Unter Benchmarking wird ein kontinuierlicher Prozess verstanden, bei dem Produkte und Dienstleistungen (ferner alle möglichen Objekte), der eigenen Unternehmung mit denen des stärksten Mitbewerbers, gemessen und miteinander verglichen werden. Insbesondere wird dieser Prozess mit weltweit führenden Unternehmen durchgeführt. [1]

Benchmarking ist also keineswegs eine einmalige Wettbewerbsanalyse bzw. Stärken-Schwächen-Analyse mit anschließendem Vergleich. Solche Verfahren besitzen zumeist einen hohen Kostenfaktor, wenn anschließend die Ergebnisse nicht implementiert werden. Vielmehr ist Benchmarking ein kontinuierliches Verbesserungssystem, das direkt in die Unternehmung implementiert wird. Mit ihm verfügt das Management über ein Instrument, mit dem die Unternehmensziele und -aktivitäten im ständigen Vergleich an die veränderten Kundenbedürfnisse angepasst werden können. [2]

1. Stärken-Schwächen-Analyse der eigenen Unternehmung
2. Analyse des dringendsten Handlungsbedarfs und der besten Chancen
3. Ermittlung des Best-Practice-Unternehmens
4. Warum ist diese Unternehmung so gut? Wie war dies möglich?
5. Was kann die eigene Unternehmung daraus lernen? Was kann man kopieren?
6. Zielabstimmung und Umsetzung
7. Erfolgsmessung und Soll-Ist-Vergleich à Prozesswiederholung (Punkt 1) [4]

Es kann in 3 Arten des Benchmarkings unterschieden werden:

1. Beim Schatten-Benchmarking – Vergleich mit der direkten Konkurrenz ohne dass sie es weiß – kann eine vergleichsweise einfache Projizierung auf die eigene Unternehmung vorgenommen werden, da bereits ähnliche Technologien, Betriebsmittel und Arbeitsprozesse verwendet werden. Die Schwierigkeit gestaltet sich hier jedoch in der erschwerten Informationsbeschaffung.
2. Beim funktionalen Benchmarking, also mit Unternehmungen die in einem bestimmten Objekt (z.B. Prozesse) aber anderer Branche als Weltklasse anerkannt sind, kann der Anwender innovative Praktiken entdecken, da sich der Zugang zu diesen einfach gestaltet. Schwierig ist letztlich der Transfer in eine andere Umgebung.
3. Beim internen Benchmarking, also mit verschieden Abteilungen/ Standorten, sind die relevanten Daten leicht erhältlich. Jedoch fehlt hier der Blick über den Tellerrand hinaus und innovative Entdeckungen sind selten. Zudem kann sich ein Konkurrenzkampf zwischen den Abteilungen entwickeln. [5]