Kalkulationsschema – Übersicht ausgewählter Preiskalkulations-Methoden

Jörgen Erichsen
Die Preisberechnung für Produkte, Dienstleistungen, Stunden oder Aufträge ist eine der wichtigsten Aufgaben für alle Unternehmer. Nur so wissen sie, ob man mit den verlangten Preisen einen ausreichenden Gewinn erzielen kann und bei welchen Produkten es sich lohnt, mehr zu verkaufen. Für die Preisberechnung gibt es zahlreiche Kalkulationsverfahren, die in der Regel an die Gegebenheiten in einem Unternehmen angepasst werden müssen. Der Beitrag gibt einen Überblick über gängige Kalkulationsmethoden.

1. Warum müssen alle Unternehmer kalkulieren?

Immer wieder sagen Unternehmer oder Geschäftsführer zum Thema Kalkulation, dass sie sie für überflüssig halten. Sie sind eher der Auffassung, dass man sich bei der Preisgestaltung vor allem am Wettbewerb orientieren muss. Also werden bei Produkten, Dienstleistungen oder Aufträgen die Preise genommen, die auch die Konkurrenten verlangen. Zwar ist es richtig, dass man sich mit der Preisgestaltung auch am Wettbewerb orientieren muss. Allerdings fehlt Unternehmen ohne Kalkulation die Transparenz:
  • Lässt sich mit einem Produkt und einem beim Wettbewerb "abgeguckten" Preis etwas verdienen?
  • Wenn ja, wie viel? Oder erzielt man mit einem Auftrag lediglich Verluste?
  • Was sind die profitabelsten bzw. am wenigsten lohnenden Produkte?
  • Welche Produkte sollte man also bevorzugt anbieten, welche eher nicht?
  • Welche Möglichkeiten gibt es, wettbewerbsfähigere Preise zu erreichen?

Praxis-Tipp
Die Preise der Wettbewerber dürfen nur Orientierung sein. Schließlich weiß man nicht, ob die Konkurrenten ihre Preise kalkulieren oder sich ebenfalls am Wettbewerb orientieren. Und natürlich ist nicht klar, ob und welchen Gewinn die Wettbewerber mit ihren Preisen erzielen.

Kalkulieren ist Pflicht

Deshalb müssen alle Unternehmer ihre Preise selbst kalkulieren, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. Stellt sich z.B. heraus, dass man mit den Preisen, die man von Konkurrenten bisher evtl. übernommen hat, wenig verdienen kann, muss man prüfen, welche Möglichkeiten es gibt, um nachhaltig Gewinne zu erzielen, z.B. Preiserhöhungen, Kostensenkungen oder Prozessverbesserungen umsetzen.


2. Überblick über häufig genutzte Kalkulationsmethoden

Im Folgenden werden mehrere häufig eingesetzte Kalkulationsverfahren kurz in den wesentlichen Inhaltspunkten besprochen. Dabei muss berücksichtigt werden, dass es kein absolut genaues Kalkulationsverfahren gibt, da man immer wieder auf Schätzungen, Annahmen und Erfahrungswerte zurückgreifen muss, etwa, wenn man Kosten auf Kostenstellen verteilen muss oder es um den Ansatz unproduktiver Zeiten bei der Stundensatzkalkulation geht.

2.1 Divisionskalkulation

Die Divisionskalkulation ist die einfachste Form der Kalkulation. Hierbei werden die Gesamtkosten durch die Absatzmenge dividiert und man erhält die Selbstkosten je Produkt. Die Divisionskalkulation kann nur von Betrieben eingesetzt werden, die ein Produkt oder sehr ähnliche Produkte als Massenwaren verkaufen. Sie eignet sich nicht für Unternehmen, die mehrere unterschiedliche Produkte anbieten. In der Praxis ist die Divisionskalkulation kaum anzutreffen, da die meisten Unternehmen unterschiedliche Artikel anbieten, die eine differenziertere Kalkulation erfordern.

