Projektplan mit Gantt Diagramm in MS Excel

Alexander Wildt
Nicht nur für Projektcontroller ist eine aussagefähige Projektplanung wichtig. Mithilfe von Projektplänen können die Kosten eines Projektes ermittelt und gesteuert werden. Weiterhin können ungefähre Entstehungszeiträume festgesetzt werden. Da ein derartiger Plan optisch schwer darzustellen ist, soll in diesem Excel-Tipp gezeigt werden, wie mithilfe eines Gantt-Diagramms Projektphasen und deren Zeiträume in Excel dargestellt werden können.

Folgender Projektplan soll als Ausgangsbasis für das Diagramm dienen. Hierbei sind die einzelnen Projektschritte mit ihren geplanten Anfangs- und Enddaten erfasst, außerdem enthält der Plan die Dauer der einzelnen Schritte in Tagen und das geplante Budget für die einzelnen Projektschritte. 

Projektplan 
Abb. 1 Projektplan

Balkendiagramm mit gestapelten Balken

Als Grundlage für ein Gantt-Diagramm in Excel dient ein Balkendiagramm mit gestapelten Balken. Dieses wird im ersten Schritt in MS Excel 2003 über folgenden Pfad eingefügt: 

Einfügen/Diagramm…/Balken/gestapelte Balken 

Das sich öffnende Fenster wird mit der Schaltfläche „Fertig stellen“ geschlossen. In MS Excel 2007 wird das Diagramm über das Register „Einfügen“ und dort im Punkt „Balken“ über das Symbol für gestapelte Balken eingefügt. 

Das jetzt erzeugte Diagramm ist ein weißes Fenster. Durch einen Rechtsklick in das weiße Fenster öffnet sich ein Menu in dem der Punkt „Datenquelle“ (In MS Excel 2007 „Daten auswählen…“) gewählt wird. Im neuen Fenster wird in MS Excel 2003 die Registerkarte „Reihe“ gewählt und durch die Schaltfläche „Hinzufügen“ fügen Sie eine neue Datenreihe ein. Im Feld „Werte“ (in MS Excel 2007 „Reihenwerte“) ist der Bereich der Startdaten der Projektschritte zu selektieren. Im Feld „Beschriftung der Rubrikenachse (X)“ von MS Excel 2003 wählen Sie den Bereich aus, welcher die Bezeichnungen der Projektschritte enthält. In MS Excel 2007 wird im rechten Bereich des Fensters mit „Bearbeiten“ der entsprechende Bereich gewählt. Nachdem beide Bereiche festgelegt worden sind, schließen Sie das Fenster mit der Schaltfläche „OK“. Das erzeugte Diagramm ist in Abbildung 2 zu erkennen.

Grunddiagramm
Abb. 2 Grunddiagramm

Im nächsten Schritt soll die Achse mit den Startdaten in Monate umgewandelt werden. Hierfür wird die untere Achse selektiert und mit einen Rechtsklick das Menu „Achse formatieren“ aufgerufen. In diesem Menu wird der Reiter „Skalierung“ gewählt (in MS Excel 2007 „Achsenoptionen“) und die benötigten Werte festgelegt. Hierbei müssen die Werte Minimum, Maximum, Hauptintervall und Hilfsintervall festgelegt werden. In diesem Beispiel soll als Zeitraum das Jahr 2008 dienen. Dafür müssen Sie als Minimum das Datum 01.01.2008 und als Maximum das Datum 31.12.2008 festgelegen. Die Eingabefelder in dieser Maske benötigen Zahlen, deshalb müssen die beiden Daten als Zahl eingegeben werden. Dabei entspricht das Datum 01.01.2008 der Zahl 39448 und der 31.12.2008 ist gleich 39813. Als Haupt- und Hilfsintervall wird der Wert 31 gewählt, dieser steht für jeweils 31 Tage. Dadurch entsteht eine leichte Abweichung in der Korrektheit der Darstellung, welche aber nur geringfügig ist und somit hingenommen werden kann. Im Anschluss werden im Register „Zahlen“ (in MS Excel 2007 „Zahl“) das benutzerdefinierte Format MMMM eingefügt und ausgewählt, dieses Format gibt die ganzen Monatsnamen aus.

Im dritten Schritt werden in MS Excel 2003 Diagrammformatierungen festgelegt. In diesem Beispiel wurde der Hintergrund von Grau auf Weiß geändert und die gesamt Diagrammgröße so weit vergrößert, dass die Monatsnamen in eine Zeile passen. Das Diagramm  sieht wie in Abbildung 3 dargestellt aus.

Diagramm mit ersten Formatierungen
Abb. 3 leicht formatiertes Diagramm (zum Vergrößern anklicken)

In MS Excel 2007 kann auf diese Formatierungen verzichtet werden.

Vom Balkendiagramm zum Gantt-Diagramm

Im letzten Schritt erfolgt die eigentliche Umwandlung eines Balkendiagramms in ein Gantt-Diagramm. Hierfür muss eine weitere Datenreihe hinzugefügt werden. Dies wird wieder durch einen Rechtsklick in die Diagrammfläche getätigt und dort wählen Sie den Punkt „Datenquelle“ (in MS Excel 2007 „Daten auswählen…“). In MS Excel 2003 wird in der Registerkarte „Reihe“ über „Hinzufügen“ eine neue Reihe eingefügt. In MS Excel 2007 wählen Sie die Schaltfläche „Hinzufügen“, um eine neue Reihe einzufügen. Im Feld „Werte“ (in MS Excel 2007 „Reihenwerte“) wird der Bereich mit den Werten für die Gesamtdauer der Prozesse gewählt. Danach bestätigen Sie den Vorgang mit der Schaltfläche „OK“.

Im Anschluss wird die erste Datenreihe ausgewählt und mit einem Rechtsklick das Menu geöffnet. Hier wird der Punkt „Datenreihe formatieren“ gewählt. In MS Excel 2003 setzen Sie im Register „Muster“ die Fläche und den Rahmen auf den Wert „keine“ und bestätigen dies mit „OK“. In MS Excel 2007 heißen die Register „Füllung“ und „Rahmenfarbe“.

Als letztes wird die X-Achse (in diesem Diagramm ist sie senkrecht) gewählt und formatiert. Hierbei aktivieren Sie in MS Excel 2003 in der Registerkarte „Skalierung“ die unteren drei Optionen. Das Diagramm sieht jetzt, wie in Abbildung 4 dargestellt, aus. In MS Excel 2007 muss im Register „Achsenoptionen“ die Option „Kategorien in umgekehrter Reihenfolge“ aktiviert und im Bereich „horizontale Achse schneidet“ die Option „Bei größter Rubrik“ gewählt werden.

fertiges Diagramm
Abb. 4 fertiges Diagramm (zum Vergrößern anklicken)

Bei diesem Tipp handelt es sich um ein Beispiel. Es können selbstverständlich weitere Projektschritte eingefügt werden oder andere Datenbereiche gewählt werden. Auch Dynamisierungen können hier Anwendung finden.


Die Beispieldatei Gantt-Diagramm können Sie hier herunterladen >>

 

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letzte Änderung Alexander Wildt am 28.07.2023

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