Immobilienwirtschaftliches Personal- und Organisationssystem (Teil VIII aus Controlling in der Immobilienwirtschaft und Rating nach Basel II und III)

Kennzeichen einer Organisation ist ihre Struktur, also die Art und Weise der zur Anwendung kommenden Aufbau und Ablauforganisation. 

Aufbauorganisation 

Die Aufbauorganisation betrifft die Stellenbildung und somit die Verteilung der durchzuführenden Aufgaben, die hierarchische Einordnung der Stellen sowie deren zielgerichtete Koordination. Die Mehrzahl der Immobilienunternehmen verfügt über eine funktionale Aufbauorganisation. Die Stellenbildung richtet sich dabei nach den Funktionen bzw. funktionsmäßig trennbaren Aufgaben. Analog dazu erfolgt die Abteilungsgliederung nach funktionalen oder verrichtungsorientierten Gesichtspunkten in: 

  • Technik
  • Bestandsbewirtschaftung und
  • Rechnungswesen.

Die divisionale Aufbauorganisation zeichnet sich durch die Bildung von sogenannten Zentralbereichen und Bestandsgruppen oder teams aus. In den Zentralbereichen werden die Aufgaben zusammengefasst, die weitestgehend unabhängig von den operativen Aufgaben der Wohnungsverwaltung und des Bauunterhalts anfallen. Im Bereich der Bestandsverwaltung verbinden Bestandsteams die kaufmännische und technische Wohnungsverwaltung. Die kaufmännische und technische Wohnungsverwaltung bilden hier den Kern einer integrierten Sachbearbeitung. 
Die Bestandsteams, die Kaufl eute und Techniker vereinen, sind für alle mieterrelevanten Fragen verantwortlich.Kernbereiche der Teams sind die Mietverwaltung, das kaufmännische und technische Beschwerdemanagement sowie die Planung und Durchführung der laufenden Instandhaltungen bzw. Einzelmodernisierungen. Möglich ist auch die Integration des Betriebs/ Heizkostenmanagements. Unabhängig von der Art der gewählten Organisationsstruktur ist diese zu dokumentieren. Daneben sind die mit der Stellenbildung einhergehenden Unterschriftskompetenzen, die Satzung sowie etwaige Geschäftsordnungen zu hinterlegen.

Aufbauorga1.jpg

Abbildung 1: Dokumentation der Aufbauorganisation


1.2 Ablauforganisation

Bei der Ablauforganisation stehen Prozesse oder Abläufe im Vordergrund. Bei der Untersuchung von Prozessphänomenen sind sowohl die Teilarbeitsabläufe der am Prozess beteiligten Mitarbeiter als auch informatorische wie zeitliche Aspekte in den Prozessabläufen zu berücksichtigen. Hier stehen vor allem die Immobilienwirtschaftlichen Kernprozesse im Mittelpunkt. Zur Analyse der Prozessabläufe werden aus den von den Mitarbeitern genannten Aufgaben diejenigen identifiziert, die hauptsächlich bearbeitet werden.

Aus diesen sogenannten Kernaufgaben können Kernprozesse ermittelt werden. Dabei existieren Kernprozesse, die in ihrem ganzen Ablauf in der Person eines Mitarbeiters konzentriert sind. Als Beispiel sei hier die Personalbuchhaltung innerhalb der Abteilung Rechnungswesen genannt. Die Kernaufgabe des Mitarbeiters und der Kernprozess fallen hier zusammen. Bei anderen Prozessabläufen nehmen einzelne Mitarbeiter nur Teilaufgaben wahr. Prozessabläufe erstrecken sich dann über mehrere Mitarbeiter hinweg. Bei dieser Art von Prozessen kann es sich um abteilungsinterne oder abteilungsübergreifende Prozesse handeln. Bedeutsam sind Prozesse, die über viele Schnittstellen verfügen.

