Ist Power BI das bessere Access?

Warum Power BI nicht Access ist und wie das Programm Ihre Arbeit erheblich vereinfachen kann!

Oft werde ich gefragt, ob Power BI eigentlich nur ein besseres Microsoft Access ist. Die Antwort darauf kann nur ein ganz klares Nein sein! Doch warum viele Menschen bei Power BI zuerst an die gute alte Office-Datenbank denken und warum sie damit auch nicht ganz unrecht haben, soll dieser Artikel ausführlich beleuchten.

Für viele Controller, die Daten auswerten, ist es ein täglich Brot: Sie schaufeln Daten händisch oder per Skript nach Access, stellen Beziehungen zwischen den Tabellen her, führen die Daten zusammen, entfernen oder berichtigen gegebenenfalls noch fehlerhafte Zeilen und schaufeln die fertige Datenbasis dann weiter nach Excel, um daraus schlussendlich Pivot-Tabellen und Diagramme zu erzeugen. Ja, das klingt nicht nur sehr aufwendig, gerade wenn Daten durch mehrere Programme geschleust werden müssen und wenn dabei auch noch selbst geschriebene Code-Zeilen zum Einsatz kommen, sind die Probleme vorprogrammiert. Entweder funktionieren auf Grund von Updates die Schnittstellen zwischen den Programmen nicht mehr oder die Skripte müssen geändert werden. Letzteres erweist sich aber als schwierig bis unmöglich, wenn der ursprüngliche Verfasser gar nicht mehr im Unternehmen ist. Warum wird aber gerade die Access-Excel-Lösung so gerne benutzt? Ganz klar: es geht darum, die zeitaufwendigen und sehr Ressourcen fressenden SVERWEISE in Excel zu umgehen. 

SVERWEIS ade - Wir werden dich nicht vermissen

Doch wie gesagt, eine ideale Lösung ist das keineswegs. Und genau hier kann Ihnen Power BI einiges einfacher machen! Denn während Sie bei der oben vorgestellten Variante noch zwei unterschiedliche Programme benötigen – Access zum Aufbereiten und Excel zum Visualisieren der Daten – ist Power BI sozusagen das 2in1-Waschmittel. Das Programm verfügt nämlich über ein eigenes Datenmodell, in dem Sie eingelesene Daten wie in Access einfach über Beziehungen miteinander verbinden können. Dazu ziehen Sie - wie in relationalen Datenbanken üblich - das Schlüsselfeld auf das entsprechende Fremdschlüsselfeld und schon wissen die Tabellen, wie sie miteinander reden müssen. SVERWEISE und andere umständliche Matrixfunktionen, die Excel-Anwendern das Leben schwer machen, gehören auch mit Power BI der Geschichte an! Und auch beim Darstellen der Ergebnisse muss sich Power BI mit seinen Diagrammen und Pivot-Tabellen (letztere heißen hier übrigens Matrix) keineswegs verstecken. Ganz in Gegenteil: Sie sind einfach zu bedienen, sehen schick aus und bieten einige Funktionen, von denen man in Excel nur träumen kann.

Zwei Tabellen im Datenmodell von Power BI.jpg
Abb. 1 Das Datenmodell von Power BI zeigt hier zwei verbundenen Tabellen

Datenbank oder nicht Datenbank - Das ist hier die Frage

Aber noch mal zurück zum Datenmodell: ist Power BI also doch eine Datenbank? Nein, definitiv nicht. Denn die Anwendung ist nicht dafür gemacht, Daten dauerhaft zu speichern. Power BI importiert Daten zwar, verwirft diese aber bei der nächsten Aktualisierung wieder. Das Programm arbeitet also immer nur mit den in der Datenquelle gerade aktuellsten Daten. Es lohnt sich, diesen wichtigen Aspekt etwas genauer zu beleuchten. 

