Grundlagen des Projektcontrollings

Das Projektcontrolling wird als Unterstützung dem Projektmanagement an die Seite gestellt, um die Planung, die Realisation und den Abschluss des Projekts zu begleiten. Die Aufgabe ist es, das vorgegebene Projektziel zu einem bestimmten Termin mit einer bestimmten Menge zur Verfügung gestellten Ressourcen einzuhalten. Das Projektcontrolling ist dafür zuständig, diese Zielvorgaben mit dem laufenden Projekt zu vergleichen, Abweichungen auf ihre Ursachen hin zu untersuchen und Gegenmaßnahmen vorzuschlagen.

1. Die 3 Phasen des Projektcontrollings

1.1 Konzeptions- und Planungsphase

In der Vorbereitungsphase werden mehrere Vorschläge zur Projektidee diskutiert. Die Basis für die Diskussion ist die Überprüfung der Voraussetzungen nach quantitativen und qualitativen Gesichtspunkten, wie Risiko und Attraktivität der Vorschläge. Einer der Vorschläge wird durch einen Projektstrukturplan konkretisiert, der Termine, Kosten, Ressourcen und Etappenziele (Meilensteine) beinhaltet. Für die Dokumentation sollte ein Projektinformationssystem entwickelt werden. 

1.2 Realisationsphase

Eine stetige Detaillierung des Plans gewährleistet eine gute Umsetzung. Die Dokumentation soll Abweichungen aufzeigen. Zusätzlich überprüft der Controller die Einhaltung der gesetzten Meilensteine, also die fixierten Termine zu denen bestimmte Ergebnisse vorliegen sollen. Sobald Abweichungen aufgetreten sind, ist es sinnvoll, nach dem Grund dafür zu suchen. Es ist leichter, die geeigneten Gegenmaßnahmen zu finden und einzuleiten, wenn die Ursache bekannt ist.  

1.3 Abschluss- und Bewertungsphase

Bei der letzten Phase eines Projekts werden die Soll-Werte allen Ist-Werten gegenüber gestellt und analysiert. Weiterhin wird der Ablauf des Projekts bewertet, um für noch folgende Projekte aus den Fehlern lernen zu können. In einem Projektabschlussbericht werden dann die Ergebnisse der Analysen und Bewertungen dokumentiert, so dass sie gesammelt und in eine Erfahrungsdatenbank eingetragen werden können. 

2. Instrumente / Methoden des Projektcontrollings [1]

2.1 Für den Projektstrukturplan (erste Phase)

• Investitionsrechenverfahren,
• Kosten-Nutzen-Analysen,
• Kosten- und Erlösschätzmethoden,
• Nutzwertanalysen,
• Expertenbefragungen,
• Simulationsrechnungen,
• Risikoprofilanalysen

2.2 Zur Kontrolle des Plans (zweite Phase)

• Verfahren der Zuschlagskalkulation,
• projektbezogene Finanz- und Liquiditätsplanung,
• Einzelkennzahlen,
• Planfortschrittskontrolle von Kosten,
• Meilenstein-Trendanalyse, Kosten-Trendanalyse,
• Gegenüberstellung von Kosten, Leistungen und Terminen in Form einer Soll/Wird (Soll/Soll, Ist/Ist, Soll/Ist) Kontrolle für Teilschritte

Kosten/ Leistungen	Materialaufwand		Termin		Abweichung (Soll / Ist)
	Ist	Soll	Ist	Soll	Aufwendung	Termin
Abschnitt 1	5.400 €	5.100 €	1.2	1.2	-300 €	0
Abschnitt 2	3.540 €	3.540 €	5.3	1.3	0 €	-4
Abschnitt 3	3.860 €	3.860 €	2.4	1.4	0 €	-1
Abschnitt 4	4.700 €	5.020 €	30.4	1.5	320 €	1
Abschnitt 5	5.520 €	5.300 €	31.5	1.6	-220 €	1
Summe	23.020 €	22.820 €			-200 €	-3

3.1 Gründe für die Planabweichungen:

Abschnitt 1: kurzfristiger Lieferantenwechsel
Abschnitt 4: Sonderkonditionen ausgehandelt
Abschnitt 5: Wechselkursschwankungen

Kosten/ Leistungen	Personalaufwand		Abweichung (Soll / Ist)
	Ist	Soll
Abschnitt 1	5.000 €	5.000 €	0 €
Abschnitt 2	4.000 €	4.000 €	0 €
Abschnitt 3	6.000 €	4.000 €	-2.000 €
Abschnitt 4	5.000 €	4.000 €	-1.000 €
Abschnitt 5	5.000 €	5.000 €	0 €
Summe	25.000 €	22.000 €	-3.000 €

3.2 Gründe für die Planabweichungen:

Abschnitt 3: mehr AK um den Zeitverzug wieder aufzuholen
Abschnitt 4: kein Zeitverzug mehr riskieren

3. Schlussbetrachtung

Wenn die Soll/Ist-Vergleiche nicht oft genug und in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden, kann das dazu führen, dass Abweichungen lange Zeit unbemerkt bleiben. Da keine Gegenmaßnahmen eingeleitet werden können, wäre das Gelingen des Projektes in Gefahr.

Die Dokumentation und die Eintragung der Ergebnisse in eine Erfahrungsdatenbank spielen eine wichtige Rolle. Bei der Planung eines neuen Projektes können die Fehler der vergangenen Projekte und die Daten der Erfahrungsdatenbank mit einbezogen werden. So fördert die Fehleranalyse das Gelingen der neuen Projekte.


Fußnoten:
[1] vgl. Projektmanagement Steinle/Bruch/Lawa, FAZ Verlagsbereich Wirtschaftsbücher, 1995, S.136-143 und Planung im Projektteam, Band 1, 2. Aufl., Kannheiser/Hormel/Aichner, Rainer Hampp Verlag, 1997, S. 53-68.
[2] vgl. Projektmanagement Steinle/Bruch/Lawa, FAZ Verlagsbereich Wirtschaftsbücher, 1995, S. 143.

letzte Änderung Dana Klempien am 09.08.2022 Bild:  Bildagentur PantherMedia / Alex Brylov