Kostenrechnung - Grundlagen leicht erklärt

Die Kostenrechnung, fachlich genauer als Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) bezeichnet - ist eines der wichtigsten betriebswirtschaftlichen Werkzeuge. Mit ihr erfahren Unternehmer und Selbstständige, welche Erlöse und Kosten im Betrieb, in Betriebsteilen oder für bestimmte Produkte anfallen. Die Kostenrechnung wird auch benötigt, um Produkt- Preise zu kalkulieren. Besonders wichtig: Mit ihr lässt sich feststellen, welche Unternehmens-Sparten, Produkte oder Kunden zu einem Gewinn oder Verlust des Unternehmens beitragen.

Definition: 

Die Kosten- und Leistungsrechnung als Teilgebiet des betrieblichen Rechnungswesens dient in erster Linie betriebsinternen Zwecken, es gibt deshalb keine gesetzlichen Vorschriften zu beachten (Ausnahme: VPöA = Verordnung zur Preisermittlung bei öffentlichen Aufträgen vom 21.11.1953). Auf der Grundlage des Zahlenmaterials der Finanzbuchhaltung soll die Kosten- und Leistungsrechnung in erster Linie drei Aufgaben erfüllen:

• Kontrollfunktion
  Das Zahlenmaterial der Kostenrechnung soll Kostenkontrollen einzelner Kostenarten und Kostenstellen ermöglichen. Diese Kontrollen können Zeitvergleiche oder auch zwischenbetriebliche Vergleiche sein.
• Entscheidungsgrundlage bei der Preisfindung
  Auch die Ermittlung der Selbstkosten der erzeugten Produkte (Kostenträger) erfolgt in der Betriebsbuchhaltung. Diese Selbstkosten bilden die Grundlage bei der Angebotskalkulation.
• Kalkulation der Herstellkosten
  Die Ermittlung der Herstellkosten ist erforderlich für die Bewertung der Bestände an fertigen und unfertigen Erzeugnissen in der Handels- und in der Steuerbilanz. Ebenso müssen die aktivierungspflichtigen Eigenleistungen zu Herstellkosten bewertet werden. Die Ermittlung dieser Herstellkosten erfolgt in der Betriebsbuchhaltung (Kostenrechnung). Die handels- und steuerrechtlichen Definitionen der Herstellkosten finden sich im § 255 (2) HGB bzw. R 6.3.

Die betriebswirtschaftliche Statistik und Vergleichsrechnung wertet neben anderen Unterlagen das Zahlenmaterial aus Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung aus. Es werden beispielsweise die Umsätze oder die Produktion mehrerer Perioden verglichen, es werden Beziehungen und Zusammenhänge zwischen betriebswirtschaftlichen Größen wie Umsatz und Gewinn, Lohnkosten und Gesamtkosten festgestellt. Auch zwischenbetriebliche Vergleiche gehören zum Gebiet der betriebswirtschaftlichen Statistik und Vergleichsrechnung.

Die Planungsrechnung befasst sich im Gegensatz zu den bisher dargestellten Teilgebieten des betrieblichen Rechnungswesens mit der Zukunft. Sie hat die Aufgabe, aufgrund des zur Verfügung stehenden Zahlenmaterials aus der Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Statistik zukünftige betriebliche Entwicklungen zu prognostizieren. Eine scharfe Trennung zwischen Kosten- und Leistungsrechnung und Planungsrechnung ist nicht immer möglich: Die Plankostenrechnung als Teilgebiet der Kosten- und Leistungsrechnung ist ihrem Wesen nach eine Planungsrechnung.

Aufgaben der Kostenrechnung

Kein Unternehmen ist zur Durchführung einer Kosten- und Leistungsrechnung gesetzlich verpflichtet. Ohne aussagefähige Betriebsbuchhaltung bestehen jedoch kaum Überlebenschancen für die Betriebe in einer Zeit, die gekennzeichnet ist durch:

• verschärften Konkurrenzkampf
• steigende Anzahl der Wettbewerber aus dem Ausland
• zunehmenden Kostendruck und
• schnelle Änderung der Nachfragerwünsche

Die in der G+V und Bilanz enthaltenen Informationen richten sich an Banken, Gläubiger, Aktionäre und das Finanzamt, also Außenstehende, und sind damit für interne Steuerungszwecke ungeeignet. Darüber hinaus wird der Jahresabschluss viel zu selten durchgeführt und liegt in der Regel erst vor, wenn die notwendigen Entscheidungen schon getroffen sind. Die Durchführung einer Kosten- und Leistungsrechnung ist deshalb als Grundlage sinnvoller Dispositionen zur Steuerung des betrieblichen Leistungsprozesses unbedingt erforderlich.