Was sich nämlich im ersten Moment wie eine Schwäche anhört, entpuppt sich bei genauerer Betrachtung als eine der Stärken der Anwendung. Wie Daten in das Programm importiert werden sollen, legen Sie über den Power Query-Editor fest. Anstatt mühselig VBA-Code zu schreiben, bietet Ihnen der besagte Editor eine grafische Oberfläche, in der Sie die einzelnen Importschritte einfach zusammenklicken. Und sollten Sie die Daten noch aufbereiten müssen, ist dies mithilfe des Editors im Handumdrehen erledigt: Ob Spalten aufteilen, überflüssige Zeilen entfernen oder verunglückte Formate reparieren (denken Sie zum Beispiel an vertauschte Dezimal- und Tausendertrennzeichen oder an falsche Datumsformate), nach wenigen Klicks haben Sie dem Programm mitgeteilt, wie und in welcher Reihenfolge es diese Aufgaben abzuarbeiten hat. 

Und jetzt kommt der Clou: klicken Sie dann irgendwann auf Aktualisieren, zapft Power BI dieselben Datenquellen wieder an, führt alle Abfrageschritte aus und lädt die Daten erneut. Da die zuvor eingelesenen Daten jedoch verworfen werden, können Sie sicher sein, dass Ihr Datenmodell immer auf dem neuesten Stand ist. Damit die Aktualisierungen mit Power Query auch wirklich funktionieren, ist im Grunde nur wichtig, dass die Struktur der Datenquellen gleich bleibt, da sonst die Abfrageschritte einen Fehler erzeugen. Doch selbst wenn sich deren Aufbau ändern sollte, kann dies im Editor mit verhältnismäßig wenig Aufwand nachgetragen werden.

Power Query Editor mit Abfrageschritten.JPG
Abb. 2 Der Power Query-Editor hat links eine Liste, in der Sie die durchgeführten Schritte sehen können

Fazit

Um es also noch einmal zusammenzufassen: Power BI verfügt über Eigenschaften, die Sie aus der Welt der Datenbank kennen, wie etwa das Verbinden von Tabellen über Schlüssel-Beziehungen. Auf der anderen Seite ist Power BI aber keine Datenbank, da es Daten nicht dauerhaft speichert, sondern sie nur temporär bis zur nächsten Aktualisierung aufbewahrt. Power BI kann und will also keine vorhandenen Datenbanken ersetzen. Seine Aufgabe besteht vielmehr darin, Daten aus verschiedensten Quellen zusammenzuführen, zu analysieren und die Ergebnisse mit modernen und leistungsfähigen Visualisierungen bildlich darzustellen. Es handelt sich also um eine Anwendung, mit der Sie aussagekräftige Ergebnisberichte erzeugen können. Clever eingesetzt, lösen Sie mit Power BI viele althergebrachte und aus der Not heraus geborene Workarounds, wie etwa die Datenschaufel von Access zu Excel ab.



Download des vollständigen Beitrages: Ist Power BI das bessere Access?

letzte Änderung J.T. am 21.09.2020
Autor(en):  Jan Trummel

Drucken RSS

Autor:in
Herr Jan Trummel
Jan Trummel ist selbstständiger Trainer und Berater für die Themen Excel, Datenbanken und Power BI. Er unterstützt Unternehmen darin, die genannten Anwendungen effektiver zu nutzen, und so mehr Zeit für das eigentliche Kerngeschäft aufbringen zu können. Jan Trummel verfügt über 7 Jahre Berufserfahrung hat bereits über 700 Seminare durchgeführt.
Homepage | Profil | weitere Fachbeiträge | Forenbeiträge | Blog | Fotogalerie
Weitere Fachbeiträge zum Thema

Premium-Stellenanzeigen



Eigenen Fachbeitrag veröffentlichen? 

Sie sind Autor einer Fachpublikation oder Entwickler einer Excel-Vorlage? Gern können Sie sich an der Gestaltung der Inhalte unserer Fachportale beteiligen! Wir bieten die Möglichkeit Ihre Fachpublikation (Fachbeitrag, eBook, Diplomarbeit, Checkliste, Studie, Berichtsvorlage ...) bzw. Excel-Vorlage auf unseren Fachportalen zu veröffentlichen bzw. ggf. auch zu vermarkten. Mehr Infos >>

Kommentar zum Fachbeitrag abgeben

Nur registrierte Benutzer können Kommentare posten!

