Kosten- und Leistungsrechnung - Aus der Praxis für die Praxis - Teil 5: Nachkalkulation und Kennzahlenauswahl zu Kostenrechnung und Kalkulation

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Die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) ist eines der wichtigsten betriebswirtschaftlichen Werkzeuge. Mit ihr erfahren Unternehmer und Selbstständige nicht nur, wie es um die Umsätze und Kosten im Betrieb insgesamt bestellt ist. Die KLR wird auch benötigt, um realistische und wettbewerbsfähige Preise zu berechnen. Besonders wichtig: Mit ihr lässt sich feststellen, mit welchen Produkten oder Kunden man etwas verdient – und mit welchen nicht. Mit der KLR lässt sich zudem aufdecken, ob und wo ein Unternehmen Verbesserungsmöglichkeiten hat. Und letztendlich ist sie oft der Einstieg in die strategische Unternehmensentwicklung und Zukunftssicherung von Unternehmen.

Zur KLR gibt es zahllose Veröffentlichungen, die sich vor allem mit Definitionen und Theorien befassen. Im Unterschied dazu ist diese Serie ist so konzipiert, dass sie sich vor allem mit der Anwendbarkeit im Tagesgeschäft befasst und so gerade für Unternehmer in kleinen Betrieben und Selbstständige einen hohen Nutzwert bietet. 

Teil 1: Notwendigkeit einer Kosten- und Leistungsrechnung - Grundlagen und Grundbegriffe
Teil 2: Überblick verschaffen: Umsatz-, Gewinn-, Liquiditätsplanung
Teil 3: Preiskalkulation mit der Vollkostenrechnung
Teil 4: Preiskalkulation und Entscheidungsrechnungen mit der Deckungsbeitragsrechnung
Teil 5: Nachkalkulation und Kennzahlenauswahl zu Kostenrechnung und Kalkulation
Teil 6: Spezielle Anwendungen: Prozesskostenrechnung und Einstieg in die strategische Unternehmensentwicklung 

Teil 5: Nachkalkulation und Kennzahlenauswahl zu Kostenrechnung und Kalkulation

Mithilfe der Vor- oder Angebotskalkulation wird in der Regel ein Preis für ein Produkt oder einen Auftrag berechnet, den man einem Kunden unterbreitet. Im Prinzip handelt es sich bei der Angebotskalkulation um eine Planung von Preisen, wobei zum Zeitpunkt der Kalkulation nicht immer klar ist, ob man seine Ziele, z.B. einen bestimmten Gewinn, erreichen kann. Das lässt sich erst später, wenn ein Auftrag erledigt oder ein Produkt hergestellt ist, feststellen. 

Das Instrument dazu ist die Nachkalkulation bei der Plan- und Istwerte gegenübergestellt werden. Eine Nachkalkulation sollten alle Unternehmen regelmäßig durchführen, egal aus welcher Branche sie sind und mit welchem Produktangebot am Markt aktiv sind.
Die Nachkalkulation erfüllt i.W. folgende Ziele:

1. Gegenüberstellung von Plan- und Istwerten, z.B. Preise, Kosten und Termine, um Abweichungen erkennen und die Qualität der Angebotskalkulation prüfen zu können.
2. Analyse der Abweichungen mit dem Ziel, nach Möglichkeiten zu suchen, diese künftig zu vermeiden oder zu reduzieren bzw. positive Abweichungen zu verstärken.
3. Lernen, was man bei künftigen Kalkulationen und Angeboten grundsätzlich besser machen kann.
4. Positionen, die bei einer Nachkalkulation mindestens betrachtet werden sollten

Zu den Positionen, die im Rahmen einer Nachkalkulation mindestens betrachtet werden sollten, gehören:

• die Nettopreise, 
• die Nachlässe und 
• die Kosten. 
• Und fast immer ist es sinnvoll, zusätzlich Zeiten oder Mengen zu betrachten, um noch mehr über Abweichungen, deren Ursachen und Steuerungsmaßnahmen in Erfahrung zu bringen. 

Nachkalkulation mit Vollkosten eher weniger geeignet

Für Zwecke der Nachkalkulation ist die Vollkostenrechnung tendenziell meist weniger sinnvoll. Denn mit der Vollkostenbetrachtung entsteht das Problem, dass mehr oder weniger Gemeinkosten verrechnet werden, als tatsächlich vorhanden sind, weil sich die Zuschlagsätze ja auf die variablen Kosten beziehen (vgl. Teil 3 der KLR-Serie).

Ein vereinfachtes Beispiel verdeutlicht die Zusammenhänge: Ein Unternehmen kalkuliert mit der Vollkostenrechnung den Preis für ein Produkt A. Abb. 1 zeigt einen Auszug aus Vollkostenkalkulation und die Auswirkungen, die sich ergeben, wenn man die Nachkalkulation unter Beibehaltung der Gemeinkostenzuschlagssätze vornimmt. 



Abb. 1 Beispiel einer Nachkalkulation auf Basis von Vollkosten

Durch die prozentualen Zuschlagssätze werden bei der Nachkalkulation mehr Gemeinkosten verrechnet, als tatsächlich vorhanden sind. Denn die Gemeinkosten werden bei der Vollkostenkalkulation ja auf die Einzelkosten aufgeschlagen. Der Ansatz ist aber im Prinzip falsch, dass es sich bei den Gemeinkosten in der Regel um Fixkosten handelt, die sich kurzfristig nicht ändern. Besser wäre es, im Rahmen der Nachkalkulation nur die Einzelkosten gegenüberzustellen. Damit beläuft sich die „echte“ Abweichung auf 20, nicht auf 31 Euro. 

Wenn dennoch mit dem Kalkulationsschema der Zuschlagskalkulation gearbeitet werden soll, sollte man sich besonders auf die Einzel- bzw. variablen Kosten konzentrieren bzw. bei der Nachkalkulation statt mit Prozentwerten zu arbeiten, die absoluten Werte für die Gemeinkosten aus der Angebotskalkulation übernehmen. In der unten downloadbaren Excel-Lösung gibt es hierzu ebenfalls eine Vorlage.

Letzte Änderung W.V.R am 19.02.2021
Autor(en): Jörgen Erichsen