkalkulation beginnt mit der Erhebung der Betriebskosten. Um saisonale Schwankungen auszugleichen, sollten Unternehmer ihre aktuellen Kosten über einen längeren Zeitraum betrachten. Experten empfehlen, das Mittel eines Geschäftsjahres zu bilden. Gründer müssen mit Planansätzen arbeiten, da ihnen noch keine Daten aus vergangenen Geschäftsjahren vorliegen.

Eine Stundensatzkalkulation sollte alle Kosten umfassen, die das Unternehmen dem Kunden nicht gesondert in Rechnung stellt. Welche das sind, hängt vom Gewerbe ab. So wird der Handwerksbetrieb einem Kunden selbstverständlich die Materialkosten gesondert in Rechnung stellen. Auch Fahrtkosten findet der Kunde meist gesondert in der Rechnung. Alle anderen Kosten gehören in die Stundensatzkalkulation.

Personalkosten als Teil der Stundensatzkalkulation

Die Personalkosten bilden einen Kern der Stundensatzkalkulation. Dabei sollten Unternehmer bedenken: Auch Personal, das nicht direkt für den Kunden arbeitet, kostet. Die Arbeit beispielsweise des Geschäftsführers oder des Prokuristen muss durch den Stundensatz abgedeckt sein, obwohl er ggf. keine unmittelbar produktive Aufgabe übernimmt. Neben den Kosten für Lohn und Gehalt zählen die Lohnnebenkosten in die Berechnung: Arbeitgeberbeiträge zu Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung, Beiträge zur Berufsgenossenschaft.


In die Stundensatzkalkulation gehen auch Kosten für andere Aufwendungen ein. Miete oder Pacht, Steuern und Kapitalkosten (Zinsen), Kosten für die IT, für Telefon, Versicherungen oder für Werbung.

Einzelunternehmer und Personengesellschaften müssen einen kalkulatorischen Unternehmerlohn mit einbeziehen. Denn nur so wird die Arbeitsleistung der Unternehmer mit im Stundensatz berücksichtigt. Der kalkulatorische Unternehmerlohn ist im folgenden Kalkulationsschema den Personalaufwendungen hinzuzurechnen. Bei Kapitalgesellschaften ist dies nicht notwendig, da das Gehalt der mitarbeitenden Gesellschafter bereits als Personalaufwand erfasst ist.

Kosten geteilt durch Stunden

Die Kosten werden durch die Zahl der Arbeitsstunden geteilt. Hilfreich sind dabei Tabellen im Internet, die über Jahresarbeitstage nach Bundesländern informieren. Von dieser Zahl werden noch Urlaubstage und durchschnittliche Krankheitstage der Mitarbeiter abgezogen. Außerdem sollte die Stundensatzkalkulation einen Risikozuschlag enthalten. Bei der Berechnung hilft das kostenlose Excel-Tool "Stundenverrechnungssatz" (s. Abb.).

Kalendertage		365
- Samstage /Sonntage		104
- Feiertage		10
= Vertragsarbeitszeit Tagen pro Jahr		251
- durchschn. Fehlzeiten (Urlaub; Krankheit)		40,0
= Anwesenheitstage		211,0
x Durchschnittl. Arbeitsstunden pro Tag		8,0
= Arbeitsstunden pro Jahr		1.688,0
+ Mehrarbeit pro Jahr
= Anwesenheit brutto		1.688,0
- Weiterbildung		40,0
- GK-Aufträge		120,0
= Produktivierbare Zeiten		1.528,0
x Anzahl Mitarbeiter		1,0
= Produktivzeit		1.528,00
Personalaufwand Gesamt		40.000,00
+ Sonstige Gemeinkosten		10.000,00
+ kalkulatorischer Risikozuschlag	10,00 %	4.000,00
= Basis Stundensatzberechnung		54.000,00
= Stundenverrechnungssatz	EUR	35,34

Nach Eingabe aller Daten ermittelt das Tool, welchen Stundensatz das Unternehmen in keinem Fall unterschreiten darf. Der bis hierher ermittelte Stundenverrechnungssatz gibt nur das absolute Minimum vor.

Der Stundensatz für den Kunden ergibt sich nach Addition des angestrebten Gewinns. Dabei sollten Unternehmer stets den Wettbewerb im Auge behalten. Denn der berechnete Stundensatz muss auch am Markt durchsetzbar sein. Das gilt insbesondere für Gründer. Weiterhin sollten auch eventuelle Rabatte oder Skonti berücksichtigt werden. Näheres zur Preiskalkulation erfahren Sie in diesem Beitrag >>

Wer die Stundensatzkalkulation abgeschlossen hat, weiß genau, welchen Preis er vom Kunden verlangen muss und wie weit er dem Kunden entgegenkommen kann, ohne die eigene Existenz zu gefährden.


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• Kalkulationsschema – Übersicht ausgewählter Preiskalkulations-Methoden
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• Kostenrechnung im projektgetriebenen Unternehmen
• Kalkulation von Stundensätzen
• Video-Tutorial zur Stundensatzkalkulation

letzte Änderung W.V.R. am 18.07.2023 Autor:  Wolff von Rechenberg Bild:  PantherMedia/ Alexey Stiop

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	Herr Wolff von Rechenberg Wolff von Rechenberg ist Wirtschaftsjournalist und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
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