Anzeige

Neueste Stellenangebote

Sie möchten über neu eingehende Stellenangebote automatisch informiert werden? Dann können Sie unseren kostenfreien Jobletter abonnieren. Mit diesem erhalten Sie alle 14 Tage die aktuellsten Stellenanzeigen und weitere Arbeitsmarkt-News. Jobletter jetzt abonnieren >>

Über 3.000 Artikel und Vorlagen

Community_Home.jpg






Werden Sie Mitglied in einer großen Controller-Community und erhalten Zugriff auf viele Inhalte und diskutieren ihre Fragen im Controlling-Forum.
Anzeige
RS Controlling System

Eine neue Stelle?

Mit dem Studium fertig, Umzug in eine andere Region, Aufstiegschancen nutzen oder einfach nur ein Tapetenwechsel? Dann finden Sie hier viele aktuell offene Stellen im Controlling.
Zu den Stellenanzeigen >>

Zukunft_Aussicht_Menschen_Fernglas_pm_prometeus_315.jpg

Sie suchen einen Controller? Mit einer Stellenanzeige auf Controlling-Portal.de erreichen Sie viele Fachkräfte. weitere Informationen >>

KLR-Begriffe von A bis Z

A-C   D-F   G-I   J-L   M-R   S-U   V-Z 

Testen Sie ihr Wissen mit unseren Aufgaben und Lösungen im Bereich Kostenrechnung >>

Sie haben eine Frage?

Ratlos_Verwirrt_pm_RainerPlendl_400x275.jpg

Nutzen Sie kostenfrei das Forum für Controller und und diskutieren ihre Fragen zu Controlling-Themen.
Anzeige
Excel-Vorlage: RS Controlling System

Riesen- Ressource

Auf Controlling-Portal.de sind bereits über 1.500 Fachbeiträge veröffentlicht und ständig kommen neue dazu.

Zu den neuesten Fachbeiträgen >>
Zu den derzeit meistgelesenen Fachbeiträgen >>
Zu den Premium-Beiträgen >>

Sie möchten auch einen Fachbeitrag hier veröffentlichen? Dann erhalten Sie hier weitere Informationen >>

Amüsante Glosse

Zweifel_Denken_Frau_Brille_pm_luckyraccoon_400x300.jpg

Erfolgreiche Unternehmer einer Kleinstadt treffen sich regelmäßig im örtlichen Golfclub und diskutieren mit Ihrer Lieblingskellnerin und BWL-Studentin Pauline betriebswirtschaftliche Probleme. Amüsant und mit aktuellem Bezug geschrieben von Prof. Peter Hoberg.

Zur Serie "Neulich im Golfclub" >>
Anzeige

Neu - Controlling-Journal!

Controlling Journal-2022_190px.jpg
Kurzweiliger Mix aus Fachinformationen, Karriere- und Arbeitsmarkt-News, Büroalltag und Softwarevorstellungen.

Probieren Sie jetzt das Print-Magazin Controlling-Journal >>

Sie möchten sich weiterbilden?

mann-treppe-up-karriere_pm_pressmaster_B10716345_400x300.jpg

In unserer Seminar-Rubrik haben wir einige aktuelle Seminar- und Kurs-Angebote für Controller, u.a. auch Kurse zum Controller / IHK zusammengestellt.
Anzeige

Premium-Mitgliedschaft

Erhalten Sie Zugriff auf Premium-Inhalte von Controlling-Portal.de und Rechnungswesen-Portal.de. Aktuelle und ständig erweiterte Fachbeiträge und sämtliche Ausgaben des Controlling-Journals. Das aktuelle Controlling-Journal erhalten Sie zudem als pdf-Ausgabe. Verschaffen Sie sich hier einen Überblick über unsere Premium-Inhalte.

Mitgliedschaft für nur 89,- EUR inkl. MWSt. im Jahr! Studenten und Auszubildende 39,- EUR für zwei Jahre! Weitere Informationen >>
 

Wie zufrieden sind Sie mit uns?

