Mögliche Formatierungen eines Break-Even-Analyse Diagramms

Die Break Even Analyse ist im Controlling ein sehr häufig angewendetes Instrument um die Gewinnspannen von Produkten, Produktgruppen etc. zu berechnen. Zusätzlich wird in dieser Analyse der Schnittpunkt bestimmt, ab welcher Menge ein Produkt Gewinn erzielt. Die grafische Darstellung wird hierbei häufig in einem einfachen Diagramm mit zwei Graphen durchgeführt. In diesem Tipp möchten wir Ihnen zeigen, wie sie durch ein paar leichte Anpassungen eine Break Even Analyse optisch herausheben.

Als Beispiel sollen Kugelschreiber dienen, die zu je 0,50€ verkauft werden. Die Herstellung der Kugelschreiber kostet je Schreiber 0,25€ mit einen fixen Kostenbestand von 1.150,00€. Daraus ergibt sich eine Erlösfunktion E(x) = 0,50€ * X und eine Kostenfunktion K(x) = 0,25€ * X +1.150,00€. In den folgenden Tabellen werden bei verschiedenen Mengen die Kosten und die Erlöse dargestellt. Die erste Tabelle zeigt dabei die Aufteilung der Kosten in variable und fixe Kosten. 

abb1-datentabelle-breakevenpoint 
Abbildung 1 Datentabelle der Kosten- und Erlösfunktion (zum Vergrößern anklicken) 

Diese Daten müssen für die grafische Auswertung angepasst werden. Hierfür wird eine neue Datentabelle angelegt. Diese wird die Positionen Menge, Erlöse, Gesamtkosten, variable Kosten, fixe Kosten und Gewinn enthalten. Die Daten, die diese Tabelle enthalten wird, sind nicht immer die korrekten Ergebnisse sondern dienen nur als Hilfsmittel zur grafischen Darstellung. In der Mengenzeile werden Mengen erfasst, die auch in der Grunddatentabelle enthalten sind. In der Zeile für Erlöse und Gesamtkosten werden die entsprechenden Werte für die jeweilige Menge erfasst.

Die Zeile für variable Kosten enthält ebenfalls die Gesamtkosten zu der jeweiligen Menge. Die Zeile für Fixkosten enthält dagegen nur die tatsächlichen Werte für die Fixkosten. Die letzte Zeile für Gewinn enthält die Werte der Erlösfunktion. Der tatsächliche Gewinn wird hier nicht errechnet. Die folgende Grafik zeigt die vollständige Tabelle mit ihren Werten. 

abb2-aufbereitete-daten-breakevenpoint
Abbildung 2 aufbereitete Daten für die Break-Even Grafik (zum Vergrößern anklicken) - Hierbei handelt es um Hilfswerte für die Darstellung des Diagramms.

Im nächsten Schritt fügen Sie das Rohdiagramm ein.

In MS Excel 2003 öffnen Sie hierfür das Menü Einfügen/Diagramm… und wählen dort den Diagrammtyp Fläche mit dem Untertyp Flächen und bestätigen ihre Auswahl mit „weiter“. Als Datenbereich selektieren Sie aus ihrer aufbereiteten Datentabelle die Zeilen von Erlöse bis Gewinn und bestätigen ihre Auswahl erneut mit „weiter“. Im folgenden Menü wählen Sie die Registerkarte „Legende“ und entfernen das Häkchen aus „Legende anzeigen“. Als letzten Schritt bestätigen Sie alles mit der Schaltfläche „Fertig stellen“.

In MS Excel 2007 öffnen Sie das Register „Einfügen“ und wählen im Bereich Diagramme die Art Fläche und dort bei 2D-Fläche den Untertyp Fläche aus. Durch einen Rechtsklick auf das weiße Fenster können Sie den Menüpunkt „Daten auswählen…“ öffnen.  Im Feld „Diagrammdatenbereich“ wählen Sie die Daten der aufbereiteten Tabelle ohne die Zeile für Menge. Im Anschluss wählen Sie das Feld „Bearbeiten“ im Bereich Horizontale Achsenbeschriftungen (Rubrik) und selektieren die Werte der Mengenzeile. Bestätigen Sie alles mit „OK“.

abb3-rohdiagramm
Abbildung 3 Rohdiagramm (zum Vergrößern anklicken)

In den folgenden Schritten wird das Rohdiagramm durch Formatierungen angepasst.  Im ersten Schritt wird der Hintergrund des Diagramms angepasst sowie die X-Achse an die entsprechenden Mengen. Hierfür öffnen Sie in MS Excel 2003 durch einen Rechts-Klick auf die graue Zeichnungsfläche das Menü „Zeichnungsfläche formatieren…“. In diesem Beispiel wird der Rahmen auf „Keinen“ gesetzt und die Fläche auf die Farbe weiß. Diese Auswahl wird mit „OK“ bestätigt. Mit einem weiteren Rechtsklick auf die Zeichnungsfläche können Sie das Menü „Datenquelle…“ öffnen. Hier wählen Sie die Registerkarte „Reihe“ und selektieren im Feld „Beschriftung der Rubrikenachse (X):“ den Bereich mit den Mengen ohne das Wort Menge dabei mit einzubeziehen. Die Auswahl bestätigen Sie ebenfalls wieder mit „OK“. In MS Excel 2007 ist diese Anpassung nicht nötig. Hierfür müssen Sie in MS Excel 2007 die Legende selektieren und löschen.

abb4-digrammhintergrund
Abbildung 4 angepasster Hintergrund (zum Vergrößern anklicken)

Bisher ist es nur schwer zu erkennen, wie aus diesen verschiedenen Flächen eine Darstellung für die Break Even Analyse werden soll. Daher werden in diesem Abschnitt die einzelnen Flächen der Datenreihen farblich angepasst. Folgende Farbtabelle soll hierfür in diesem Beispiel verwendet werden.

