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Pivot-Tabellen im Controlling: Ein Praxisleitfaden

Kristoffer Ditz
Pivot-Tabellen sind eines der mächtigsten Werkzeuge in Microsoft Excel und insbesondere im Controlling von entscheidender Bedeutung. Sie ermöglichen eine dynamische Analyse großer Datenmengen, ohne dass komplizierte Formeln benötigt werden. Mit wenigen Klicks können Nutzer Daten aus verschiedenen Perspektiven betrachten, zusammenfassen und auswerten.

Was ist eine Pivot-Tabelle?

Eine Pivot-Tabelle ist eine interaktive Tabelle, die es ermöglicht, große Datenmengen zu strukturieren und auf verschiedene Arten zu aggregieren, zu sortieren und zu analysieren. Im Controlling wird sie oft verwendet, um Finanzkennzahlen, Kostenstellenberichte, Umsatzdaten und andere betriebliche Kennzahlen zu visualisieren und zu analysieren.


Die Rolle von Pivot-Tabellen im Controlling

Controlling erfordert häufig die Analyse und Aufbereitung von großen Datenmengen. Pivot-Tabellen helfen, aus rohen Zahlen nutzbare Informationen zu extrahieren. Sie ermöglichen es, verschiedene Dimensionen zu untersuchen und Zusammenhänge zwischen den Daten zu erkennen.

Typische Anwendungen im Controlling:

  • Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung: Pivot-Tabellen helfen bei der Zuweisung und Analyse von Kosten auf verschiedene Kostenstellen oder Kostenträger. 
  • Umsatzanalyse: Umsatzdaten können nach Zeiträumen, Regionen oder Produktkategorien analysiert werden. 
  • Budgetabweichungsanalyse: Die Analyse von Soll-Ist-Abweichungen ist ein häufiges Szenario, das mithilfe von Pivot-Tabellen schnell und übersichtlich durchgeführt werden kann. 
  • Liquiditätsplanung: Finanz- und Bankdaten lassen sich in Pivot-Tabellen zusammenfassen, um die Liquidität eines Unternehmens zu überwachen und zu steuern.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Pivot-Tabellen im Controlling anwenden

Beispiel: Analyse der Umsatzdaten

Nehmen wir an, Sie haben eine Tabelle mit monatlichen Umsätzen nach Region und Produktkategorie. Hier ist der Ablauf, um eine Pivot-Tabelle zu erstellen:
  1. Datenquelle vorbereiten: Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten gut strukturiert sind (d.h. jede Spalte hat eine eindeutige Überschrift, keine leeren Zeilen). 
  2. Pivot-Tabelle erstellen: 
    • Wählen Sie die gesamte Datenquelle aus. 
    • Gehen Sie auf "Einfügen" und wählen Sie "Pivot-Tabelle". 
    • Wählen Sie den Zielbereich für Ihre Pivot-Tabelle (neues Arbeitsblatt oder bestehendes Arbeitsblatt). 
  3. Daten aggregieren: 
    • Ziehen Sie "Produktkategorie" in den Bereich "Zeilen". 
    • Ziehen Sie "Region" in den Bereich "Spalten". 
    • Ziehen Sie "Umsatz" in den Bereich "Werte" und stellen Sie sicher, dass die Werte summiert werden. 
  4. Pivot-Tabelle anpassen: 
    • Fügen Sie Filter hinzu, um die Daten nach bestimmten Zeiträumen oder Regionen einzugrenzen.

Oft ist es so, dass die Überschriften nicht so gut passen, wie hier:



Summe von Umsatz oder Spaltenbeschriftungen sind weniger Aussagekräftig und sollten entsprechend unbenannt werden.

Wenn Sie diese überschreiben wollen erhalten Sie die Meldung:


Praxis-Tipp
Machen Sie hinter dem Wort, hier Umsatz, einfach ein Leerzeichen und drücken dann Enter. Schon wird eine neue Bezeichnung übernommen.



Die Spalten und Zeilenergebnisse

Wenn Sie die Spalten bzw. Zeilenergebnisse nicht sehen wollen, klicken Sie auf das die Registerkarte "Entwurf", wenn Sie die Pivot-Tabelle markiert haben und hier welche Ergebnisse ein-/ausgeblendet werden:



Fazit: Die Vorteile der Verwendung von Pivot-Tabellen im Controlling

Pivot-Tabellen bieten viele Vorteile für das Controlling, insbesondere in der Datenanalyse und der Berichterstattung:
  • Zeitersparnis: Sie sparen Zeit bei der Datenanalyse und -aggregation. 
  • Flexibilität: Pivot-Tabellen ermöglichen eine schnelle Anpassung und Darstellung der Daten aus verschiedenen Perspektiven. 
  • Einfache Handhabung: Auch ohne tiefgehende Excel-Kenntnisse können Pivot-Tabellen schnell und effektiv eingesetzt werden. 
  • Erhöhte Transparenz: Sie helfen, komplexe Daten verständlich und übersichtlich darzustellen, was die Entscheidungsfindung erleichtert.

Durch den gezielten Einsatz von Pivot-Tabellen können Controller nicht nur ihre Arbeit effizienter gestalten, sondern auch einen signifikanten Mehrwert für die Unternehmenssteuerung schaffen.




letzte Änderung K.D. am 31.03.2025
Autor:  Kristoffer Ditz


Autor:in
Herr Kristoffer Ditz
Kristoffer Ditz ist Leiter der Hanseatic Business School in Hamburg und Dozent an der AMD Modeakademie. Er verfügt über langjährige Erfahrung im Controlling bei Handelsunternehmen. Seine Schwerpunkte sind Ein- und Verkaufscontrolling sowie das Online-Controlling.
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