Excel-Tipps für Controller

Abb. 1: Das fertige Portfolio - erstellt mit Excel.
Für das strategische Controlling sind Portfolios sehr zu empfehlen. Allerdings
werden diese immer nur sehr grob von den Farben erstellt, oder in müheseliger Kleinstarbeit händisch mit entsprechenden Farben aufbereitet. In diesem Excel Tipp lernen Sie, wie Sie ein Portfolio erstellen, welches automatisch die Farben wechselt.
1. Erstellen Sie zunächst eine Tabelle mit folgenden Inhalten:
- 5 Produkte
- Die strategische Bedeutung der Produkte auf einer Skala von 1 bis 5
- Den Ist- und VJ Wert vom Deckungsbeitrag der einzelnen Produkten inkl.
Abweichung in Euro
Abb. 2
2. Als nächstes legen Sie rechts neben der Tabelle fest, um welches Feld
es sich handelt:
- links unten
- links oben
- rechts unten
- rechts oben
Der Vorteil bei der Verwendung von der Skala mit einem Wert von 1 bis 5
ist, dass Sie hier den Mittelwert von 3 verwenden können – im Gegensatz zu der Skala von 1 bis 10.
(4 Seiten)
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MS Excel ist eines der wichtigsten Werkzeuge für einen Controller. Es unterstützt
ihn beim Auswerten und Analysieren von Daten, beim Erstellen von Reports und Diagrammen. Dieses Programm bietet dem Anwender viele Funktionen und Möglichkeiten. Dem Controller bietet es eine hohe Flexibilität. Zudem ist es im Allgemeinen sehr leicht aufgebaut und für jedermann verständlich.
Kaum ein Anwender kennt jedoch die Möglichkeiten und die Auswahl an Funktionen,
die Excel mit sich bringt. Dadurch werden die Möglichkeiten nur selten ausgeschöpft und das Programm nur in seinen Ansätzen genutzt. Wir wollen daher mit einer Übersicht der für den Controlling-Einsatz wichtigen Excel-Funktionen dem Controller eine nützliche Arbeitshilfe zur Verfügung stellen.
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Wer einen Plan hat, hat auch Abweichungen. Diesen Spruch kennen wir alle
aus dem Controlling. Bei Projekten ist es wichtig, dass die Zeiten zur Abgabe eingehalten werden, damit Folge-Projekte bzw. Aufgaben rechtzeitig wahrgenommen werden können, denn jeder Tag, der verzögert wird, kostet das Unternehmen...
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Für das Reporting bzw. Berichtswesen ist entscheidend, wie Sie einzelne
Tabellen bzw. Soll- Ist-Abgleiche und Entwicklungen in Dashboards zusammenfassen können, damit Sie den Managern eine ideale Information und Entscheidungsvorlage liefern können.
In der Praxis hat sich hier die...
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Controller müssen mathematisch sehr gute Kenntnisse haben. Kalkulationen,
Warenbedarf und Gewinn- und Verlust Berechnungen gehören zum täglichen To-Do. Doch manchmal kommt es vor, dass wir einen bestimmten Wert berechnen müssen und wenn wir diese Berechnung nicht tagtäglich durchführen, erinnern wir...
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Wenn wir mit Excel arbeiten, stehen Zahlen und Diagramme im Vordergrund. Doch
stellen Sie sich einmal vor, Sie möchten per Dropdown-Menü die Daten eines Kunden/Lieferanten abrufen und hierzu auch gleich das passende Logo sehen.
Einfügen der Grafiken
Zunächst vergrößern wir die Zeilen...
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Wenn wir im Projektcontrolling den Fortschritt von Projekten analysieren
wollen, können wir die Harvey Balls einsetzen. Ich zeige Ihnen hier die Variante mit Excel 2013. Mit 2016 ist es noch leichter. Nehmen wir mal an wir haben fünf Projekte mit den Fortschritten von 0 % bis 100 %.
Wir ...
