Immobilienwirtschaftliche Controlling-Instrumente (Teil 3 aus Controlling in der Immobilienwirtschaft und Rating nach Basel II und III)

Um unternehmerische Entscheidungen überhaupt treffen zu können, müssen belastbare Informationen vorliegen. Immobilienwirtschaftliche Informationssysteme speisen sich aus internen und externen Daten. Die internen Daten liefert das Rechnungswesen. Bei den externen Daten wird primär auf demographische Daten und Marktdaten abgestellt.

Rechnungswesendaten 

Interne Rechnungswesendaten (Buchführung, Kosten- und Leistungsrechnung etc.) sind der Kern des immobilienwirtschaftlichen Informationssystems. Aus den Ist-Daten lassen sich umfangreiche Auswertungen und Kennzahlen generieren. Gleichzeitig bilden sie die Basis für die Planung. 

 
Obige finanzwirtschaftliche Auswertung vergleicht die Leistungen aus der Bestandsbewirtschaftung mit den angefallenen Kosten der Leistungserstellung. Dazu werden dem durchschnittlichen jährlichen Mietertrag die angefallenen Kosten für Zins/ Tilgung, für Verwaltung und für Modernisierung und Instandhaltung gegenüber gestellt. Hier wird beispielhaft deutlich, dass die hohen Modernisierungs- und Instandhaltungsinvestitionen weitgehend eigenfinanziert sind. Der Kapitaldienst ist vergleichweise niedrig. Aus dem operativen Geschäft der Bestandsverwaltung wird trotz hoher Modernisierungs- und Instandhaltungskosten mit 2,74 €/ m² eine Umsatzrendite von 4,43 % erwirtschaftet.


Spartenerfolgsrechnung und BAB stellen weitere wichtige Auswertungen der Rechnungswesendaten dar. Die Spartenerfolgsrechnung verteilt direkt zurechenbare Aufwendungen und Erträge auf die jeweiligen Geschäftsbereiche. Nicht direkt zuordenbare Gemeinkosten werden nicht verteilt, sondern bleiben in Anlehnung an die Deckungsbeitragsrechnung als eigenständiger Kostenblock bestehen. Diese Darstellung verdeutlicht, in welchem Ausmaß die einzelnen Geschäftsbereiche zur Deckung des Gemeinkostenblocks und darüber hinaus zum Ergebnis beitragen.


Mit Hilfe des Betriebsabrechnungsbogens (BAB) erfolgt dann die Zuordnung der Gemeinkosten zu den entsprechenden Geschäftsbereichen (Kostenträger). Bei der Kostenzuordnung kommen Verteilungsschlüssel (Mengen- oder Wertschlüssel) zum Einsatz.



Mieterzufriedenheitsdaten

Daten zur Mieterzufriedenheit liefern Aussagen darüber, ob Unternehmensziele (Produkt-/ Mieter-/ Mietenpolitik/ Bestandsentwicklungs- und Portfoliopolitik) richtig gesetzt sind, sprich ob sich die Unternehmensziele an den Mietern als Kunden orientieren oder ob deren Vorstellungen außer Acht bleiben. Grundvoraussetzung einer intensiven Beschäftigung mit der Mieterzufriedenheit ist die Einsicht, dass ein Objekt (Haus, Wohnung) für sich allein noch keinen Wert generiert. Eine jüngere Dissertation zum Thema Kundenbindung und -loyalität in der Bestandsbewirtschaftung formuliert diesen Zusammenhang folgendermaßen:

Folgt man dieser Sichtweise, erhebt sich die Frage nach den Ursachen der Kundenzufriedenheit. Zu berücksichtigen ist hier die Erkenntnis, dass echte Kundenbindung nicht nur durch das Produkt "Wohnung", sondern auch durch angrenzende Aspekte geschaffen wird. Bei den angrenzenden Aspekten sind vor allem zu nennen:

• das Wohnumfeld, 
• die Leistung der externen Handwerker/ Hausmeister 
• sowie der Vermieter selbst. 

Der zur Anwendung kommende Fragebogen zur Untersuchungen der Mieterzufriedenheit sollte diese Zusammenhänge berücksichtigen. Nur dann kann bei der Auswertung mit Hilfe eines linearen Regressionsmodells überprüft werden, ob die Gesamtzufriedenheit durch die Zufriedenheit mit Wohnumfeld (Haus/ Umgebung/ Nachbarschaft), die Zufriedenheit mit Hausmeister/ Regiebetrieb/ Handwerkern und die Zufriedenheit mit dem Vermieter erklärt wird und wie stark dieser Erklärungswert im Einzelnen ist.

Mieterstrukturdaten

Bei der Mieterstruktur wird abgestellt auf:

• Einkommen, 
• Altersstruktur, 
• Verweildauer, 
• Haushaltsgröße, 
• Objektgröße sowie 
• Migrantenanteil. 