2.2 Äquivalenzziffernkalkulation für Hersteller gleichartiger Produkte

Die Äquivalenzziffernkalkulation (ÄZK) ist eine Erweiterung der Divisionskalkulation. Sie wird in produzierenden Betrieben eingesetzt, die Sortenfertigung betreiben. Sortenfertigung bedeutet, dass sich die Produkte ähneln. Beispiele für Sorten sind Zigaretten, Bleche, Mineralwasser, Gehäusetypen, Bekleidung mit unterschiedlichen Stärken und/oder Abmessungen.

Die Kosten werden bei der ÄZK nicht durch ein, sondern durch mehrere Produkte (Sorten) dividiert. Die Produkte müssen in einem festen Kostenverhältnis zueinanderstehen. Das bedeutet, dass sie z.B. aus dem gleichen Rohstoff hergestellt werden oder das gleiche Produktionsverfahren durchlaufen, und sich bei der Herstellung nur durch z.B. den Materialeinsatz oder die Fertigungszeit unterscheiden. Bei der Produktion von Ziegeln oder Blechen unterschiedlicher Größe beispielsweise unterscheiden sich Sorten oft nur durch die Materialmengen und die Bearbeitungszeiten.

Grundsätzliche Vorgehensweise

Zunächst werden die jährlichen Gesamtkosten sowie die Absatzmengen pro Produkt geplant. Anschließend wird das Hauptprodukt bestimmt, das die Äquivalenzziffer 1 erhält. Alle anderen Sorten erhalten Äquivalenzziffern (Umrechnungseinheiten oder -zahlen), die sich auf das Verhältnis zum Hauptprodukt beziehen.
Beispiel: Angenommen, der Materialeinsatz bei Sorte 1 beträgt 1 Kilogramm, der von Sorte 2 800 Gramm, der von Sorte 3 1.1250 Gramm und Sorte 4 1.150 Gramm, sind die Äquivalenzziffern entsprechend 0,8, 1,25 und 1,15.

Dann werden die Absatzmengen mit den Äquivalenzziffern multipliziert und man erhält die Umrechnungszahlen je Artikel und insgesamt. Die Selbstkosten werden jetzt durch die Summe der Umrechnungszahlen dividiert und man bekommt die Selbstkosten für das Hauptprodukt, im Beispiel 3 Euro. Die Selbstkosten des Hauptproduktes werden mit den Äquivalenzziffern multipliziert und man erhält die Selbstkosten je Produkt. Werden diese mit den Absatzmengen malgenommen, ergeben sich die Gesamt-Selbstkosten je Sorte (s. Abb. 1).

Äquivalenzziffernkalkulation

Abb. 1 Beispiel für eine Äquivalenzziffernkalkulation (Bitte anklicken für Volldarstellung)

Auf die Selbstkosten pro Stück müssen noch Gewinn, evtl. Nachlässe und die aktuelle Mehrwertsteuer aufgeschlagen werden, um den Verkaufspreis zu ermitteln (s. Abb. 2).

Berechnung Bruttopreis für Äquvalenzziffernkalkulation

Abb. 2 Berechnung des Bruttopreises für das Beispiel Äquivalenzziffernkalkulation

2.1. Stundensatzkalkulation für Dienstleister, Handwerksbetriebe, kleine Produzenten

Ein Kalkulationsverfahren, das sich in vielen Branchen einsetzen lässt, ist die Stundensatzkalkulation. Ausgehend von den Jahreskalendertagen wird berechnet, wie viele Stunden in einem Unternehmen gearbeitet wird. Die Arbeitsstunden können z.B. mit einem Schema, wie es in Abb. 3 zu sehen ist, ermittelt werden. Schwierig ist die Planung der unproduktiven Stunden, die von den Jahresstunden abgezogen werden müssen. Unproduktiv sind Stunden, die Kunden nicht direkt berechnet werden können, etwa für Akquise, Beschaffung oder allgemeine Büroarbeiten. In der Praxis liegt der Anteil meist zwischen 30 und 35%. Haben einzelne Personen, etwa der Geschäftsführer höhere unproduktive Anteile, können diese mit entsprechenden Faktoren (im Beispiel 0,5) berücksichtigt werden.