Hintergrund der Überlegung ist, dass sich im Gegensatz zu ganzheitlicher Aufgabenerfüllung, also zur Bearbeitung eines gesamten Prozesses durch einen Mitarbeiter, Schnittstellenprobleme vor allem dann ergeben, wenn Prozessschnittstellen zu anderen Mitarbeitern oder Abteilungen existieren. Als Schnittstellenprobleme gelten z. B. Kommunikationsbarrieren, Zielkonflikte oder Liegezeiten an bestimmbaren Grenzen, beispielsweise zwischen Stellen oder Abteilungen. Analog zu Aufbauorganisation sind auch die im Unternehmen zur Anwendung kommenden ablauforganisatorischen Regelungen zu dokumentieren.

Eine Zusammenfassung aller organisatorischen Regelungen bietet das Qualitäts-Management.

2. Personal


Auch die Art der Personalführung ist ein Aspekt, der zu dokumentieren ist. Hier stehen vor allem die Zielvereinbarungen und die Mitarbeiterbeurteilung im Fokus.

2.1 Zielvereinbarungen


Leitgedanke der Personalführung mittels Zielvereinbarungen ist der Übergang von Einzelanweisungen und Detailsteuerung über Vorgaben („wie“) hin zur ergebnisorientierten Steuerung („was“). In den Zielvereinbarungen wird festgelegt, welche Ergebnisse innerhalb eines bestimmten Zeitraums erreicht werden sollen, einschließlich der Festlegung der dafür erforderlichen Ressourcen und von Berichtspflichten, die die Erreichung der Ziele überprüfbar machen. Dem nachgeordneten Mitarbeiter bleibt es dabei überlassen, wie er die Ergebnisse erreicht. Die systematische Verwendung von Zielvereinbarungen soll zu einem neuen Verhältnis zwischen den Beteiligten führen, das nicht mehr primär auf Über- und Unterordnung mit jederzeitigen Eingriffsrechten beruht, sondern vielmehr die Eigenverantwortlichkeit der Beteiligten im Rahmen der vereinbarten Ziele fördert. Die Zielvereinbarungen werden aus den Unternehmenszielen abgeleitet, deren Sicherstellung damit gewährleistet werden soll. Dabei lassen sich Zielvereinbarungen oder Ziele folgenden Inhalts unterscheiden:

  • fachliche Ziele, die sich an den Tätigkeitsbeschreibungen orientieren,
  • auf Kommunikation und Zusammenarbeit in oder zwischen einzelnen Abteilungen oder Teams bezogene Ziele und
  • individuelle, v.a. auf die Mitarbeiterqualifikation bezogene Ziele.


Ablauforga.jpg

Abbildung 2: Dokumentation der Ablauforganisation


In diesem Zusammenhang ist es jedoch ratsam, sich primär für fachliche Ziele zu entscheiden, die sich an den Tätigkeitsbeschreibungen orientieren. Verhaltensziele, wie die angesprochenen Ziele im Bereich von Kommunikation und Zusammenarbeit in oder zwischen einzelnen Abteilungen sind eher Bestandteil von Mitarbeiterbeurteilungsgesprächen.

Genauso wie individuelle Qualifizierungsziele Bestandteil persönlicher Gespräche und Vereinbarungen sein sollten. Entscheidend dabei ist, dass die Ziele messbar sind und den Mitarbeitern zweifelsfrei zugeordnet werden können. Wichtig ist zudem die Festlegung des zeitlichen Horizonts, in dem die Ziele umgesetzt werden sollen. Nachfolgende Tabelle illustriert die notwendigen Anforderungen.

Nach Ablauf des Zeithorizonts ist das Ausmaß der Zielerreichung festzustellen. Dazu müssen in Vorfeld genau definierte Zielerreichungsstufen festgelegt werden. Von großer Bedeutung ist die Abweichungsanalyse bei nicht vollkommen erreichten Zielen (Sollgrößen), da möglicherweise externe oder im Unternehmen begründete Ursachen eine vollständige Zielerreichung unmöglich machen.

