IT-Controlling

1. Definition 

IT–Controlling ist ein Bereichscontrolling, mit der Aufgabe die Informationsversorgung, so effektiv und effizient wie möglich zu leisten. Effektiv ist das IT–Controlling, wenn es zum Unternehmensziel beiträgt. Effizient ist das IT–Controlling, wenn es die Ziele mit den geringsten Kosten erreicht.

2. Einteilung

Es gibt drei IT–Controllingbereiche (1–3), die am Lebenszyklus eines Informationssystems ausgerichtet sind und ein weiterer Bereich (4), dem die Systemsteuerung unterliegt.

2.1 IT–Portfolio–Controlling

Das IT–Portfolio–Controlling übernimmt die strategische Planung der IT–Landschaft und deren Entwicklung. Ziel ist es, eine optimale Informationssystemarchitektur bereitzustellen.

2.2 IT–Projekt–Controlling

Das IT–Projekt–Controlling übermittelt die notwendigen Informationen für die Projektplanung und Durchführung an das Projektmanagement.

2.3 IT–Produkt–Controlling

Das Ergebnis der Projektdurchführung ist das implementierte IT–Produkt. Das IT–Produkt–Controlling ist nun für die Systembetreuung, die Wartung, die Weiterentwicklung und die Systemabschaltung verantwortlich.

2.4 IT–Infrastruktur–Controlling

Das IT–Infrastruktur–Controlling koordiniert die Gesamtarchitektur, um eine langfristige IT–Versorgung zu gewährleisten. Gleichzeitig soll es Geschäftsprozesse und IT–Strategien überwachen und erbrachte Infrastrukturleistungen abrechnen.

3. Instrumente

3.1 Portfolio–Analyse

Eine Portfolio – Analyse ermöglicht die Betrachtung der IT–Landschaft in einer hohen Abstraktion. Es wird das schon bestehende IT–Gesamtportfolio analysiert und ein Sollportfolio aufgestellt, dass die bestehenden IT–Strategien und Umweltbedingungen berücksichtigt. Für eine bessere Analyse kann das Portfolio in Teilportfolios aufgeteilt werden, die sich nach den jeweiligen Projekten richten.

3.2 Wirtschaftlichkeitsrechnung

Wirtschaftlichkeitsrechnungen werden zur Prüfung der Rentabilität von Projekten durchgeführt. Es ist ein Verfahren mit dem aus Investitionen, Kosten, Erlösen oder Gewinnen wirtschaftliche Kennzahlen des Projektes ermittelt.

3.3 IT-Balanced-Scorecard

Die Balanced Scorecard hat die Aufgabe die Umsetzung strategischer Vorhaben auf der operativen Ebene mittels Kennzahlen zu überwachen. In der IT dient sie zur Verbesserung der Planung, Kontrolle und Steuerung der kompletten IT–Landschaft.

3.4 IT - Kennzahlen

"Allgemeine IT–Kennzahlen geben einen schnellen und einfachen Gesamtüberblick über die Kosteneffizienz der Gesamt–IT im Vergleich zum Wettbewerb." [1]

3.5 Total–Cost–of–Ownership–Ansatz

Ausgangssituation / Problem:

Die Ermittlung und Verrechnung der Kosten der IT sind die Aufgaben des Produkt– und des Infrastrukturcontrollings. Sie müssen die Zuordnung der verursachenden Kostenstellen gewährleisten. Da die IT nicht nur von einer Organisationseinheit genutzt wird, müssen die Kosten auch übergreifend zugeordnet werden.

Bei der Umlage der Gemeinkosten gibt es noch kein Problem, weil dafür die klassischen Instrumente genutzt werden können. Um einiges schwieriger ist es, die richtige Kostenart der angefallenen Kosten zu bestimmen und die richtige Kostenhöhe zu ermitteln.

