Projektcontrolling - Begriff und Organisation

In der DIN 69901 wird das Projektcontrolling als Regelkreis beschrieben: So soll die „Sicherung des Erreichens der Projektziele durch: Soll-Ist-Vergleich, Feststellung der Abweichungen, Bewerten der Konsequenzen und Vorschlagen von Korrekturmaßnahmen, Mitwirkung bei der Maßnahmenplanung und Kontrolle der Durchführung“ (1) erfolgen. Dem Projektcontrolling obliegt somit die Transparenzverantwortung, um die Antwort zur Frage nach der Effektivität („Doing the right things?“) und der Effizienz des Projektes („Doing things right?“) eindeutig abbilden zu können. (2)  Projektcontrolling hat eine unterstützende Rolle für das Projektmanagement und nimmt somit einen gewissen Servicecharakter ein.

Das Projektcontrolling ist als ein Spezialbereich des Unternehmenscontrollings neben den weiteren Controllingbereichen anzusehen. Beispiele dafür sind Vertriebscontrolling, Beschaffungscontrolling, Forschungs- und Entwicklungscontrolling, Personalcontrolling und andere. 


So wird durch das Projektcontrolling einerseits die Verbindung von Projektplanung, -steuerung und -kontrolle zum Unternehmenscontrolling garantiert. Diese Verbindung ist unerlässlich, da Projekte und ihr Ablauf erheblichen Einfluss auf den Unternehmenserfolg haben können. Andererseits wird die Projektleitung durch das Projektcontrolling bei der Wahrnehmung ihrer Führungsaufgaben unterstützt. Vorrangige Aufgaben sind folglich die Ausgestaltung der Strukturen und Prozesse für eine effiziente Projektabwicklung, ebenso wie die Koordination der Projektmanagementaufgaben. (3) Zusätzlich hängt die organisatorische Eingliederung des Projektcontrollings im Unternehmen von der Art des Projektes und der Organisationsform der Projektsteuerung ab. (4)


Dabei steht zuerst die Frage nach dem Träger des Projektcontrollings im Raum. Das Projektcontrolling kann durch die verschiedensten Träger ausgeführt werden. Am häufigsten erfolgt das Projektcontrolling durch eigens für das Projekt abgestellte Controller. Abhängig von der Projektgröße werden diese während der Projektlaufzeit zumeist von Ihren sonstigen Controllingtätigkeiten freigestellt.(5)

Desweiteren kann das Projektcontrolling zentral oder dezentral erfolgen. Im Falle eines dezentralen Controllings wird das Projekt abgegrenzt von den anderen Unternehmensbereichen betrachtet. Dabei ist anzustreben, dass der Projektcontroller direkt der Projektleitung unterstellt ist. Diese Vorgehensweise ist sinnvoll, da der Projektleiter die Gesamtverantwortung für das Projekt trägt und ihm somit alle anderen beteiligten Stellen untergeordnet sein müssen. Die Zuordnung des Controllers zum Projekt trägt ebenfalls dazu bei, dass dieser sich besser in das Projektteam integrieren kann. Dennoch sollte der Controller für fachliche Belange im Idealfall weiterhin vom zentralen Controlling unterwiesen werden, um ein einheitliches Controlling gewähren zu können. Bei dem vorgenannten Konzept handelt es sich um das „dotted-line-Prinzip“, welches in der folgenden Abbildung grafisch dargelegt ist.



Das Projektcontrolling wird in der Praxis jedoch in sehr unterschiedlichen Formen in die jeweilige Unternehmensstruktur eingegliedert. (6)


Projekte können aufgrund verschiedenster Ursachen scheitern. Zu diesen gehören u.a. fehlende verbindliche Richtlinien für die Projektabwicklung, fehlende Entscheidungskriterien bei der Auswahl von Projekten, unpräzise Meilensteine, fehlende Kompetenz der beteiligten Personen, fehlende Anreize im Erfolgsfall und noch viele mehr. (7)  Da Projekte ab einer bestimmten Größe nur noch schwer allein vom Projektmanagement händelbar sind, tritt an dieser Stelle die Unterstützung durch ein Projektcontrolling in den Vordergrund. Die Aufgaben des Projektcontrollings sind:

  • Durchführung der Projektprogrammplanung
  • Projektplanung mittels Struktur-, Termin-, Kosten- und Kapazitätsplanung
  • Abstimmung der Projektplanung mit funktionalen und querschnittsbezogenen Teilplänen im Unternehmen
  • Koordination von Projektplanung und Projektkontrolle
  • feedbackorientierte Termin-, Kapazitäts- und Kostenkontrollen, Abweichungsanalysen und Einleitung von Gegensteuerungsmaßnahmen
  • Anpassung von Projekten aufgrund feedforward-orientierter Kontrollen
  • Aufbau von Projektinformationssystemen und von Projektkostenrechnungen


Es lässt sich ableiten, dass der Projektcontroller sehr umfangreiche Aufgabengebiete zu bearbeiten hat. Das Projektcontrolling ist somit folglich für den Vergleich des laufenden Projektes mit den Zielvorgaben zuständig, sowie mögliche Ursachen für vorhandene Abweichungen zu finden und entsprechende Gegenmaßnahmen zu initiieren. Im Falle von mehreren vorhandenen Projekten, hat der Projektcontroller diese auch untereinander abzustimmen. Ebenfalls gilt es, gewonnene Erkenntnisse aktiv in ein Projekt einzubringen und dadurch ein verbessertes Projektergebnis zu ermöglichen. (8)
 



Quellen:
(1) Controlling von Projekten, Fiedler, 4.Auflage, 2008, S. 11.
(2) Vgl. Management und Controlling von IV-Projekten, Kargl, 2000, S. 149.
(3) Vgl. Controlling von Projekten, Fiedler, 4.Auflage, 2008, S. 13.
(4) Vgl. Controlling, Ossadnik, 1996, S. 92.
(5) Vgl. Controlling von Projekten, Fiedler, 4.Auflage, 2008, S. 19.
(6) Vgl. ebenda S. 22-24.

(7) Vgl. portal.maurer-management-services.de
(8) Vgl.
Controlling, Ossadnik, 1996, S. 91-92.


letzte Änderung Annette Witzenhausen am 23.05.2018

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