Unternehmensplanung: Excel reicht oft nicht

Studie: Excel oder integrierte Planungssoftware

Giulio Giancola, Heyde
In vielen kleinen und mittleren Unternehmen ist Excel nach wie vor das bevorzugte Planungstool. Bei steigenden Anforderungen stößt die Tabellenkalkulation jedoch schnell an ihre Grenzen: Unsere Experten-Umfrage "Software für Unternehmensplanung & Corporate Performance Management (CPM)" zeigt, dass viele Finanzchefs eine vollständig integrierte Planungslösung anstreben, um mit der wachsenden Dynamik der Märkte Schritt halten zu können. Die Ergebnisse der Online-Befragung, an der über 100 CFOs und Controller aus vornehmlich Schweizer Unternehmen teilgenommen haben, bietet einen interessanten Einblick in die aktuelle Praxis der mittelständischen Finanzplanung.

Stellenwert der Planung im Unternehmen

Die Planung hat für die Unternehmen einen hohen Stellenwert innerhalb der Finanzprozesse. Knapp zwei Drittel der Befragten waren sich einig, dass die Bedeutung der Planung gegenüber den Vorjahren gewachsen ist – nur 2 % waren gegenteiliger Meinung. Dies entspricht auch den Erfahrungen des Heyde-Teams: In einer Zeit, in der Unternehmen immer schneller auf Marktveränderungen reagieren müssen, sind verlässliche Forecasts & agile Planungen wichtiger denn je für eine erfolgreiche Unternehmenssteuerung. Dementsprechend ist die Wahl eines passenden Planungswerkzeugs von großer Bedeutung! Bei näherer Betrachtung lässt sich hier zudem eine klare Hierarchie der verschiedenen Planungsbereiche erkennen:

85 % – Absatzplanung und Kostenrechnung wurden am häufigsten als prioritäre Themen genannt. 66 % – HR-Planung, Investitionsplanung sowie Liquiditätsplanung stehen an zweiter Stelle. Produktions-, Marketing- und Einkaufsplanung wurden seltener als prioritär genannt.

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Excel – ein weit verbreitetes Einsteiger-Tool

Knapp 60 % der Befragten planen ausschließlich mit Excel. 35 % der Befragten nutzen Excel in Kombination mit einer Planungssoftware. Nur 6 % verlassen sich ausschließlich auf eine Planungssoftware.

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Die Ergebnisse unserer Umfrage zeigen, dass Excel nach wie vor das beliebteste Planungstool unter Controllern ist – sowohl als alleiniges wie auch als ergänzendes Werkzeug. Für die immense Popularität von Excel wurden vor allem zwei Gründe genannt: Zum einen sei nahezu jeder Endanwender zumindest mit den Grundfunktionen des Programms vertraut und könne ohne großes Vorwissen Tabellen, Berechnungen und Grafiken für die Finanzplanung erstellen. Zum anderen sei Excel als Teil des MS Office-Pakets in praktisch jedem Unternehmen schon vorhanden und müsse nicht zusätzlich angeschafft werden.

Wo die Tabellenverarbeitung an ihre Grenzen stößt

Das Excel ein solides Einsteiger-Tool für die Unternehmensplanung bietet, lässt sich nicht bestreiten (hier ist eine Auswahl an Excel-Lösungen für die Unternehmensplanung >>). Doch sobald höhere Datenvolumen ins Spiel kommen oder mehrere Teilpläne auf einer Plattform integriert werden müssen, stößt die Tabellenverarbeitung schnell an ihre Grenzen – das bestätigen auch die von uns befragten Controlling-Experten. Als häufigste Probleme der Excel-basierten Planung wurden genannt:
  1. die Synchronisation der Daten über mehrere Datenquellen und Abteilungen
  2. die eingeschränkte Funktionalität – Simulationen und Modelle mit Berücksichtigung verschiedener Planungsszenarien sind wichtige Bestandteile im Planungsprozess, lassen sich mit Excel jedoch nur sehr umständlich erstellen und werden daher nur selten genutzt.

Dazu gibt es bei der Planung mit Excel ein sehr grundlegendes Problem: manuelle Routinen und somit häufige Probleme mit der Datenkonsistenz. Wenn das Management auf konsolidierter Ebene Korrekturen vornimmt, müssen die Anpassungen rückwärtig auf die Quelldaten übertragen werden. Das ist angesichts der zahlreichen Spread-Sheets und unterschiedlichen Quellsysteme nur mit großem Aufwand durchführbar. Dazu kommt der Verlust an Transparenz, so dass die zuständigen Controller die Konsistenz der Daten kaum mehr verantworten können. Gerade bei Revisionen ist dies ein großes Problem, da nicht auf Anhieb erkennbar ist, wer wann welche Veränderungen am Planungsprozess vorgenommen hat.

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Excel oder integrierte Planungssoftware?

