Berichtswesen (Reporting)

In Unternehmen entstehen im alltäglichen Geschäftsbetrieb vielerlei Informationen. Um der allgemeinen Informations- und Dokumentationsaufgabe des Controlling gerecht zu werden, schafft das sogenannte Berichtswesen (Reporting) eine Verbindung zwischen Entstehungs- und Anwendungsort der Daten. Es stellt für die unterschiedlichen Führungsebenen alle nötigen Informationen, die zur Entscheidungsfindung gebraucht werden, zur Verfügung. Der Begriff umfasst Methoden der Datengewinnung, -dokumentation, -aufbereitung und Zurverfügungstellung, d.h. dass die Datenmengen ausgewertet und gesondert zu Berichten zusammengefasst werden und somit dem Management einen Überblick über die relevanten Werte und Abweichungen ermöglichen. Ein besonderes Augenmerk kommt den Zahlen und Ergebnissen der Buchhaltung und der Kostenrechnung zu. Je nach zeitlicher Dimensionierung können z.B. monatliche, Quartals- oder Jahresberichte erstellt werden, die die aktuellen Daten auflisten und die Abweichungen zu vorherigen Perioden sichtbar machen und kommentieren.
Die Berichte sind dabei mehrdimensional ausgerichtet. Sie umfassen die Berichtszeilen, die Abrechnungsobjekte, die zeitliche Dimension (Werte aus der Vergangenheit, dem Präsens und Hochrechnungen für die Zukunft), Soll- sowie Istwerte und eine Kommentierung der Sachlage bezüglich möglicher Ursachen und Maßnahmen.

Gerade für Controller ist das Berichtswesen ein wichtiges Werkzeug zur Planung und Koordination, da die Zahlen und Auswertungen der Vergangenheit die Möglichkeiten der zu treffenden Entscheidungen für die Zukunft maßgeblich beeinflussen. Daher ist Transparenz in Bezug auf die Finanzen und Liquidität, auf die Umsatz-, Gewinn- und Kostensituation, auch auf Personal- und Organisationsstruktur, Logistik u.Ä. entscheidend. Diese zu schaffen, ist zentrale Aufgabe des Berichtswesens. Die formellen Daten werden dem Management zur Verfügung gestellt, weshalb das Berichtswesen auch Bestandteil des Management Informationssystems ist.

Beim Aufbau eines funktionierenden und effizienten Berichtswesens sind verschiedene Faktoren zu beachten: Die Berücksichtigung des Adressaten z.B. spielt eine wesentliche Rolle. Es sollte daher geklärt werden, an wen sich die Berichte richten, welche Informationsbedürfnisse sie erfüllen und wie sie dementsprechend aufgearbeitet werden müssen. Desweiteren muss die Konzeption überdacht werden. Unterschiedliche Ergebnisse können beispielsweise entstehen und verwirren, da die Rechnungslegung nach HGB, nach Steuerrecht bzw. nach internationalen Standards (IFRS) zu verschiedenen Werten kommt. Die Komplexität der Daten sollte also reduziert werden, um dadurch eindeutige und klare Ergebnisse zu erhalten. Ein einheitliches Berichtswesen ermöglicht somit wesentliche Vorteile:

• einheitliche Datenbasis
• verbesserte Kommunikationsgrundlage
• erhöhte Prüfungssicherheit
• schnellere Abschluss- und Analysezeiten

Dabei muss grundsätzlich die Gradwanderung zwischen Nutzen und Aufwand bewältigt werden, denn Aspekte der Wirtschaftlichkeit können und sollen das zu umfangreiche oder detaillierte Dokumentieren beschränken. In der Regel werden daher lediglich Standard- und Abweichungsberichte erstellt und nur unter besonderen Voraussetzungen auch Sonderberichte, die eine verstärkte Zuwendung benötigen. Zudem besteht die Möglichkeit sogenannte Sonderanalysen anzufertigen, die einen bestimmten Sachverhalt untersuchen. Dazu zählen z.B. Portfolioanalysen, ABC-Analysen oder Konkurrenzanalysen.

Auf einen Blick lassen sich die wesentlichen Merkmale des Berichtswesens wie folgt zusammenfassen:

letzte Änderung Enrico Reimus, Wolff von Rechenberg, Alexander Wildt am 07.09.2021