Die Dokumentation des Personalführungs-Systems erfolgt im IT-System. Hier sind die Systematik in Form eines Handbuchs, ein Zielvereinbarungsmuster sowie die individuellen Zielvereinbarungen hinterlegt.  [...]


Die weiteren Teile der Reihe "Controlling in der Immobilienwirtschaft und Rating nach Basel II und III" können Sie hier lesen:


Download des vollständigen Beitrages: Immobilienwirtschaftliches Personal- und Organisationssystem Teil 8.pdf

letzte Änderung P.D. am 17.09.2019
Autor(en):  Dr. Peter Dietrich
Bild:  Dr. Peter Dietrich

Drucken RSS

Der Autor:
Dr. Peter Dietrich
Dr. Peter Dietrich, Diplom-Kaufmann, wurde am 20. Juli 1967 in München geboren. Seit 1995 in Prüfung und Beratung von Wohnungsunternehmen tätig, versucht der Autor praktische Beratungsarbeit mit wissenschaftlichen Erkenntnissen zu verknüpfen. Darauf aufbauend entwickelte er ein umfassendes wohnungswirtschaftliches Controlling-System.
Homepage | Club-Profil | weitere Fachbeiträge | Forenbeiträge | Blog | Fotogalerie
Weitere Fachbeiträge zum Thema
Kommentar zum Fachbeitrag abgeben

Nur registrierte Benutzer können Kommentare posten!

Anzeige

Premium-Mitgliedschaft

Erhalten Sie Zugriff auf Premium-Inhalte von Controlling-Portal.de und Rechnungswesen-Portal.de. Aktuelle und ständig erweiterte Fachbeiträge und sämtliche Ausgaben des Controlling-Journals. Das aktuelle Controlling-Journal erhalten Sie zudem als Print-Ausgabe. Verschaffen Sie sich hier einen Überblick über unsere Premium-Inhalte.

Mitgliedschaft für nur 39,- EUR inkl. MWSt. im Jahr! Weitere Informationen >>
Anzeige
Anzeige
Excel-Vorlage: RS Controlling System

Community

Community_Home.jpg






Nutzen Sie kostenfrei das Forum für Controller und und diskutieren ihre Fragen zu Controlling-Themen.
Anzeige

Neu - Controlling-Journal!

CJ_Muster_titel-190px.jpg
Kurzweiliger Mix aus Fachinformationen, Karriere- und Arbeitsmarkt-News, Büroalltag und Softwarevorstellungen.

Probieren Sie jetzt das Print-Magazin Controlling-Journal >>
Anzeige

Neueste Stellenangebote

Sie möchten über neu eingehende Stellenangebote automatisch informiert werden? Dann können Sie unseren kostenfreien Jobletter abonnieren. Mit diesem erhalten Sie alle 14 Tage die aktuellsten Stellenanzeigen und weitere Arbeitsmarkt-News. Jobletter jetzt abonnieren >>
Anzeige

Wie zufrieden sind Sie mit uns?

rotstift_adpic_190px.jpg 
Über Ihre Meinung und auch ihre Anregungen für Veränderungen oder Erweiterungen würden wir uns sehr freuen. Nur 5 kurze Fragen, die in 5 Minuten beantwortet sind!  zur Umfrage >>
Anzeige

Fachbeitrag veröffentlichen?

Autorin.jpg Sie sind Autor von Fachbeiträgen mit Controlling-Thema? Gerne veröffentlichen oder vermarkten wir ihren Fachbeitrag im Themenbereich Controlling. Eine kurze Autorenvorstellung oder Unternehmensdarstellung am Ende des Artikels ist möglich. jetzt Mitmachen >>
Anzeige

RS Toolpaket - Controlling

Excel-Tool_152x89px.jpgWir setzen für Sie den Rotstift an, sparen Sie mit unsrem RS Toolpaket - Controlling über 30% im Vergleich zum Einzelkauf. Die wichtigsten Controlling-Vorlagen in einem Paket (Planung, Bilanzanalyse, Investitionsrechnung, ...). Das Controllingpaket umfasst 6 Excel-Tools für Ihre Arbeit! mehr Infos >>
Anzeige
Anzeige
 



aufgefallen ?!


