Energiekosten: Wie Controller Kostensteigerungen begrenzen können

Mit Excel-Checkliste

Jörgen Erichsen
Die Energiekosten steigen seit Monaten fast ununterbrochen. Und die meisten Experten gehen davon aus, dass die Energiepreise langfristig weiter anziehen, alleine auf Grund steigender Abgaben, etwa für CO2. Daher ist jetzt ein guter Zeitpunkt, sich mit dem Thema Energieeinsparung zu befassen.

Die Federführung bei einem solchen Vorhaben sollte das Controlling haben, da es quasi als neutrale Instanz die oft unterschiedlichen Interessen und Ziele von Abteilungen am besten miteinander in Einklang bringen kann.

Der Beitrag zeigt Beispiele für Einsparungen und Aufgaben des Controllings im Prozess. Er soll als Anregung dienen und beim Einstieg in ein komplexes Themengebiet helfen. Zum Artikel gehört eine Excel-Checkliste (ohne Abbildung), um den Start zu erleichtern. Sie kann beliebig ergänzt und verändert werden.

Gründe für die Energiepreissteigerungen

Fakt ist, dass kein Unternehmen ohne Strom, Gas, Öl oder Diesel auskommt, es also notwendig ist, auch künftig weiter Energie zu beziehen. Und Unternehmen, die wachsen oder die (eigene) Digitalisierung vorantreiben, müssen mit höheren Verbrauchsmengen rechnen. Und da steigen die Kosten auch wenn die Bezugspreise sich künftig stabilisieren sollten. Die Ursachen für die Preissteigerungen sind vielfältig, etwa
  • Allgemein steigende Nachfrage nach Energie auf Grund der weltweiten konjunkturellen Erholung.
  • Sinkendes Angebot, weil es z.B., in Ländern, in denen viel Strom aus Wasserkraft hergestellt wird, Dürren gegeben hat oder die Ölförderung begrenzt wurde. In Europa gab es im Sommer weniger Strom aus regenerativen Quellen.
  • Hoher Steueranteil, bei Treibstoffen und Strom teilweise mehr als 60% und weiter steigende staatliche Belastungen, z.B. durch die CO2-Abgabe.
  • Steigende Rohstoffpreise, z.B. für Kohle, Gas, Öl, führen dazu, dass die Energiekonzerne selber höhere Kosten haben, die sie an ihre Kunden weitergeben.
  • Großabnehmer müssen sich zudem darauf einstellen, dass die neue Regierung die bisher gewährten Vergünstigungen und Subventionen abbaut und es so quasi automatisch zu weiteren Kostensteigerungen kommt.
  • Nicht zuletzt ist wohl auch die Spekulation auf weiter steigende Preise eine Ursache, die zu höheren Kosten beiträgt.

Einen echten Mangel an Rohstoffen gibt es in den meisten Fällen aber nicht. Ähnlich der Ölkrisen in den 1970er Jahren handelt es sich überwiegend um eine Frage der Kosten, etwa für die Förderung, Produktion und Bereitstellung.


Kostensteigerungen begrenzen

Egal, warum die Preise für Energie anziehen: Sie führen zu höheren Kosten bei fast allen Betrieben und diese sollten versuchen, den Anstieg zu begrenzen. Sicher lohnt es sich in Unternehmen, die jährlich lediglich ein paar hundert Euro Strom- und Gaskosten haben nicht, ein Projekt "Energiekostensenkung" ins Leben zu rufen.

Das gilt häufig für Dienstleister, die v.a. Büroräume, IT und ein Fahrzeug nutzen. Bei anderen Betrieben, etwa Produzenten, Handwerkern, Betreibern von Kühl- und Lagerhäusern oder Rechenzentren sowie Logistikern, bei denen hohe Energiekosten entstehen, sieht die Sache anders aus. Hier lassen sich bereits durch die Umsetzung kurzfristig wirksamer Maßnahmen Einsparungen von mehreren tausend Euro pro Jahr erreichen.

