Warum Controller jetzt umdenken sollten
Die Welt des
Controllings verändert sich rasant. Neben
Power BI,
SAP Analytics oder klassischen
Excel-Modellen tritt zunehmend ein neuer Mitspieler auf die Bühne:
KI-gestützte Assistenzsysteme. Doch nicht jeder Controller muss gleich ein ganzes oder
Automatisierungssystem entwickeln.
Der smartere Weg für
Einsteiger und
Solo-Controller: Nutzen Sie individuelle Rollen-Coaches in Gemini, um schneller zu analysieren, fundierter zu berichten und methodisch auf dem neuesten Stand zu bleiben, ohne Ihre Daten aus der Hand zu geben.
Google Gemini (vormals Bard) ermöglicht seit März 2025 die Erstellung individueller "Gems" also KI-Rollen mit spezifischer Ausrichtung. Damit lassen sich Fachfunktionen definieren, die als Wissensspeicher, Prompt-Coach und Denkpartner im Tagesgeschäft agieren.
Was sind Gemini-Rollen und wie unterscheiden sie sich von Agenten?
In der Diskussion um KI im Controlling ist oft von "KI-Agenten" die Rede, also
digitalisierten Fachassistenzen, die eigenständig Aufgaben ausführen und dabei auf eigene Dateien oder Kalenderdaten zugreifen.
In diesem Beitrag fokussieren wir uns bewusst nicht auf Agenten-Teams oder Automatisierung, sondern auf das Modell des einzelnen
KI-Coaches, der dem Nutzer bei Fachfragen, Methodenwahl oder Dateninterpretation zur Seite steht. Diese
Rollen-Gems sind:
- einfach einzurichten,
- kostenlos nutzbar (Stand: Juni 2025),
- jederzeit abrufbar, auch unterwegs oder im Homeoffice.
Sie dienen nicht der Auslagerung von Aufgaben, sondern der
Skalierung Ihrer eigenen
Kompetenz.
Erste Schritte: Rollen definieren und individuell ausrichten
Klicken Sie in Google Gemini auf den Menüpunkt "
Gems entdecken" und dann auf "Neues Gem". Nun definieren Sie den Namen, die Zielsetzung und die Fähigkeiten Ihrer neuen Rolle.
Hier einige
Vorschläge für die
Controlling-Praxis:
|
Gem-Name
|
Funktion im Alltag
|
Reporting-
Coach
|
Gibt Feedback zu Ihrem Monatsbericht,
prüft Aufbau, Klarheit und Argumentationslogik.
|
|
KPI-Berater
|
Erklärt Kennzahlen, vergleicht Methoden
und liefert Benchmarks.
|
|
Ad-hoc-Analyst
|
Unterstützt bei schnellen Auswertungen
und Interpretation von Rohdaten.
|
Power BI
Navigator
|
Gibt Hinweise zur Datenmodellierung
und DAX-Logik.
|
Methoden-
Trainer
|
Vermittelt Controlling-Methoden
(z. B. Break-Even, ROI, Target Costing).
|
Präsentations-
Profi
|
Optimiert Ihre Management-Folien
und Storylines.
|
Beim Anlegen der Gems können Sie unter "Wissen" bis zu
10 Dokumente hochladen, z. B.:
- eigene Excel-Auswertungen,
- PPT-Vorlagen,
- Seminarunterlagen,
- Unternehmensrichtlinien oder Controlling-Handbücher.
Die KI lernt aus diesen Inhalten und berücksichtigt sie bei ihren Antworten.
Best Practices aus dem Alltag
Beispiel 1: KPI-Berater erklärt unterschiedliche Deckungsbeiträge
Sie laden Ihr
internes Schulungsdokument zu
DB I – III hoch und stellen die Frage:
"Worin besteht der Unterschied zwischen DB II und DB III, und in welchen Fällen sollte ich welchen verwenden?"
Der
Gem analysiert Ihr PDF, kombiniert es mit seinem allgemeinen Wissen und gibt Ihnen eine fundierte Antwort mit direktem Bezug auf Ihr internes Wording und Ihre Kostensystematik.
Beispiel 2: Reporting-Coach optimiert Management-Commentary
Sie kopieren den Text Ihres
Monatskommentars in den Gem und fragen:
"Wie kann ich die Aussagen für die Geschäftsführung klarer formulieren?"
