Der Betriebsabrechnungsbogen (BAB) ist ein Kalkulationsschema für die interne Kostenverrechnung. Er wird verwendet, um Kosten, die den Kostenträgern nicht direkt zurechenbar sind, sog. Gemeinkosten, auf Kostenstellen zu verteilen. Bei den Kostenträgern handelt es sich gewöhnlich um Produkte des Unternehmens. Kostenstellen sind einzelne Unternehmensbereiche, die i.d.R. den Abteilungen bzw. Funktionsbereichen eines Unternehmens entsprechen.

In der Vorstufe des Betriebsabrechnungsbogens der Betriebsergebnisrechnung (auch Abgrenzungsrechnung genannt) werden die aus der Buchhaltung stammenden Aufwendungen und Erträge zu Kosten- und Erlösarten zusammengefasst und nach betriebliche und neutrale Kosten- und Erlöse getrennt. Zudem werden nicht bilanzierungsfähige Posten verrechnet, um eine möglichst realistische Kostenverteilung zu erzeugen. Zu diesen Posten gehören zum Beispiel der kalkulatorische Unternehmerlohn, kalkulatorische Zinsen oder kalkulatorische Abschreibungen. 

Der BAB dient der Erfassung der Einzelkosten und der Umlage von Gemeinkosten auf innerbetriebliche Kostenstellen. Das Unternehmen kann somit sehen, in welchen Bereichen, welche Kosten entstanden sind und kann Zuschlagssätze für die Selbstkostenkalkulation von Produkten ermitteln. Außerdem liefert der BAB eine gute Grundlage zur Analyse und Steuerung der Gemeinkosten.

1. Umlage von Gemeinkosten auf Kostenstellen 

Bei Einzelkosten handelt es sich um Kosten, die dem einzelnen Kostenträger (Produkt) direkt zurechenbar sind. Dies können z.B. Materialkosten oder auch Fertigungslöhne sein, die einzig für ein bestimmtes Produkt eingesetzt werden. Gemeinkosten dagegen sind Kosten, die dem einzelnen Kostenträger nicht direkt zurechenbar sind. Hierbei handelt es sich zum Beispiel um die Gehälter des Verwaltungspersonals. Das Gehalt eines Mitarbeiters aus der Abteilung Rechnungswesen kann id.R. nicht direkt einem Produkt zugeordnet werden, sondern nur einer Kostenstelle. 

Diese Gemeinkosten sollen nun mit Hilfe des Betriebsabrechnungsbogens auf Kostenstellen, die zumeist in Allgemeine, Hilfs- und Hauptkostenstellen unterschieden werden, verteilt werden. Dabei können bestimmte Gemeinkosten, die zwar keinem Kostenträger direkt zugeordnet werden können, dennoch einer Kostenstelle direkt zugewiesen werden (Gehalt Leiter Rechnungswesen ist eindeutig der Kostenstelle Rechnungswesen zuweisbar). Diese Gemeinkosten werden auch Kostenstelleneinzelkosten genannt. Die restlichen Gemeinkosten (Kostenstellengemeinkosten) müssen mittels Verteilungsschlüssel, der häufig mit Hilfe der Mitarbeiterzahl, Raumfläche oder Materialentnahmescheinen gebildet wird, auf die kostenverursachenden Kostenstellen umgelegt werden. 

Unter allgemeinen Kostenstellen fasst man im Unternehmen die Stellen zusammen, die an alle weiteren Kostenstellen Leistungseinheiten abgeben. Hierunter fallen zum Beispiel die Kantine oder der Fuhrpark. Die Hilfskostenstellen hingegen geben ihre Leistungen nur an die Hauptkostenstellen ab. Dazu zählt zum Beispiel eine Fertigungshilfsstelle wie Instandhaltung. Bei den Hauptkostenstellen handelt es sich wie der Name bereits sagt um die primären Kostenstellen eines Unternehmens. Dazu gehören zum Beispiel die Abteilungen der Fertigung, Verwaltung oder des Vertriebs.  