Mögliche Aufgaben des Controllings im Prozess

Für Unternehmen mit geringen Energiekosten genügt es meist, kurzfristig wirksame Maßnahmen umzusetzen (s. Schritt 3). Betriebe mit höheren Energiekosten (Faustregel: ab 10.000 bis 15.000 Euro) sollten überlegen, ob es sinnvoll ist, ein Projekt umzusetzen und auch zu investieren. In jedem Fall sollte das Controlling die Federführung haben, unabhängig davon, ob nur Einzelmaßnahmen oder ein Projekt umgesetzt werden sollen.

Hintergrund ist, dass das Controlling als "neutrale" Instanz am ehesten in der Lage ist, die oft unterschiedlichen Interessen der Abteilungen zu berücksichtigen und dafür zu sorgen, dass jeder Bereich seinen Teil zum Erfolg beiträgt. Wie bei allen Projekten und Arbeiten sind die zentralen Aufgaben des Controllings, die Planung der Maßnahmen (des Projekts), die Überwachung der Ergebniswirkung sowie die Berichterstattung.
Praxis-Tipp: Ein Projekt zur Energieeinsparung bietet zusätzlich die Chance für Controller, u.a. Abläufe und die Zusammenarbeit der Bereiche noch einmal kritisch zu hinterfragen, um neben der Energiekosteneinsparung zusätzliche Vorteile und noch nicht genutzte Potenziale erschließen zu können, etwa die Verbesserung von Durchlaufzeiten oder weitere Kosteneinsparungen, z.B. Steuern und Versicherungen, wenn man mit weniger Fahrzeugen auskommt.

Schritt 1: Bestandsaufnahme durchführen

Der erste Schritt zur Energieeinsparung sollte darin bestehen, sich einen Überblick zu verschaffen. Dazu können u.a. folgende Fragen beantwortet werden:
  • Wie sind Energiekosten definiert, "nur" Strom-, Heiz-, Wasser- und Diesel/Benzin für Fahrzeuge? Oder auch Wartungs-, Installations- und Reparaturarbeiten?
  • Welche Kostenarten bzw. Konten zählen dann konkret zu den Energiekosten?
  • Wie hoch sind die Energiekosten absolut?
  • Wie hoch im Verhältnis zum Umsatz bzw. den Gesamtkosten?
  • Wie hoch ist der variable, wie hoch der fixe Anteil?
  • Wie hoch ist der Anteil der einzelnen Kostenarten an den Energiekosten?
  • Wie haben sie sich im Verlauf der letzten 3-4 Jahre entwickelt, sowohl absolut als auch relativ?
  • Wie kommen die Kostensteigerungen zusammen? Welchen Anteil haben die Verbrauchsmengen, welchen die Preissteigerungen?
  • An welchen Stellen bzw. mit welchen Geräten wird Energie verbraucht, z.B. Büros, Maschinen und Anlagen, Fahrzeuge? Sind die Leistungs- bzw. Verbrauchsdaten von Maschinen oder Fahrzeugen bekannt?
  • Gibt es bereits Hinweise, die darauf hindeuten, dass unnötig Energie verbraucht wird? Usw.

Schritt 2: Ziele formulieren

Nach der Bestandsaufnahme sollte das Ziel formuliert werden, das man erreichen möchte. Zunächst geht es darum, zu entscheiden, ob die Umsetzung von Einzelmaßnahmen genügt oder ein Projekt aufgesetzt werden soll. Dann sollte entschieden werden, wie genau das Ziel aussieht, z.B. eine Reduktion der Verbrauchsmengen um X kwh oder eine allgemeine Reduktion der Energiekosten von X %.

Zur Zieleformulierung gehört auch, die Beteiligten zu benennen, etwa Abteilungen mit hohen oder steigenden Energiekosten wie Produktion sowie Termine und ggf. auch Budgets für die Umsetzung festzulegen. Nicht zuletzt sollten die Energiespar- und Nachhaltigkeitsziele in die Gesamtziele des Unternehmens aufgenommen werden.

Mitarbeiter sensibilisieren und einbinden

Ob die Umsetzung erfolgreich ist, hängt auch davon ab, dass es gelingt, die Beschäftigten "mitzunehmen". Mitarbeiter müssen in Sachen Energieeffizienz und Umweltbewusstsein regelmäßig sensibilisiert werden, z.B. in Gesprächen oder Workshops.