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Matrixfunktionen eilte lange Zeit der Ruf voraus, besonders leistungsstark
zu sein. Ihre Einsatzbereiche waren dabei breit gestreut. Es gibt etwa Funktionen zur Datenanalyse wie HÄUFIGKEIT() oder TREND(). Mit ihnen lassen sich Häufigkeitsverteilungen und lineare Trendberechnungen realisieren.
...
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Vermeintliche Fehleranfälligkeit von Excel-Modellen
Seit vielen Jahren wird Excel von Softwareanbietern, die ihre Produkte
für Planung, Reporting, Datenanalyse, Business Intelligence, Risikoanalyse etc. verkaufen wollen, totgesagt. Dabei wird insbesondere mit der vermeintlichen Fehleranfälligkeit...
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Für uns als Controller ist es erforderlich den Managern Tools zur Verfügung
zu stellen, um eine Entscheidungshilfe zu liefern. Speziell im Vertriebscontrolling müssen die Key Account Manager bzw. Vertriebsleiter auf Informationen der Kunden zurückgreifen. Damit die Controller nicht nur die nackte Zahl...
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In den meisten Fällen werden Excel-Diagramme mit zu viel Dekoration erstellt.
Hier ein Clipart, dort eine Legende. Allerdings sollten die Diagramme aussagekräftig sein und beim Empfänger schnell Aufmerksamkeit bekommen.
Inhalt
In diesem Video-Kurs lernen Sie:
- wie Werte im Linien-Diagramm...
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Immer wieder neu? Wenn wir im Controlling Dateien erstellen, kommen wir
schnell an den Punkt, wo es immer Wiederholungen gibt. Schnell endet es in einer Endlosschleife mit Copy-Paste von vielen Dateien und die Fehlergefahr erhöht sich.
In diesem "Video-Kurs: Einstieg Excel Visual Basic (VBA)...
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Fachbeiträge
Bei Excel-Auswertungen ist es nicht selten, dass große Datenmengen analysiert
werden müssen. Nicht jeder kennt alle erforderlichen Excel-Formeln und hat die Zeit, die Daten aufwendig professionell aufzubereiten.
Hier kann eine Pivot-Tabelle weiterhelfen. In diesem Kurs lernen Sie die
wichtigsten...
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In diesem Video-Training lernen Sie die Methoden und Techniken aus dem
Reporting und im Anschluss die Umsetzung für Dashboards mit Microsoft Excel (2013 - 2016) kennen. Die Übungen lassen sich auch mit Excel 2010 umsetzen - Der Vorgang ist sehr ähnlich.
Im Teil Reporting lernen Sie:
...
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In den meisten Fällen werden Excel-Diagramme mit zu viel Dekoration erstellt.
Hier ein Clipart, dort eine Legende. Allerdings sollten die Diagramme aussagekräftig sein und beim Empfänger schnell Aufmerksamkeit bekommen.
Inhalt
In diesem Video-Kurs lernen Sie:
- wie Werte im Linien-Diagramm...
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Beim Erstellen von Cashflow Modellen kommt es wegen gegenseitigen Abhängigkeiten
häufiger zu so genannten Zirkelbezügen bzw. Zirkelverweisen. Bekannte Beispiele sind die Berechnung von Zinsen auf Cash-Guthaben, Kontokorrentzinsen oder die Zinsermittlung und Berücksichtigung im Fall einer Finanzierung...
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Eine häufig in der Praxis anzutreffende Situation im Rahmen von Excel-basierten
Reports, Cashflow-Planungen oder Projektfinanzierungsmodellen sind unterschiedliche Währungen und Wechselkurse innerhalb eines Projektes (= Modell). Die Gründe hierfür können vielfältig sein. Beispielsweise werden die Investitionen...
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Mit einer Top-Down-Planung liegen dem Controller oftmals nur Planwerte
für das ganze folgende Geschäftsjahr vor. Es ist nun Aufgabe, diesen Jahresplanwert sinnvoll auf die Planmonate aufzuteilen. Die Monatswerte werden im Folgejahr für den monatlichen Plan-Ist-Vergleich benötigt.
