Mit internem Berichtswesen die Entscheidungsfindung verbessern

Liquide, rentabel und handlungsfähig bleiben, Finanzierungen günstig sichern, die Entscheidungsfindung verbessern und Gesellschafter begeistern: Ein transparentes internes Berichtswesen, das Reporting, hat das Potential, ein tragfähiges Fundament für eine Reihe wettbewerbsrelevanter Vorteile zu legen. Aufgabe des Reportings ist, der Unternehmensleitung die für ihre Entscheidungen benötigten Informationen zu liefern, es baut sozusagen die Brücke zwischen Entstehungs- und Anwendungsort der Daten. Sein Ziel: Jeder Führungsebene jederzeit die passenden Informationen zukommen lassen, die gebraucht werden, um zielführende Entscheidungen zu treffen. Was umfangreiches und vor allem aussagefähiges Berichtswesen ausmacht und welche Vorteile es etwa bei der Unternehmenssteuerung bringt. Ein Überblick.

Eins sei vorab festgestellt: Im Unternehmen den umfassenden, transparenten Überblick über die vorhandenen Daten zu haben und Standards in ihrer Verarbeitung zu etablieren, sind durchaus Aspekte, die einen Vorsprung im Wettbewerb verschaffen können. Denn so wird schlussendlich die Verwendung wirklich entscheidungsrelevanter Informationen garantiert und dient damit zur Stärkung der Geschäftsführung bei der Umsetzung aller geplanten Maßnahmen. Das Controlling ist in diesem Kontext gefordert, unternehmensweite Richtlinien und Standards für Planung und Reporting zu entwerfen, zu dokumentieren und zu überwachen, um immer die tatsächlich entscheidenden Daten sammeln, auswerten und der Geschäftsführung bereitstellen zu können.


Eine saubere Aufbereitung der Informationen kann über Erfolg und Misserfolg eines Unternehmens maßgeblich entscheiden. Es gilt dabei stets im Blick zu halten, dass nur die Verwendung exakter Kennzahlen es Führungskräften ermöglicht, ihr jeweiliges Unternehmen sicher im Sinne der eigenen Ziele zu lenken. Denn wenn für das aktuelle Handeln und anstehende Entscheidungen relevante Daten zeitnah vorliegen, gelingt es, schlagkräftige Strategien zu entwickeln und laufende Maßnahmen gegebenenfalls an die Entwicklungen anzupassen. Dabei hat sich im Übrigen in der Praxis bewährt, dafür zu sorgen, dass das Reporting auch Soll-Ist-Vergleiche, Hochrechnungen, wie z.B. eine aktualisierte Liquiditätsvorausschau, und eine korrekte Budgetierung für das Folgejahr beinhaltet.

Reporting stellt Unternehmensplanung auf sichere Füße

Ein weiterer, nicht zu verachtender positiver Effekt des Reportings ist, dass individuelle und adäquat umgesetzte Berichte die Unternehmensplanung auf der strategischen und operativen Ebene stärken. Um bei der Planung so effektiv wie möglich vorgehen zu können, bietet sich prinzipiell der Einsatz zeitgemäßer Software an, die Planung, Controlling, Prognose, Simulation, Risikosteuerung und Konsolidierung in einer Lösung vereint.

Derart unterstützt gelingt es beispielsweise intuitiv, eine Vielzahl unterschiedlicher Daten für den Soll-Ist-Vergleich zusammenstellen; denn basierend auf dem Vergleich von Soll- und Ist-Werten erkennen Unternehmer Abweichungen umgehend und können, wenn nötig rechtzeitig steuernd eingreifen. Ein darauf aufbauender, rollierender Forecast optimiert die Reaktionsfähigkeit, Aussagekraft und Steuerungsfunktion einer Unternehmensplanung maßgeblich.

Mit Forecasts, in deren Berechnung sowohl finanzielle als auch nicht-finanzielle Informationen und unter Umständen auch Szenario- und Simulationsbetrachtungen einfließen, sehen Führungskräfte die unternehmerische Entwicklung verlässlich vorher und sind in der Lage, Anpassungen und Gegensteuerungsmaßnahmen, etwa am Budget, schnell vorzunehmen.

