Kosten- und Leistungsrechnung - Aus der Praxis für die Praxis - Teil 3: Preiskalkulation mit der Vollkostenrechnung

Jörgen Erichsen
 

Die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) ist eines der wichtigsten betriebswirtschaftlichen Werkzeuge. Mit ihr erfahren Unternehmer und Selbstständige nicht nur, wie es um die Umsätze und Kosten im Betrieb insgesamt bestellt ist. Die KLR wird auch benötigt, um realistische und wettbewerbsfähige Preise zu berechnen. Besonders wichtig: Mit ihr lässt sich feststellen, mit welchen Produkten oder Kunden man etwas verdient – und mit welchen nicht.

Mit der KLR lässt sich zudem aufdecken, ob und wo ein Unternehmen Verbesserungsmöglichkeiten hat. Und letztendlich ist sie oft der Einstieg in die strategische Unternehmensentwicklung und Zukunftssicherung von Unternehmen.

Zur KLR gibt es zahllose Veröffentlichungen, die sich vor allem mit Definitionen und Theorien befassen. Im Unterschied dazu ist diese Serie so konzipiert, dass sie sich vor allem mit der Anwendbarkeit im Tagesgeschäft befasst und so gerade für Unternehmer in kleinen Betrieben und Selbstständige einen hohen Nutzwert bietet. Auf theoretische Aspekte wird nur eingegangen, wenn es aus Gründen der Verständlichkeit unverzichtbar ist; v.a. im vorliegenden sechsten Teil. 

Teil 1: Notwendigkeit einer Kosten- und Leistungsrechnung - Grundlagen und Grundbegriffe
Teil 2: Überblick verschaffen: Umsatz-, Gewinn-, Liquiditätsplanung
Teil 3: Preiskalkulation mit der Vollkostenrechnung
Teil 4: Preiskalkulation und Entscheidungsrechnungen mit der Deckungsbeitragsrechnung
Teil 5: Nachkalkulation und Kennzahlenauswahl zu Kostenrechnung und Kalkulation
Teil 6: Spezielle Anwendungen: Prozesskostenrechnung und Einstieg in die strategische Unternehmensentwicklung


Teil 3: Preiskalkulation mit der Vollkostenrechnung

Eine zentrale Aufgabe der KLR ist die Preiskalkulation. Die Preise für seine Produkte, Leistungen oder Aufträge (Kostenträger) sollte jedes Unternehmen kalkulieren. Das gilt auch, wenn es sich in einem ausgeprägten Wettbewerbsumfeld bewegt, und es kurzfristig kaum Möglichkeiten gibt, die Preise anzuheben, auch wenn das eigentlich nötig wäre.

Mit der Kostenrechnung bzw. der Preiskalkulation schafft man Transparenz. Man erfährt z.B., ob und wie viel Gewinn man mit einem Produkt macht oder ob man mit bestimmten Artikeln Verluste erwirtschaftet. Mit diesen Informationen lassen sich dann gezielt Verbesserungen umsetzen. 

Stundensatz- und Zuschlagskalkulation

Zwei wichtige und in der Praxis häufig genutzte Kalkulationsverfahren sind die Stundensatz- und die Zuschlagskalkulation bzw. die Maschinenstundensatzrechnung, eine Erweiterung der Zuschlagskalkulation. Die Verfahren können von Betrieben aus Handwerk, Industrie und Dienstleistung und in einigen Fällen sogar von Händlern genutzt werden. Sie basieren auf der Vollkostenrechnung; d.h., es wird versucht, nicht nur die Einzelkosten, sondern auch anteilig fixe bzw. Gemeinkosten den Produkten zuzurechnen. 

Anders bei der in Teil 2 vorgestellten Gesamtrechnung handelt es sich bei der Kalkulation um eine Betrachtung einzelner Kostenträger. Für jeden Kostenträger wird separat eine Preisberechnung pro Stück vorgenommen, um Kunden einen Angebotspreis unterbreiten zu können. Dieser muss grds. ausreichen, um die Kosten decken und einen Gewinn zu erzielen. Die Angebotskalkulation ist also auch eine Planung, allerdings auf Ebene einzelner Kostenträger. 