Ihre Werbung hier !






Anzeige

Stellenmarkt

Controller (m/w/d)
BLUME 2000 ist Deutschlands größter Filialist im Blumen- und Pflanzenhandel. Wir bringen jeden Tag ein Stück Natur mitten in die Stadt – und das schon seit 1974 von Hamburg aus und mit mittlerweile rund 200 Filialen in ganz Deutschland. Die Basis für unseren Erfolg sind eine professionelle Organi... Mehr Infos >>

Manager (w/m/d) Finanzen/Controlling
Mannesmann Stainless Tubes ist einer der führenden Produzenten von nahtlosen Edelstahlrohren weltweit. Mit drei Produktionsstätten in Europa (Deutschland, Italien und Frankreich), einem Standort in den USA sowie einer weltweiten Verkaufsorganisation kann MST-Tubes die vielfältigen Anforde... Mehr Infos >>

Senior Controller (m/w/d) Schwerpunkt Produktionscontrolling
Endress+Hauser ist ein inter­national führender An­bieter von Mess­ge­räten, Dienst­leistungen und Lösungen für die industrielle Ver­fahrens­technik. Auch mit weltweit über 14.000 Mit­arbeitenden sind wir ein Familien­unter­nehmen ge­blieben und stolz auf unser herz­liches Arbeits­klima. So v... Mehr Infos >>

Weitere Stellenanzeigen im Stellenmarkt >>
Anzeige

JOB- TIPP

Stellenmarkt.jpg
Sind Sie auf der Suche nach einer neuen Herausforderung? Interessante Stellenangebote für Controller finden Sie in der Controlling-Portal Stellenbörse. Ihr Stellengesuch können Sie kostenfrei über ein einfaches Online-Formular erstellen. Zur Stellenbörse >>
Anzeige

Excel-Vorlagen

 Investitionsrechnung Excel.jpg
Berechnen Sie die Rentabilität, Kapitalwert oder Armortisationszeit Ihrer Investitionen mit
Excel-Vorlagen für Investitionsrechnung
. Eine Auswahl finden Sie hier >>
Anzeige
Anzeige

TOP ANGEBOTE

Button__subThema.PNG
RS Plan - Unternehmensplanung leicht gemacht:


Erstellen Sie mit RS-Plan ganz einfach Ihre gesamte Unternehmensplanung!
Button__subThema.PNG
RS-Controlling-System f. EÜR:


Planen, analysieren und steuern Sie Ihr Unternehmen mit RS-Controlling-System f. EUR!
Button__subThema.PNG
RS-Investitionsrechner:



Ermitteln Sie ganz einfach den Kapitalwert Ihres Investitionsvorhabens!
Anzeige

Software

Zahlenpower
Zahlenpower - Controlling einfach Clever! Wir stiften Frieden zwischen Mittelständlern und ihren Zahlen! Bald gibt’s revolutionäre Planungssicherheit für Ihren mittelständischen Betrieb. Denn dann erobert die Standardversion von ZAHLENPOWER den Markt. ZAHLENPOWER schließt... Mehr Infos >>

EPG Consulting Suite
Die Consulting Suite der EPG ist eine "Consulting-as-a-Service"-Lösung, mit der Unternehmen Lageroptimierungen einfach und schnell online durchführen können. Damit bietet die EPG einen leistungsstarken Baukasten für die selbständige Umsetzung von kontinuierlichen Optimierungsstrategien. ... Mehr Infos >>

plus-IT Datenanalyse
Professionelle Datenanalyse für Ihren Erfolg Sie möchten Daten über Ihre Kunde, Kampagnen und Kanäle sinnvoll auswerten? Sie kämpfen damit, einen Überblick über Ihre Prozesse zu erlangen, um diese effektiv zu verbessern? Ihre Daten liegen in verschiedenen Systemen von Excel über CRM, ... Mehr Infos >>