2. Die Umlage im Betriebsabrechnungsbogen

Sind die Gemeinkosten komplett auf alle Kostenstellen verteilt, erfolgt die Umlage der allgemeinen und der Hilfskostenstellen auf die Hauptkostenstellen. Aus dem Verhältnis der den Kostenträgern bzw. Hauptkostenstelle direkt zugerechneten Kosten (Einzelkosten) und den gesamten Gemeinkosten, können dann Zuschlagssätze für die Selbstkostenkalkulation gebildet werden.

Aufbau und Anwendung:

Um den BAB anwenden zu können müssen die entsprechende Vorbereitungen getroffen worden sein. Dazu zählt:      

• die Durchführung der Betriebsergebnisrechnung
• die Ermittlung der Verteilungsschlüssel für die Gemeinkosten
• die Ermittlung der Verteilungsschlüssel für die allgemeinen Kostenstellen 
• die Ermittlung der Verteilungsschlüssel für die Hilfskostenstellen 
• die Ermittlung von Einzel- und Gemeinkosten

Die Ermittlung der Verteilungsschlüssel wird Anhand passenden Bezugspunkte für die jeweiligen Gemeinkosten durchgeführt. Zum Beispiel wird der Verbrauch von Heizungskosten anhand der Quadratmeter je Abteilung verrechnet. Ein anderes Beispiel wäre die Aufteilung für Mieten anhand der Raumgröße. Als grundlegendes Schema für einen BAB dient folgende Abbildung.



In der ersten Spalte des BAB stehen die Gemeinkosten mit dem Betrag der Betriebsergebnisrechung. In der ersten Zeile werden die Allgemeinen Kostenstellen, sowie Hilfs- und Hauptkostenstellen aufgelistet. Je nach Größe und Umfang kann die Anzahl der jeweiligen Kostenstellen variieren. Die Umlage der Kosten erfolgt durch einen Verteilungsschlüssel. Der folgende Ausschnitt zeigt wie die Verteilung aussehen kann.

 

Anhand dieser Schlüssel werden dann die Gemeinkosten der Betriebsergebnisrechnung auf die entsprechenden Kostenstellen verteilt.

 

Nachdem die Verteilung erfolgt ist, können im BAB die Kosten jeder Kostenstelle abgelesen werden. Da aber die Kosten vollständig auf die Hauptkostenstellen umgelegt werden sollen, müssen weitere Umlagen vorgenommen werden. Die Verteilung erfolgt über den Verteilungsschlüssel, der zum Beispiel aus der Menge abgegebener Einheiten besteht. Es wird mit der Umlage der allgemeinen Kostenstellen begonnen.



Der darauf folgende Schritt ist die Verteilung der Hilfskostenstellen.

3. Bildung von Zuschlagssätzen

Nun sind alle Kosten auf die Hauptkostenstellen umgelegt. Werden jetzt die gesamten Gemeinkosten einer Hauptkostenstelle ins Verhältnis zu ihren Einzelkosten gesetzt, können die für die Selbstkostenkalkulation eines Produktes notwendigen Zuschlagssätze gebildet werden.

Im Betriebsabrechnungsbogen können die Hauptkostenstellen auch weiter unterteilt werden, zum Beispiel die Hauptkostenstelle Fertigung in Stanzen, Bohren, Lackieren und Montieren. Das Verfahren für die Berechnung solcher Untergruppen ist identisch mit dem Verfahren für Hauptkostenstellen ohne Untergruppen. Die Unterteilung in Untergruppen erfolgt, um eine noch genauere Verteilung der Kosten vorzunehmen. Zudem kann durch die Unterteilung auch eine bessere Kostenanalyse vorgenommen werden.

Ein Tool auf MS Excel-Basis für einen BAB können sie hier herunterladen >>

Weiterer Fachbeitrag zum Thema: Mehrstufiger Betriebsabrechnungsbogen (BAB) als Gradmesser für die Ermittlung der Kostenkontrolle

Autor(en): Alexander Wildt letzte Änderung Alexander Wildt am 22.07.2021