Wie das Berichtswesen Unternehmer bei Entscheidungen unterstützt

1. Teil der Serie Reporting 1×1: Was für Berichte im Controlling wichtig ist!

Jörgen Erichsen
 

Warum ein Berichtswesen (Reporting)?

Unternehmer, Führungs- und Fachkräfte benötigen regelmäßig aktuelle und möglichst genaue Informationen, um einen Betrieb langfristig erfolgreich führen und steuern zu können. Und diese entstehen in den Unternehmen täglich in riesigen Mengen und in unterschiedlichster Form und Güte.

Dies ist beispielsweise in der Buchhaltung, der Produktion, dem Einkauf, dem Service, dem Verkauf oder der Entwicklung der Fall. Und in immer stärkerem Umfang werden für die Unternehmensführung auch externe Daten benötigt, etwa zu neuen gesellschaftlichen Trends, zum Verhalten von Wettbewerbern oder technischen Innovationen. Zudem müssen in immer mehr Fällen Daten aus sozialen Medien oder Internet-Portalen erfasst, ausgewertet und dargestellt werden.


Doch die Informationen liegen meist zunächst in mehr oder weniger unstrukturierter Form als Rohdaten vor, die gesammelt, aufbereitet, analysiert und eingeordnet werden müssen. Beispielsweise ergibt sich die Umsatzrendite erst, wenn man den Gewinn in das Verhältnis zum Umsatz setzt.

Doch der Gewinn setzt sich aus zahllosen Einzeldaten zusammen, beispielsweise Umsätze, Nachlässe, Stornos und Kosten. Hier ist es quasi unmöglich, die Zahlen selbst schnell so zusammenzusetzen, dass man die Umsatzrendite ohne Aufbereitung erkennen kann.

Ohne diese und ähnliche Zusammenfassungen und Einordnungen ist es für Unternehmer quasi unmöglich, den Überblick über die Fülle der Daten und Zahlen zu behalten und Entscheidungen auf Basis möglichst objektiver Informationen zu treffen.

Ausnahmen gelten unter Umständen für Selbstständige und Inhaber oder Geschäftsführer in ganz kleinen Betrieben, die sich in allen Belangen sehr gut auskennen. Aber auch dort ist immer wieder der Fall anzutreffen, dass ohne belastbare Daten und Informationen falsche Entscheidungen getroffen werden, weil man lieber auf sein Bauchgefühl – die Intuition – hört. Was nicht bedeutet, dass intuitive Entscheidungen automatisch falsch oder schlecht sind; mit Daten und Zahlen können sie aber oft bestätigt und objektiviert werden.

Auch angestellte Führungskräfte und Mitarbeiter haben Informationsbedarf. Allerdings unterscheidet er sich oft von den Anforderungen der Inhaber. Eine wichtige Aufgabe des Berichtswesens ist es daher, alle potenziellen Informationsempfänger mit genau den spezifischen Daten zu versorgen, die sie für ihre tägliche Arbeit benötigen.

Und diese Aufgabe ist durchaus komplex, u. a., weil nicht nur immer mehr Daten entstehen, sondern auch, weil sich die Gegebenheiten im und um ein Unternehmen regelmäßig verändern.

Und noch ein Aspekt ist im Zusammenhang mit dem Berichtswesen wichtig: Es kann bei der Erfüllung rechtlicher Vorgaben helfen, etwa, wenn es darum geht, Informationen (zum Beispiel Bilanzen, Anhänge oder andere Jahresabschlussunterlagen) fristgerecht für Behörden oder Institutionen, wie dem Bundesanzeiger, bereitzustellen.

Definitionsmöglichkeit Berichtswesen

Unter Berichtswesen oder Reporting, Monitoring oder Management-Informationssystem (MIS) im Allgemeinen soll im weiteren Verlauf das systematische Erstellen von Berichten und Kennzahlen auf Basis relevanter Unternehmensdaten und -zahlen unter Beachtung beziehungsweise Konzeption eindeutiger und verbindlicher Regeln zur Sicherstellung standardisierter Informationen für Führungskräfte, Mitarbeiter sowie interessierter Dritter verstanden werden.

Zum Berichtswesen gehören alle Methoden, Prozesse, Maßnahmen und IT-Lösungen, die zur systematischen und strukturierten Berichts- und Kennzahlenerstellung erforderlich sind. Zu den weiteren zentralen Aufgaben des Berichtswesens zählt zudem die Datensammlung, -analyse und -aufbereitung sowie die dauerhafte Speicherung (Archivierung) und Aufbereitung der Daten in der vom Unternehmen gewünschten oder benötigten Form.

Letzte Änderung W.V.R am 26.09.2023

Autor(en): Jörgen Erichsen
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