![]( "Grundlagen des Projektcontrollings")
Das Projektcontrolling wird als
Unterstützung dem Projektmanagement an die Seite gestellt, um die
Planung, die Realisation und den Abschluss des Projekts zu begleiten. Die
Aufgabe ist es, das vorgegebene Projektziel zu einem bestimmten Termin mit einer bestimmten Menge zur Verfügung gestellten Ressourcen einzuhalten. Das Projektcontrolling ist dafür zuständig, diese Zielvorgaben mit dem laufenden Projekt zu vergleichen,
Abweichungen auf ihre Ursachen hin zu untersuchen und Gegenmaßnahmen vorzuschlagen.
1. Die 3 Phasen des Projektcontrollings
1.1 Konzeptions- und Planungsphase
In der Vorbereitungsphase werden mehrere Vorschläge zur Projektidee diskutiert. Die Basis für die Diskussion ist die Überprüfung der Voraussetzungen nach
quantitativen und
qualitativen Gesichtspunkten, wie Risiko und Attraktivität der Vorschläge. Einer der Vorschläge wird durch einen Projektstrukturplan konkretisiert, der Termine,
Kosten, Ressourcen und Etappenziele (Meilensteine) beinhaltet. Für die Dokumentation sollte ein Projektinformationssystem entwickelt werden.
1.2 Realisationsphase
Eine stetige Detaillierung des Plans gewährleistet eine gute Umsetzung. Die
Dokumentation soll Abweichungen aufzeigen. Zusätzlich überprüft der
Controller die Einhaltung der gesetzten Meilensteine, also die fixierten Termine zu denen bestimmte Ergebnisse vorliegen sollen. Sobald Abweichungen aufgetreten sind, ist es sinnvoll, nach dem Grund dafür zu suchen. Es ist leichter, die geeigneten
Gegenmaßnahmen zu finden und einzuleiten, wenn die Ursache bekannt ist.
1.3 Abschluss- und Bewertungsphase
Bei der letzten Phase eines Projekts werden die
Soll-Werte allen
Ist-Werten gegenüber gestellt und analysiert. Weiterhin wird der Ablauf des Projekts bewertet, um für noch folgende Projekte aus den Fehlern lernen zu können. In einem Projektabschlussbericht werden dann die Ergebnisse der Analysen und Bewertungen dokumentiert, so dass sie gesammelt und in eine Erfahrungsdatenbank eingetragen werden können.
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2. Instrumente / Methoden des Projektcontrollings [1]
2.1 Für den Projektstrukturplan (erste Phase)
2.2 Zur Kontrolle des Plans (zweite Phase)
2.3 Für den Projektabschlussbericht (dritte Phase)
- Soll/Ist-Analyse des ursprünglichen Projektplans im Vergleich zum durchgeführten Projekt
-
Bestimmung der Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren, um ein internes "Projekt-Benchmarking“ zu ermöglichen [2].
3. Beispiel: Soll / Ist-Kontrolle
Um zu erkennen, ob das Projekt Erfolg haben wird, also dem Plan folgt, ist es notwendig, den Plan ständig mit den derzeitigen
Daten zu
vergleichen. So können gegebenenfalls noch Gegenmaßnahmen ergriffen werden.
|
Kosten/ Leistungen
|
Materialaufwand
|
Termin
|
Abweichung (Soll / Ist)
|
|
Ist
|
Soll
|
Ist
|
Soll
|
Aufwendung
|
Termin
|
|
Abschnitt 1
|
5.400 €
|
5.100 €
|
1.2
|
1.2
|
300 €
|
0
|
|
Abschnitt 2
|
3.540 €
|
3.540 €
|
5.3
|
1.3
|
0 €
|
4
|
|
Abschnitt 3
|
3.860 €
|
3.860 €
|
2.4
|
1.4
|
0 €
|
1
|
|
Abschnitt 4
|
4.700 €
|
5.020 €
|
30.4
|
1.5
|
-320 €
|
-1
|
|
Abschnitt 5
|
5.520 €
|
5.300 €
|
31.5
|
1.6
|
220 €
|
-1
|
|
Summe
|
23.020 €
|
22.820 €
|
|
|
200 €
|
3
|
3.1 Gründe für die Planabweichungen:
Abschnitt 1: kurzfristiger Lieferantenwechsel
Abschnitt 4: Sonderkonditionen ausgehandelt
Abschnitt 5: Wechselkursschwankungen
|
Kosten/ Leistungen
|
Personalaufwand
|
Abweichung (Soll / Ist)
|
|
Ist
|
Soll
|
|
Abschnitt 1
|
5.000 €
|
5.000 €
|
0 €
|
|
Abschnitt 2
|
4.000 €
|
4.000 €
|
0 €
|
|
Abschnitt 3
|
6.000 €
|
4.000 €
|
2.000 €
|
|
Abschnitt 4
|
5.000 €
|
4.000 €
|
1.000 €
|
|
Abschnitt 5
|
5.000 €
|
5.000 €
|
0 €
|
|
Summe
|
25.000 €
|
22.000 €
|
3.000 €
|
3.2 Gründe für die Planabweichungen:
Abschnitt 3: mehr AK um den Zeitverzug wieder aufzuholen
Abschnitt 4: kein Zeitverzug mehr riskieren
3. Schlussbetrachtung
Wenn die Soll/Ist-Vergleiche nicht oft genug und in
regelmäßigen Abständen durchgeführt werden, kann das dazu führen, dass Abweichungen lange Zeit unbemerkt bleiben. Da keine Gegenmaßnahmen eingeleitet werden können, wäre das Gelingen des Projektes in Gefahr.
Die Dokumentation und die Eintragung der Ergebnisse in eine
Erfahrungsdatenbank spielen eine wichtige Rolle. Bei der Planung eines neuen Projektes können die Fehler der vergangenen Projekte und die Daten der Erfahrungsdatenbank mit einbezogen werden. So fördert die
Fehleranalyse das Gelingen der neuen Projekte.
Fußnoten:
[1] vgl. Projektmanagement Steinle/Bruch/Lawa, FAZ Verlagsbereich Wirtschaftsbücher, 1995, S.136-143 und Planung im Projektteam, Band 1, 2. Aufl., Kannheiser/Hormel/Aichner, Rainer Hampp Verlag, 1997, S. 53-68.
[2] vgl. Projektmanagement Steinle/Bruch/Lawa, FAZ Verlagsbereich Wirtschaftsbücher, 1995, S. 143.
letzte Änderung Dana Klempien
am 22.09.2023
Bild:
Bildagentur PantherMedia / Alex Brylov
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02.10.2007 05:09:45 - Dieter Steinfort
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