Kostenstellen: Haupt-, Hilfs- und Nebenkostenstellen

Kostenstellen werden üblicherweise in Form eines so genannten BAB (Betriebsabrechnungsbogen) dargestellt; der Name stammt aus Zeiten, in denen das Rechnungswesen noch komplett auf Papierbasis erfolgte. In allen Kostenstellen können alle Kostenarten enthalten sein. So sind z.B. Personalkosten üblicherweise in jeder Kostenstelle vorhanden. Andere Kostenarten, wie z.B. Lagerkosten tauchen eher nur in bestimmten Kostenstellen auf.

Im internen Rechnungswesen unterscheidet man üblicherweise zwischen den so genannten Hauptkostenstellen und den Hilfskostenstellen. Manchmal wird auch von Nebenkostenstellen gesprochen (z.B. Fertigungskostenstellen für Nebenprodukte), diese werden aber letztlich bei der Wirtschaftlichkeitskontrolle und der Kostenverrechnung genauso behandelt wie „normale“ Hauptkostenstellen und daher hier nicht näher betrachtet.

Kostenstellen-Arten

Hauptkostenstellen umfassen die Bereiche in einem Unternehmen, in denen die Hauptaktivitäten der Leistungserstellung stattfinden. Sie sind direkt an der Produktion von Gütern, an dem Handel von Waren oder an der Erstellung von Dienstleistungen beteiligt. Typische Beispiele hierfür sind die Fertigung oder die Montage in einem Produktionsbetrieb sowie die Verkaufsabteilung in einem Handelsunternehmen.

Von den Hauptkostenstellen werden die dort gesammelten Gemeinkosten über Gemeinkostenverrechnungssätze (z.B. im Rahmen der Zuschlagskalkulation) den Kostenträgern (Produkten/Waren/Dienstleistungen) des Unternehmens zugerechnet. Da es sich um Gemeinkosten handelt, ist eine verursachungsgerechte Zuordnung nicht möglich. Es hängt also von der Verrechnungssystematik ab, welcher Kostenträger welchen Anteil der Gemeinkosten zugerechnet bekommt.

Typische Hauptkostenstellen in einem Produktionsunternehmen sind die folgenden:

• Materialkostenstelle
• Fertigungskostenstelle
• Verwaltungskostenstelle
• Vertriebskostenstelle.

Je größer das Unternehmen ist, desto größer ist üblicherweise auch die Anzahl der Kostenstellen. In Dienstleistungsunternehmen entfällt allerdings in der Regel die Materialkostenstelle und die Fertigungskostenstelle, die die „Fertigung“ der Dienstleistung beinhaltet, wird zu einer Kostenstelle umfunktioniert, die im Wesentlichen das angestellte Personal umfasst, das die Dienstleistung erbringt. Im Handel entfällt dafür die Fertigungskostenstelle, während dort die Materialkostenstelle diejenigen Funktionen umfasst, die mit dem Einkauf und der Lagerung der Waren zusammenhängen.

Hilfskostenstellen erbringen Leistungen, die nicht direkt mit den Hauptaktivitäten des Unternehmens zusammenhängen, also weder mit der Produktion von Gütern noch mit dem Verkauf von Waren oder der Erstellung von Dienstleistungen, sondern sie unterstützen diese Prozesse „nur“.
Von Hilfskostenstellen werden üblicherweise ausschließlich innerbetriebliche Leistungen erbracht, die keinen direkten Bezug zum Produkt haben. Das kann z.B. eine unternehmenseigene IT-Abteilung sein oder eine Instandhaltungs-Werkstätte, eine eigene Kraftstation oder ähnliches. Theoretisch könnte auch die Verwaltung eines Unternehmens als Hilfskostenstelle abgebildet werden. Es hat sich aber etabliert, die Verwaltungskostenstelle als Hauptkostenstelle zu führen, da ihre Leistungen nicht - wie bei den Hilfskostenstellen üblich - direkt von anderen Kostenstellen abgerufen werden und daher auch nicht nach Inanspruchnahme verrechnet werden können. Während es z.B. relativ leicht möglich ist, zu erfassen, wie viele Stunden die IT-Abteilung für die Vertriebskostenstelle in einem bestimmten Zeitraum gearbeitet hat, ist das für die Verwaltungskostenstelle nicht (so einfach) möglich.

Cost Center, Service Center, Profit Center

Die englischen Begriffe Cost Center und Service Center beinhalten im Wesentlichen das Gleiche, was im Deutschen unter Haupt- und Hilfskostenstelle verstanden wird. Profit Center stellen hingegen Kostenstellen dar, die nicht nur Kosten verursachen und nicht nur innerbetriebliche Leistungen erbringen, sondern auch Erträge mit Externen erwirtschaften. Insofern befinden sie sich in der Kostenrechnungs-Systematik zwischen den Kostenstellen und den Kostenträgern.

