Controlling leicht gemacht mit ERP - oder doch nicht?

Ein Beitrag der Reihe "ERP des Grauens." Eine ERP Lösung kann ein wirksames und mächtiges Controlling Tool sein - oder auch eine gigantische Geldvernichtungsmaschine. Der Beitrag verdeutlicht satirisch überspitzt an einem Beispiel, dass ERP Systeme sorgsam eingeführt werden sollten und keinesfalls als Allheilmittel zu betrachten sind. Danach listet eine Checkliste wichtige Punkte auf, die bei der ERP Auswahl und Einführung zu beachten sind.

Freitag Morgen, 9 Uhr.

Gottfried Mustermeier, Vorstandsvorsitzender der Gottfried-Mustermeier-Projekt-AG stand mal wieder kurz vor einem Nervenzusammenbruch. Und das noch vor seinem ersten Kaffee.
„Nichts geht mehr“, stammelte er und starrte auf seine Excel-Liste, an der er die ganze Woche herumgerechnet hatte und die ihm nun für das letzte halbe Jahr Verluste von über 50.000 € bescheinigte. „Das ist das Ende.“

In dem Moment trat seine Assistentin Monika Musterschneider mit einer Tasse dampfenden Kaffee an den Schreibtisch. Sie erkannte die Verzweiflung ihres Chefs und meinte: „Die Firma meines Bruders hat gerade ein ERP System eingeführt. Also eine Software, die einfach alles kann – Finanzbuchhaltung, Belegverwaltung, Lagerhaltung … Damit kann er jede Bestellung und jede Rechnung und somit auch den gesamten Umsatz in einem bestimmten Zeitraum sehen - und zwar auf Knopfdruck. Wenn Sie auch so ein System einführen, wissen Sie immer ganz genau, mit was Sie kalkulieren können.“
Herr Mustermeier ließ sich die Sache durch den Kopf gehen und beauftragte schließlich seine Assistentin damit, ein solches System auszuwählen und einzuführen. Dann ging er nach China, da wichtige Verhandlungen mit seinen dortigen Geschäftspartnern anstanden.

Endlich war er wieder zurück. Frau Musterschneider begrüßte ihn mit einem warmen Lächeln. „Alles eingerichtet“, verkündete sie. „Nun erhalten Sie auf Knopfdruck alle wichtigen Daten und können Ihre Excellisten wegwerfen.“

Herr Mustermeier setzte sich erwartungsvoll an seinen Schreibtisch und öffnete das Management Cockpit. Er starrte auf die bunten Diagramme, die ihm übersichtlich und auf einen Blick Umsatz, Gewinn und Verlust der letzten zwölf Monate anzeigte – und brach zusammen. Denn aus dem mühsam zusammenkalkulierten Verlust von 50.000 € war auf Knopfdruck ein Verlust von 500.000 € geworden. Ein Excel-Komma-Fehler und die ERP Einführung hatten es möglich gemacht.

Das Ganze hatte trotzdem ein Happy End – Herr Mustermeier setzte sich mit seiner Ehefrau nach Thailand ab und da leben sie, solange sie noch Geld haben und nicht nach Deutschland zurückmüssen, um Hartz 4 zu beantragen ...

Fazit

Eine ERP Lösung kann ein mächtiges Controlling Instrument sein. Damit das System jedoch den gewünschten Mehrwert liefert und nicht zur Kostenfalle wird, sind eine umfassende Bedarfsanalyse, eine umsichtige Einführung und die Rückendeckung der Geschäftsleitung notwendig. Die folgende Checkliste hilft dabei, die wichtigsten Punkte bei Systemauswahl und Einführung im Blick zu behalten.

ERP Systeme erfolgreich auswählen und einführen

Checkliste zur ERP Auswahl

Jeder Fehler bei einer ERP Einführung kostet Zeit und Geld. Um so wichtiger also, im Vorfeld die Einführung genau zu planen. Die folgende Checkliste hilft dabei.

1. Genug Zeit für die Auswahl veranschlagen
2. Kernprozesse definieren und gegebenenfalls zur Optimierung bereit sein
3. Dauer und Kosten einer ERP Implementierung realistisch kalkulieren
4. Schlüssel-Mitarbeiter, die mit dem ERP arbeiten sollen, nach für sie wichtigen Kriterien befragen
5. Die Anforderungen an das ERP System sammeln, auswerten, zusammenfassen und richtig priorisieren
6. Systme darauf abklopfen, ob sie Lösungen für die Kernprozesse durchängig abbilden können - und nicht nur einzelne Funktionen
7. Nicht zu viele Anbieterpräsentationen durchführen
8. Entscheidungskriterien für die Auswahl definieren

Checkliste zur ERP Einführung

Die passende Software wurde gefunden? Damit bei der Einführung nichts schief geht, hilft die folgende Checkliste dabei, häufige Fehler zu vermeiden.

1. In einem Workshop definieren, was das ERP System genau leisten muss, um sicher zu gehen, dass die Kernprozesse abgebildet werden können
2. Sofern noch nicht geschehen: ein Projektteam bilden, das ausreichend Zeit für die Einführung erhält
3. Zeitplan und Feinkonzept mit dem Anbieter ausarbeiten
4. Ausreichend Zeit für Systemtests einplanen
5. Systemschulungen kurz vor dem Livebetrieb durchführen - möglichst mit Echtdaten
6. Nach dem Livestart: Nachhalten, dass die Mitarbeiter gut mit dem System arbeiten können - und offen sein für weitere Optimierungen

letzte Änderung M.M. am 09.03.2022 Autor:  Miriam Malik

Autor:in

	Frau Miriam Malik In der IT Branche tätig, läuft Miriam Malik so manche Horrorgeschichte, so mancher Krimi und so mancher Thriller über den Weg ...
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