Es muss erklärt werden, warum man die Maßnahmen umsetzen möchte und kein Mitarbeiter schlechter gestellt wird, und z.B. frieren muss. Grds. sollten die Mitarbeiter auch in "ihren" Betrieben ein großes Interesse an der Umsetzung von Maßnahmen zur Nachhaltigkeit und Umweltschonung haben, da immer mehr Menschen sich der Probleme durch den Klimawandel bewusstwerden.

Es kann überlegt werden, Mitarbeiter mit Gutscheinen oder Prämien zu motivieren, eigene Ideen und Vorschläge einzubringen.

Schritt 3: Kurzfristig wirksame Maßnahmen umsetzen

Viele Dinge, die zur Verbrauchs- und damit Kostenreduktion beitragen, sind eigentlich bekannt, werden aber in Zeiten relativ "normaler" Preise nicht weiter beachtet. Oder man hat sich im Laufe der Zeit einfach bestimmte Verhaltensweisen angewöhnt, die nicht mehr hinterfragt werden.

Einige Beispiele und Ideen, wie sich die Energiekosten kurzfristig und meist ohne größere Investitionen bzw. Zusatzkosten senken lassen.
  • Elektrische Geräte, die nach Geschäftsschluss nicht mehr benötigt werden, sollten ausgeschaltet werden (kein Standby). Damit das nicht vergessen wird, kann man Zeitschaltuhren oder schaltbare Steckdosenleisten einsetzen. Kaffeemaschinen sollten nur zum Kochen, nicht zum Warmhalten genutzt werden.
  • Die Heiztemperatur sollte nachts und an Wochenenden abgesenkt werden.
  • Lampen sollten bei Tageslicht soweit möglich grds. ausgeschaltet werden.
  • Sollen oder müssen Leuchten ersetzt werden, sollte konsequent auf stromsparende LED gesetzt werden. Positiver Nebeneffekt: LED produzieren weniger Wärme, was im Sommer dazu beiträgt, dass Klimageräte sparsamer arbeiten.
  • Bei Lampen im Außenbereich sollte geprüft werden, ob sie wirklich die ganze Nacht brennen müssen oder ob man sie mit Bewegungsmeldern versieht.
  • Bei Energiefressern wie Klimaanlagen kann geprüft werden, die Temperatur um 1-2 Grad weniger abzusenken. Ähnliches gilt für die Heizung: Auch sollte geprüft werden, ob man mit 1-2 Grad weniger auskommt, ohne dass Mitarbeiter frieren. Faustregel: 1 Grad weniger spart ca. 5 % Heizkosten.
  • Es sollte geprüft werden, ob alle Leitungen und Armaturen komplett isoliert sind, um Wärmeverluste zu vermeiden.
  • Richtig Lüften: Mehrmals am Tag für 5-10 Minuten genügen, längere Fensteröffnungszeiten (Dauerkippstellung) verschwendet Energie. Außentüren können mit automatischen Schließern versehen werden.
  • Alternativ bzw. ergänzend kann geprüft werden, ob durch Anbringen eines Sonnenschutzes vor Fenstern oder von Reflexionsfolien zu einer weniger starken Aufheizung von Räumen führt. Das gilt auch für Serverräume, bei denen bis zu 50 % des Stromverbrauchs für Kühlung anfällt. Eine Reduzierung der direkten Sonneneinstrahlung führt zu deutlichen Energieeinsparungen.
  • PCs sollten so konfiguriert werden, dass die Energiesparfunktion aktiviert ist. Damit laufen z.B. Systemkomponenten nur, wenn sie gebraucht werden.
  • Müssen elektrische Geräte, z.B. Maschinen, Computer, Server, Fahrzeuge ersetzt werden, sollte man konsequent danach schauen, wie hoch die Energiekosten sind. Damit sinken die Betriebskosten während der Nutzungsdauer i.d.R. deutlich (s. auch mittelfristige Maßnahmen).
  • Überprüfung, ob die Ist-Ausstattung an z.B. IT und anderen elektrischen Geräten wirklich notwendig ist oder ob man ggf. auf Geräte verzichten kann.
  • Prüfung, ob eine Zentralisierung der Gerätelandschaft möglich ist. Beispielsweise benötigt nicht jeder Mitarbeiter ein eigenes Multifunktionsgerät. Oft genügt es, ein oder zwei Geräte zu betreiben, auf die alle Beschäftigten zugreifen.
  • Damit einhergehend: Regelmäßige Prozesse, z.B. Datensicherungen, sollten in Zeiten mit freien Kapazitäten gelegt werden. Damit werden die Systemressourcen geschont und der Energieverbrauch reduziert.
  • Der Wasserverbrauch kann durch Einsatz von Sparventilen reduziert werden.
  • Hinterfragung der Notwendigkeit von Fahrten mit dem PKW: Ist ein Termin wirklich nötig? Lassen sich mehrere Termine zusammenlegen? Besteht die Möglichkeit, bei kurzen Entfernungen das Fahrrad zu nehmen?
  • Es kann geprüft werden, ob sich ein Energiespartraining für Vielfahrer lohnt; Anbieter sind u.a. Automobilklubs. Usw.