Die Wirtschaftswissenschaft unterstellt in marktwirtschaftlich orientierten Wirtschaftssystemen den Unternehmen die Verfolgung des Zieles der Gewinnmaximierung. Dieses Ziel kann nur dann erreicht werden, wenn der Prozess der Leistungserstellung nach dem Wirtschaftlichkeitsprinzip erfolgt. Eine Voraussetzung für die Zielerreichung ist eine Kostenrechnung, die folgende Aufgaben erfüllt:

1. Bereitstellung von Zahlenmaterial für betriebliche Dispositionen
   
   Kalkulation des Angebotspreises:
   Anbieter, die für ihre Produkte die Marktpreise selbst festsetzen können (Monopol, Oligopol), müssen die Selbstkosten kennen, um einen Angebotspreis kalkulieren zu können. Anbieter von Produkten, für die ein Preis vom Markt vorgegeben wird (Polypol), treffen aufgrund der Selbstkosten die Entscheidung darüber, ob das oder die Produkte überhaupt weiter hergestellt werden sollen.
   
   Ermittlung des optimalen Produktionsprogramms:
   Nur aufgrund des Zahlenmaterials der Kostenrechnung können Entscheidungen über die Zusammensetzung der Produktpalette in Engpasssituationen getroffen werden.
   
   Kostenminimaler Faktoreinsatz:
   Die Kostenrechnung liefert Anhaltspunkte bei Entscheidungen über Selbsterstellung oder Fremdbezug von Leistungen.
   
   Verfahrensauswahl:
   Stehen zur Herstellung eines Produktes verschiedene Produktionsverfahren zu Verfügung, so liefert die Kostenrechnung die Entscheidungsgrundlage über die Auswahl des kostenminimalen Produktionsverfahrens.
   
   
2. Kostenkontrolle
   
   Erst die Aufteilung eines Unternehmens in Kostenstellen ermöglicht eine wirksame Kontrolle der Kosten in einzelnen Verantwortungsbereichen (Zeitvergleich). Durch zwischenbetriebliche Kostenvergleiche und den Vergleich von Plan- und Istkosten können Einsparungsmöglichkeiten aufgezeigt werden.
   
   
3. Bestandsbewertung in Handels- und Steuerbilanz
   
   Selbsterstellte Anlagen, Halb- und Fertigerzeugnisse sind in Handels- und Steuerbilanz zu Herstellkosten zu bewerten. Zu den Herstellkosten zählen auch Teile der Gemeinkosten. Die Ermittlung dieser Herstellkosten erfolgt in der Kostenrechnung.

Grundlagen der Kostenrechnung

Die Kosten- und Leistungsrechnung ist in drei Hauptbereiche untergliedert:

• Kostenartenrechnung: Benötigt jedes Unternehmen, da die Kostenpositionen und deren Höhe für die genannten Zwecke bekannt sein müssen.
• Kostenstellenrechnung: Vor allem für größere Betriebe bzw. Betriebe mit vielen unterschiedlichen Aufgaben- und Tätigkeitsbereichen. Selbstständige oder kleine Firmen können oft auf Kostenstellen verzichten. Wenn mit Kostenstellen gearbeitet wird, sollte die Einteilung des Betriebes nach Aufgabenbereichen bzw. Verantwortlichkeiten erfolgen, z.B. Einkauf, Entwicklung, Produktion, Vertrieb, Service, Buchführung, Controlling, Leitung. Die Untergliederung ist individuell und muss von jedem Betrieb nach seinen Organisationsanforderungen und anderen Wünschen erfolgen.
• Kostenträgerrechnung (im weiteren Verlauf: Kalkulation): Eine Kalkulation benötigt ebenfalls jeder Betrieb, unabhängig davon, ob Produkte, Leistungen oder Projekte angeboten werden. Nur wer die Preise für seine Produkte usw. kennt, kann gezielt tätig werden, und z.B. die Artikel anbieten, die besonders profitabel sind oder falls nötig Kostensenkungen umsetzen.

