Grundlagen des Projektcontrollings

Das Projektcontrolling wird als Unterstützung dem Projektmanagement an die Seite gestellt, um die Planung, die Realisation und den Abschluss des Projekts zu begleiten. Die Aufgabe ist es, das vorgegebene Projektziel zu einem bestimmten Termin mit einer bestimmten Menge zur Verfügung gestellten Ressourcen einzuhalten. Das Projektcontrolling ist dafür zuständig, diese Zielvorgaben mit dem laufenden Projekt zu vergleichen, Abweichungen auf ihre Ursachen hin zu untersuchen und Gegenmaßnahmen vorzuschlagen.

Es lässt sich in drei Phasen einteilen: 

a) Konzeptions- und Planungsphase 

In der Vorbereitungsphase werden mehrere Vorschläge zur Projektidee diskutiert. Die Basis für die Diskussion ist die Überprüfung der Vorraussetzungen nach quantitativen und qualitativen Gesichtspunkten, wie Risiko und Attraktivität der Vorschläge. Einer der Vorschläge wird durch einen Projektstrukturplan konkretisiert, der Termine, Kosten, Ressourcen und Etappenziele (Meilensteine) beinhaltet. Für die Dokumentation sollte ein Projektinformationssystem entwickelt werden. 


b) Realisationsphase 

Eine stetige Detaillierung des Plans gewährleistet eine gute Umsetzung. Die Dokumentation soll Abweichungen aufzeigen. Zusätzlich überprüft der Controller die Einhaltung der gesetzten Meilensteine, also die fixierten Termine zu denen bestimmte Ergebnisse vorliegen sollen. Sobald Abweichungen aufgetreten sind, ist es sinnvoll, nach dem Grund dafür zu suchen. Es ist leichter, die geeigneten Gegenmaßnahmen zu finden und einzuleiten, wenn die Ursache bekannt ist.  


c) Abschluss- und Bewertungsphase 

Bei der letzten Phase eines Projekts werden die Soll-Werte allen Ist-Werten gegenüber gestellt und analysiert. Weiterhin wird der Ablauf des Projekts bewertet, um für noch folgende Projekte aus den Fehlern lernen zu können. In einem Projektabschlussbericht werden dann die Ergebnisse der Analysen und Bewertungen dokumentiert, so dass sie gesammelt und in eine Erfahrungsdatenbank eingetragen werden können. 

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Das Excel-Tool unterstützt den Controller bei der Präsentation der Top-Level-Meilensteine oder Phasen bzw. Aktivitäten eines Projekts als Balkenplan oder als Abbildung auf einem Zeitstrahl, ohne dass dafür ein Terminplanungstool bemüht oder viel Zeit und Mühe in ein Mal- oder Zeichenprogramm investiert werden mussen. Für nur 20.00 Euro. Hier bestellen >>

2. Instrumente / Methoden des Projektcontrollings ¹

Für den Projektstrukturplan (erste Phase)
Investitionsrechenverfahren,
Kosten-Nutzen-Analysen,
Kosten- und Erlösschätzmethoden,
Nutzwertanalysen,
Expertenbefragungen,
Simulationsrechnungen,
Risikoprofilanalysen

Zur Kontrolle des Plans (zweite Phase)
Verfahren der Zuschlagskalkulation,
projektbezogene Finanz- und Liquiditätsplanung,
Einzelkennzahlen,
Planfortschrittskontrolle von Kosten,
Meilenstein-Trendanalyse, Kosten-Trendanalyse,
Gegenüberstellung von Kosten, Leistungen und Terminen in Form einer Soll/Wird (Soll/Soll, Ist/Ist, Soll/Ist) Kontrolle für Teilschritte

Gründe für die Planabweichungen:
Abschnitt 1: kurzfristiger Lieferantenwechsel
Abschnitt 4: Sonderkonditionen ausgehandelt
Abschnitt 5: Wechselkursschwankungen



Gründe für die Planabweichungen:
Abschnitt 3: mehr AK um den Zeitverzug wieder aufzuholen
Abschnitt 4: kein Zeitverzug mehr riskieren

Für den Projektabschlussbericht (dritte Phase)

4. Schlussbetrachtung

Quellen:
¹ vgl. Projektmanagement Steinle/Bruch/Lawa, FAZ Verlagsbereich Wirtschaftsbücher, 1995, S.136-143 und Planung im Projektteam, Band 1, 2. Aufl., Kannheiser/Hormel/Aichner, Rainer Hampp Verlag, 1997, S. 53-68.
² vgl. Projektmanagement Steinle/Bruch/Lawa, FAZ Verlagsbereich Wirtschaftsbücher, 1995, S. 143.

letzte Änderung Dana Klempien am 23.05.2018

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