Wie trage ich dazu bei, den Erfolg eines Projektes sicher und verursachungsgerecht in das Unternehmensergebnis einfließen zu lassen? Neben einer gründlichen Projekt- und Ressourcenplanung und einer kontinuierlichen Steuerung ist es wichtig, den tatsächlichen Erfolg eines Projektes so darzustellen, wie er ist.
Die
externen Kosten eines Projektes sind dabei nicht das Thema, denn diese lassen sich größtenteils recht einfach und direkt zuordnen. Schwierig wird es jedoch hier bei den bewerteten Stunden, die Mitarbeiter für das Projekt aufwenden. Oft erleben wir in der Praxis Tendenzen, dass
Projektzeiten nicht verursachungsgerecht verrechnet werden und Projektergebnisse dadurch verfälscht werden. Grund dafür kann auch sein, ein
besseres Projektergebnis oder eine
höhere Aktivität der Projektmitarbeiter zeigen zu wollen. Hier ist der
Projektleiter und der
Controller gefragt, solche Abweichungen möglichst gering zu halten.
Eine Unterstützung bietet hier eine
integrierte Kostenrechnung, die für eine möglichst
verursachungsgerechte Verrechnung sorgen soll. Das folgende Beispiel geht von einem projektgetriebenen Unternehmen mit einer Profit-Center-Organisation aus. Die produktiven Einheiten bilden eine
Tochtergesellschaft, administrative Leistungen werden als
Fremdkosten eingekauft. Das Gesamtergebnis setzt sich aus den einzelnen Projektergebnissen inklusive der
Fremdkosten zusammen – erweitert um ein Ergebnis aus der Über- oder Unterdeckung von Personal- und Angebotskosten.
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Erster Schritt: Stundensatzkalkulation
Erster Schritt ist die
Kalkulation eines Stundensatzes für alle Mitarbeiter unter Annahme einer bestimmten Auslastung, d.h. es wird festgelegt, welchen Anteil ihrer Arbeitszeit sämtliche Mitarbeiter idealerweise für Projekte aufwenden. Leitung und Sekretariat werden naturgemäß einen niedrigeren Anteil haben. Hier wird über eine Umlage gesorgt, dass
Leitungskosten im Stundensatz der Projektmitarbeiter enthalten sind. Dieser
Verrechnungssatz muss außerdem die geschätzten
Angebots- und
Forschungs- und
Entwicklungskosten abdecken.
Ergebnis ist ein
Verrechnungssatz für Projektmitarbeiter zur Verrechnung auf die Projekte. Parallel erfolgt eine
Entlastungsbuchung in gleicher Höhe auf der
Personalkostenstelle zur Deckung der Personalkosten. So erkennt man periodengenau, wie es um die Auslastung der Mitarbeiter im Vergleich zur Kalkulation bestellt ist. Abweichungen resultieren aus den
Personalkosten und / oder der
Projektverrechnung. Damit die Kosten für Angebote und Forschung und Entwicklung auch über den Markt verdient werden können, haben wir – wie oben beschrieben - einen Anteil dafür im Verrechnungssatz kalkuliert. Dieser absolute Anteil aus der
Vorkalkulation steht nun als Entlastung den tatsächlichen Kosten gegenüber und zeigt die Über- oder Unterdeckung.
Wir haben also nun folgende Bestandteile des Unternehmensergebnisses:
- das direkte Projektergebnis
- das Ergebnis der Personalkostenstelle
- das Ergebnis für Angebote und Forschung und Entwicklung
Auf diese Weise erhalten wir ein Instrument, welches die
verursachungsgerechte Verrechnung von Projektkosten überprüft. Ein hohes Projektergebnis, das z.B. seine Ursache in der zu zurückhaltenden Verrechnung von
Projektzeiten hat, wird mit einem niedrigeren Ergebnis der
Personalkostenstelle einhergehen. Natürlich kommt man an einer genaueren Analyse nicht vorbei, aber wir verfügen damit über ein geschlossenes System, mit dem es doch deutlich leichter fällt.
letzte Änderung M.S. am 26.08.2021
Autor(en):
Michael Singer
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Autor:in
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Herr Michael Singer
Michael Singer ist seit 1988 ausführlich mit der Thematik „Öffentliches Preisrecht und Preisprüfungen“ beschäftigt. Er berät Unternehmen vor Preisprüfungen und auf dem Weg zu prüfsicheren öffentlichen Aufträgen. Außerdem veranstaltet er praxisorientierte und für betroffene Unternehmen maßgeschneiderte inhouse-Seminare.
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