Auf komplexe Fragen gibt es nur selten einfache Antworten – und so ist auch die Frage, ob Excel für IHR Unternehmen eine hinreichende oder gar optimale Lösung ist, nicht pauschal zu beantworten. Dies zeigt sich auch in den Antworten der befragten Controller:

34% der Befragten meinten, dass Excel ihre Anforderungen an eine Planungslösung erfüllt. 55% gaben an, dass Excel in Kombination mit einer Planungssoftware für die Planung geeignet sei. 10% waren der Meinung, dass Excel ihre Anforderungen an eine Planungslösung nicht erfüllt.


Die sich in der Umfrage zeigende Mehrheitsmeinung, dass eine Kombination von Excel und spezieller Planungssoftware die beste Option sei, wird von den Software-Anbietern entsprechend bedient: Es gibt mehrere CPM-Lösungen, die als webbasierte Planungsplattform mit Excel-Add-in konzipiert sind. Über dieses Add-in kann der Nutzer aus der Tabellenverarbeitung auf die zentrale Datenbank zugreifen und viele Funktionen der webbasierten Lösung nutzen.

Ein Controlling-Chef, der den Prozess der Unternehmensplanung optimieren will, wird nur in wenigen KMUs auf ein hauseigenes IT-Team mit CPM-Expertise zurückgreifen können. Hier lohnt es, externe Dienstleister einzukaufen, um die Investitionsentscheidung abzusichern: von der Bedarfsanalyse über die Wahl des richtigen Anbieters bis hin zur erfolgreichen Implementierung.

Vorteile einer modernen Planungssoftware

Auf die Frage nach den wichtigsten Vorteilen einer modernen Planungssoftware (eine Marktübersicht finden Sie hier >>) gegenüber Excel nannten die Controlling-Experten genau die Punkte, die sie zuvor als größte Herausforderungen für die Planung bezeichnet hatten: Datensynchronisation, Datenintegration und Planungsfunktionalität.

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Eine integrierte Planungssoftware schafft eine gemeinsame Online-Plattform für sämtliche Geschäftsbereiche. Isolierte Datensilos werden aufgebrochen, die Daten werden aus den verschiedenen Quellsystem wie ERP-, CRM- oder BI-Tools automatisch in eine zentrale Datenbank integriert. So entsteht auf Grundlage einer gemeinsamen Datenbasis ein einheitliches Corporate-Performance-Management-System, das zeitnah verlässliche Daten als Grundlage für schnelle Erkenntnisse und fundierte Entscheidungen bereitstellt.

Kurz gesagt: Je mehr Mitarbeiter am Planungsprozess beteiligt sind und je mehr Daten aus verschiedenen Geschäftsbereichen zusammengeführt werden sollen, umso mehr lohnt die Investition in eine professionelle CPM-Lösung!

Ausblick: Wie sieht die Unternehmensplanung der Zukunft aus?

Zum Abschluss unserer Umfrage baten wir die Experten um einen Blick in die Zukunft: Welche Anforderungen wird man an eine Planungslösung stellen, welche Funktionen werden an Bedeutung gewinnen? Hier zeigen die Antworten einen breiten Konsens: Der Zeitdruck und die Intensität der Planung werden zunehmen, womit auch die Automatisierung und die Komplexität der Modelle an Bedeutung gewinnt.

Selbstgestrickte Excel-Lösungen werden den steigenden Anforderungen immer seltener genügen. Die Zukunft der Unternehmensplanung – auch für das mittelständische Controlling – liegt in integrierten Softwarelösungen, wobei das Excel-Add-In wohl auch künftig noch ein Verkaufsargument für CPM-Systeme bleiben wird: Der Controller bleibt damit in seiner vertrauten Umgebung und nutzt gleichzeitig die leistungsfähigen Datenbanken & Funktionen der Planungssoftware, die im Hintergrund laufen. Um die Investitionssicherheit zu verbessern, lohnt es gerade für kleine und mittlere Betriebe, frühzeitig externe IT-Dienstleister in den Prozess der Auswahl und Implementation einer CPM-Lösung einzubinden.




letzte Änderung G.C. am 10.08.2022
Autor:  Giulio Giancola, Heyde


Autor:in
Herr Giulio Ciancola
Als Betriebsökonom versteht es Giulio Giancola, Brücken zwischen der Finanzabteilung und der IT zu schlagen. Seit mehr als zehn Jahren setzt er die Anforderungen unterschiedlicher Fachabteilungen mit Softwarelösungen um. Eine seiner Stärken ist es, unterschiedliche Datenquellen in eine Plattform zu integrieren, um beispielsweise zukünftige Ereignisse abzuleiten oder deren Ursache und Wirkung detailliert zu analysieren. Bei der Heyde AG liegen seine Schwerpunkte in Unternehmensplanung und Corporate Performance Management (CPM)
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