Über Ihre Meinung und auch ihre Anregungen für Veränderungen oder Erweiterungen würden wir uns sehr freuen. Nur 10 kurze Fragen, die schnell beantwortet sind. Vielen Dank im Voraus für Ihre Mithilfe! zur Umfrage >>
 

Fachbeitrag veröffentlichen?

Sie sind Autor von Fachbeiträgen mit Controlling-bzw. Rechnungswesen-Thema? Gerne veröffentlichen oder vermarkten wir ihren Fachbeitrag. Eine kurze Autorenvorstellung oder Unternehmensdarstellung am Ende des Artikels ist möglich. jetzt Mitmachen >>

Talentpool - Jobwechsel einfach!

HR-Bewerbung-Digital_pm_yupiramos_B123251108_400x300.jpg

Tragen Sie sich kostenfrei im Talentpool auf Controlling-Portal.de ein und erhalten Jobangebote und Unterstützung beim Jobwechsel durch qualifizierte Personalagenturen.
Anzeige

Kennzahlen-Guide

Kennzahlen-Guide-klein.pngÜber 200 Kennzahlen aus Finanzen, Personal, Logistik, Produktion, Einkauf, Vertrieb, eCommerce und IT.
Jede Kennzahl wird in diesem Buch ausführlich erläutert. Neben der Formel wird eine Beispielrechnung aufgeführt. Für viele branchenneutrale Kennzahlen stehen Zielwerte bzw. Orientierungshilfen für eine Bewertung zur Verfügung. Für die genannten Bereiche hat die Redaktion von Controlling-Portal.de jeweils spezialisierte Experten als Autoren gewonnen, die auf dem jeweiligen Gebiet über umfangreiche Praxiserfahrung verfügen. 

Preis: ab 12,90 Euro Brutto mehr Informationen >>
 

Dashboards mit Excel

dashboards_cover.jpgWie erstelle ich ein Tacho- oder Ampel-Diagramm? Wie kann ich Abweichungen in Tabellen ansprechend visualisieren? Das wird Ihnen hier anschaulich erklärt.

Taschenbuch in Farbe für 34,90 EUR
oder E-Book für 24,90 EUR 
mehr Informationen >>

  

Reporting 1x1

reporting1x1-klein.jpgViel ist zum Berichtswesen oder Reporting schon geschrieben worden. Dennoch zeigen Umfragen, dass rund 50 Prozent der Empfänger von Berichten mit dem Reporting nicht zufrieden sind. Jörgen Erichsen erklärt in diesem Buch die Bedeutung und die Handhabung des Berichtswesens speziell für kleinere Betriebe. Mit zahlreichen Beschreibungen, Beispielen und Checklisten.

Taschenbuch in Farbe für 24,90 EUR
oder E-Book für 15,90 EUR 
mehr Informationen >>

Anzeige

Buch-Tipp


kennzahlen.png Kennzahlen-Guide für Controller- Über 200 Kennzahlen aus Finanzen, Personal, Logistik, Produktion, Einkauf, Vertrieb, eCommerce und IT.
Jede Kennzahl wird in diesem Buch ausführlich erläutert. Neben der Formel wird eine Beispielrechnung aufgeführt. Für viele branchenneutrale Kennzahlen stehen Zielwerte bzw. Orientierungshilfen für eine Bewertung zur Verfügung. Für die genannten Bereiche hat die Redaktion von Controlling-Portal.de jeweils spezialisierte Experten als Autoren gewonnen, die auf dem jeweiligen Gebiet über umfangreiche Praxiserfahrung verfügen. 
Preis: ab 12,90 Euro Brutto mehr >>

Anzeige
Excel-Vorlagen-Markt.de
Anzeige
Tipp-Anzeige ab 100,- EUR buchen. Weitere Infos hier >>
Anzeige

Stellenmarkt

Controller (m/w/d)
Anspruchsvoll. Kompetent. Dynamisch: So verstehen wir, die DQS GmbH, uns und die Dienstleistungen für unsere Kunden. Als größte Konzerngesellschaft innerhalb der Gruppe decken wir mit einem umfassenden Auditierungs-Portfolio nahezu alle Bereiche unternehmerischen Handelns ab. Schwerpunkte setzen ... Mehr Infos >>