Vielfach wird...
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Die größte Herausforderung nach einem Upgrade von Excel 2003 auf 2010 besteht
darin, die gewünschten Befehle auf dem neuen Excel-Menüband (Ribbon) zu finden. Statt der „klassischen Arbeitsblatt-Menüleiste“ mit den Menüs Datei, Bearbeiten, Ansicht, Einfügen, Format, Extras, Daten, Fenster und Hilfe...
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Eine der häufigsten Tätigkeiten des Controllers ist das Erstellen von Berichten.
Um diese möglichst anschaulich zu gestalten, gehören Diagramme zum Grundbestandteil von Berichten. Dieses grafische Hilfsmittel unterstützt nicht nur das Verständnis von komplexen Tabellen und Werten, sondern kann auch...
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Controlling riecht im deutschen Sprachraum immer ein wenig nach Kontrolle.
Dass diese im modernen Controlling eine untergeordnete Bedeutung einnimmt und insbesondere die Personenkontrolle aus betriebswirtschaftlicher Sicht fragwürdig ist, wird vielfach nicht bedacht. Die Verfechter einer genauen ...
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Mit Excel lässt sich ein professionelles und effizientes Controlling-Berichtswesen
aufbauen. Dadurch ist es oft möglich, einerseits Schwächen der Controlling-Standardsoftware im Bereich Berichtserstellung zu kompensieren und andererseits auf den Einsatz spezieller, kostspieliger Reporting-Software...
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Alltag für Controller ist es, Daten nach festgelegten Kriterien wie Umsatz
eines bestimmten Kunden oder Kosten einer Kostenstelle zu summieren. Für diese Aufgabenstellung können Sie standardmäßig die Tabellenfunktion SUMMEWENN verwenden. Diese Funktion reicht aber nicht aus, wenn Sie Summen nach mehreren...
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Häufig sollen Controller schnell und gut übersichtlich Situationen oder
Zustände darstellen. Hierzu gehört zum Beispiel auch der Stand der Liquidität. Im Folgenden Tipp wird erklärt, wie diese Zustände mit Hilfe eines Tachodiagramms klar und übersichtlich dargestellt werden können. Bevor mit der...
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Wie Sie Formatierungen blitzschnell kopieren:
Möchten Sie die Formatierung einer Zelle auf mehrere andere Zellen übertragen,
müssen Sie hierzu nicht unbedingt alle Arbeitsschritte für die Formatierung wiederholen.
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Umsatzprognosen, die der Vertrieb erstellt, sind für das Controlling
nicht immer auf den ersten Blick nachvollziehbar. Oftmals fehlt dem Controller eine fundierte Argumentationsgrundlage, um sich mit der Vertriebsabteilung über die abgegebenen Hochrechnungszahlen auseinanderzusetzen...
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Wie Sie bei der Suche nach dem Maximum bestimmte Zellen ausschließen:
Stellen Sie sich eine Tabelle mit zwei Spalten vor. In der ersten Spalte
steht immer ein Wert, und in der anderen können auch Zellen ohne Inhalt vorkommen. Aus der ersten Spalte soll nun der Maximalwert ermittelt werden. Dabei...
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Summieren Sie positive und negative Werte getrennt
Um positive Soll-Werte und negative Haben-Werte einer Summen- und Saldenliste
getrennt aufzusummieren, verwenden Sie am besten die bedingte Summierungsfunktion SUMMEWENN(). Denn da sich sowohl Soll- als auch Haben-Werte in einer Spalte befinden,...
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Listen sind dann besonders übersichtlich, wenn die einzelnen Zeilen
auch optisch voneinander getrennt sind. Dazu formatieren Sie Ihre Listen zeilenweise unterschiedlich. So können Sie auch in langen Controlling-Tabellen die Übersicht behalten. Das Problem: Beim Filtern von Daten geht diese...