Kosten und Leistungen

In der Kosten- und Leistungsrechnungen spricht man von Leistungen und Kosten, in der Buchhaltung von Erträgen und Aufwendungen. 

Leistungen in der Kostenrechnung sind: Umsatzerlöse, Bestandsveränderungen und aktivierte Eigenleistungen, etwa, wenn ein Unternehmen selber eine Maschine herstellt statt sie zu kaufen. Die selbst erstellte Maschine wird dann selbst genutzt, um auf ihr Produkte für Kunden herzustellen.

Als Kosten werden i.W. Aufwendungen bezeichnet, die anfallen, um im Unternehmen Produkte oder Leistungen zu erstellen. In den meisten Fällen sind Kosten und Aufwendungen der Buchhaltung deckungsgleich. Typische Kosten- und Aufwandspositionen sind:

• Material- und Warenkosten
• Personalkosten
• Raumkosten, z.B. Mieten, Reinigungskosten, Energie
• Abschreibungen
• Versicherungen, Beiträge, betriebliche Steuern
• Kfz-/Fahrzeugkosten
• Kosten für Werbung und Reisen
• Kosten für Reparaturen und Instandhaltung
• Fremdleistungskosten
• Zölle, Frachten, Verpackungen
• Sonstige Kosten, z.B. für IT, Kommunikation, Fachliteratur, Recht und Beratung, Abschluss- und Prüfkosten, Bankgebühren

Kalkulatorische Kosten

In der Buchhaltung dürfen Aufwendungen grds. nur mit dem Nominalwert erfasst werden, z.B. dem tatsächlichen Anschaffungspreis eines Fahrzeugs. Auch für Abschreibungen sind vom Gesetzgeber Nutzungszeiten vorgegeben, bei Fahrzeugen aktuell 6 Jahre. Diese Vorgaben entsprechen oft nicht der tatsächlichen Situation in einem Unternehmen. Beispielsweise zeigen die Erfahrungen in vielen Betrieben, dass Fahrzeuge nur 3-4 Jahre genutzt werden können und dann Neuanschaffungen fällig werden, bei denen höhere Anschaffungskosten anfallen. Das lässt sich in der Buchhaltung nicht abbilden, in der Kostenrechnung schon.

Hier können Unternehmer, wenn sie dies wünschen, mit so genannten kalkulatorischen Kosten arbeiten. Diese weichen von den Zahlen der Buchhaltung ab. Mit kalkulatorischen Kosten wird versucht, dem tatsächlichen Werteverzehr Rechnung zu tragen, und dies auch in der Preisfindung zu berücksichtigen.

Es gibt fünf kalkulatorische Kostenarten:

1. Kalkulatorische Abschreibungen: Ein Unternehmer kauft ein Fahrzeug für 30.000 Euro netto. Steuerlich darf er hierfür bei einer Nutzungsdauer von 6 Jahren eine Abschreibung von 5.000 Euro geltend machen (30.000 Euro / 6 Jahre). Er ist der Ansicht, dass das Fahrzeug bereits nach 4 Jahren ausgetauscht werden muss und die Neuanschaffung dann 32.000 Euro kosten wird. In der Kostenrechnung können im Beispiel somit 8.000 Euro als kalkulatorische Abschreibungen angesetzt werden (32.000 Euro / 4 Jahre). Damit hat man 3.000 Euro höhere (kalkulatorische) Kosten als in der Buchhaltung. 
2. Kalkulatorische Wagnisse: Hier werden Kosten für wahrscheinliche Einzelrisiken abgebildet. Solche Risiken können Forderungsausfälle, Schwund, Verderb, Diebstahl, Währungsverluste, Fertigungsschäden sein. Für die Ermittlung der kalkulatorischen Wagnisse können hier z.B. Durchschnittswerte der Schäden der letzten 2-3 Jahre verwendet werden. In der Buchhaltung werden hingegen die tatsächlichen Aufwendungen erfasst. 
3. Kalkulatorische Zinsen: Hier geht es darum, in Kalkulation und Kostenrechnung nicht nur die – steuerlich erlaubten und gebuchten – Bankzinsen anzusetzen, sondern auch Zinsen für vom Unternehmer bereitgestelltes Eigenkapital. Zur Berechnung der Eigenkapitalkosten gibt es verschiedene oft komplexe Methoden. In der Praxis hat sich eine pragmatische Herangehensweise bewährt: Das Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) empfiehlt Unternehmen, kalkulatorische Zinsen für Eigenkapital von 5-7% anzusetzen. Damit wird dem Umstand Rechnung getragen, dass der Unternehmer dafür entschädigt wird, dass er das Geld an anderer Stelle anlegen könnte, z.B. für Anleihen am Kapitalmarkt. Gleichzeitig ist in dem Zinssatz eine Risikoprämie enthalten, da unternehmerisches Tun ja auch beinhaltet, dass es schlechte Jahre mit Verlusten geben kann. Wer in einer Branche mit hohen Risiken oder Umsatzschwankungen agiert, wählt 7%, wer in eher sicheren Branchen tätig ist, wählt 5%. 
4. Kalkulatorischer Unternehmerlohn: Eine fiktive Größe, der in der Buchhaltung kein Wert gegenübersteht. Der kalkulatorische Unternehmerlohn dient bei Personengesellschaften oder Einzelunternehmern, die kein Gehalt beziehen, dazu, eine Vergleichbarkeit gegenüber Kapitalgesellschaften herzustellen. Für die Wahl des Unternehmerlohns sollte man sich an der Gehaltshöhe von Führungskräften in der eigenen Branche orientieren.
5. Kalkulatorische Miete: Ebenfalls eine fiktive Größe nur für Unternehmer, die eigene Räumlichkeiten nutzen und dafür keine Miete zahlen. Wie beim Unternehmerlohn dient der Wert dazu, eine Vergleichbarkeit mit Betrieben herzustellen, die Mieten zahlen. Als Wert oder Orientierung für die kalkulatorische Miete kann die ortsübliche Büromiete hinzugezogen werden. 

Kostenrechnungs-Systeme

In der Theorie und auch in der Betriebspraxis existieren verschiedene Systeme zur Anwendung einer Kostenrechnung. Das Minimum in der KLR eines Unternehmens sollte die Deckungsbeitragsrechnung als Instrument der Teilkostenrechnung darstellen. Etwas mehr Zeit ist in eine aussagefähige Vollkostenrechnung, als weiteres System der KLR, zu investieren.  Insgesamt gibt es folgende Systeme der KLR:

1. Vollkostenrechnung
2. Teilkostenrechnung
• Deckungsbeitragsrechnung:
• Grenzplankostenrechnung (Direct Costing)
• Fixkostendeckungsrechnung
• Profit-Center-Rechnung
• Grenzplankostenrechnung
• Zielkostenrechnung (Target Costing)
3. Prozesskostenrechnung
4. Projektkostenrechnung

Neben diesen umfangbezogenen Systemen, sind auch die zeitbezogenen Systeme, wie die Ist-, Normal- und Plankostenrechnung zu erwähnen. Die Anwendung dieser Systeme in einem Unternehmen hängt von der jeweiligen Unternehmenssituation, der Branche und Größe des Unternehmens und der gewünschten Tiefe von Auswertungen ab.

Eine umfassende Serie zur KLR für Praktiker vom Unternehmensberater Jörgen Erichsen finden Sie hier >>

Ein vollständiges Skript mit Übungsaufgaben steht für Auszubildende und Studenten hier zum Download bereit. Premium-Mitglieder erhalten dieses kostenfrei zum Download. 


Quellen:

[1] Prof. Dr. Dr. h.c. Jürgen Weber, 2022, https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/kostenrechnung-39542/version-262949

letzte Änderung E.R. am 25.09.2022 Autor:  Dipl. Volkswirt Friedrich Schnepf, Jörgen Erichsen, Enrico Reimus Bild:  Bildagentur PantherMedia / serggn