Wie Sie mit KI-Agenten in Gemini Ihre Controlling-Kompetenz skalieren

Warum Controller jetzt umdenken sollten

Die Welt des Controllings verändert sich rasant. Neben Power BI, SAP Analytics oder klassischen Excel-Modellen tritt zunehmend ein neuer Mitspieler auf die Bühne: KI-gestützte Assistenzsysteme. Doch nicht jeder Controller muss gleich ein ganzes oder Automatisierungssystem entwickeln.

Der smartere Weg für Einsteiger und Solo-Controller: Nutzen Sie individuelle Rollen-Coaches in Gemini, um schneller zu analysieren, fundierter zu berichten und methodisch auf dem neuesten Stand zu bleiben, ohne Ihre Daten aus der Hand zu geben.

Google Gemini (vormals Bard) ermöglicht seit März 2025 die Erstellung individueller "Gems" also KI-Rollen mit spezifischer Ausrichtung. Damit lassen sich Fachfunktionen definieren, die als Wissensspeicher, Prompt-Coach und Denkpartner im Tagesgeschäft agieren.

Was sind Gemini-Rollen und wie unterscheiden sie sich von Agenten?

In der Diskussion um KI im Controlling ist oft von "KI-Agenten" die Rede, also digitalisierten Fachassistenzen, die eigenständig Aufgaben ausführen und dabei auf eigene Dateien oder Kalenderdaten zugreifen.

In diesem Beitrag fokussieren wir uns bewusst nicht auf Agenten-Teams oder Automatisierung, sondern auf das Modell des einzelnen KI-Coaches, der dem Nutzer bei Fachfragen, Methodenwahl oder Dateninterpretation zur Seite steht. Diese Rollen-Gems sind:

• einfach einzurichten, 
• kostenlos nutzbar (Stand: Juni 2025), 
• jederzeit abrufbar, auch unterwegs oder im Homeoffice.

Sie dienen nicht der Auslagerung von Aufgaben, sondern der Skalierung Ihrer eigenen Kompetenz.

Erste Schritte: Rollen definieren und individuell ausrichten

Klicken Sie in Google Gemini auf den Menüpunkt "Gems entdecken" und dann auf "Neues Gem". Nun definieren Sie den Namen, die Zielsetzung und die Fähigkeiten Ihrer neuen Rolle.



Hier einige Vorschläge für die Controlling-Praxis:

Gem-Name	Funktion im Alltag
Reporting- Coach	Gibt Feedback zu Ihrem Monatsbericht,  prüft Aufbau, Klarheit und Argumentationslogik.
KPI-Berater	Erklärt Kennzahlen, vergleicht Methoden und liefert Benchmarks.
Ad-hoc-Analyst	Unterstützt bei schnellen Auswertungen und Interpretation von Rohdaten.
Power BI Navigator	Gibt Hinweise zur Datenmodellierung und DAX-Logik.
Methoden- Trainer	Vermittelt Controlling-Methoden (z. B. Break-Even, ROI, Target Costing).
Präsentations- Profi	Optimiert Ihre Management-Folien und Storylines.

Beim Anlegen der Gems können Sie unter "Wissen" bis zu 10 Dokumente hochladen, z. B.:

• eigene Excel-Auswertungen, 
• PPT-Vorlagen, 
• Seminarunterlagen, 
• Unternehmensrichtlinien oder Controlling-Handbücher.

Die KI lernt aus diesen Inhalten und berücksichtigt sie bei ihren Antworten.

Best Practices aus dem Alltag

Beispiel 1: KPI-Berater erklärt unterschiedliche Deckungsbeiträge

Sie laden Ihr internes Schulungsdokument zu DB I – III hoch und stellen die Frage:

"Worin besteht der Unterschied zwischen DB II und DB III, und in welchen Fällen sollte ich welchen verwenden?"

Der Gem analysiert Ihr PDF, kombiniert es mit seinem allgemeinen Wissen und gibt Ihnen eine fundierte Antwort mit direktem Bezug auf Ihr internes Wording und Ihre Kostensystematik.

Beispiel 2: Reporting-Coach optimiert Management-Commentary

Sie kopieren den Text Ihres Monatskommentars in den Gem und fragen:

"Wie kann ich die Aussagen für die Geschäftsführung klarer formulieren?"

Der Coach prüft Logik, Aufbau, Argumentationslinie – und schlägt konkrete Alternativen vor. Dabei berücksichtigt er Ihre Unternehmenssprache, sofern entsprechende Dokumente hochgeladen wurden.

Beispiel 3: Methoden-Trainer erklärt die ABC-Analyse praxisnah

Sie wollen einem neuen Kollegen die ABC-Analyse erläutern und fragen den Gem:

"Erstelle eine kurze Einführung zur ABC-Analyse mit einem Beispiel aus dem Einzelhandel."

Innerhalb von Sekunden erhalten Sie eine verständliche Erklärung, ein anschauliches Beispiel mit Umsatzdaten und sogar eine Prompt-Vorlage, um das Ganze grafisch in Power BI oder Excel aufzubereiten.

Die Rolle von Prompt-Bibliotheken im Controlling

Ein oft unterschätzter Nutzen dieser Gemini-Rollen ist die Aufbewahrung und Wiederverwendung Ihrer Prompts. Jeder Gem speichert die bisherigen Anfragen und Antworten.

So entsteht nach kurzer Zeit eine dynamische Wissensdatenbank, die auf Ihre Denkweise, Fragetechnik und Fachsprache abgestimmt ist.

Sie können Prompts strukturieren, kommentieren und in künftigen Aufgaben schnell wieder abrufen. Gerade bei wiederkehrenden Themen wie "Budgetabweichungen", "Kostenstellendiskussion" oder "Cashflow-Visualisierung" spart das enorm Zeit und hilft bei der Einarbeitung neuer Teammitglieder.

Fazit: Gemini als persönlicher Sparringspartner

Während viele Unternehmen noch über zentrale KI-Strategien diskutieren, können Sie heute schon beginnen mit einfachen Mitteln und klarem Fokus. Sie benötigen keine Programmierkenntnisse, keine API-Schnittstellen und keine IT-Freigabe.

Mit den richtigen Rollen-Gems schaffen Sie sich ein maßgeschneidertes Unterstützungssystem, das Ihre Effizienz steigert, Ihre Analysen verbessert und Ihre Entscheidungsqualität erhöht.

Gemini ersetzt keine Controller aber es hilft, ein besserer zu werden.

letzte Änderung K.D. am 10.07.2025 Autor:  Kristoffer Ditz

Autor:in

	Herr Kristoffer Ditz Kristoffer Ditz ist Leiter der Hanseatic Business School in Hamburg und Dozent an der AMD Modeakademie. Er verfügt über langjährige Erfahrung im Controlling bei Handelsunternehmen. Seine Schwerpunkte sind Ein- und Verkaufscontrolling sowie das Online-Controlling.
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