Warum ein Berichtswesen (Reporting)?
Unternehmer, Führungs- und Fachkräfte benötigen regelmäßig aktuelle und möglichst genaue
Informationen, um einen Betrieb langfristig erfolgreich führen und steuern zu können. Und diese entstehen in den Unternehmen täglich in riesigen Mengen und in unterschiedlichster Form und Güte. Dies ist beispielsweise in der
Buchhaltung, der
Produktion, dem
Einkauf, dem
Service, dem
Verkauf oder der
Entwicklung der Fall. Und in immer stärkerem Umfang werden für die Unternehmensführung auch
externe Daten benötigt, etwa zu neuen gesellschaftlichen Trends, zum Verhalten von
Wettbewerbern oder technischen Innovationen. Zudem müssen in immer mehr Fällen Daten aus
sozialen Medien oder
Internet-Portalen erfasst, ausgewertet und dargestellt werden.
Doch die Informationen liegen meist zunächst in mehr oder weniger unstrukturierter Form als
Rohdaten vor, die
gesammelt, aufbereitet, analysiert und eingeordnet werden müssen. Beispielsweise ergibt sich die
Umsatzrendite erst, wenn man den
Gewinn in das Verhältnis zum
Umsatz setzt. Doch der Gewinn setzt sich aus zahllosen
Einzeldaten zusammen, beispielsweise Umsätze, Nachlässe, Stornos und Kosten. Hier ist es quasi unmöglich, die Zahlen selbst schnell so zusammenzusetzen, dass man die Umsatzrendite ohne Aufbereitung erkennen kann.
Ohne diese und ähnliche
Zusammenfassungen und
Einordnungen ist es für Unternehmer quasi unmöglich, den Überblick über die Fülle der Daten und Zahlen zu behalten und Entscheidungen auf Basis möglichst objektiver Informationen zu treffen. Ausnahmen gelten unter Umständen für
Selbstständige und
Inhaber oder
Geschäftsführer in ganz kleinen Betrieben, die sich in allen Belangen sehr gut auskennen. Aber auch dort ist immer wieder der Fall anzutreffen, dass ohne belastbare Daten und Informationen falsche Entscheidungen getroffen werden, weil man lieber auf sein Bauchgefühl – die Intuition – hört. Was nicht bedeutet, dass
intuitive Entscheidungen automatisch falsch oder schlecht sind; mit Daten und Zahlen können sie aber oft bestätigt und objektiviert werden.
Auch angestellte
Führungskräfte und
Mitarbeiter haben Informationsbedarf. Allerdings unterscheidet er sich oft von den
Anforderungen der Inhaber. Eine wichtige Aufgabe des Berichtswesens ist es daher,
alle potenziellen Informationsempfänger mit genau den
spezifischen Daten zu versorgen, die sie für ihre tägliche Arbeit benötigen. Und diese Aufgabe ist durchaus komplex, u. a., weil nicht nur immer mehr Daten entstehen, sondern auch, weil sich die Gegebenheiten im und um ein Unternehmen regelmäßig verändern.
Und noch ein Aspekt ist im Zusammenhang mit dem Berichtswesen wichtig: Es kann bei der Erfüllung rechtlicher Vorgaben helfen, etwa, wenn es darum geht, Informationen (zum Beispiel
Bilanzen, Anhänge oder andere
Jahresabschlussunterlagen) fristgerecht für Behörden oder Institutionen, wie dem Bundesanzeiger, bereitzustellen.
Definitionsmöglichkeit Berichtswesen
Unter
Berichtswesen oder
Reporting,
Monitoring oder
Management-Informationssystem (
MIS) im Allgemeinen soll im weiteren Verlauf das systematische Erstellen von Berichten und Kennzahlen auf Basis relevanter Unternehmensdaten und -zahlen unter Beachtung beziehungsweise Konzeption eindeutiger und verbindlicher Regeln zur Sicherstellung standardisierter Informationen für Führungskräfte, Mitarbeiter sowie interessierter Dritter verstanden werden.
Zum Berichtswesen gehören alle
Methoden,
Prozesse,
Maßnahmen und
IT-Lösungen, die zur systematischen und strukturierten
Berichts- und Kennzahlenerstellung erforderlich sind. Zu den weiteren zentralen Aufgaben des Berichtswesens zählt zudem die
Datensammlung, -analyse und -aufbereitung sowie die
dauerhafte Speicherung (
Archivierung) und
Aufbereitung der Daten in der vom Unternehmen gewünschten oder benötigten Form.
Letzte Änderung W.V.R am 17.11.2021
Autor(en):
Jörgen Erichsen