Kostenrechnung im projektgetriebenen Unternehmen

Wie trage ich dazu bei, den Erfolg eines Projektes sicher und verursachungsgerecht in das Unternehmensergebnis einfließen zu lassen? Neben einer gründlichen Projekt- und Ressourcenplanung und einer kontinuierlichen Steuerung ist es wichtig, den tatsächlichen Erfolg eines Projektes so darzustellen, wie er ist.

Die externen Kosten eines Projektes sind dabei nicht das Thema, denn diese lassen sich größtenteils recht einfach und direkt zuordnen. Schwierig wird es jedoch hier bei den bewerteten Stunden, die Mitarbeiter für das Projekt aufwenden. Oft erleben wir in der Praxis Tendenzen, dass Projektzeiten nicht verursachungsgerecht verrechnet werden und Projektergebnisse dadurch verfälscht werden. Grund dafür kann auch sein, ein besseres Projektergebnis oder eine höhere Aktivität der Projektmitarbeiter zeigen zu wollen. Hier ist der Projektleiter und der Controller gefragt, solche Abweichungen möglichst gering zu halten. 

Eine Unterstützung bietet hier eine integrierte Kostenrechnung, die für eine möglichst verursachungsgerechte Verrechnung sorgen soll. Das folgende Beispiel geht von einem projektgetriebenen Unternehmen mit einer Profit-Center-Organisation aus. Die produktiven Einheiten bilden eine Tochtergesellschaft, administrative Leistungen werden als Fremdkosten eingekauft. Das Gesamtergebnis setzt sich aus den einzelnen Projektergebnissen inklusive der Fremdkosten zusammen – erweitert um ein Ergebnis aus der Über- oder Unterdeckung von Personal- und Angebotskosten.

Erster Schritt: Stundensatzkalkulation

Erster Schritt ist die Kalkulation eines Stundensatzes für alle Mitarbeiter unter Annahme einer bestimmten Auslastung, d.h. es wird festgelegt, welchen Anteil ihrer Arbeitszeit sämtliche Mitarbeiter idealerweise für Projekte aufwenden. Leitung und Sekretariat werden naturgemäß einen niedrigeren Anteil haben. Hier wird über eine Umlage gesorgt, dass Leitungskosten im Stundensatz der Projektmitarbeiter enthalten sind. Dieser Verrechnungssatz muss außerdem die geschätzten Angebots- und Forschungs- und Entwicklungskosten abdecken.

Ergebnis ist ein Verrechnungssatz für Projektmitarbeiter zur Verrechnung auf die Projekte. Parallel erfolgt eine Entlastungsbuchung in gleicher Höhe auf der Personalkostenstelle zur Deckung der Personalkosten. So erkennt man periodengenau, wie es um die Auslastung der Mitarbeiter im Vergleich zur Kalkulation bestellt ist. Abweichungen resultieren aus den Personalkosten und / oder der Projektverrechnung. Damit die Kosten für Angebote und Forschung und Entwicklung auch über den Markt verdient werden können, haben wir – wie oben beschrieben - einen Anteil dafür im Verrechnungssatz kalkuliert. Dieser absolute Anteil aus der Vorkalkulation steht nun als Entlastung den tatsächlichen Kosten gegenüber und zeigt die Über- oder Unterdeckung.

Wir haben also nun folgende Bestandteile des Unternehmensergebnisses:
  1. das direkte Projektergebnis
  2. das Ergebnis der Personalkostenstelle
  3. das Ergebnis für Angebote und Forschung und Entwicklung

Auf diese Weise erhalten wir ein Instrument, welches die verursachungsgerechte Verrechnung von Projektkosten überprüft. Ein hohes Projektergebnis, das z.B. seine Ursache in der zu zurückhaltenden Verrechnung von Projektzeiten hat, wird mit einem niedrigeren Ergebnis der Personalkostenstelle einhergehen. Natürlich kommt man an einer genaueren Analyse nicht vorbei, aber wir verfügen damit über ein geschlossenes System, mit dem es doch deutlich leichter fällt.

letzte Änderung M.S. am 26.08.2021
Autor(en):  Michael Singer

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Herr Michael Singer
Michael Singer ist seit 1988 ausführlich mit der Thematik „Öffentliches Preisrecht und Preisprüfungen“ beschäftigt. Er berät Unternehmen vor Preisprüfungen und auf dem Weg zu prüfsicheren öffentlichen Aufträgen. Außerdem veranstaltet er praxisorientierte und für betroffene Unternehmen maßgeschneiderte inhouse-Seminare.
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