In kleinen Unternehmen wird die Kostenstellensystematik, die in jedem Buchhaltungsprogramm standardmäßig vorhanden ist, häufig auch für die Abrechnung von Kostenträgern benutzt. Damit vermeidet man die aufwendige Einrichtung einer kompletten Kostenträgerrechnung und insofern kann das bis zu einer bestimmten Größe des Unternehmens auch eine durchaus sinnvolle Vorgehensweise sein. Sie kann aber sowohl in der Kommunikation (man spricht von Kostenstellen, meint aber eigentlich Kostenträger), als auch bei der Zuordnung und Weiterverrechnung von Kosten zu Missverständnissen und Fehlern führen und sollte daher gut überdacht werden.

FAQ

Müssen kleine Unternehmen in ihrer Buchhaltung zwingend eine Kostenstellensystematik vorsehen?
Nein, es handelt sich um eine Methode des internen Rechnungswesens und da ist dies nicht vorgeschrieben. Erst sobald sich ab einer bestimmten Größenordnung die Notwendigkeit der Untergliederung des Unternehmens in Teilbereiche zur leichteren Steuerung des Unternehmens ergibt, sollte eine sinnvolle Kostenstellenstruktur eingeführt werden.

Gibt es eine Obergrenze für die Anzahl der Kostenstellen in einem Unternehmen?
Eine solche Obergrenze könnte sich durch die Buchhaltungs-Software ergeben, da der für Kostenstellen vorgesehene Nummernkreis begrenzt ist. Das ist aber eher unwahrscheinlich und wird vermutlich nur dann eintreten, wenn man den Nummernkreis gleichzeitig für die Nummerierung von Kostenträgern verwendet (s.o.: kleine Unternehmen).

Kann man Kostenstellen beliebig bilden oder gibt es Vorschriften, wie eine Kostenstelle bezeichnet und abgegrenzt sein muss?
Es gibt keine solche Vorschrift. Jeder Funktionsbereich, der getrennt von anderen auf Wirtschaftlichkeit kontrolliert werden soll, eignet sich dafür, eine entsprechende Kostenstelle zu bilden, so z.B. auch für eine Marktforschungsabteilung oder eine Forschungs- und Entwicklungsabteilung. Es sollte darauf geachtet werden, dass die Kostenstellen nicht zu groß und nicht zu klein sind, d.h. sie sollten klar abgegrenzte Funktionsbereiche beinhalten, aber auch eine relevante Höhe an Gemeinkosten auf sich vereinen.

Sollte ein Profit Center als Kostenstelle oder besser als Kostenträger abgerechnet werden?
Ob ein Profit Center besser als Kostenstelle oder als Kostenträger abgerechnet wird, hängt davon ab, wie groß der Anteil des extern erwirtschafteten Ertrags innerhalb dieses Profit Center ist. Ist dieser nur sehr klein, kann man die vom Profit Center verursachten Kosten z.B. vor der Weiterverrechnung einfach um den erwirtschafteten Ertrag reduzieren. Ist der externe Ertragsanteil sehr groß, könnte man das Profit Center insgesamt als Kostenträger behandeln. Erwirtschaftet das Profit Center eine relativ gleichmäßige Mischung aus „internem Ertrag“ und externem Ertrag, könnte es sinnvoll sein, das Profit Center aufzuspalten und den einen Teil als Kostenstelle und den anderen als Kostenträger weiterzuführen. Dazu müsste allerdings eine gute Möglichkeit bestehen, auch die Kosten, die in dem Profit Center anfallen, „gerecht“ aufzuteilen. 

letzte Änderung P.D.U.B. am 19.08.2024 Autor:  Prof. Dr. Ursula Binder

Autor:in

Frau Prof. Dr. Ursula Binder Professorin für Betriebswirtschaftslehre, insbesondere Rechnungswesen und Controlling an der TH Köln, vorher kaufmännische Leiterin eines mittelständischen Dienstleistungsunternehmens, Unternehmensberaterin, Seminarleiterin (Inhouse und öffentliche Seminare), Verfasserin von Lernbriefen für das Fernstudium, Autorin: Nachhaltigkeitsberichterstattung in mittelständischen Unternehmen, Haufe 2024, Schnelleinstieg Controlling, 8. Auflage 2023, Die 5 wichtigsten Steuerungsinstrumente für kleine Unternehmen, 1. Auflage 2017, Kennzahlen-Guide für Controller, 1. Auflage 2019.

weitere Fachbeiträge des Autors | Forenbeiträge