Berechnung der Arbeitszeit

Abb. 3 Berechnung der produktiven Arbeitszeit für ein Unternehmen

Die Gesamtkosten (ohne Material, da es in der Regel zusätzlich zu den Stundenkosten berechnet wird) werden durch die Produktivstunden dividiert und man erhält die Kosten je Stunde. Für die Kostenplanung und -berechnung können die Jahreszahlen der betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) verwendet werden, ggf. zuzüglich evtl. kalkulatorischer Kosten, etwa für Abschreibungen oder Unternehmerlohn bei Personengesellschaften.

Angenommen, die Kosten für den Betrieb belaufen sich auf 360.000 Euro, betragen die Kosten pro Arbeitsstunde 74,75 Euro. Mit diesem Preis sind nur die Kosten gedeckt. Daher müssen auf den Kostensatz noch ein Gewinnzuschlag und wenn es in der Branche üblich ist, Skonto und Nachlässe sowie am Ende die Mehrwert- oder Umsatzsteuer addiert werden. Abb. 4 zeigt, dass damit für das Beispiel ein Stundensatz von fast 111 Euro entsteht.

Berechnung Stundensatz

Abb. 4 Schema zur Berechnung des Brutto-Stundensatzes

Excel-Tools für die Stundensatzkalkulation finden Sie hier >>

2.2. Zuschlagskalkulation

Die Zuschlagskalkulation (ZK) ist ebenfalls ein verbreitetes Kalkulationsverfahren, weil sie sich in vielen Branchen nutzen und schnell an sich ändernde Anforderungen anpassen lässt. Für die Durchführung der ZK müssen Betriebe in Kostenstellen untergliedert sein. Die Verteilung der Gemeinkosten (ohne Material) auf diese Kostenstellen erfolgt mit dem Betriebsabrechnungsbogen (BAB, s. Abb.5). Er ist eine Matrix, in der die Gesamt-Gemeinkosten auf Kostenstellen verteilt wird. Zur Verteilung werden so genannte Verteilschlüssel verwendet, z.B. Anzahl Gehaltsempfänger bei Personalkosten oder Quadratmeter bei Mieten.

Bei den Kostenstellen unterscheidet man Hilfs- und Hauptkostenstellen. Hilfskostenstellen (gelb) haben unterstützenden Charakter, und sollen bei der eigentlichen Leistungserbringung helfen. In den Hauptkostenstellen (grün) erfolgt die eigentliche Leistungserbringung, z.B. einkaufen oder produzieren. Abb. 5 zeigt, dass die 5,5 Mio. Euro Gesamt-Gemeinkosten mittels Schlüssel auf die Kostenstellen verteilt worden sind (Zeile 21).

Beispiel Betriebsabrechnungsbogen (BAB)
Abb. 5 Beispiel eines BAB (Bitte anklicken für Volldarstellung)

Im nächsten Schritt werden die Kosten der Hilfskostenstellen ebenfalls mit Schlüsseln auf die Hauptkostenstellen verteilt. Im Beispiel wurden als Verteilschlüssel Gehaltsempfänger, Kilometer und Arbeitsstunden gewählt. Nach der Verteilung befinden sich keine Kosten mehr auf den Hilfskostenstellen; sie sind auf die Hauptkostenstellen umgelegt und erhöhen hier die Gesamtkosten (Zeile 30). In der Kontrollspalte wird gezeigt, dass es zu keinen Abweichungen bei der Verteilung kommt und dass sich der Betrag der Gemeinkosten nicht ändert.

Die Zuschlagssätze für die Hauptkostenstellen werden im Anschluss aus den Daten des BAB verteilt (Zeile 36). Es ist zu sehen, dass der Zuschlag z.B. für den Einkauf bei 11 %, der für die Fertigung bei 245 % liegt, der für die Montage beläuft sich auf gut 487 %.