Der Coach prüft Logik, Aufbau,
Argumentationslinie – und schlägt konkrete Alternativen vor. Dabei berücksichtigt er Ihre Unternehmenssprache, sofern entsprechende Dokumente hochgeladen wurden.
Beispiel 3: Methoden-Trainer erklärt die ABC-Analyse praxisnah
Sie wollen einem neuen Kollegen die
ABC-Analyse erläutern und fragen den Gem:
"Erstelle eine kurze Einführung zur ABC-Analyse mit einem Beispiel aus dem Einzelhandel."
Innerhalb von
Sekunden erhalten Sie eine verständliche Erklärung, ein anschauliches Beispiel mit Umsatzdaten und sogar eine Prompt-Vorlage, um das Ganze grafisch in Power BI oder Excel aufzubereiten.
Die Rolle von Prompt-Bibliotheken im Controlling
Ein oft unterschätzter Nutzen dieser Gemini-Rollen ist die
Aufbewahrung und
Wiederverwendung Ihrer Prompts. Jeder Gem speichert die bisherigen Anfragen und Antworten.
So entsteht nach kurzer Zeit eine
dynamische Wissensdatenbank, die auf Ihre Denkweise, Fragetechnik und Fachsprache abgestimmt ist.
Sie können Prompts strukturieren, kommentieren und in künftigen Aufgaben schnell wieder abrufen. Gerade bei
wiederkehrenden Themen wie "Budgetabweichungen", "Kostenstellendiskussion" oder "Cashflow-Visualisierung" spart das enorm Zeit und hilft bei der Einarbeitung neuer Teammitglieder.
Fazit: Gemini als persönlicher Sparringspartner
Während viele Unternehmen noch über zentrale KI-Strategien diskutieren, können Sie heute schon beginnen mit einfachen Mitteln und klarem Fokus. Sie benötigen keine Programmierkenntnisse, keine API-Schnittstellen und keine IT-Freigabe.
Mit den richtigen Rollen-Gems schaffen Sie sich ein
maßgeschneidertes Unterstützungssystem, das Ihre Effizienz steigert, Ihre Analysen verbessert und Ihre Entscheidungsqualität erhöht.
Gemini ersetzt keine Controller aber es hilft, ein besserer zu werden.
letzte Änderung K.D.
am 26.09.2025
Autor:
Kristoffer Ditz
Bild:
Bildagentur PantherMedia / pressmaster
|
Autor:in
 |
Herr Kristoffer Ditz
Kristoffer Ditz ist Leiter der Hanseatic Business School in Hamburg und Dozent an der AMD Modeakademie. Er verfügt über langjährige Erfahrung im Controlling bei Handelsunternehmen. Seine Schwerpunkte sind Ein- und Verkaufscontrolling sowie das Online-Controlling.
|
|
Homepage |
weitere Fachbeiträge des Autors
| Forenbeiträge
|
Bleiben Sie auf dem Laufenden mit unserem Newsletter
Tragen Sie sich für den
kostenfreien und unverbindlichen
Newsletter von Controlling-Portal.de ein und erhalten Sie jeden Monat aktuelle Neuigkeiten für Controller. Wir informieren Sie über neue Fachartikel, über wichtige News, aktuelle Stellenangebote, interessante Tagungen und Seminare. Wir empfehlen Ihnen spannende Bücher und geben Ihnen nützliche Excel-Tipps. Verpassen Sie nie mehr wichtige Diskussionen im Forum und stöbern Sie in Software-Angeboten, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern.
Beispiel-Newsletter >>
Jetzt Newsletter gratis erhalten
Eigenen Fachbeitrag veröffentlichen?
Sie sind Autor einer Fachpublikation oder Entwickler einer Excel-Vorlage? Gern können Sie sich an der Gestaltung der Inhalte unserer Fachportale beteiligen! Wir bieten die Möglichkeit Ihre Fachpublikation (Fachbeitrag, eBook, Diplomarbeit, Checkliste, Studie, Berichtsvorlage ...) bzw. Excel-Vorlage auf unseren Fachportalen zu veröffentlichen bzw. ggf. auch zu vermarkten.
Mehr Infos >>
Rollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis. Mit der Excel-Vorlage „Liquiditätstool“ erstellen Sie schnell und einfach ein Bild ihrer operativen Liquiditätslage für die nächsten (bis zu 52) Wochen. 
