Zeitrechnung in Excel: Warum Gleiches nicht immer identisch ist

Controlling riecht im deutschen Sprachraum immer ein wenig nach Kontrolle. Dass diese im modernen Controlling eine untergeordnete Bedeutung einnimmt und insbesondere die Personenkontrolle aus betriebswirtschaftlicher Sicht fragwürdig ist, wird vielfach nicht bedacht. Die Verfechter einer genauen Zeiterfassung hören dann auch gar nicht richtig zu, wenn wir ihnen von positiven Erfahrungen in Unternehmen berichten, wo die Stechuhren durch Arbeitspläne ersetzt worden sind mit der Folge, dass sich die Arbeitsproduktivität „von selbst“ kräftig verbessert hat. Nein, sie wollen alles ganz genau erfassen, möglichst gleich je Kostenstelle zwecks genauer Kostenrechnung und ähnliche Kuriositäten. Sei´s drum, wer nicht mit Ungenauigkeiten leben kann, soll es auch genau haben.

Eine Stunde hat 60 Minuten, da gibt es nichts zu diskutieren. Oder doch? Wenn Sie nämlich in Excel zwei Uhrzeiten eingeben, daraus die Differenz berechnen und diese in eine anschließende Abfrage einbeziehen, können Sie ordentlich ins Schleudern kommen.

Beispiel:

 
Die erste Pause soll mit 59, die zweite mit 45 Minuten abgerechnet werden (Praxisbeispiel). Mit der Abfrage auf die Zahl 60 klappt das nicht, weil in O12 nicht genau 60 steht. Das sieht nur so aus. Excel formatiert die Zellen M11 bis N13 automatisch mit dem benutzerdefinierten Format hh:mm, wenn die Eingabe wie dargestellt vorgenommen wird. In O11 steht, nach unten kopierbar, die Formel =(N11-M11)*1440. Die Multiplikation ist erforderlich, weil Excel die eingegebenen Uhrzeiten in eine Zahl umwandelt, die sich auf 24 Stunden = 1440 Minuten bezieht.

Hinter der Uhrzeit 12:00 steht die Zahl 0,5. Das sehen Sie, wenn Sie die Zelle M11 über Kopieren – Inhalte-Einfügen - Werte in einen Wert umwandeln und die Zelle mit dem Zahlenformat Standard versehen. Die Uhrzeiten 12:59 und 13:00 ergeben Werte mit 13 bis 16 Nachkommastellen, die letzte gerundet. Die in Zelle O12 ausgewiesene Pausenzeit von 60 Minuten ist deshalb nicht identisch mit der Zahl 60, obwohl es so aussieht, sondern beträgt 59,9999999999999. Diese Information erhalten Sie ebenfalls nur über Kopieren – Inhalte-Einfügen – Werte, aber nicht in der Zelle, sondern nur in der Bearbeitungsleiste. In den Zellen stehen offensichtlich gleiche, aber nicht identische Zahlen. 

Wird in Zelle P11 die Formel =WENN(O11=60;45;O11), nach unten kopiert, sollte in P12 die Zahl 45 stehen. Excel tut dies aber nicht, weil in O12 eben nicht genau 60 steht. Die Lösung ist zu erreichen, wenn ab O11 nach unten =RUNDEN((N11-M11)*1440;0) eingesetzt wird.

Fazit: Zeitrechnungen haben es in sich und Probieren geht über Studieren.