Fremddaten in Excel einlesen: Entfernung von Sonderzeichen

Daten aus anderen Systemen in Excel weiter zu verarbeiten, liegt im Trend, und alle großen Softwarehersteller stellen Excel-Schnittstellen zur Verfügung. Oft liegen die Rohdaten aber nicht so geordnet vor, wie es die Weiterverarbeitung erfordert. 

Soweit sich der Weiterverarbeitungsbedarf auf Verdichtungen, Zuordnungen und Darstellungen von Zahlen handelt, stellt die Aufbereitung mittels Excel kein großes Problem dar. Anders, wenn die Quelldaten Bestandteile aufweisen, welche diese Absicht blockieren. Dann müssen diese Störelemente entfernt werden, bevor es mit der Weiterverarbeitung losgehen kann. Typisch sind allerlei Sonderzeichen. Teilweise sind diese auch noch schwer erkennbar und deshalb gelegentlich besonders ärgerlich. Beispiele sind Leertasten in Leerzellen oder Hochkommas vor Zahlen. 
Für den in der Praxis relativ häufig auftretenden Fall „Entfernung von Sonderzeichen“ gibt es fertige Lösungen zu kaufen, außerdem zahlreiche kostenlose Hilfestellungen per Internet. In der Regel arbeiten diese Lösungen mit Zelle-für-Zelle-Abfragen, was in größeren Datenbereichen ziemlich schnell zu längeren Wartezeiten führt. Wenn es sich um monatliche Routinen handelt, kann dies als erträglich betrachtet werden. Es gehört jedoch grundsätzlich zur guten Excel-Arbeit, aus der Vielzahl der Möglichkeiten gezielt die schnellsten auszuwählen. Alle Excel- Entwickler/-innen kennen den Umstand, dass Excel oft mehrere Lösungswege erlaubt (ein großes Problem für alle Einsteiger, gleichzeitig jedoch ein großer Vorteil).

Nehmen wir also eine schnelle, einfache Lösung für den Anfang, die in vielen Fällen den Bedarf vollständig abdecken wird:


 
In C11-C20 sind verschiedene „Sonderzeichen“ aufgelistet.

Ab G11:G21 stehen Beispiele von Quelldaten. Daneben stehen die bereinigten Daten nach Entfernung der Sonderzeichen. Die Reihenfolge ist in den Spalten nicht identisch – es ist somit unterstellt, dass die Reihenfolge keine Rolle spielt. Zur Sonderzeichen-Entfernung dient folgendes Makro, das per Schaltfläche Zeichen entfernen gestartet wird:

 Sub ZeichenEntfernen()
    Application.ScreenUpdating = False
  Z = 11
  While Z < 21
    Range("G11:G125010").Select
    Selection.Sort Key1:=Range("G11"), Order1:=xlAscending, Header:=xlNo, _
      OrderCustom:=1, MatchCase:=False, Orientation:=xlTopToBottom
    Application.CutCopyMode = False
    Cells(Z, 3).Select
    Selection.Copy
    Range("G10").Select
    Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues
    Application.CutCopyMode = False
    Selection.CurrentRegion.Select
    Selection.Replace What:=Cells(10, 7), Replacement:="", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
    Application.CutCopyMode = False
  Z = Z + 1
  Wend
    Range("G11:G125010").Select
    Selection.Sort Key1:=Range("G11"), Order1:=xlAscending, Header:=xlNo, _
      OrderCustom:=1, MatchCase:=False, Orientation:=xlTopToBottom
    Application.CutCopyMode = False
    Range("A1").Select
    Application.ScreenUpdating = True
End Sub

Erläuterung: Das Makro arbeitet mit der so genannten Blocktechnik. Gemeint ist, dass nicht Zelle für Zelle befragt wird, sondern der gesamte zu bearbeitende Datenblock auf einen Schlag. Damit erreichen Sie in größeren Datenbereichen einen enormen Zeitvorteil.

Die Lösung ist auf 10 Sonderzeichen (Zeile 11-20) eingerichtet – diese Festlegung ist nach Bedarf zu erweitern. Anfangs wird der Datenblock in Spalte G aufsteigend G11 sortiert, damit für jede der einzelnen Sonderzeichen-Entfernungsvorgänge ein bündiger Datenblock entsteht (weil dieser beim Entfernen von Nullen unterbrochen wird). Die Sortierung ist auf 125.000 Zeilen ausgelegt – diese Festlegung kann großzügig ausgelegt werden, weil Sortiervorgänge zu den schnellen Excel-Routinen zählen.

In der Schleife wird das jeweilige Sonderzeichen nach G10 kopiert und im Block ab G10 entfernt. Hochkommas werden ggf. nicht sauber entfernt, es stehen aber rechenbare Zahlen in den Zellen, die zuvor wegen Hochkommas nicht rechenbar gewesen sind. Mit dem *-Zeichen funktioniert es nicht. Das Makro funktioniert auch, wenn das vermutete Zeichen gar nicht im Block vorhanden ist.

Wenn Sie mehr als 20 Zeichen benötigen, erweitern Sie den Block in C nach unten und im Makro die Anweisung While Z < 21 entsprechend höher als 21.

letzte Änderung E.R. am 11.08.2023 Autor:  Ernst Fischer