Controllers Trickkiste: Personalkosten schnell abgeschätzt

Personalkosten sind neben den Materialkosten für viele Unternehmen die wichtigste Kostenart; in vielen modernen Unternehmen (z. B. Internetunternehmen, EDV-Unternehmen) sogar die wichtigste. Insofern sollte der Controller jederzeit in der Lage sein, mit den betriebswirtschaftlich richtigen Kosten zu argumentieren. Dies gilt sowohl für die eigenen Personalkosten als auch für solche Personalkosten, mit denen Verkäufer anderer Unternehmen z. B. während Einkaufsverhandlungen argumentieren.

Auch in M&A-Verhandlungen (Merger and Acquisition) sollten die Personalkosten gut nachvollzogen werden können. In diesen Situationen muss der gute Controller in der Lage sein, schnell zu reagieren, ohne große Analysen am Computer durchgeführt zu haben. Daher werden in diesem Beitrag – basierend auf den exakten Verfahren – Daumenregeln abgeleitet, mit denen eine gute erste Abschätzung erfolgen kann.

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Personalkosten sind dabei aus zweierlei Sicht interessant. Einmal ist es wichtig zu wissen, welche tatsächlichen Kosten pro Stunde (in/€/h) angefallen sind oder anfallen werden beim produktiven Einsatz einer Personalstunde. Der Einflussfaktor ist also die gearbeitete Stunde. Zum anderen muss während der Planung die Frage beantwortet werden, wie hoch die Personalkosten einer Abteilung sind oder sein werden. Hier stehen somit die Kosten eines Personenjahres im Mittelpunkt, also das Ergebnis der Kalkulation, was ein(e) Mitarbeiter(in) in einem Jahr kostet. 

In der folgenden Abbildung sind die Unterschiede inklusive der Herleitung dargestellt. Ausgangspunkt ist entweder der Bruttostundenlohn (wie im Beispiel mit 10 €/h für eine bestimmte Qualifikation) oder der Bruttomonatslohn. Sie lassen sich über die monatliche Arbeitszeit wie folgt ineinander überführen. Bei einer 40-Stundenwoche ergeben die 261 bezahlten Tage (365 abz. der 104 Wochenendtage) 2088 bezahlte Stunden pro Jahr. Wegen der Lage der Schaltjahre, wechselnder Feiertage und Wochenenden kann die Anzahl im jeweiligen Jahr etwas höher oder niedriger liegen. Wenn die Jahresanzahl durch die 12 Monate dividiert wird, erhält man mit 2088/12 = 174 h pro Monat die gesuchte Zahl. Gilt eine 35 Stundenwoche, wäre entsprechend der Faktor 152,25 anzuwenden.

Nach dieser Vorarbeit kann die Kostenkalkulation durchgeführt werden. Die erste Stufe enthält die zusätzlich vom Arbeitgeber zu tragenden Kosten. Je nach Großzügigkeit des Unternehmens (Boni, freiwillige Zulagen, 13. und 14. Gehalt, usw.) belaufen sich diese Kosten oft auf 40 – 50% des Bruttostundenlohns, wobei insbesondere die Arbeitgebersozialabgaben zu hohen zusätzlichen Kosten führen. Somit werden aus dem Bruttolohn von 10 €/h ca. 14,50 €/h für eine bezahlte Stunde (siehe dritter Kasten in der folgenden Abbildung).



Nach der Bestimmung der Kosten für eine bezahlte Stunde trennen sich die Kalkulationen in den Stundenkostenansatz und den Headcountansatz/Planungsansatz. 
Stundenkostenansatz

Im Stundenkostenansatz wird bestimmt, wie teuer eine produktive Stunde war bzw. sein wird. Es geht somit um Kalkulationsgrundlagen entweder in der Nachkalkulation oder in der Vorkalkulation. Dazu muss zunächst bestimmt werden, wie viele der bezahlten Stunden die Mitarbeiter auch anwesend sind. Somit sind Urlaubstage, Feiertage, Krankheiten, Weiterbildungen usw. von den bezahlten 261 Tagen pro Jahr abzuziehen. Im Beispiel ist die Summe der Nicht-Anwesenheitstage mit 61 Tagen angenommen, so dass noch 200 Arbeitstage verbleiben. Der Anwesenheitsanteil beträgt somit 200/261 = 76,6%. Diesen Prozentsatz von gut 75% sollte jeder Manager parat haben, wenn er über Personalplanung und -kosten spricht. Dann kann er in Verhandlungen und Besprechungen schnell reagieren.

Wenn der Kostensatz pro bezahlter Stunde von 14.50 €/h durch diesen Anteil dividiert wird, erhält man die Kosten pro Anwesenheitsstunde, der im Beispiel 18,92 €/h beträgt. Im Weiteren müssen ggf. unproduktive Anwesenheitsstunden herausgerechnet werden, unabhängig von der Frage, ob die Verantwortung beim Unternehmen liegt (z. B. durch schlechte Arbeitseinteilung) oder beim Mitarbeiter (z. B. durch Erledigung von privaten Dingen während der Arbeitszeit). Im Beispiel wird ein Anteil von 10% angenommen. Damit ergibt sich dann ein Satz von 18,92 €/h / (1 – 0,1) = 21,025 €/h für eine produktive Stunde. Und an der ist der Arbeitgeber hauptsächlich interessiert.