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Pivot-Tabellen können dem Controller helfen, große Datenmengen schnell
und einfach in Tabellen darzustellen und zu analysieren. Die Grundlage bildet eine Tabelle, die viele verschiedene Daten, zum Beispiel Vertriebs- oder Produktionsdaten, enthält.
In diesem Beispiel stammen die Daten aus der Vertriebsabteilung....
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In diesen Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Daten in Diagrammen dynamisch
austauschen können. Ziel ist hierbei nicht die Generierung vieler Diagramme, sondern das Erstellen von einem Diagramm, in dem Sie elegant und schnell die zugrunde liegenden Daten per VBA austauschen können.
Als Ausgangssituation...
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In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine vertikale Linie in einem Diagramm
einfügen. Bei vielen Unternehmen werden Bewertungsanalysen durchgeführt. Dies kann eine Bewertung vom Kundenservice, Lieferanten, Marken, etc. sein.
Aufbau der Tabelle
Wählen Sie z.B. 10 verschiedene Kriterien...
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Für Controller ist der Umgang mit Excel alltägliche Routine. Insbesondere
im Bereich Statistik und Kalkulation leistet dieses Werkzeug gute Dienste, um die Informationsqualität der großen EDV-Systeme durch individuelle Zusatzauswertungen zu ergänzen. Dass die Möglichkeiten von Excel allgemein unterschätzt...
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Die Break Even Analyse ist im Controlling ein sehr häufig angewendetes
Instrument um die Gewinnspannen von Produkten, Produktgruppen etc. zu berechnen. Zusätzlich wird in dieser Analyse der Schnittpunkt bestimmt, ab welcher Menge ein Produkt Gewinn erzielt. Die grafische Darstellung wird hierbei häufig...
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MS Excel ist heute aus dem Controlling nicht mehr wegzudenken. Es eröffnet
den Sachbearbeitern die Möglichkeit, ihre Arbeit selbst einer rationellen Lösung zuzuführen. Eine Vielzahl von Bedienschritten im monatlichen Reporting und diversen weiteren Controllingaufgaben lässt sich relativ einfach durch...
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Das Wasserfall-Diagramm auch Waterfall-Chart genannt, kann für
den Controller besonderen Nutzen bringen, wenn er Veränderungen in bestimmten Perioden hervorheben möchte. Hierzu eigenen sich Umsätze, Verkaufszahlen, Produktionszahlen etc. Im Folgenden Tipp wird als Beispiel ein Umsatzverlauf...
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Nicht nur für Projektcontroller ist eine aussagefähige Projektplanung wichtig.
Mithilfe von Projektplänen können die Kosten eines Projektes ermittelt und gesteuert werden. Weiterhin können ungefähre Entstehungszeiträume festgesetzt werden. Da ein derartiger Plan optisch schwer darzustellen ist, soll...
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Die Aufbereitung von Zahlen und deren Veranschaulichung ist eine der häufigsten
Tätigkeiten des Controllers. MS Excel bietet dabei viele Hilfsmittel um die Daten entsprechend gut darzustellen. In diesem Excel-Tipp wird gezeigt, wie Säulendiagramme in 3D und mit einigen Funktionen effektvoll dargestellt...
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Eine wichtige Tätigkeit im Controlling ist die Bewertung von Investitionsobjekten.
Hierzu gehört unter anderem die Bestimmung von Kapitalwerten oder die Berechnung von Abschreibungen für das Investitionsobjekt. Im folgenden Artikel soll gezeigt werden, wie Sie mithilfe von MS Excel Abschreibungen schnell...
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Die Berechnung von Kapitalwerten für Investitionen oder geplante Kosten
eines Annuitätendarlehens sind häufige Tätigkeiten eines Controllers, wenn es um Investitionsentscheidungen geht. Die manuelle Berechnung ist hierbei häufig sehr zeitaufwendig, da die Ermittlung von Abzinsungsfaktoren in der Regel...