Bereits mit diesen Maßnahmen ist es möglich, Kosten- bzw. Verbrauchseinsparungen im Energiebereich von 15 bis 30 % zu erreichen. Controller können z.B. eine Checkliste oder Arbeitshilfe für die Mitarbeiter entwickeln, die aufzeigt, was jeder Einzelne täglich tun kann.

Anhand von Beispielrechnungen kann gezeigt werden, wie sich der Energieverbrauch und damit auch die Kosten reduzieren. Außerdem sollte in regelmäßigen Abständen der Erfolg einzelner Maßnahmen bzw. die Gesamtwirkung geprüft werden.
Praxis-Tipp: Ggf. lohnt es sich, alle Energiekosten zumindest für Auswertungszwecke in einer Kostenstelle zusammenzufassen. So hat man sofort einen Überblick und kann die Entwicklung schneller bewerten.

Schritt 4: Mittelfristig wirksame Maßnahmen prüfen und umsetzen

Um mittelfristig nachhaltige Erfolge zu erzielen, wird ein Gesamtkonzept benötigt und man sollte externe Hilfe nutzen. Es empfiehlt sich, hierzu spezielle Energieberater zu konsultieren, um gemeinsam ein Konzept zu erstellen. Unternehmen müssen diese Kosten nicht alleine tragen; die BAFA fördert Beratungen mit Zuschüssen von 80 % der Beratungskosten, maximal 8.000 Euro.

Die Höhe der Förderung hängt u.a. von der Grundfläche eines Gebäudes ab. Mehr zur Förderung findet sich z.B. unter den Links in den "Webtipps" zu diesem Artikel. Eine Übersicht von Energieexperten finden Sie in den "Webtipps" unter diesem Beitrag. Was mittelfristig getan werden kann, hängt von den Gegebenheiten in einem Unternehmen ab. Daher lassen sich an dieser Stelle ebenfalls nur Vorschläge nennen, etwa.

Verbesserungspotenziale Mögliche Maßnahmen
Gebäude Wärmedämmung einführen, verbessern, Fenster und Türen austauschen
Heizung ersetzen
Solaranlage / Wärmepumpe installieren
Lüftungsanlagen mit Wärmerückgewinnung verse-hen, Abwärme Nutzung verbessern (auch bei Maschinen einsetzbar)
Prüfung, ob Gebäude, Büros (Heimarbeit), Lager benötigt werden oder z.B. vermietet werden können.
Maschinen, Anlagen, Kühltechnik Alte Anlagen ersetzen. Die Betriebskosten machen den größeren Teil der Gesamtkosten aus; die Ener-giekosten oft 80 bis 90 % der Betriebskosten.
Bei Neuanschaffungen: Motorenleistung an die Anforderungen anpassen. Überdimensionierung ist teuer (Ausnahme: es ist abzusehen, dass durch Wachstum die Produktionsmengen steigen)
Weitere Punkte, die mit Experten überprüft werden können, sind: Lohnt sich der Einsatz von Frequen-zumwandlern? Werden Maßnahmen zur Blindstromkompensation eingesetzt? Werden Hilfsmaschinen nur so lange betrieben, wie die Hauptmaschine läuft?
Optimierung der Verdampfungs- und Kondensationstemperatur bei der Kühltechnik.
Vermeidung von Last- oder Leistungsspitzen, etwa durch gleichzeitigen Betrieb von Anlagen, da dies zu höheren Bereitstellungskosten führt. Zur Vermeidung lohnen sich z.B. Energieoptimierungssysteme.
Fahrzeuge Bei Neuanschaffungen prüfen, ob E-Fahrzeuge eine Alternative darstellen.
Einsatz von Lastenrädern statt PKW, Lieferfahrzeu-gen