Zum Controlling-Software-Verzeichnis >>
Anzeige

Ihre Werbung

Werbung Controlling-Portal.jpg
Hier könnte Ihre Werbung stehen! 
Werben Sie zielgruppenorientiert – werben Sie auf www.Controlling-Portal.de! Nährere Informationen erhalten Sie hier >>

Anzeige

Excel-Tools

Maschinenstundensatz-Rechner
Es handelt sich hierbei um ein in MS Excel erstelltes Werkzeug für die Berechnung eines Maschinenstundensatzes. Mehr Infos >>

Haushaltsbuch für private Einnahmen und Ausgaben
Ein Excel-Haushaltsbuch zur Erfassung privater Einnahmen und Ausgaben mit hilfreichen Auswertungen und Übersichten. Mehr Infos >>

Bilanzkennzahlen analysieren
Kennzahlen einer Bilanz interpretieren, Unternehmen analysieren und bewerten. Mit 54 Excel-Vorlagen zur Berechnung und Visualisierung sowie Erläuterungen zu den wichtigen Bilanzkennzahlen. Mehr Infos >>

Zum Excel-Vorlagen-Verzeichnis >>
Anzeige

Webtipp

Sie suchen eine Software für Ihr Unternehmen, z.B. eine Shopsoftware, Newsletter-Software oder ein ERP-System? Im Softwareverzeichnis auf findsoftware.de finden Sie einen Marktüberblick, Vergleichsstudien und ein Forum zum Austausch mit anderen Anwendern.
Anzeige

Buch-Tipp


kennzahlen.png Kennzahlen-Guide für Controller- Über 200 Kennzahlen aus Finanzen, Personal, Logistik, Produktion, Einkauf, Vertrieb, eCommerce und IT.
Jede Kennzahl wird in diesem Buch ausführlich erläutert. Neben der Formel wird eine Beispielrechnung aufgeführt. Für viele branchenneutrale Kennzahlen stehen Zielwerte bzw. Orientierungshilfen für eine Bewertung zur Verfügung. Für die genannten Bereiche hat die Redaktion von Controlling-Portal.de jeweils spezialisierte Experten als Autoren gewonnen, die auf dem jeweiligen Gebiet über umfangreiche Praxiserfahrung verfügen. 
Preis: ab 12,90 Euro Brutto mehr >>

Anzeige

Seminar-Tipps

PC-COLLEGE , Excel 2010 / Excel 2013 / Excel 2016 / Excel 2019 - Pivot - Tabellen / Listenauswertungen Grundkurs, Essen, 31.08.2020 2 Tage
Mehr Infos >>

PC-COLLEGE , Excel 2010 / Excel 2013 / Excel 2016 / Excel 2019 - Pivot - Tabellen / Listenauswertungen Grundkurs, Stuttgart, 01.10.2020 2 Tage
Mehr Infos >>

PC-COLLEGE , Excel 2010 / Excel 2013 / Excel 2016 / Excel 2019 - als Controlling - Instrument, Frankfurt, 31.08.2020 2 Tage
Mehr Infos >>

QuoVadis Finanzplanung GmbH | Eisenlohr GmbH, Excel Aufbaukurs für Fortgeschrittene - Online-Seminar - Modul 2, Onlineseminar, 09.09.2020 13:30:00 1/2 Tag
Mehr Infos >>

