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Optimale Bestellmenge für Optimierungen im Einkauf berechnen

Jörgen Erichsen
 

Zu den klassischen Controllingaufgaben, die in jedem Unternehmen anfallen, gehören Planung, Abweichungsanalysen, Maßnahmenumsetzung und Kommunikation, z.B. mit Kennzahlen. Auch Kalkulationen werden häufig mit Hilfe des Controllings erstellt. Hinzu kommen Aufgaben, die von Branche zu Branche unterschiedlich sein können, etwa Profitabilitäts- und Schwachstellenanalysen oder Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen.

In vielen Betrieben unterstützt das Controlling auch bei Einzelfragen verschiedener Abteilungen. So auch im Einkauf. Hier kann z.B. berechnet werden, ob die ein- oder mehrmalige Bestellung günstiger ist. Dazu muss die so genannte optimale Bestellmenge ermittelt werden. Der Artikel zeigt eine pragmatische und vereinfachte Möglichkeit, wie sich diese Bestellmenge ermitteln lässt und stellt eine Excel-Anwendung zur direkten Umsetzung bereit.

1. Was ist die optimale Bestellmenge?

Unternehmen können, wenn sie einmalig große Mengen Material oder Waren beschaffen, meist Preisvorteile erzielen, etwa günstigere Preise oder höhere Nachlässe. Doch die Materialien müssen dann in der Regel über einen längeren Zeitraum gelagert werden, was Kosten verursacht, vor allem für die Lagerhaltung. Zudem wird Kapital gebunden. Aus diesen Gründen gilt es also, so zu ordern, dass man günstige Preise erreichen und gleichzeitig die Lagerkosten gering halten kann. Ziel muss es also sein, eine Balance zwischen Bestellmengen einerseits und Bestellhäufig-keiten andererseits zu finden, um mit den niedrigsten Gesamtkosten agieren zu können
Die Begriffe Materialien, Waren, Komponenten, Beschaffungsgüter werden im Beitrag synonym verwendet.

Allgemein ausgedrückt wird unter der optimalen Bestellmenge (Economic Order Quantity, EOQ) die Menge verstanden, die ein Unternehmen ordern sollte, um die Gesamtkosten in diesem Bereich zu minimieren. Klassisch wird die optimale Bestellmenge mit der Andlerschen Formel berechnet. Sie lautet
Q = √((2 × Jahresbedarf × Bestellkosten)/(Materialwert × Lagerkostensatz))ɑ

Berechnung der optimalen Bestellmenge mit der Excel-Arbeitshilfe

Dieser Ansatz bzw. die Nutzung der Formel ist komplex, was dazu führt, dass sie gerade in kleinen Betrieben ziemlich selten eingesetzt wird. Um die optimale Bestellmenge dennoch hinreichend genau bestimmen zu können, lässt sich ein vereinfachter Ansatz verwenden, der im weiteren Verlauf besprochen wird.

Benötigte Daten und Zahlen

Benötigt werden dazu folgende Daten als Jahreswerte, die sich in der Regel leicht erheben lassen bzw. in einem Unternehmen bereits vorliegen sollten:
  • Bestellvolumen insgesamt 
  • Anzahl der Mitarbeiter im Einkauf 
  • Anzahl Arbeitsstunden der Beschäftigten 
  • Kosten des Einkaufs 
  • Anzahl der Bestellungen 
  • Durchschnittlicher Lagerwert (Mittelwert aus Anfangsbestand am Jahresbeginn und Endbestand zum Jahresende 
  • Lagerkosten, z.B. als Summe der Kostenstellenkosten 
  • Kalkulatorischer oder realer Zinssatz

Letzte Änderung W.V.R am 02.05.2025

Autor(en): Jörgen Erichsen
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