Steuerelemente anwenden

In der heutigen Zeit ist es für einen Controller unabdingbar, schnell und übersichtlich seine MS Exceldateien zu steuern: Zum Beispiel der Aufruf verschiedener Planungen, Monate, aber auch das variable Gestalten von Diagrammen. 

Ein nützliches Werkzeug hierfür ist die Steuerelemente-Toolbox. In dieser Arbeitsleiste sind verschiedene Arbeitshilfen, wie Dropdown-Menüs, Häkchenfelder oder Schaltflächen enthalten. In diesem Tipp soll gezeigt werden, wie mithilfe eines Dropdown-Menüs die Datenquelle eines Diagramms geändert werden kann und wie mit Häkchenfeldern Graphen in diesem Diagramm ausgeblendet werden.

Als Datengrundlage dient die folgende Tabelle, welche die Soll/Ist-Umsätze zweier Jahre enthält.

 
Abbildung 1 Grundtabelle

 In diesem Beispiel soll immer nur eine Tabelle in einem Diagramm dargestellt werden. Daher wird im ersten Schritt eine Rohtabelle angelegt, welche später die Daten des gewählten Diagramms enthält. Diese Rohtabelle entspricht in den Grundzügen der Grundtabelle der vorgegebenen Daten.

Abbildung 2 Rohtabelle

Im nächsten Schritt werden die benötigten Steuerelemente erzeugt. Um dies zu gewährleisten, muss in der Arbeitsfläche die Arbeitszeile „Steuerelemente-Toolbox“ eingeblendet sein. Falls diese nicht eingeblendet ist, kann diese über einen Rechtsklick im Bereich der Arbeitszeilen und dann durch einen Klick auf den entsprechenden Reiter „Steuerelemente-Toolbox“ eingeblendet werden.

Abbildung 3 Einblenden der Steuerelemente-Toolbox

Als Erstes wird ein Dropdown-Menü erzeugt. Hierfür wird das Feld „Kombinationsfeld“ aus der Arbeitsleiste benötigt. Im Anschluss wird ein Rahmen auf dem Tabellenblatt gezogen, in dem das Steuerelement erscheint. Das Gleiche wird für die Häkchenfelder ebenfalls vorgenommen, jedoch wird dabei das Feld „Kontrollkästchen“ verwendet. MS Excel schaltet bei diesem Vorgang in den Entwurfmodus. In diesem Modus können Steuerelemente bearbeitet werden, zum Beispiel Formatierungen wie Größe und Aussehen, aber auch funktionale Einstellungen. In diesem Beispiel werden nur die funktionalen Elemente betrachtet.

Als nächstes werden Zellen definiert, welche die Liste für das Dropdown-Menü enthält und die Ergebnisse der einzelnen Aktionen der Steuerelemente. Um die Liste zu erstellen, wird das Jahr 2007 und 2008 untereinander geschrieben und markiert. Im Anschluss wird im Namensfeld ein Name für diese Liste definiert. Dieser sollte eindeutig sein. In diesem Beispiel erhält die Liste den Namen „Jahresauswahl“. Im Anschluss werden noch drei einzelne Zellen mit Name benötigt. Hierbei wird sehr ähnlich vorgegangen, außer, dass statt mehrerer Zellen nur jeweils eine Zelle markiert wird. In diesem Beispiel werden folgende drei Namen  verwendet: „Listeauswahl“, „Hakeneins“ und „Hakenzwei“.

Abbildung 4 Namen definieren

Im vierten Schritt werden die Namen den einzelnen Steuerelementen zugewiesen. Hierfür wird per Rechtsklick auf das Steuerelement das Menü „Eigenschaften“ geöffnet. Im folgenden Fenster werden für das Dropdown-Menü die Einträge „LinkedCell“ und „ListFillRange“ benötigt. Der Eintrag „LinkedCell“ enthält den Namen für das Ergebnis des Steuerelementes. Und „ListFillRange“ enthält den Namen für die Listeneinträge, in diesem Beispiel „Jahresauswahl“.

Abbildung 5 Steuerelementmenü Eigenschaften

Das Menü für die Häkchen wird genauso geöffnet. Bei den Häkchen wird nur der „LinkedCell“ Eintrag benötigt. Im ersten Häkchen wird der Name „Hakeneins“ eingetragen und im zweiten „Hakenzwei“. Um die Wörter Checkbox 1 und Checkbox 2 zu entfernen oder zu ändern, kann im gleichen Menü der Eintrag „Caption“ beliebig geändert werden.

Im folgenden Schritt werden Formeln erstellt, welche die Werte für das Diagramm einlesen. In diesem Beispiel werden nur stark vereinfachte und den Zweck erfüllende Formeln genutzt. Die Formel für Januar und dem Soll-Umsatz ist:

=WENN(Listeauswahl=“2007“;C4;C8)

Hierbei sucht die Formel nur nach 2007, ansonsten wird immer 2008 genutzt. Diese Formel wird durch kopieren für die verbleibenden Monate und dem Ist-Umsatz ergänzt. In der nächsten Stufe muss eine weitere Bedingung eingesetzt werden, welche die Auswahl des Häkchens berücksichtigt. Dafür wird die obengenannte Formel wie folgt geändert:

Für den Sollumsatz steht im Monat Januar:

=WENN(Hakeneins=FALSCH;#NV;WENN(Listeauswahl="2007";C4;C8))

Diese Formel kann für die übrigen Monate des Soll-Umsatzes kopiert werden.

Für den Ist-Umsatz wird nur Hakeneins gegen Hakenzwei ersetzt. Da die Steuerelemente noch nicht aktiviert sind und genutzt wurden, sieht die Tabelle wie unten dargestellt aus.

Abbildung 6 Wertetabelle mit Formeln

Im letzten Schritt wird das Diagramm eingefügt. In diesem Beispiel wurde ein Liniendiagramm mit zwei Reihen angefertigt. Die erste Reihe enthält die Soll-Umsätze und die zweite Reihe die Ist-Umsätze. Nachdem das Diagramm erstellt wurde, wird der Entwurfsmodus über die Schaltfläche „Entwurfsmodus beenden“ verlassen. Hiernach kann das Diagramm mit den beiden Umsatzvarianten genutzt werden.

Abbildung 7 "Entwurfsmodus beenden"-Button

Hierbei handelt es sich natürlich nur um ein Beispiel. Weitere Verwendungen für die Steuerelemente sind selbstverständlich möglich.

Die Beispieldatei Steuerelemente können Sie hier herunterladen >>

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letzte Änderung A.W. am 24.07.2018 Autor(en):  Alexander Wildt

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Der Autor:

	Herr Alexander Wildt Unser Excel-Experte Herr Dipl. Betriebswirt Alexander Wildt verfügt über mehrjährige Erfahrungen in der Erstellung professioneller Excel-Lösungen im betriebswirtschaftlichen Bereich und in der Beratung unserer Kunden bei der Anwendung der Tools aus unserer eigenen Vermarktung.
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