Excel-Tipp: Portfolio in Excel erstellen

In diesem Excel Tipp lernen Sie, wie Sie ein Portfolio mit wechselnden Farben erstellen

Excel-Tipp: Portfolio für das Controlling mit Excel erstellen
Abb. 1: Das fertige Portfolio - erstellt mit Excel.

Für das strategische Controlling sind Portfolios sehr zu empfehlen. Allerdings werden diese immer nur sehr grob von den Farben erstellt, oder in müheseliger Kleinstarbeit händisch mit entsprechenden Farben aufbereitet. In diesem Excel Tipp lernen Sie, wie Sie ein Portfolio erstellen, welches automatisch die Farben wechselt.

1. Erstellen Sie zunächst eine Tabelle mit folgenden Inhalten:
  • 5 Produkte
  • Die strategische Bedeutung der Produkte auf einer Skala von 1 bis 5
  • Den Ist- und VJ Wert vom Deckungsbeitrag der einzelnen Produkten inkl. Abweichung in Euro
ExcelTipp -Portfolio01web.jpg
Abb. 2

2. Als nächstes legen Sie rechts neben der Tabelle fest, um welches Feld es sich handelt:
  • links unten
  • links oben
  • rechts unten
  • rechts oben

Der Vorteil bei der Verwendung von der Skala mit einem Wert von 1 bis 5 ist, dass Sie hier den Mittelwert von 3 verwenden können – im Gegensatz zu der Skala von 1 bis 10.
(4 Seiten)
3. Kalkulation für links unten:
Dies sollen die Produkte sein, die eine strategisch niedrige Bedeutung, also unter 3 Punkten haben und eine negative Abweichung zum Vorjahr im Deckungsbeitrag.
Die Formel lautet hier:
=WENN(UND(D7<3;G7<0);D7;#NV)
Der Wert #NV entspricht hier No Value. Dieser wird später bei der Erstellung des Diagramms benötigt, damit hier kein Bubble angezeigt wird.

4. Für die Position links oben im Portfolio, sollen die Produkte angezeigt werden, die eine strategisch hohe Bedeutung haben (größer/gleich 3 Punkte), allerdings ein negative Abweichung zum Vorjahr im Deckungsbeitrag erzielten.
So lautet die Formel hier:
=WENN(UND(D7>=3;G7<0);D7;#NV)
5. Für die Position rechts unten im Portfolio, wurde zwar das Vorjahr im Deckungsbeitrag übertroffen, allerdings liegt hier eine strategisch niedrige Bedeutung vor.
Die Formel lautet hier:
=WENN(UND(D7<3;G7>0);D7;#NV)
6. Zum Abschluss benötigen wir noch die Definition für links oben im Feld, also Produkte mit einer strategisch hohen Bedeutung und einer positiven Abweichung zum Vorjahr im Deckungsbeitrag. Die Formel lautet hier:
=WENN(UND(D7>=3;G7>0);D7;#NV)
7. In unserem Beispiel sehen wir, dass es sich bei dem ersten Produkt mit strategisch hoher Bedeutung und positiver Abweichung zum Vorjahr handelt und somit rechts oben im Portfolio zu positionieren ist.

ExcelTipp -Portfolio02web.jpg
Abb. 3

8. Kopieren Sie die Formeln für die anderen Produkte hinunter.


Portfolio mit dem Blasen-Diagramm

Erstellen Sie nun ein Blasen-Diagramm

9. Klicken Sie hierzu auf die Registerkarte Einfügen und wählen Sie bei der Diagrammauswahl das Blasendiagramm aus:

ExcelTipp -Portfolio03web.jpg
Abb. 4

10. Fügen Sie eine Datenreihe hinzu und verwenden Sie den ersten Produktnamen aus der Zelle D7. Der X-Wert entspricht hier dem Abweichungswert aus der Zelle G7 und die Blasengröße entspricht hier dem Ist-Wert des Deckungsbeitrages aus der Zelle E7.