Die Altersstruktur im Bestand und ihre zukünftige Entwicklung ist ein wichtiger Hinweis. Zum einen verweist er auf den Bedarf an altengerechten Wohnraum, der bei Neubau oder Modernisierungen berücksichtigt werden sollte. Zum anderen ist die Altersarmut ein wachsendes Problem. Um genaue Daten zur Mieterschaft zu erhalten, werden neben Auswertungen der internen Daten auch Daten aus Mieterzufriedenheitsstudien herangezogen.

Die Verweildauer trifft Aussagen über die Mietdauer und damit indirekt über Mieterbindung und -zufriedenheit mit den angebotenen Wohnungen. Eine kurze Verweildauer ist allein durch die Wiederholungshäufigkeit immer mit höheren Instandhaltungs- und gegebenenfalls Modernisierungskosten sowie mit höheren Verwaltungskosten (Wohnungsabnahme, Neumieterakquise, Besichtigungen, Vertragsabschluss) verbunden. 

Demografiedaten

Die Bevölkerungs- und Haushaltsnachfrageentwicklung erlaubt Schlüsse auf die Entwicklung der Nachfrage und auf die allgemeine Attraktivität des Standorts. Dabei bietet es sich an, Daten unterschiedlicher Prognoseinstitute und deren Modellannahmen zu vergleichen. Diese unterscheiden sich oft stark und gehen bei der Hochrechnung absoluter Bevölkerungs- und Wohnungszahlen oftmals von unterschiedlichen Basiswerten aus, was die Prognosen in Teilen stark verzerrt.

Das renommierte Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung geht beispielsweise von anderen Bevölkerungsbasiszahlen aus als die gleichfalls renommierten statistischen Landesämter. Es bietet sich daher an, verschiedene Prognosen zu vergleichen, diese auf einheitlicher Basis neu zu berechnen und die plausibelste Entwicklung zu extrahieren. Wichtig ist zudem die Darstellung der Bevölkerungs- wie der Wohnungsnachfrageentwicklung in absoluten Zahlen, nur so lassen sich jährliche Soll-Ist-Vergleiche anstellen. Entscheidend ist weniger der einzelne Absolutwert, sondern der Verlauf über mehrere Perioden. So lassen sich mögliche Trendänderungen frühzeitig erkennen (vgl. Dietrich, Peter 2009a, S. 270).

Daten zur Wettbewerbssituation

Die Wettbewerbssituation ist eng mit dem Marktanteil verbunden. In einem ersten Schritt ist hier ausgehend von der Gesamtanzahl der Wohnungen am Standort die jeweilige Anbieter-, Eigentümer- und Nutzerstruktur zu untersuchen. Während Selbstnutzer und private Kleinanbieter als Wettbewerber zu vernachlässigen sind, ist bei den professionellen Anbietern zu untersuchen, in welchen Preissegmenten welche Art von Immobilien angeboten wird. Als direkte Wettbewerber fallen vor allem diejenigen professionellen Anbieter ins Gewicht, die über ein vergleichbares Angebot verfügen. Hier bietet sich eine Inaugenscheinnahme der Wohnungen der direkten Wettbewerber hinsichtlich des baulichen Zustands und der Lage der Objekte an. Damit ergeben sich erste Hinweise auf die gefahrenen Neubau-, Modernisierungsund Instandhaltungsstrategien der Wettbewerber. Informationen zum Preisgefüge runden die Wettbewerbsanalyse ab. Über die Grenzen des eigenen Standorts hinweg, helfen Benchmark-Daten, vergleichbare Unternehmen mit dem eigenen in Beziehung zu setzen, Gemeinsamkeiten und Unterschiede zu analysieren und zu lernen.

Zu beachten ist, dass die Kennzahlen aus Betriebsvergleichen höchst interpretativ sind. Beispielsweise kann eine niedrige Kennzahl im Bereich der Verwaltungskosten pro Verwaltungseinheit gleichzeitig mit hoher Beschwerdehäufigkeit, geringer Mieterbindung, hoher Fluktuationsrate und hohen Forderungsausfällen einhergehen. Von einer isolierten Betrachtung einzelner Kennzahlen ist somit abzuraten. Die einzelnen Kennzahlen sind also immer mit der Gesamtsituation des jeweiligen Unternehmens in Beziehung zu setzen.

Wohnungsmarktdaten

Die Untersuchung des Wohnungsmarkts hat die Ermittlung der Baulandpreise, der Preise für Neubauten und die Feststellung der Mietpreise zum Ziel.