Fördermittel einbeziehen

Viele Maßnahmen zur Energieeinsparung und Verbesserung der Nachhaltigkeit werden gefördert. Abhängig vom konkreten Vorhaben gibt es Zuschüsse oder Kredite. Mehr Informationen in den "Webtipps". Auch bei der Planung und Beantragung von Maßnahmen helfen Energieberater aus dem Link in den "Webtipps". 

Ergänzende Investitionsrechnungen bei größeren Vorhaben

Allerdings führen zusätzliche mittelfristig umzusetzende Maßnahmen meist zu Investitionen und damit oft zu bisher nicht geplanten Auszahlungen. Daher ist eine sorgfältige Planung und auch Berechnung der Wirtschaftlichkeit sinnvoll. Meist werden im Rahmen von Energieeffizienzberatungen bereits Rentabilitäts- oder Vergleichsrechnungen angeboten. Controller, die die grundlegende Wirtschaftlichkeit im Vorfeld selber prüfen möchten, sollten eigene Investitionsrechnungen durchführen.

Schritt 4: Produktkalkulationen und Planungen anpassen 

Im Rahmen des Projektes sollte auch geprüft werden, ob die Preise angepasst werden sollen, auch wenn man den Anstieg der Energiekosten begrenzen kann. In der aktuellen Lage mit Materialknappheit und allgemein steigenden Preisen ist das oft relativ leicht möglich, gefährdet dauerhaft aber u.U. die Wettbewerbsfähigkeit. Gelingt es anderen Betrieben besser, die Kosten im Griff zu behalten, können sie auf Preisanhebungen verzichten oder es sind nur geringe Anhebungen.

Dann verliert man selbst u.U. Kunden und Aufträge, der Gewinn geht zurück und die Liquidität ist gefährdet. Daher sollten Controller alle Kalkulationen prüfen, damit klar ist, ob und in welchem Umfang sich Margen verändern und ob Preisanhebungen vorgenommen werden sollen.

Ggf. müssen auch die Vertriebsziele angepasst werden, wenn sich herausstellt, dass jetzt andere Produkte als bisher profitabler sind. In der Folge müssen dann u.U. auch die anderen Planungen (Umsatz, Kosten, Gewinn, Liquidität) aktualisiert werden. 

3. Fazit und Ausblick

Die Energiekosten für Unternehmen steigen seit längerem und die meisten Experten gehen aktuell davon aus, dass sich das auch in den nächsten Monaten nicht ändern wird. Zeit also, zu prüfen, wie sich die Kostensteigerungen begrenzen lassen. In vielen Fällen führen schon kurzfristig wirksame Maßnahmen dazu, dass sich die Kosten - bezogen auf den aktuellen Stand - um mehr als 10 bis 20 % senken lassen.

Unternehmen mit hohem Energieverbrauch sollten prüfen, ob es sich lohnt ein Projekt "Energiekosten senken" aufzusetzen, weil mittelfristige Veränderungen meist mit Investitionen oder baulichen Veränderungen verbunden sind. In jedem Fall sollte das Controlling federführend eingebunden werden. So ist sichergestellt, dass es konkrete Ziele und Maßnahmen gibt und alle Bereiche eines Unternehmens aktiv eingebunden werden.

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letzte Änderung J.E. am 27.08.2023
Autor:  Jörgen Erichsen
Bild:  Bildagentur PantherMedia / Peter Jobst


Autor:in
Herr Jörgen Erichsen
Jörgen Erichsen ist selbstständiger Unternehmensberater. Davor hat er in leitenden Funktionen in Konzernen gearbeitet, u.a. bei Johnson & Johnson und Deutscher Telekom. Er ist Autor von Fachbüchern und -artikeln rund um Rechnungswesen und Controlling. Außerdem ist er als Referent zu diesen Themen für verschiedene Träger tätig. Beim Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller (BVBC) leitet Jörgen Erichsen den Arbeitskreis Controlling.
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