Klarer Datentransfer schafft solide Basis für Entscheidungen

Nicht zu vergessen: Gutes Reporting lebt in erster Linie vom verständlichen Transfer der vermittelten Fakten. Entscheidend ist am Ende, dass die Geschäftsführung nachvollziehbare Daten erhält und auf dieser Grundlage die richtigen Entscheidungen treffen kann.

Business Intelligence unterstützt bei der Aufbereitung der Informationen, sorgt für stete Transparenz über die Unternehmensentwicklung, sichert die Leistungsfähigkeit allen wirtschaftlichen Turbulenzen zum Trotz. Dazuhin aber beeinflusst die Qualität der verwendeten Daten und ihre effiziente Nutzung in Prozessen aber auch, welche Kriterien beim Verfassen des Reports angelegt werden.

Das Controlling ist für ein zielführendes Ergebnis gefragt, die Informationen bereits im Vorfeld sorgfältig auszuwählen und die in vielen Unternehmensbereichen vorhandene Datenflut einzudämmen, bevor sie in einem effektiven internen Berichtswesen aufbereitet werden. Reporting wird vor allem dann seine kompletten Vorteile für ein Unternehmen ausspielen, wenn es gelingt, die vorhandene Datenmenge so aussagekräftig einzuordnen bzw. auch zu reduzieren, dass eine effiziente, also aussagekräftige Interpretation der Zahlen gelingt. Dabei gilt es, die Gratwanderung zwischen zu wenig und zu viel Informationen zu meistern.

Zeitgemäße Lösungen fürs Reporting finden

Durch die Filterung der Datenmasse und klare Vorgaben für den internen Umgang mit den Zahlen lässt sich zudem vermeiden, dass eine inkonsistente oder gar widersprüchliche Datenlage entsteht. Dabei haben sowohl der Aufwand für die Einteilung vorhandener Daten in Qualitätsklassen als auch die Herausforderungen, angesichts wachsender Datenmengen für Konsistenz zu sorgen, in den vergangenen Jahren mit zunehmender Digitalisierung deutlich zugenommen.

Um bei dieser Ausgangslage angemessen arbeiten zu können, sollten Unternehmen auf den Einsatz passender Software nicht verzichten. Die Unternehmensplanung mit komplexen, aufwändigen und unsicheren Excel-Listen hat sich längst als ein Relikt entpuppt. Zwar lassen sich mit Excel prinzipiell beliebige Strukturen und Reporting-Vorgaben abbilden, werden aber beispielsweise unbeabsichtigt Formeln geändert oder überschrieben, führt meist zu einer Kettenreaktion mit katastrophalen Auswirkungen.

Spezielle Software zur Unternehmensplanung dagegen, bei der Vorgaben für Reportings unverändert bleiben und die Daten aus den einzelnen Bereichen zentral eingelesen werden, ermöglicht, den kompletten Planungsprozess, monatliche Reportings und alle Konsolidierungen über eine integrierte Anwendung zu führen.

Fazit: Planungssoftware legt Fundament für aussagefähiges Reporting

Sind Führungskräfte auf allen Ebenen durch ein effektives Reporting stets über jede Entwicklung gut informiert, lässt sich die weitere Entwicklung des Unternehmens gezielt steuern und bei Abweichungen von den Planwerten umgehend eingreifen. Um alle Vorteile des Reportings voll nutzen zu können – Transparenz und Übersicht zu allen wichtigen Daten, ein gestärktes Controlling, stabile Unterstützung bei jeder Entscheidungsfindung und überzeugende Argumente für Kapitalgeber – sind entsprechend gehaltvolle Daten nötig.

Um an diese zu gelangen und ein solides Fundament für aussagefähiges Berichtswesen bzw. Reporting zu legen, sind Unternehmen gut beraten, auf den Einsatz und die Effekte passender Planungssoftware zu setzen – denn nur so ist es möglich, der Geschäftsleitung jederzeit tatsächlich zielführende Informationen, mit vertretbarem Aufwand, zur Entscheidungsfindung zu liefern.

Erstellt von (Name) W.V.R. am 17.05.2023 Geändert: 17.05.2023 14:14:01 Autor:  Bernd S. Kirschner Quelle:  Denzhorn (https://www.denzhorn.de/) Bild:  Bildagentur PantherMedia / realinemedia

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