Projektmanagement und Projektcontrolling

Annette Witzenhausen
Die vorgelegte Arbeit beschäftigt sich mit Projektmanagement und Projektcontrolling. Ziel der Ausarbeitung ist es, dem Leser die Aufgaben des Controllings und Managements innerhalb von Projekten näher zu bringen. Im ersten Teil werden dazu die Grundbegriffe erläutert und ein erster Einblick in die Rolle des Projektcontrollings gewährt.

Im Hauptteil werden der Aufbau und der Ablauf eines Projektes mit den dazugehörigen Phasen dargelegt und es wird auf die Methoden und Instrumente des Projektcontrollings eingegangen.
In einer Zeit wachsender Globalisierung und damit verbunden einem steigenden Kostendruck, sehen sich viele Unternehmen dem Zwang zur Rationalisierung gegenübergestellt.

Eine Möglichkeit dennoch Kosten und Ressourcen flexibel einsetzen zu können, bieten Projekte, da sie zeitlich befristet und damit für Unternehmen überschaubar sind. Dennoch verlaufen Projekte nicht immer planungsgemäß. Aus diesem Grund ist es während der Projektdurchführung besonders wichtig, regelmäßig ausführliche Informationen über den Projektablauf zu erhalten und diese auch zu nutzen.

Mögliche Abweichungen können somit analysiert und Gegenmaßnahmen eingeleitet werden, sofern die Abweichungen negative Tendenzen aufweisen. Eine Terminverkürzung, und somit eine früherer Eintritt des Projektziels, stellt zwar ebenfalls eine Abweichung vom Plan dar, ist aber als positiv zu bewerten.

Unternehmen, die Projekte durchführen, müssen diese an das Zielsystem des Unternehmens anpassen und ebenso eine hierarchische Eingliederung des Projektes und der Teammitglieder vornehmen. Mögliche Ansätze dafür werden aufgezeigt und besonders im Hinblick auf Projektmanagement und Projektcontrolling erläutert.

Grundlagen Projektmanagement

1. Das Projekt

Der Begriff Projekt ist in der DIN 69901 definiert. Ein Projekt ist demnach "ein Vorhaben, das im wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist“ [1]. Als Bedingungen können dabei:
  • eine zeitliche Begrenzung, 
  • ein festgelegtes Ziel, 
  • ein festgelegter Budgetrahmen, 
  • personelle Restriktionen, 
  • bereichsübergreifende Teamarbeit, 
  • Komplexität sowie 
  • eine gewisse Unsicherheit verbunden mit verschiedenen Risiken aufgefasst werden [2].

Zumeist gibt es lediglich eine Zielstellung, ohne vorgegebenen oder bekannten Lösungsweg, so dass eine Abgrenzung von der Aufgabe hin zu einem Projekt nur schwer vorzunehmen ist [3]. Häufig wird anhand von allgemeinen Kriterien eine Abgrenzung vorgenommen, z. B. bei Vorhaben von über 50.000 € oder bei einer Beteiligung von mehr als zwei (Unternehmens- ) Bereichen [4]. 

Charakterisierend für Projekte sind vor allem komplexe Aufgabenstellungen, die zumeist die möglichen Leistungen innerhalb der klassischen Unternehmensstrukturen übersteigen und daher von bereichsübergreifenden Teams bearbeitet und bis zur vollständigen Realisierung begleitet werden. Die Koordination kann dabei innerhalb des Unternehmens erfolgen aber auch extern.

Vor Beginn eines Projektes stehen als feste Größe der Start- und Endtermin. Die Zweckerfüllung desselben stellt sogleich das Ende eines Projektes dar [5].

Projekte werden entsprechend ihrem Inhalt bezeichnet, so gibt es beispielsweise:
  • Bauprojekte (Einkaufszentrum) 
  • Forschungs- und Entwicklungsprojekte (F&E) 
  • Machbarkeits-/Durchführbarkeitsstudien (häufig bei F&E- Projekten) 
  • Organisations- und Managementprojekte (Rationalisierungen) 
  • Investitionsprojekte (Logistikzentrum einrichten) 
  • Kunden-/Vertriebsprojekte (z.B. Großauftrag für einen Kunden) 
  • IT-Projekte (ERP-Systeme) 
  • Veranstaltungs-/Dienstleistungsprojekte (Messen) [6]

Zusammenfassend gelten Projekte somit "als innovative Aufgabenkomplexe bzw. als Investitionen in die Zukunft, die innerhalb eines begrenzten Zeithorizonts mit limitierten Ressourcen durchzuführen sind [7].“

2. Projektmanagement

Unter Projektmanagement wird laut DIN 69901 die "Gesamtheit von Führungsaufgaben, Führungsorganisation, Führungstechniken und Führungsmitteln für die Abwicklung eines Projekts“ [8] verstanden.