Außerdem hilft die Kalkulation, Informationen zur Preis- oder Programmpolitik bereitzustellen. Es können z.B. Preisuntergrenzen für Verhandlungen oder Erfolgsbeiträge einzelner Kostenträger ermittelt werden. Diese Informationen werden auch benötigt, um das Sortiment zu gestalten, indem man z.B. versucht, besonders profitable Artikel bevorzugt zu verkaufen. Mehr dazu im 4ten Teil. Nicht zuletzt erfüllt die Kalkulation mit der Nachkalkulation eine weitere wichtige Aufgabe. Mehr dazu im fünften Teil der Serie.

Stundensatzrechnung

Mit der Stundensatzrechnung bzw. Stundensatzkalkulation werden die Kosten für eine Arbeitsstunde ermittelt. Sie kann gut von kleinen Unternehmen genutzt werden, die keine Kostenstellen benötigen, z.B. Malerbetrieben, IT-Dienstleistern, Gebäudereiniger. Bei Produktions- und Handwerksbetrieben müssen die Materialkosten separat erfasst und ausgewiesen werden, da über die Stunden nur Gemein- oder Fixkosten verrechnet werden. 

Zunächst wird die jährliche Arbeitszeit für das Unternehmen wie folgt ermittelt (s. Abb. 1):
  • Erfassen der Kalendertage und Abzug freier Tage, z.B. Wochenenden, Feiertage, Urlaub, andere Ausfallzeiten, wie Krankheit oder Fortbildung. 
  • Die Anzahl der so berechneten Arbeitstage wird mit der täglichen tariflichen Arbeitszeit multipliziert, nicht mit der tatsächlich im Betrieb verbrachten Zeit. Denn es muss gelingen, mit der tariflichen Zeit so viel zu verdienen, dass man die Kosten decken und einen Gewinn erwirtschaften kann. 
  • Von den berechneten Stunden werden die Zeiten abgezogen, die man nicht für Kunden tätig ist (unproduktive Zeiten), z.B. für Akquise, Angebotserstellung, Reklamationsarbeiten. In dieser Zeit kann man nicht für Kunden arbeiten. Diese Zeiten kann man schätzen oder erfassen. Im Mittel sind rund 30-35% der Arbeitszeit unproduktiv. 
  • Die produktive Zeit wird mit der Anzahl Mitarbeiter multipliziert: Das Ergebnis ist die Stundenzahl, die man für Kunden arbeiten kann.

1. Arbeitszeit ermitteln
Kalendertage 365
– Samstage 52
– Sonntage 52
– Feiertage (unterschiedliche Regelungen der Bundesländer beachten) 10
– Urlaubstage 30
– Krankheitstage (z.B. Durchschnitt der letzten 2-3 Jahre) 5
– sonstige Abwesendheitstage (z.B. Fortbildung) 4
= Anwesenheitstage 212
× tarifliche Arbeitszeit (Stunden/Tag) 8,0
= Anwesenheitsstunden/ Jahr 1.696
– Unproduktive Zeit (z.B. Schätzung oder Aufschreibung) 30 %, 509
= Produktive Zeit/ Mitarbeiter 1.187

2. Produktive Zeit für Betrieb ermitteln
Geschäftsleitung 0,0
+ Mitarbeiter 3,0
+ Sonstige Mitarbeiter (z.B. Aushilfe, Praktikant) 0,0
= Produktive Mitarbeiter/ Betrieb 3,0
x Produktive Zeit/ Mitarbeiter 1.187
= Produktive Stunden/ Jahr 3.562

Abb. 1: s. Arbeitshilfe zur Zeiterfassung

Letzte Änderung W.V.R am 12.04.2023

Autor(en): Jörgen Erichsen
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