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In diesem Beitrag soll der Nutzen und die Erzeugung eines Netzdiagramms
mit MS Excel 2003 vorgestellt werden. Netzdiagramme bilden besonders gut Zusammenhänge von Faktoren ab. Eine weitere Möglichkeit ist die Nutzung als Profile. Hierbei kann entsprechend ein Grundprofil erstellt werden und mit anderen...
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Das Erstellen von Auswertungen und Darstellen von Ergebnissen ist eine
der täglichen Aufgaben des Controllers. Im folgenden Tipp wird gezeigt, wie ein Controller zum Beispiel die Häufigkeit eines Kennzahlenergebnisses oder Umfrageergebnisses darstellen kann. Hierfür kann zum Beispiel ein Fächerdiagramm...
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In der heutigen Zeit ist es für einen Controller unabdingbar, schnell und
übersichtlich seine MS Exceldateien zu steuern: Zum Beispiel der Aufruf verschiedener Planungen, Monate, aber auch das variable Gestalten von Diagrammen.
Ein nützliches Werkzeug hierfür ist die Steuerelemente-Toolbox....
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Arbeitszeiten, Lagerbestände, Zahlungsinformationen: im Controlling müssen
Daten nicht nur ausgewertet, sondern auch erfasst werden. Für fortlaufende Nummern, Prüfziffern oder ähnliches ist es dann wichtig, dass sie nur ein einziges Mal in einer Tabelle auftauchen dürfen.
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Häufig werden in Excel sehr viele Tätigkeiten wiederholt durchgeführt.
Durch diese Wiederholungen geht Zeit und Geduld verloren. Deshalb soll in diesen Excel-Tipp dargestellt werden, wie sich häufig wiederholende Tätigkeiten mithilfe von Makros auf wenige Klicks reduzieren lassen.
Für die Erstellung...
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Die Nummerierung von Zeilen ist für viele Controlling-Listen ein wichtiger
Arbeitsschritt. Das erledigen Sie auch blitzschnell über die Auto-Ausfüllen-Funktion von Excel. Problematisch wird es aber dann, wenn nicht alle Zeilen nummeriert werden sollen oder sich leere Zeilen zwischen den Datensätzen...
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Mit der Tabellenfunktion SVERWEIS können Sie einen Wert über einen Suchbegriff
aus einem Datenbereich ermitteln und ausgeben. Die genaue Funktionsweise erklärt sich am Besten aus der Syntax heraus:
=SVERWEIS(Suchkriterium;Matrix;Spaltenindex;Bereich_Verweis)
Das Argument Suchkriterium...
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So zählen Sie, wie oft Zeichenfolgen in Ihren Listen auftreten.
Ob Artikelnummer, Bestellcodes oder andere Informationen: Nicht nur Zahlen
müssen mit Excel verarbeitet werden. Sie möchten das Auftreten bestimmter Zahlenfolgen oder Buchstabenfolgen in Ihren Tabellen zählen? Über eine Matrixformel...
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Im Controlling müssen häufig große Mengen an Daten aufbereitet und präsentiert
werden. Hierbei ist es wichtig, dass nur die Daten genutzt werden, die benötigt werden. Im Folgenden soll gezeigt werden, wie große Datenmengen in Diagrammen variable und dynamisch dargestellt werden können. Hierfür wird...
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Häufig erfordert es die Praxis, Zahlen
mit großer Spannbreite in einem
einzigen Diagramm darzustellen. Dabei
tritt in der Regel die Schwierigkeit auf,
dass die kleinen Zahlenbereiche nur
schwer oder gar nicht aus dem
Diagramm ablesbar sind. Das
nachfolgende Beispiel zeigt,...
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Excel bietet für das Runden von Zahlen einige Standardfunktionen wie RUNDEN,
ABRUNDEN, AUFRUNDEN, VRUNDEN, OBERGRENZE und UNTERGRENZE an. Diese Tabellenfunktionen kommen im Controlling oft zum Einsatz, wenn man Beträge beispielsweise auf volle 50 Cent- bzw. auf 10 Euro-Basis runden möchte. Wenn es...