Unternehmenscontroller (m/w/d)
Die Energie und Wasser Potsdam GmbH (EWP) steht für Versorgungssicherheit in einem dynamischen Umfeld. Als Tochter­unternehmen der Stadtwerke Potsdam GmbH bieten wir modernen Service rund um Strom, Gas, Wärme und Wasser: umweltgerecht und kundenorientiert, aus der Region und für die Regio... Mehr Infos >>

Personal-Controller (m/w/d)
Eines der weltweit führenden Unternehmen im Live-Entertainment. In Deutschland entwickeln, produzieren und vermarkten wir hochwertige Musicals und Shows wie Disneys DER KÖNIG DER LÖWEN oder die Eigenproduktion TINA – Das Tina Turner Musical. Mit unseren einzigartigen Shows schenken wir unseren Be... Mehr Infos >>

Weitere Stellenanzeigen im Stellenmarkt >>
Anzeige

JOB- Letter

 jobletter.jpg
Sie möchten über neu eingehende Stellenangebote automatisch informiert werden? Dann können Sie unseren kostenfreien Jobletter abonnieren. Mit diesem erhalten Sie alle 14 Tage die aktuellsten Stellenanzeigen und weitere Arbeitsmarkt-News.
Anzeige

Gemeinkostenanalyse mit Excel

GWA-Matrix.png

Mit diesem Excel-Tool können Sie eine Gemeinkostenwertanalyse (GWA) für die Kostensenkung durchführen. Es werden Prozesse nach Verzicht, Umfang veränderbar, Qualitätssteigerung usw. untersucht.

Preis: 6,90 EUR

Mehr Informationen >>


Anzeige

Software-Tipps

Unbenannt.png
SWOT. Für bessere Entscheidungen. Ob Business 1.0 oder 4.0 - je dynamischer die Märkte werden, desto schneller muss auch das Controlling sein: Wo stehen wir tagesaktuell mit dem Umsatz, welche Produkte liefern aktuell welche Deckungsbeiträge oder wie sieht bei der heutigen Auftragslage der Cashflow im nächsten Quartal aus usw. Mehr Informationen >>

Diamant.PNG
Diamant/3 bietet Ihnen ein Rechnungswesen mit integriertem Controlling für Bilanz- / Finanz- und Kosten- / Erfolgs- Controlling sowie Forderungsmanagement und Personalcontrolling. Erweiterbar bis hin zum unternehmensweiten Controlling. Mehr Informationen >>

bpsone-logo.gif
Unsere Businessplan-Software BPS-ONE® schließt die Lücken, die durch die Kombination von ERP-Systemen mit Tabellenkalkulationen entstehen. Hier liefert BPS-ONE® mit seiner integrierten GuV-, Cashflow-, Bilanz- und Liquiditätsplanung erhebliche Rationalisierungseffekte in der Unternehmensplanung und im laufenden Reporting. Mehr Informationen >>

Weitere Controlling-Software-Lösungen im Marktplatz >>
Anzeige

Rollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis

03_Liquiditaetstool.png
Dieses Excel-Tools bietet Ihnen die Grundlage für ein Frühwarnsystem. Der erstellte Liquiditätsplan warnt Sie vor bevorstehenden Zahlungsengpässen, so dass Sie frühzeitig individuelle Maßnahmen zur Liquiditätssicherung einleiten können. Gerade in Krisensituationen ist eine kurzfristige Aktualisierung und damit schnelle Handlungsfähigkeit überlebenswichtig.
Mehr Informationen >>

Excel-Finanzplan-Tool PRO für Kapitalgesellschaften

Dieses Excel-Tool ist ein umfangreiches - auch von Nicht-Betriebswirten schnell nutzbares - integriertes Planungstool, welches den Nutzer Schritt-für-Schritt durch alle Einzelplanungen (Absatz- und Umsatz-, Kosten-, Personal-, Investitionsplanung etc.) führt und daraus automatisch Plan-Liquidität (Cashflow), Plan-Bilanz und Plan-GuV-Übersichten für einen Zeitraum von bis zu 5 Jahren erstellt.
Mehr Informationen >>