Beispiel: Bericht zum 30.09.04 in TEUR

	Bereich Projektierung					Bereich Rechenzentrum
Teilbericht Kostenstellenbericht	Plan	Kst.	Projekt	Abw.		Plan	Kst.	Projekt	Abw.
Primärer Gesamtaufwand	1.538 €	1.275 €	258 €	–17 %		1.474 €	1.040 €	10 €	–29 %
Umlagen	187 €	187 €	0 €	0 %		324 €	318 €	0 €	–2 %
davon Gebäude	30 €	30 €	0 €	0 %		55 €	55 €	0 €	0 %
davon allgemeine Kosten	35 €	32 €	0 €	–9 %		70 €	66 €	0 €	–6 %
davon Vertrieb	37 €	35 €	0 €	–5 %		75 €	70 €	0 €	–7 %
davon Administration	70 €	75 €	0 €	7 %		102 €	105 €	0 €	3 %
davon Betriebsleitung	15 €	15 €	0 €	0 %		22 €	22 €	0 €	0 %
erhaltene Leistungen	150 €	142 €		–5 %		225 €	218 €	0 €	0 %
Gesamtaufwand	1.875 €	1.791 €		–4 %		2.023 €	1.894 €		–6 %
erstellte Leistungen (Entlastung)	1.250 €	1.359 €		9 %		2.570 €	2.939 €		14 %
davon kundeninterne Aufträge		167 €	365 €				180 €	5 €
davon kundenexterne Aufträge			827 €					2.754 €
Kostenstellenergebnis	–625 €	–432 €				547 €	1.045 €

Abb. 1: Bericht Bereichsergebnisse [2]

Problemlösung:

Lösen lässt sich dieses Problem mit dem Total–Cost–of–Ownership–Ansatz. "Dieser ermittelt die Gesamtkosten im Sinne der ’Kosten der Eigentümerschaft’, die hinsichtlich der Nutzung einer IT-Landschaft anfallen." [3] Um tatsächlich alle Kosten zu erfassen und um eine Vergleichbarkeit zwischen den Unternehmen einer Branche herzustellen, entwickelte die Gartner Group eine Art Kontenrahmen.

In ihm gibt es "direkte" und "indirekte" Kosten. Unter den direkten Kosten werden die jährlichen Kosten erfasst. Die indirekten Kosten werden durch Produktivausfälle, durch Systemunterstützungsleistungen vom Anwender oder durch Systemausfälle verursacht. Damit werden die planbaren Kosten von den nicht planbaren Kosten getrennt. So werden alle Kosten erfasst, selbst diese, die nicht budgetiert werden.

Allerdings muss der IT–Controller einen hohen Aufwand leisten, um den hohen Detaillierungsgrad zu erhalten. Um diesen Total–Cost–of–Ownership–Ansatz einzuführen, sollten vorher die Kostenstruktur analysiert, die Kostengliederung vorgenommen, die erforderlichen Daten erhoben und die Kostenhöhe berechnet werden.

4. Berichtswesen

Als Informationsgrundlage wird das Berichtswesen genutzt. Die zusammen gefassten Informationen werden in Form von Berichten wiedergegeben. Durch die Berichte soll die Effizienz des IT–Controllings kontrolliert werden.  "Die Berichte müssen begrifflich klar und inhaltlich korrekt sein. Sie müssen in ihrem Detaillierungsgrad, ihrem Inhalt und ihrer Aufbereitung dem jeweiligen Nutzerkreis und Verwendungszweck angemessen sein." [4]


Literaturverzeichnis:

[1] siehe IT – Kennzahlen für den CIO , C. Glohr, http://www.helbling.ch/documents/pbl_36_105_1109766435.pdf
[2] vgl. IT – Kennzahlen für den CIO , C. Glohr, http://www.helbling.ch/documents/pbl_36_105_1109766435.pdf
[3] siehe Bereichscontrolling, J. Weber, U. Schäffer, 2005, S. 341, Mitte
[4] siehe Berichtswesen, Wikipedia, http://de.wikipedia.org/wiki/Berichtswesen

letzte Änderung R. am 24.07.2023 Autor:  Dana Klempien