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Gerade im Umgang mit komplexen Formeln und Sachverhalten ist es vorteilhaft
und hilfreich, wenn Sie am Bildschirm sowohl das Ergebnis einer Berechnung als auch die Berechnungsformel selbst sehen. Mit einem kleinen Trick können Sie dies leicht realisieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Erstellen...
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Um Fehlern bereits bei der Dateneingabe entgegen zu wirken, zeigen wir
Ihnen mit diesem Tipp, wie sich die Erfassung von Werten auf eine maximale Anzahl an Dezimalstellen beschränken lässt.
Als Beispiel dient eine Tabelle, in der die Eingabe der Messwerte auf maximal
fünf Dezimalstellen begrenzt...
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Wenn Sie häufig mit komplexen Formeln arbeiten, haben Sie sicher auch schon
viel Zeit mit der Fehlersuche verbracht. Wenn ein Fehlerwert ausgegeben wird, bedeutet das nicht, dass die gesamte Formel falsch ist. Meistens ist nur ein kleiner Teil der Formel beziehungsweise ein Teil der Ausgangsdaten fehlerhaft....
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Wie Sie dafür sorgen, dass Bezüge in kopierten Tabellen sich nach Ihren
Wünschen verändern:
Von der täglichen Arbeit mit Excel werden Sie die Möglichkeit kennen, Formeln
kopieren zu können, wobei sich der relative Bezug dann automatisch anpasst. Bedauerlicherweise funktioniert das nicht, wenn...
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Wie Sie nur bestimmte Zeileninhalte addieren:
Sie möchten nur jede x-te Zelle einer Tabelle summieren - beispielsweise
jede vierte Zelle im Bereich A1:A1000? Dabei hilft Ihnen eine Matrixformel.
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So erkennen Sie den höchsten Wert auf einen Blick:
Stellen Sie sich eine Tabelle vor, in der monatsweise die Umsätze mehrerer
Filialen eines Unternehmens verwaltet werden. In der Summen-Zeile soll nun der höchste Wert fett hervorgehoben werden, damit er auf einen Blick erkennbar ist.
Die...
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Wer einen Plan hat, hat auch Abweichungen. Diesen Spruch kennen wir alle
aus dem Controlling. Bei Projekten ist es wichtig, dass die Zeiten zur Abgabe eingehalten werden, damit Folge-Projekte bzw. Aufgaben rechtzeitig wahrgenommen werden können, denn jeder Tag, der verzögert wird, kostet das Unternehmen...
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Für das Reporting bzw. Berichtswesen ist entscheidend, wie Sie einzelne
Tabellen bzw. Soll- Ist-Abgleiche und Entwicklungen in Dashboards zusammenfassen können, damit Sie den Managern eine ideale Information und Entscheidungsvorlage liefern können.
In der Praxis hat sich hier die...
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Controller müssen mathematisch sehr gute Kenntnisse haben. Kalkulationen,
Warenbedarf und Gewinn- und Verlust Berechnungen gehören zum täglichen To-Do. Doch manchmal kommt es vor, dass wir einen bestimmten Wert berechnen müssen und wenn wir diese Berechnung nicht tagtäglich durchführen, erinnern wir...
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Wenn wir mit Excel arbeiten, stehen Zahlen und Diagramme im Vordergrund. Doch
stellen Sie sich einmal vor, Sie möchten per Dropdown-Menü die Daten eines Kunden/Lieferanten abrufen und hierzu auch gleich das passende Logo sehen.
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Zunächst vergrößern wir die Zeilen...
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Wenn wir im Projektcontrolling den Fortschritt von Projekten analysieren
wollen, können wir die Harvey Balls einsetzen. Ich zeige Ihnen hier die Variante mit Excel 2013. Mit 2016 ist es noch leichter. Nehmen wir mal an wir haben fünf Projekte mit den Fortschritten von 0 % bis 100 %.
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