Pivot-Tabellen können dem Controller helfen, große Datenmengen schnell und einfach in Tabellen darzustellen und zu analysieren. Die Grundlage bildet eine Tabelle, die viele verschiedene Daten, zum Beispiel Vertriebs- oder Produktionsdaten, enthält.

In diesem Beispiel stammen die Daten aus der Vertriebsabteilung. Hierbei handelt es sich um eine Auflistung der Aufträge des Monats April (siehe Abbildung 1 Auszug der Grunddaten-Tabelle). Diese Daten sind in dieser Form unsortiert und schwer analysierbar. 


 
Abbildung 1: Auszug der Grunddaten-Tabelle 

Damit der Controller diese Daten sinnvoll nutzen und weiterverarbeiten kann, benötigt er eine Tabelle, in der er sie sortiert und gefiltert aufführen kann. Hierfür soll in diesem Beispiel eine Pivot-Tabelle genutzt werden, da diese sehr flexibel und sehr leicht anpassbar ist. Um die Tabelle zu erstellen, wird der Microsoft Excel Assistent genutzt. Gehen Sie dabei wie folgt vor: 

1. Rohdaten inklusive Überschriften markieren 
2. Öffnen Sie das Menü Daten / PivotTable- und PivotChart-Bericht… 
3. Wählen Sie im unteren Bereich PivotTable und klicken Sie auf "Weiter" 
4. Im nächsten Feld schlägt Excel die Wertebereiche vor. Da in diesem Beispiel alle Werte genutzt werden sollen, wird dieses Fenster mit der "Weiter"-Schaltfläche übersprungen. 
5. Das aktuelle Fenster benötigt ebenfalls keine Änderungen, weil die neue Tabelle auf einem neuen Arbeitsblatt erzeugt werden soll. Daher bestätigten Sie dieses Feld mit "Fertig stellen". 

Auf der ersten Seite des Assistenten wurden unter dem Punkt „Welche Daten möchten Sie analysieren?“ verschiedene Optionen der Datenherkunft aufgelistet (siehe Abbildung 2 Menüauswahl). Im Folgenden werden diese kurz erläutert.


Abbildung 2: Menüauswahl

Option 1 Microsoft Office Excel-Liste oder -Datenbank: Hierbei handelt es sich im Wesentlichen um Listen aus einem Excel Arbeitsblatt.
Option 2 Externe Datenquelle: Hier soll Excel die Daten aus eine fremde Datenbank (MS Access, SQL-Server oder andere Datenbanken mit ODBC-Schnittstelle) holen.
Option 3 mehrere Konsolidierungsbereiche: Bei dieser Option soll Excel Daten aus verschiedenen Listen ziehen. Dabei gehen aber einige Funktionen der Pivot-Tabelle verloren.
Option 4 Anderen Pivot-Table-Bericht oder PivotChart-Bericht: Hiermit kann aus einer bestehenden Pivot-Tabelle eine weitere Pivot-Tabelle erstellt werden, welche die gleiche Datengrundlage nutzt.

Nachdem der Assistent mit "Fertig stellen" beendet wurde, erhalten Sie eine Pivot-Rohtabelle, die Sie in den nächsten Schritten mit Daten füllen müssen. Hierfür ziehen Sie aus der PivotTable-Feldliste je nach Bedarf die verschiedenen Felder in die benötigten Bereiche.

In diesem Beispiel wurden die Felder Kunden-Nr., Region, Produkt und Auftragswert genommen. Abbildung 3 zeigt deren Positionierung.


Abbildung 3 Positionen der Felder (anklicken zum vergrößern)

Als Nächstes soll der Bericht nach den Kunden mit dem größten Gesamtumsatz sortiert werden. Hierfür markieren Sie die Werte der Spalte Gesamtergebnis und drücken anschließend die Schaltfläche "absteigend sortieren" in der Symbolleiste Standard. Selbstverständlich können auch andere Sortierungen vorgenommen werden, wie zum Beispiel die Anordnung der Kunden, so dass diese aufsteigend nach ihrer Kundennummer sortiert werden.

Jetzt soll eine kleine Umsatzanalyse durchgeführt werden. Hierfür muss Sie in die aktuelle Tabelle noch zweimal die Position  Auftragswert an gleiche die Stelle des ersten Auftragswertes gezogen werden. Im Anschluss sollte Ihre Tabelle wie in Abbildung 4 aussehen.


Abbildung 4 Kontrollbild 1 (anklicken zum vergrößern)

Im Anschluss ziehen Sie das Feld Daten neben das Feld Produkt und entfernen das Feld Produkt aus der Tabelle durch hinausziehen. Die Tabelle sollte jetzt wie Abbildung 5 aussehen.


Abbildung 5 Kontrollbild 2 (anklicken zum vergrößern)

Nun müssen die Formatierungen und die Formeln angepasst werden. Hierfür klicken Sie bitte mit rechts auf das Feld Daten und wählen den Punkt PivotTable Assistent. Im Anschluss klicken Sie auf die Schaltfläche „Layout…“. Im neuen Fenster sehen Sie die aktuelle Tabelle mit den entsprechenden Datenfeldern. Doppelklicken Sie auf das Feld „Auftragswert“. Es öffnet sich das in Abbildung 6 dargestellte Fenster. Nehmen Sie folgende Änderungen in diesem Fenster vor. Zunächst wird der Name dieser Spalte geändert, indem Sie im Feld Name das bestehende Wort gegen Umsatz ersetzen. Im Anschluss wählen Sie das Feld "Zahlen" und ändern das Format auf Währung. Diese beiden Änderungen bestätigen Sie mit jeweils einem Klick auf "OK".


Abbildung 6 PivotTable-Feld

Verfahren Sie so weiter. Ändern Sie den Namen von Auftragswert2 in „kleinster Auftrag“ und wählen Sie im Bereich „Zusammenfassen mit:“ die Funktion Minimum und ändern Sie wieder die Formatierung der Zahlen auf Währung. Den Auftragswert3 benennen Sie in „größter Auftrag“ um und wählen hier die Funktion Maximum. Die Formatierung der Zahlen erfolgt ebenfalls auf Währung. Danach bestätigen Sie die Änderungen mit "OK" und "Fertig stellen". Sie haben jetzt einen Bericht über die Kundenumsätze mit dem jeweiligen größten und kleinsten Auftrag des Kunden erstellt. Ihre Tabelle sollte nun wie in Abbildung 7 aussehen.


Abbildung 7 Zieltabelle

Hierbei handelt es natürlich nur um ein Beispiel, Sie können noch weitere Daten einfügen, wie zum Beispiel der Durchschnittsumsatz etc.

Die Beispieldatei Pivottabellen können Sie hier herunterladen >>

Informieren Sie sich regelmäßig über neue Excel-Tipps  und Excel-Tools
in unserem monatlich erscheinenden  >>Newsletter<<.

letzte Änderung Alexander Wildt am 09.09.2019

Autor:in

weitere Fachbeiträge des Autors | Forenbeiträge