Somit umfasst das Projektmanagement die
  • planenden, 
  • organisierenden, 
  • kontrollierenden und 
  • steuernden Tätigkeiten 
  • ebenso wie die Personalführung innerhalb eines Projektes. 

Es ist verantwortlich für die Eckdaten eines Projektes inklusive kompletter Planung, Erstellung der Projektziele und Überwachung des Projektfortschrittes.

Dazu kommen die Entscheidungen zur Auswahl des Projektteams, zur Wahl des Organisationsmodells, der Einbindung des Projektes in die Unternehmenshierarchie und den Abwicklungsmodalitäten des Projektes.

Dazu zählen hauptsächlich die Terminplanung inklusive Projektphasen- und Meilensteinfestlegung, sowie die Ablaufkontrolle mittels eines geeigneten Berichtswesens. Dabei ist festzuhalten, dass das Projektmanagement lediglich das Projekt begleitet, aber an der Durchführung nicht aktiv beteiligt ist [9].

Begriff und Organisation

In der DIN 69901 wird das als Regelkreis beschrieben: So soll die "Sicherung des Erreichens der Projektziele durch: Soll-Ist-Vergleich, Feststellung der Abweichungen, Bewerten der Konsequenzen und Vorschlagen von Korrekturmaßnahmen, Mitwirkung bei der Maßnahmenplanung und Kontrolle der Durchführung"  erfolgen. 

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Phasen im Projektcontrolling

Projekte werden in mehrere Phasen oder Teilschritte im Projektcontrolling untergliedert. Am häufigsten ist dabei die folgende Aufteilung vorzufinden. 

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Instrumente und Methoden des strategischen Projektcontrolling

Für das Projektcontrolling gibt es viele verschiedene Methoden und Kennzahlen zur Analyse eines Projektes. Der Projektstrukturplan, die Meilensteintrendanalyse sowie die Nutzwertanalyse werden im Folgenden als Beispiele für das strategische Projektcontrolling näher betrachtet. Hierbei gilt es ein Projekt auszuwählen, welches erfolgsversprechend ist.

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Zusammenfassung

Entscheidet sich ein Unternehmen für die Abwicklung seiner Aufträge mittels Projektarbeit, so kann dies Vorteile aber auch Nachteile mit sich bringen. Projektarbeiten sind flexibel und planbar im Hinblick auf Kosten und Ressourceneinsatz, doch nicht jeder Plan kann zeitgerecht und mit den angedachten Ressourcen in die Tat umgesetzt werden.

Anhand dieser Arbeit werden die Abläufe und Funktionsbereiche von Projekten erläutert, Risiken aufgezeigt und Kennzahlen erläutert. Verdeutlicht werden sollen dabei die komplexen Abläufe, die durch den Einsatz eines Projektcontrollings zentral gebündelt und bearbeitet werden können.

Notwendig ist dies, um zunächst eine detaillierte Planung zu erhalten, den Projektablauf steuern zu können und abschließend eine Projektanalyse durchführen zu können. Doch die Aufgaben des Projektcontrollings sind noch weitaus vielfältiger. Es arbeitet direkt mit dem Projektmanagement zusammen und ist auch für den Zusammenhalt der Teammitglieder zuständig.

Die Einrichtung eines Projektcontrollings ist in dem meisten Fällen vorteilhaft, garantiert allerdings nicht zwangsläufig einen planmäßigen Ablauf von Projekten. Das Projektcontrolling dient vorrangig der Planung und Analyse der Daten, ist aber nicht aktiv an der eigentlichen Projekterfüllung beteiligt

Download der vollständigen Datei: Projektmanagement und Controlling.pdf

 

Fußnoten:
[1] Fiedler, S. 4
[2] Vgl. Fiedler, S. 2-3
[3] Vgl. portal.maurer-management-services.de/
[4] Vgl. Fiedler, S 4
[5] Vgl. Ossadnik, S. 91
[6] Vgl. portal.maurer-management-services.de/
[7] Röger, Dragoudakis, Morelli, S. 2
[8] Fiedler, S. 7




letzte Änderung Annette Witzenhausen am 14.04.2023

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