Vorlage - Formular für Investitionsplanung, Investitionsantrag

PantherMedia_Prakasit-Khuansuwan_400x299.jpg
Dieses Excel-Tool bietet Ihnen Muster-Formulare für die Steuerung von Investitionen/ Anlagenbeschaffungen in einem Unternehmen. Es sind es sind Vorlagen zu Investitionsplanung und Investitionsantrag enthalten.
Mehr Informationen >>

Weitere über 400 Excel-Vorlagen finden Sie hier >>
Anzeige

TOP ANGEBOTE

Button__subThema.PNG
RS Plan - Unternehmensplanung leicht gemacht:


Erstellen Sie mit RS-Plan ganz einfach Ihre gesamte Unternehmensplanung!
Button__subThema.PNG
RS-Controlling-System f. EÜR:


Planen, analysieren und steuern Sie Ihr Unternehmen mit RS-Controlling-System f. EUR!
Button__subThema.PNG
RS-Investitionsrechner:



Ermitteln Sie ganz einfach den Kapitalwert Ihres Investitionsvorhabens!
Anzeige

Begriffsverwirrung vermeiden - Eine Serie von Prof. Ursula Binder 

PantherMedia_Wavebreakmedia_ltd_400x289.jpg
Im Laufe der Zeit haben sich Fachbegriffe entwickelt, die exakt definiert sind. Jedoch sind einige Begriffe mehrdeutig, was zu vielen Missverständnissen und Fehlern führt. In dieser Serien werden einige Begriffe vorgestellt um Verwirrungen zu vermeiden.
Zur kompletten Serie >>
Weitere interessante Serien finden Sie hier >> 
Anzeige

Excel-Aktien-Depot 

4_0-Excel_Aktien_Depot.jpg
Mit dieser Excel-Vorlage können Sie Ihre Aktien in Excel verwalten. Das Excel-Tool besteht aus drei verschiedenen Tabellenblättern: Das Blatt "Depot" dient der Verwaltung der einzelnen Aktienbestände. Es ist in zwei Bereiche aufgeteilt: Das "aktuelle Depot" sowie verkaufte Aktien unter "Historie". Im Tabellenblatt "Übersicht" werden automatische Zusammenfassung der Aktien-Vorgänge nach Kalenderjahren und der wichtigsten Kennzahlen festgehalten. Im Blatt "Parameter" werden Spesensätze für Kauf und Verkauf, Freistellungsauftrag, Vorjahres-GV-Topf und sonstige persönliche Einstellungen hinterlegt.  Zum Shop >>
Anzeige

Web-Tipp

RWP_Logo.jpg
Rechnungswesen-Portal.de: Zahlreiche Fachbeiträge und News zum Thema Rechnungswesen und Steuern. Umfangreiche Marktüber- sichten für kaufmännische Software, Seminare speziell für die Weiter- bildung von Buchhaltern und ein Forum runden das Angebot ab.
Anzeige

Rückstellungen leicht verwalten

Mit der RS- Rückstellungs-Verwaltung können Sie Rückstellungen nicht nur leicht errechnen sondern auch übersichtlich verwalten.
  • Gewerbesteuerrückstellung
  • Urlaubsrückstellungen
  • Rückstellungen für Geschäftsunterlagen
  • Rückstellung für Tantiemen
  • Sonstige Rückstellungen
Automatische Zusammenfassung aller wichtigsten Eckdaten der Rückstellungen in einer Jahres-Übersicht. mehr Informationen >>
Anzeige

Software-Tipp

Baukostenrechner-150px.jpgDer Excel-Baukostenrechner unterstützt Sie in der Kalkulation der Kosten Ihres Hausbaus mit einer detaillierte Kosten- und Erlösplanung. Zusätzlich bietet Ihnen dieses Excel-Tool einen Plan / IST-Vergleich sowie verschiedene andere Auswertungen.. Preis 30,- EUR Mehr Infos und Download >>