Berechnung Zuschlagssätze
Abb. 6 Berechnung der Zuschlagssätze für die Hauptkostenstellen (Bitte anklicken für Volldarstellung)


Die Zuschlagssätze berechnen sich wie folgt:

Einkauf = Materialgemeinkosten (Zeile 30) * 100 / Materialeinzelkosten
Fertigung = Fertigungsgemeinkosten (Zeile 30) * 100 / Fertigungslöhne Fertigung
Montage = Fertigungsgemeinkosten (Zeile 30) * 100 / Fertigungslöhne Montage
Verwaltung = Verwaltungsgemeinkosten (Zeile 30) * 100 / Herstellkosten Umsatz
Vertrieb = Vertriebsgemeinkosten (Zeile 30) * 100 / Herstellkosten Umsatz
Herstellkosten Umsatz = Materialkosten + Fertigungslöhne + Gemeinkosten Einkauf, Fertigung, Montage (Zeile 30 BAB) + Bestandsminderungen - Bestandserhöhungen


Zuschlagskalkulation vornehmen
Die Zuschlagskalkulation an sich wird dann z.B. mit dem Schema aus Abb. 7 umgesetzt. Es müssen lediglich die Material- und Lohnkosten pro Stück, mögliche Sondereinzelkosten (in der Fertigung z.B. Spezialwerkzeuge für nur diesen Auftrag, im Vertrieb z.B. Frachtkosten für ein Produkt) sowie die Zuschläge für Gewinn, evtl. Nachlässe und die aktuelle Mehrwertsteuer eingegeben werden. Die Zuschlagssätze werden aus dem BAB aus der Zeile 36 entnommen.

Beispiel Zuschlagskalkulation

Abb. 7 Beispiel einer Zuschlagskalkulation

Ausbau zur Maschinenstundensatzrechnung

Da der Lohnanteil in der Fertigung ständig sinkt, wurde die ursprüngliche Form der Zuschlagskalkulation verfeinert und zur Maschinenstundensatzrechnung ausgebaut. An Stelle oder ergänzend zu manuellen Kostenstellen, wie sie im Beispiel zu sehen sind, werden Stundensätze für ein oder mehrere Maschinen eingesetzt.

Vor- und Nachteile der Zuschlagskalkulation

Der Vorteil der Zuschlagskalkulation ist, dass sie sich in fast allen Branchen einsetzen lässt, etwa in Produktion, Handwerk und Handel. Zudem ist sie leicht und flexibel an sich ändernde Gegebenheiten anpassbar. Der zentrale Nachteil ist, dass man mehrfach auf Schlüssel und Schätzungen zurückgreifen muss, was dazu führen kann, dass die Preise nicht sehr genau sind, da oft mehrere Schlüssel möglich sind und man sich für einen entscheiden muss.

2.4 Prozesskostenrechnung

Auch die Prozesskostenrechnung (PKR) ist eine Weiterentwicklung der Zuschlagskalkulation. Ausgangspunkt der Überlegungen zur Entwicklung der PKR ist zum einen, dass die Löhne als Zuschlagsgröße rückläufig sind und daher immer mehr an Bedeutung verlieren Zum anderen steigen die Gemeinkosten in allen Bereichen ständig weiter. Und mit den dann ungenauer werdenden Schlüsseln ist eine zuverlässige Preiskalkulation kaum mehr möglich.

Grundlegende Vorgehensweise

Am Anfang der PKR steht die Analyse aller Aufgaben und Prozesse, die in den Kostenstellen eines Unternehmens stattfinden. Beispielsweise kann es in der Auftragsbearbeitung die Prozesse "Auftrag annehmen", "Kundendaten erfassen" und "Archivierung" geben.

Dann müssen jedem Prozess die Kosten zugeordnet werden, die er verursacht. Um zu den Prozesskosten zu gelangen, müssen die Kosten durch die so genannten "Cost Driver", die Kostentreiber, dividiert werden. Für den Prozess "Auftrag annehmen" können das z.B. die Anzahl Aufträge sein. Für den Prozess "Kundendaten erfassen" kann man z.B. die Anzahl Kunden wählen. Usw. Kosten, die auf die Prozesse umgelegt werden können, werden als "leistungsmengen-induzierte Kosten" bezeichnet. Darüber hinaus gibt es Kosten, die sich nicht über Prozesse verrechnen lassen, etwa koordinierende oder leitende Tätigkeiten. In diesem Fall spricht man von leistungsmengenneutralen Kosten. Diese werden wie in der klassischen Zuschlagskalkulation mit einem pauschalen Zuschlagssatz verrechnet.