ExcelTipp -Portfolio04web.jpg
Abb. 5

11. Wiederholen Sie den Vorgang für die anderen Produkte mit den entsprechenden Zellen.

12. Damit Sie die Bubbles für die Position links unten im Feld formatieren können, kopieren Sie die letzte Formel aus dem Zellbereich H7 bis H11 für den Übergang in die Zelle H12:

ExcelTipp -Portfolio05web.jpg
Abb. 6

13. Überschreiben Sie nun die Formeln mit den strategischen Werten.

14. Das Diagramm sieht nun wie folgt aus:

ExcelTipp -Portfolio06web.jpg
Abb. 7

Entfernen Sie hier:

• Die Legende
• Die Hilfslinien

15. Formatieren Sie die Bubbles in einer roten Farbe, fügen Sie hier den Datenreihennamen zu und zentrieren Sie den Datenreihennamen.

16. Machen Sie einen Klick auf die X-Achse und setzen Sie den Punkt bei Achsenwert auf 0,0, den Hauptstrichtyp auf keine und die Achsenbeschriftung auf keine.

ExcelTipp -Portfolio07web.jpg
Abb. 8

17. Formatieren Sie die Linie schwarz

18. Machen Sie einen Doppelklick auf die Y-Achse und setzen Sie den Punkt bei Achsenwert auf 3, den Hauptstrichtyp auf keine und die Achsenbeschriftung auf keine.

ExcelTipp -Portfolio08web.jpg
Abb. 9

19. Formatieren Sie die Linie ebenfalls schwarz.

20. Formatieren Sie auch den inneren Diagrammrahmen mit der Farbe Schwarz

21. Setzen Sie die Formel der Tabelle aus H12 wieder in den Zellen in die Zellen H7 bis H11 ein.

22. Wiederholen Sie die Vorgänge 10 bis 13 für die anderen Positionen

23. Formatieren Sie die Bubbles mit folgenden Farben
  • links oben = hellgrau
  • rechts oben = grün
  • rechts unten = dunkelgrau

Wenn sich nun die Werte verändern, wechseln die Farben automatisch

24. Das Diagramm sieht wie in Abb. 10 aus:

ExcelTipp -Portfolio09web.jpg
Abb. 10

25. Formatieren Sie den äußeren Diagrammrahmen in schwarzer Farbe

26. Platzieren Sie das Diagramm nun in einem leeren Tabellenblatt. Damit dieses in den Ecken richtig einrastet, halten Sie die Alt-Taste gedrückt.

27. Setzen Sie die Füllung im inneren und äußeren Diagramm auf Keine Füllung, so dass Sie die Gitternetzlinien sehen.

28. Verkleinern Sie den inneren Diagrammrahmen nun so, dass Sie links eine Spalte und unten zwei Zeilen Platz haben.

29. Unter der X-Achse verbinden Sie nun die Zellen und schreiben hier ∆ Deckungsbeitrag EUR und setzen hierüber einen Pfeil aus dem Zeichen-Menü, der nach rechts zeigt

30. Links von der Y-Achse verbinden Sie die Zellen und schreiben hier „Strategische Bedeutung“. Richten Sie die Bezeichnung zentriert und um 90 Grad aus.Setzen Sie hier einen Pfeil, der nach oben zeigt.

31. In den jeweiligen Ecken der Felder, können Sie nun noch die jeweiligen Bezeichnungen in die Zellen schreiben. Arbeiten Sie mit den Pfeiltasten, um hinter das Diagramm zu gelangen.

32. Das Portfolio-Chart ist nun fertig.

letzte Änderung K.D. am 10.01.2022
Autor(en):  Kristoffer Ditz

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Der Autor:
Herr Kristoffer Ditz
Kristoffer Ditz ist Leiter der Hanseatic Business School in Hamburg und Dozent an der AMD Modeakademie. Er verfügt über langjährige Erfahrung im Controlling bei Handelsunternehmen. Seine Schwerpunkte sind Ein- und Verkaufscontrolling sowie das Online-Controlling.
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