Abweichungsanalyse in der Lagerbewertung

Fehlerquellen aufspüren und korrigieren: Vorgehensmodell in drei Schritten

Thorsten Behrens
Eine Abweichungsanalyse deckt die Differenzen zwischen Plan und Ist auf. Ihre Bedeutung liegt darin, die Kosten im Griff zu behalten und die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens sicherzustellen. Je früher eine Differenz zwischen Ist und Soll bekannt wird, umso besser, denn umso schneller lassen sich diese Differenzen ausgleichen. Läuft also alles nach Plan oder gibt es Probleme? Die Abweichung festzustellen, ist allerdings nur der erste Schritt. Es folgt die Ursachenanalyse: Wie kommt es zu der Differenz? Sind vielleicht die Beschaffungskosten für Rohstoffe gestiegen – oder wurde zusätzliches Material verbraucht? Die Anzahl der denkbaren Ursachen ist groß. Hilfreich ist deshalb eine Systematik, die Differenzen aufzuspüren, so wie im folgenden Drei-Stufen-Plan.

Schritt 1: Ursachenforschung

Wo sind die Abweichungen aufgetreten? Zu den meistverbreiteten Fehlern, die Abweichungen verursachen, zählen diese:

Sachlich falsche Zuordnung

Kosten wurden der falschen Kostenart oder der falschen Kostenstelle zugeordnet.

Zeitlich falsche Zuordnung

Die Abgrenzung wurde vergessen und Kosten wurden fälschlich einem einzelnen Monat zugerechnet. Eigentlich sollten sie jedoch auf mehrere Monate verteilt werden. So kommt es, dass die Kosten in einem Monat in die Höhe schießen, während sie in den folgenden Monaten unangemessen gering ausfallen.

Vergleich von Äpfeln mit Birnen

Wurden etwa Brutto- und Netto-Werte miteinander verglichen? In der Praxis fallen die Fehler diffiziler aus, doch es gilt: Wenn Plan- und Ist-Werte unterschiedlich aufbereitet werden, ist ein verfälschtes Ergebnis unvermeidlich.

Fehlerhafte Reports

Reports können aus vielerlei Gründen fehlerbehaftet sein: Die Auswertung weist logische Fehler auf und ist inkonsistent. Die Situationsbeschreibung ist fehlerhaft beschrieben. Es kommt zu Interpretationsfehlern oder falsche Zahlen haben in den Report Eingang gefunden.

Interne Änderungen

Gab es Schäden an den Anlagen? Oder hat sich die Qualität der Rohstoffe verändert? Ob Personalmangel, technische Defekte oder ungünstige Arbeitsorganisation: Wenn sich die internen Vorgaben verändern, kommt es unweigerlich zu Abweichungen – ohne dass die Abweichung auf einen Fehler zurückzuführen wäre.

Externe Ursachen

Die bisherigen Ursachen gingen auf interne Fehler oder Änderungen zurück. Die Ursachen für Abweichungen können jedoch auch in externen Veränderungen liegen. Extreme Wetterereignisse, verstärkter Wettbewerb oder neuen Lösungen am Markt können den Plan umwerfen. Bei der Analyse externer Ursachen kommt es auf eine gute Marktkenntnis an.


Schritt 2: Schlussfolgerungen ziehen

Welche Schlüsse können Sie aus Ihren Beobachtungen ziehen? Was können Sie tun, um Fehler künftig zu vermeiden?

Den Plan beibehalten oder ändern?

 Generell haben Sie zwei Handlungsoptionen:

  1. Den Plan doch noch einhalten
    Gute Voraussetzungen, um dieses Ziel zu erreichen, sind:
    • Regelmäßigen Abweichungsanalysen in kurzen Abständen, am besten monatlich.
    • Die Ursachen für Abweichungen und die Verantwortlichkeiten sind eindeutig zuordenbar.
    • Sie können verbindliche Maßnahmen vereinbaren und
    • zeitnah kontrollierte Ergebnisse sicherstellen.

  2. Planänderung
    In allen anderen Fällen können oder müssen Sie den Plan an die geänderten Rahmenbedingungen anpassen.