Zuletzt werden die Prozesskosten bei der Kalkulation einzelnen Produkten oder Aufträgen zugerechnet, wenn ein entsprechender Prozess in Anspruch genommen wurde. Oft wird die Prozesskostenrechnung auf Grund der Komplexität nur für verschiedene Kostenstellen, etwa den Einkauf oder Lager, errechnet. Die Gemeinkosten für andere Bereiche werden dann per Zuschlagssatz bzw. bei den Materialkosten nach benötigter Menge angesetzt. Wie bei den anderen Kalkulationsverfahren werden noch Gewinn, Nachlässe und Steuer aufgeschlagen. Abb. 8 zeigt ein vereinfachtes Beispiel einer Prozesskostenkalkulation.

Beispiel Prozesskostenkalkulation

Abb. 8 Beispiel einer Prozesskostenkalkulation (Rundungsdifferenzen möglich)

Die Umsetzung der PKR ist relativ aufwändig und muss immer wieder angepasst werden, wenn sich Abläufe oder Arbeiten ändern. Da sich die Strukturen in kleineren Unternehmen oft weniger dynamisch ändern, lässt sie hier tendenziell eher einsetzen als in Großbetrieben.

2.5 Deckungsbeitragsrechnung

Die Deckungsbeitragsrechnung (DBR) ist – anders als die zuvor besprochenen Vollkostenrechnungskalkulationen – eine Teilkostenrechnung, d.h., es wird nur ein Teil der Kosten direkt auf ein Produkt zugerechnet. Konkret heißt das, dass vom Nettopreis eines Produktes die variablen Kosten, z.B. Material, Lohn oder Fracht, abgezogen werden. Übrig bleibt der Deckungsbeitrag (DB), der dazu dient, die fixen Kosten anteilig zu decken. Multipliziert man den Deckungsbeitrag eines Produktes mit der Absatzmenge, erhält man das Deckungsbeitragsvolumen (DBV), das ausreichen muss, die Fixkosten zu decken und einen Gewinn zu erzielen.

Grundsätzlich gilt: Je höher der DB eines Produktes, desto profitabler ist es für den Betrieb und man sollte versuchen, hiervon mehr zu verkaufen. Erwirtschaftet ein Produkt einen negativen DB, sind nicht einmal die variablen Kosten gedeckt. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht sollte man solche Artikel aus dem Sortiment nehmen. Abb. 9 zeigt, wie eine DBR aussehen kann. Es ist auch ersichtlich, dass nicht unbedingt der Artikel mit dem höchsten Preis der profitabelste für ein Unternehmen sein muss; im Beispiel ist es A.

Beispiel Deckungsbeitragsrechnung

Abb. 9 Grundschema Deckungsbeitragsrechnung

Die DBR kann für Kunden, Aufträge oder Projekte eingesetzt werden. Und sie wird häufig als Ergänzung oder zur Abrundung von Vollkostenkalkulationen oder im Rahmen der Nachkalkulation genutzt.

3. Fazit

Jeder Unternehmer muss die Preise seiner Produkte oder Leistungen kalkulieren, um zu wissen, ob und wie erfolgreich er arbeitet. Für die Preisberechnung gibt es zahlreich unterschiedliche Verfahren, von denen in dem im Beitrag eine Auswahl vorgestellt wurde.




letzte Änderung J.E. am 07.09.2022
Autor:  Jörgen Erichsen
Bild:  Bildagentur PantherMedia / ajcabeza.yahoo.es


Autor:in
Herr Jörgen Erichsen
Jörgen Erichsen ist selbstständiger Unternehmensberater. Davor hat er in leitenden Funktionen in Konzernen gearbeitet, u.a. bei Johnson & Johnson und Deutscher Telekom. Er ist Autor von Fachbüchern und -artikeln rund um Rechnungswesen und Controlling. Außerdem ist er als Referent zu diesen Themen für verschiedene Träger tätig. Beim Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller (BVBC) leitet Jörgen Erichsen den Arbeitskreis Controlling.
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