Erlöse = farblos
Gesamtkosten = farblos
variable Kosten = hellorange
fixe Kosten = orange
Gewinn = hellgrün


Die Erlöse und die Gesamtkosten werden farblos gestaltet, da diese später nur als Graph im Diagramm erscheinen sollen. Um die Datenreihen in MS Excel 2003 zu formatieren, wählen Sie den jeweiligen Datenpunkt aus und öffnen das Menü „Datenreihen formatieren…“ durch einen Rechtsklick auf den Datenpunkt. Im Register „Muster“ wählen Sie die entsprechende Farbe aus. Falls Sie einen Datenpunkt nicht erreichen, können Sie im Register „Datenreihenanordnung“ die Rangfolge der Datenreihen ändern und somit bereits formatierte Datenreihen nach hinten verlagern.

In MS Excel 2007 wählen Sie den Datenpunkt aus und öffnen ebenfalls das Menü „Datenreihen formatieren“ im Rechtsklickmenü. In dem sich öffnenden Menü wählen Sie den Bereich „Füllung“ und passen die Farbe entsprechend an. Die Rangfolge wird im linken Bereich des „Daten auswählen“-Menüs verändert.

Das Diagramm kann jetzt wie die folgende Abbildung aussehen. Es kann hierbei zu Unterschieden kommen durch verschiedene Rangfolgen, die beim Formatieren entstanden sind.

abb5-formatierte-datenreihen
Abbildung 5 formatierte Datenreihen (zum Vergrößern anklicken)

Im nächsten Schritt werden die Rahmen der Datenreihen formatiert. Hierfür öffnen Sie dasselbe Menü, wie bei der Formatierung der Flächen. Das Vorgehen ist hierbei ebenfalls identisch. Folgende Formatierungen sollen in diesem Beispiel angewendet werden.

Erlöse = dunkelgrün und fett
Gesamtkosten = rot und fett
variable Kosten = keinen
fixe Kosten = keinen
Gewinn = keinen


abb6-formatierte-rahmen
Abbildung 6 angepasste Rahmen (zum Vergrößern anklicken)

Im letzten Schritt der Formatierungen wird die X-Achse hervorgehoben und die Rangfolge der Datenreihen endgültig festgelegt. Hierfür wird die X-Achse ausgewählt und mit einen Rechtsklick das Menü „Achse formatieren…“ geöffnet.  Im Feld „Stärke“ wurde ebenfalls wie bei den Rahmen für Erlöse und Gesamtkosten die größte Stärke gewählt.

Die Rangfolge wird genauso verändert, wie in den Schritten zu vor. Hierbei wird in dieser Darstellung folgende Rangfolge verwendet.

1. Gewinn
2. variable Kosten
3. fixe Kosten
4. Gesamtkosten
5. Erlöse

Das vorläufige Diagramm sollte wie folgt aussehen.

abb7-vorlaeufiges-diagramm
Abbildung 7 vorläufiges Diagramm (zum Vergrößern anklicken)

Im letzten Schritt soll nur noch der Break Even Point hervorgehoben werden. Hierfür werden dessen Koordinaten benötigt. Der Break Even Punkt liegt in diesem Beispiel bei einer Menge von 4.600 Kugelschreibern und bei einem Erlös von 2.300,00€. Die Berechnung des Break Even Point kann hier nachgelesen werden.

Um den Break Even Punkt hervorzuheben wird ein zusätzliches einfaches Punkt-Diagramm einfügt, welches die gleiche Größe hat wie das bisherige Diagramm. Die Achsen müssen hierbei ebenfalls die gleiche Skalierung verwenden.  Des Weiteren muss die Hintergrundfarbe des Diagramms und die Zeichnungsfläche auf keine Farbe geändert werden. Der Punkt wird als Datenreihe mit der entsprechenden X- und Y-Koordinate erfasst.

Im Anschluss daran wird das Diagramm mit dem Break Even Punkt über das Diagramm mit den Flächen geschoben und exakt ausgerichtet. Die nachfolgende Abbildung zeigt das fertige Diagramm.

abb8-fertiges-diagramm
Abbildung 8 fertiges Diagramm (zum Vergrößern anklicken)

Hierbei handelt es sich selbstverständlich nur um ein Beispiel, Anpassungen können beliebig vorgenommen werden. Zum Beispiel kann auch nur der Gewinn hervorgehoben werden. Einweitere Möglichkeit wäre die Hervorhebung der variablen Kosten usw.

Die Beispieldatei Break Even Analyse können Sie hier herunterladen >>


 

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letzte Änderung A.W. am 24.07.2018
Autor(en):  Alexander Wildt

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Unser Excel-Experte Herr Dipl. Betriebswirt Alexander Wildt verfügt über mehrjährige Erfahrungen in der Erstellung professioneller Excel-Lösungen im betriebswirtschaftlichen Bereich und in der Beratung unserer Kunden bei der Anwendung der Tools aus unserer eigenen Vermarktung.
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