Kaufkraftdaten

Der Kaufkraftindex gibt direkte Aussagen zur Finanzkraft der potentiellen Mieter im Vergleich zu anderen Regionen und Städten des Staates. Er wird ermittelt, indem Erhebungen zur Kaufkraft aller Regionen auf den sich ergebenden Mittelwert projiziert werden. Dieser Mittelwert wird zu 100 Prozent normiert. Kaufkraftindizes größer 100 Prozent stehen demnach für eine höhere, Indizes kleiner 100 Prozent für geringere Finanzkraft gegenüber dem Durchschnitt. Die Kaufkraft ist ein Kriterium, das sich nur innerhalb langfristiger Zeiträume spürbar verändert. Die Volatilität ist gering, deshalb ist die Betrachtung des Index einer Jahreserhebung für die Standortbeurteilung hinreichend.

Arbeitslosenquote

Für das Heranziehen der Arbeitslosenquote spricht, dass die Erwerbsmöglichkeiten ein wesentlicher Indikator für die Attraktivität einer Region und damit auch für den Immobilienmarkt sind. Es ist leicht nachzuvollziehen, warum Regionen mit niedriger Arbeitslosigkeit in aller Regel eine deutlich bessere Immobilienmarktentwicklung zeigen als Regionen, die durch eine hohe Unterbeschäftigung gekennzeichnet sind. Dort, wo unter sonst gleichen Bedingungen viele wohnen wollen oder aufgrund wirtschaftlicher Verhältnisse arbeiten müssen, sind z.B. in aller Regel die Preise höher als anderswo. Auch die Arbeitslosenquote zeichnet sich durch geringe Schwankungen aus, eine unterjährige Betrachtung ist daher nicht notwendig.

Controlling-Funktion des immobilienwirtschaftlichen Informationssystems

Kern des Informationssystems sind die Daten aus dem Rechnungswesen. Aus Controlling-Sicht bilden diese Daten die Informationsbasis für weitere Planungen und den Maßstab für Kontrollen (z.B. Soll-Ist-Vergleich). Diese Daten sind jedoch nicht nur Kern des Informationssystems, sondern durchdringen gleichzeitig weitere Führungsteilsysteme, wie z.B. das Planungs- und Kontrollsystem, für das sie die Grundlagen liefern.

Mieterstruktur-, Wohnungsmarkt- und Kaufkraftdaten sowie die Arbeitslosenquote beziehen sich primär auf ein einzelnes Führungsteilsystem, das Informationssystem. In der Küpperschen Diktion stellen diese Daten isolierte Koordinationssysteme dar. Mieterzufriedenheitsdaten liefern sowohl Planungsgrundlagen für weitere Maßnahmen als auch Kontrolldaten für die Unternehmensziele. Verfehlen die aus den Unternehmenszielen abgeleiteten Maßnahmen die Mieterwünsche, werden Maßnahmenziele hinterfragt. Mieterzufriedenheitsdaten sorgen somit neben der Kontrolle auch für eine Reflexion der Unternehmensziele.

Daraufhin erfolgte Änderungen oder Konkretisierungen von Maßnahmenzielen und Planung stellen die Anpassung an die Umwelt (Mieter, Kunden) sicher. Auch demografische Beobachtungs- und Prognosedaten durchdringen unterschiedliche Führungsteilsysteme (Koordination). Sie analysieren die Umwelt, beeinflussen die Planung, wirken konkretisierend, in Teilen auch verändernd auf die Ziele (Reflexion).

(Vollständiger Artikel als PDF)

Die weiteren Teile der Reihe "Controlling in der Immobilienwirtschaft und Rating nach Basel II und III" können Sie hier lesen:

Teil 1: Controlling in der Immobilienwirtschaft und Rating nach Basel II und III - Theoretische Grundlagen

Teil 2: Controlling-Konzeption / -Instrumente

Teil 3: Immobilienwirtschaftliche Controlling-Instrumente

Teil 4: Segmentierung des Wohnungsbestandes

Teil 5: Analyse der Handlungsempfehlungen

Teil 6: Immobilienwirtschaftliche Unternehmensplanung

Teil 7: Immobilienwirtschaftliches Risikomanagement

Teil 8: Immobilienwirtschaftliches Personal- und Organisationssystem

Teil 9: Controlling und Ratingverbesserung

Teil 10: Rating-Kriterien

Teil 11: Rating nach Basel III

Download des vollständigen Beitrages: Controlling in der Immobilienwirtschaft - Immobilienwirtschaftliche Controlling-Instrumente

letzte Änderung D.P.D. am 20.12.2021 Autor:  Dr. Peter Dietrich

Autor:in

	Herr Dr. Peter Dietrich Dr. Peter Dietrich, Diplom-Kaufmann, wurde am 20. Juli 1967 in München geboren. Seit 1995 in Prüfung und Beratung von Wohnungsunternehmen tätig, versucht der Autor praktische Beratungsarbeit mit wissenschaftlichen Erkenntnissen zu verknüpfen. Darauf aufbauend entwickelte er ein umfassendes wohnungswirtschaftliches Controlling-System.
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