Lohnt der Aufwand für die Analyse?

Eine Abweichungsanalyse nimmt Zeit in Anspruch und verursacht auf die Art weitere Kosten. Lohnt also der Aufwand? Um die Frage zu beantworten, ist die Unterscheidung von kontrollierbaren und nicht kontrollierbaren Kosten hilfreich.

Auf kontrollierbare Abweichungen können Sie Einfluss nehmen. Die Abweichungen können Sie korrigieren, sofern Sie Maßnahmen ergreifen. Die Ursachen finden Sie in der Planung, der Realisation oder der Auswertung. Zeit in kontrollierbare Abweichungen zu investieren, rechtfertigt sich damit, dass künftig Kosten eingespart werden können.

Demgegenüber stehen steigende Kosten durch unkontrollierbare Ereignisse. Hier lohnen weitere Analysen nicht, da die Veränderungen unvermeidlich und zufällig eintreten.

Schlüsseln der Gesamtabweichung

Häufig gehen Abweichungen auf mehrere Ursachen zurück. Unterscheiden Sie zwischen:
  • Preisabweichungen,
  • Programmabweichungen und
  • Mengenabweichungen.

Eine eindeutige Einteilung gelingt allerdings nicht immer. Abweichungen können unterteilt werden in:
  • Primäre Abweichungen: Hier lässt sich die Abweichung auf eine Ursache zurückführen.
  • Sekundäre Abweichungen: Die Abweichung lässt sich von zwei Ursachen ableiten, deren gemeinsames Auftreten die Abweichung auslöst.
  • Tertiäre (und weitere) Abweichungen: Die Abweichung lässt sich auf drei Ursachen zurückführen, deren gemeinsames Auftreten die Abweichung auslöst.

Wenn sich mit Blick auf ein Produkt der Preis und zugleich der Verbrauch eines Rohstoffs ändern, haben Sie es mit zwei Größen zu tun. In einem solchen Fall ist eine Gewichtung in Richtung der bedeutsameren Abweichung sinnvoll.

Schritt 3: Anpassungen vornehmen

Treffen Sie eine Entscheidung, denn Arbeitszeit ist wertvoll. Legen Sie deshalb fest, ob und in welchem Umfang Sie eingreifen wollen. Folgende Fragen helfen Ihnen bei der Klärung:
  • Was passiert, wenn Sie nichts ändern? Sind die Ergebnisse vertretbar?
  • Ist der ursprünglich gesetzte Plan noch zu erreichen?
  • Welche Maßnahmen müssen Sie dazu ergreifen? Ist dieses Szenario realistisch?
  • Welche Mittel benötigen Sie dazu?
  • Wen können oder müssen Sie um Unterstützung bitten?

Sobald Sie sich einen Plan zurechtgelegt haben, können Sie die Korrekturen einleiten. Für die interne Kommunikation ist dies ein kritischer Moment. Leicht entsteht der Eindruck, dass ein Schuldiger gefunden werden soll. Für kontinuierliche Verbesserungen ist diese Haltung nicht hilfreich.

Eine Fehlerkommunikation erfordert Fingerspitzengefühl. Dies gilt besonders dann, wenn die Abweichung auf mehrere Ursachen zurückgeht und die Verantwortung nicht eindeutig geklärt werden kann. Ein sorgfältig und effizient geführtes Lager ist die Grundvoraussetzung für die kontinuierliche, störungsfreie Produktion. Die Abweichungsanalyse deckt Störungen auf und sichert insofern die unternehmerische Existenz.

 

Autor:in
behrens200px.jpgThorsten Behrens ist Geschäftsführer der CKL Software GmbH mit Sitz in Hamburg. Das Unternehmen entwickelt Lösungen / Apps für Microsoft Dynamics 365 Business Central und vertreibt diese über ein zertifiziertes Partnernetzwerk in der DACH-Region. Mehr als 4.000 mittelständische Kunden setzen inzwischen auf Lösungen der CKL Software GmbH



Quelle: CKL Software GmbH
letzte Änderung W.V.R. am 14.11.2022
Autor:  Thorsten Behrens
Bild:  Bildagentur PantherMedia / maxxyustas

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