Mit diesen Stundenkosten müssen nun auch die Kalkulationen der Projekte, Produkte usw. durchgeführt werden. Wenn für bestimmte Arbeiten in einer Abteilung 10.000 Mitarbeiterstunden pro Jahr mit einer bestimmten Qualifikation notwendig sind, so muss mit anteiligen Personalkosten von 210.250 €/Pe gerechnet werden (linker Ast in der oberen Tabelle).

Es lässt sich festhalten, dass zwischen den Kosten für eine produktive Stunde und dem Bruttostundenlohn in etwa ein Verhältnis von 2:1 besteht. Der Controller kann somit sehr einfachen zu den Kosten der produktiven Stunde kommen, indem er den Bruttostundenlohn mit 2 multipliziert.


Headcountansatz

Im Headcount- oder Planungsansatz geht es nicht in erster Linie um die Kalkulation von Stundensätzen, sondern um die Frage, wie teuer es ist, eine(n) Mitarbeiter(in) ein Jahr zu beschäftigen. Diese Zahl ist wichtig für die Planung und dann auch für die spätere Kontrolle der Kostenstellenkosten. Somit muss der Kostenstellenleiter – mit Unterstützung des Controllings – ermitteln, wie teuer ein Personenjahr (früher Mannjahr) sein wird. Ausgangspunkt ist wieder der Bruttostundenlohn von 10 €/h, auf den die Nebenkosten mit ca. 45% addiert werden. Diese 14,50 €/h werden dann mit der Anzahl der jährlich bezahlten Stunden (nicht der produktiven Stunden) multipliziert, wodurch sich dann im obigen Beispiel Jahreskosten pro Mitarbeiter von 14,50 €/h * 2088 h/a = 30.276 €/a ergeben.

Liegen andere Qualifikationen/Lohngruppen vor, muss die Kalkulation für jede Gruppe individuell durchgeführt werden.

Wenn der Abteilungsleiter nun wissen möchte, wie viele Mitarbeiter er benötigt, so muss er die Stunden zurückrechnen. Für die im Beispiel angenommenen 10.000 produktiven Stunden benötigt er 10.000/0,9 = 11.111 Anwesenheitsstunden. Dafür muss der Arbeitgeber aufgrund der 61 bezahlten Nichtanwesenheitstage pro Jahr 11.111/0,766 = 14.500 Stunden pro Jahr bezahlen. Für die 14.500 Jahresstunden sind bei bezahlten 2088 h/a knapp 7 Mitarbeiter (exakt 6.94) notwendig. Ggfs. Ist diese Summe auf verschiedene Qualifikationen aufzuteilen.

Mit den nach Qualifikationen differenzierten Kosten pro Personenjahr kann nun ermittelt werden, welche Personalkosten eine Kostenstelle haben wird. Darauf aufbauend lassen sich dann die Kosten für einen Bereich, dann ein Profit Center und schließlich für das ganze Unternehmen ableiten.

Schlussfolgerungen

Für eine schnelle Einschätzung der Personalkosten helfen somit die folgenden Shortcuts, welche der Controller im Hinterkopf haben sollte:

1. Für die Umrechnung vom Bruttostundenlohn in die Kosten pro bezahlter Stunde gilt ein Faktor von ca. 1,45.
2. Mitarbeiter sind im Regelfall nur gut 75% der bezahlten Zeit anwesend. Wenn ein Arbeitsplatz also durchgängig alle 261 Arbeitstage besetzt werden muss, braucht man 1/0,75 = 1,33 Mitarbeiter pro Arbeitsplatz. Im 3-Schichtbetrieb sind es dann 4 Mitarbeiter. Drei arbeiten jeweils, und der vierte ist in Urlaub, oder krank, oder auf Schulung etc.
3. Aus a) und b) ergibt sich ein Faktor von 1,45 / 0,75 = ca. 2. Der Bruttostundenlohn muss also nur verdoppelt werden, um zu den Kosten pro Anwesenheitsstunde zu gelangen.

Die für das Beispiel angegebenen Faktoren sollten an die Verhältnisse im jeweiligen Unternehmen angepasst werden und einmal im Jahr für die spezifische Situation im Unternehmen überprüft werden.
Mit diesen Faktoren kann der Controller auch bei anderen Bruttostundenlöhnen sehr schnell die Kosten pro gearbeiteter Stunde und pro Personenjahr ausrechnen. Zudem helfen die Faktoren bei der Ermittlung der Personalpläne. In Einkaufs- und M&A-Verhandlungen können die Faktoren helfen, die jeweils genannten Personalkosten zu plausibilisieren.

letzte Änderung W.V.R. am 17.09.2019 Autor(en):  Dr. Peter Hoberg Bild:  panthermedia.net / Leung Cho Pan

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