Power BI - Die neue Controlling-Software auf dem Prüfstand: Artikel I

Power BI ist in der Controlling-Welt derzeit in aller Munde! Das Programm verspricht dem Anwender das Erstellen moderner und agiler Berichte. Zusätzlich bietet es laut Hersteller revolutionär neue Möglichkeiten der Auswertung, Darstellung und des Teilens. Was ist dran an Power BI? Trainer und Berater Jan Trummel stellt Ihnen in dem ersten Artikel dieser Serie das Konzept von Desktop-Anwendung und Web-Dienst vor.
Power BI stellt sich vor
Power BI ist eine von Microsoft entwickelte Anwendung zum Erstellen von Auswertungen und Berichten. Microsoft präsentiert auf seiner Webseite das Programm so:
Ermöglichen Sie es allen Mitarbeitern in Ihrer Organisation, mithilfe von minutengenauen Analysen überzeugende Entscheidungen zu treffen.
Des Weiteren ist die Rede von Self-Service-Analysen, intelligenten Tools für sichere Ergebnisse und geschützten Analysedaten. Große Worte, doch hält das Programm, was es verspricht? In dieser Artikel-Serie wird Power BI unter die Lupe genommen und auf Herz und Nieren getestet. Ich wünsche Ihnen viel Vergnügen und vor allem einige aufschlussreiche Momente beim Lesen. 
Herzlichst, Ihr Jan Trummel!

Desktop-Anwendung vs. Web-Dienst: Das müssen Sie wissen
Power BI gibt es als Web-Dienst zum Mieten und als Anwendung zum Installieren auf dem PC. Der Web-Dienst ist kostenpflichtig, das PC-Programm kostenlos. Das PC-Programm wird auch als Power BI Desktop bezeichnet, während der Web-Dienst einfach nur Power BI heißt. Sie können Power BI Desktop hier kostenlos herunterladen.

Warum dieses auf den ersten Blick verwirrende Konzept? Hier die Erklärung: Zum Erstellen der Berichte benötigen Sie die Desktop-Anwendung. Nur wenn es um das Teilen der Berichte geht, brauchen Sie den Web-Dienst. Das heißt, Sie können durchaus erst mal nur Power BI Desktop herunterladen, das Programm ausgiebig testen und dabei tatsächlich sehr moderne und agile Berichte erstellen (dazu in den folgenden Artikeln mehr). Die Anwendung wird stets als Vollversion ausgeliefert, es gibt kein Ablaufdatum und keine Pflicht zur Buchung des Web-Dienstes. Ihnen steht als beliebig viel Zeit zum Ausprobieren zur Verfügung.

Trotzdem werden Sie realistisch gesehen, den Web-Dienst irgendwann buchen müssen, es sei denn Sie Erstellen die Berichte nur für sich selbst. Sobald Sie die Berichte anderen Personen zeigen möchten, bleibt Ihnen ohne den Dienst nur die Möglichkeit, die ganze Datei zu verschicken (so wie es bei Excel-Tabellen üblich ist). Das bringt jedoch erhebliche Nachteile mit sich: Erstens entstehen so lauter Kopien Ihrer Datei. Zweitens können Sie keine Benutzerrechte vergeben. Jeder, der die Datei hat, ist sozusagen Administrator und kann alles damit machen. Und drittens braucht man zum Öffnen der Datei das Programm Power BI Desktop. Sie können aber nicht voraussetzen, dass dies jeder hat, geschweige, dass jeder es sicher bedienen kann.

Der Web-Dienst dagegen biete eine einfache Oberfläche, die im Browser oder in einer kostenlosen App verwendet werden kann. Sie können genau konfigurieren, was der Leser sehen und tun darf. Sie brauchen also nur einen Bericht zu erstellen, den Sie an beliebig viele Personen weitergeben können. Benutzerrechte regeln, dass niemand Dinge sieht, die nicht für ihn bestimmt sind.

Browser und App bieten dem Benutzer darüber hinaus auch die Möglichkeit, die Berichte komfortabel auf dem Smartphone oder dem Tablet zu lesen. Die Wahl des Gerätes obliegt dem Benutzer: ob Mac, iPhone oder iPad, Android-Gerät oder Windows-PC / Surface – alles ist möglich.

Nur kostenlos ist der Dienst nun mal nicht. Ehrlicherweise kann man das (Meinung des Autors) für die gute Qualität, die Microsoft hier liefert, auch nicht erwarten. Bezüglich des Preises für den Dienst existieren zwei unterschiedliche Modelle (Stand: 01.04.2020):

Sie können ihn als Power BI Pro für 9,99 $ Monatspreis pro Nutzer oder als Power BI Premium für 4.995 $ Monatspreis (nicht benutzerbezogene Lizenz) mieten. Weitere Informationen zu den Preisen für den Dienst finden Sie hier.

Fazit
Die kostenfreie Desktop-Anwendung kann einfach heruntergeladen und installiert werden. Mit dieser erstellen Sie die Berichte und Auswertungen. Den kostenpflichtigen Web-Dienst können Sie buchen, wenn Sie die Berichte mit anderen teilen wollen.

Der nächste Artikel dieser Serie befasst sich mit den neuen Möglichkeiten der Darstellung von Ergebnissen. 



letzte Änderung J.T. am 15.05.2020
Autor(en):  Jan Trummel
Bild:  a-image/shutterstock.com

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Der Autor:
Herr Jan Trummel
Jan Trummel ist selbstständiger Trainer und Berater für die Themen Excel, Datenbanken und Power BI. Er unterstützt Unternehmen darin, die genannten Anwendungen effektiver zu nutzen, und so mehr Zeit für das eigentliche Kerngeschäft aufbringen zu können. Jan Trummel verfügt über 7 Jahre Berufserfahrung hat bereits über 700 Seminare durchgeführt.
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