Die Wertanalyse im Allgemeinen beschreibt einen Vorgang der Planung und Analyse mit dem Ziel ein Produkt oder eine Leistung zu möglichst geringen Kosten herzustellen, ohne dabei Einbußen an Qualität und Funktionalität zu verzeichnen. Solche Analysen sind grundsätzlich auf viele Unternehmensbereiche anwendbar und werden besonders häufig zur Betrachtung der Gemeinkosten herangezogen, da sich gerade auf diesem Gebiet oft Potentiale zur Kostenreduktion ergeben.
Gemeinkosten zeichnen sich dadurch aus, dass sie einem Kostenträger nicht direkt zugerechnet werden können. Dies betrifft häufig Kosten der Verwaltung und Administration, da diese nur indirekt am Produktionsprozess beteiligt sind. Dennoch fallen sie im Vergleich zu den insgesamt auftretenden Kosten eines Unternehmens relativ hoch aus. An dieser Stelle soll die Gemeinkostenwertanalyse ansetzen und zur Kostenreduktion beitragen.

Die Gemeinkostenwertanalyse durchläuft drei Phasen:

1. Vorbereitung
2. Analyse
3. Realisation

Versucht wird dabei, durch Substitution bzw. Streichen überflüssiger Kosten das Verhältnis von Kosten und Nutzen zu optimieren. Solche Analysen erfolgen meist unregelmäßig in größeren Zeitabständen und werden dann im Rahmen einer Projektarbeit, die bis zu fünf Monaten dauern kann, durchgeführt. Nach der Auswahl der Analyseobjekte und der Bestimmung der Projektorganisation und -leitung, werden die Zielvereinbarungen formuliert, wobei diese oft besonders ambitioniert ausfallen (sollen), um den Anreiz und die Motivation zu steigern. Angestrebte Kosteneinsparungen von 30 bis 40 % sind daher die Regel. Und in der Tat trägt das Durchführen einer Gemeinkostenwertanalyse zur Reduktion der Gemeinkosten von durchschnittlich 15 bis 20 % bei.

In der eigentlichen Analysephase werden folgende Aufgaben erledigt:

• Erfassung der erstellten Leistungen (Ist-Zustand)
• Schätzung der Kosten pro Leistung
• Gegenüberstellung von Kosten und Nutzen
• bei schlechtem Kosten-Nutzen-Verhältnis => Ideen und Strategien der Einsparung
• Prüfung der Realisierbarkeit
• Dokumentation und Weitergabe an das Management

Die Phase der Realisation kann unter Umständen lange andauern, wenn z.B. zu hohe Personalkosten festgestellt werden. Diese Position zu reduzieren, ist auch rechtlich nicht kurzfristig umzusetzen. Dennoch erscheinen solche Analysen sinnvoll, da mit ihrer Hilfe überflüssige, ineffiziente Tätigkeiten oder Schwachstellen ermittelt werden können, deren Beseitigung das Herstellen von Produkten oder Leistungen zu günstigeren Konditionen ermöglicht. Dadurch wird eine verbesserte Transparenz geschaffen. Besonders auf mittelfristige Sicht sind Gemeinkostenwertanalysen daher empfehlenswert.

Zusammenfassen lassen sich die Ergebnisse folgendermaßen:

• Reduzieren der Gemeinkosten um 15 bis 20 %
• Eliminieren ineffizienter Tätigkeiten
• Schaffen von Transparenz
• Reorganisation oder Auslagern bestimmter Bereiche
• Wechsel zu anderen Budgetierungsansätzen (z.B. Zero-Base-Budgeting)

letzte Änderung Redaktion CP am 09.09.2021