Confex Training GmbH, Excel im Reporting, Köln, 21.10.2020 2 Tage
Mehr Infos >>

Zur Seminar-Datenbank >>
Anzeige

Excel-Aktien-Depot 

4_0-Excel_Aktien_Depot.jpg
Mit dieser Excel-Vorlage können Sie Ihre Aktien in Excel verwalten. Das Excel-Tool besteht aus drei verschiedenen Tabellenblättern: Das Blatt "Depot" dient der Verwaltung der einzelnen Aktienbestände. Es ist in zwei Bereiche aufgeteilt: Das "aktuelle Depot" sowie verkaufte Aktien unter "Historie". Im Tabellenblatt "Übersicht" werden automatische Zusammenfassung der Aktien-Vorgänge nach Kalenderjahren und der wichtigsten Kennzahlen festgehalten. Im Blatt "Parameter" werden Spesensätze für Kauf und Verkauf, Freistellungsauftrag, Vorjahres-GV-Topf und sonstige persönliche Einstellungen hinterlegt.  Zum Shop >>
Anzeige

Web-Tipp

RWP_Logo.jpg
Rechnungswesen-Portal.de: Zahlreiche Fachbeiträge und News zum Thema Rechnungswesen und Steuern. Umfangreiche Marktüber- sichten für kaufmännische Software, Seminare speziell für die Weiter- bildung von Buchhaltern und ein Forum runden das Angebot ab.
Anzeige

Excel Tool

Anlagenverwaltung in Excel: Das Inventar ist nach Bilanzpositionen untergliedert, Abschreibungen und Rest- Buchwerte ihrer Anlagegüter werden automatisch berechnet. Eine AfA- Tabelle, mit der Sie die Nutzungsdauer ihrer Anlagegüter ermitteln können, ist integriert. mehr Informationen >>
Anzeige

RS-Plan

RS-Plan.jpgRS-Plan - Unternehmens- planung leicht gemacht:
Erstellen Sie mit RS-Plan Ihre Unternehmensplanung professionell. Automatische Plan-GuV, Plan-Bilanz, Plan- Kapitalflussrechnung und Kenn- zahlen. Preis: 119,- EUR mehr Informationen >>
Anzeige

Buch-Tipp

Einfuehrung_Controlling_Schaeffer.jpgEinführung in das Controlling
Controller entwickeln sich immer mehr zu Beratern des Managements. Die Breite der Aufgaben wächst, die Anforderungen verändern sich. Das beliebte Lehrbuch berücksichtigt diese Entwicklung und vermittelt praxisnah alle nötigen Grundlagen, Konzepte und Instrumente, die Controller heute brauchen.
Preis: 34,95 Euro bestellen >>
Anzeige

RS-Investitionsrechner

RS-Investitionsrechner.jpg
Der RS- Investitionsrechner ermittelt Ihnen den Kapitalwert oder internen Zinsfuß für Ihre Investitions- vorhaben. Zusätzlich können Sie die Rentabilität und die Amortisations- zeit Ihres Investitionsvorhabens berechnen lassen. Excel- Tool bestellen >>
Anzeige

Preiskalkulation

Preiskalkulation.jpgPreiskalkulation einfach gemacht: Excel-Tool zur Kalkulation Ihrer Preise. Geeignet sowohl im Dienstleistungs- als auch im Industriebereich. Auch zur Preiskalkulation einzelner Projekte anwendbar. Inklusive einstufiger Deckungsbeitragsrechnung. zum Shop >>
Anzeige

RS Toolpaket - Controlling

Excel-Tool_152x89px.jpgWir setzen für Sie den Rotstift an, sparen Sie mit unsrem RS Toolpaket - Controlling über 30% im Vergleich zum Einzelkauf. Die wichtigsten Controlling-Vorlagen in einem Paket (Planung, Bilanzanalyse, Investitionsrechnung, ...). Das Controllingpaket umfasst 6 Excel-Tools für Ihre Arbeit! mehr Infos >>
Anzeige

RS-Plan

RS-Plan.jpgRS-Plan - Unternehmens- planung leicht gemacht:
Erstellen Sie mit RS-Plan Ihre Unternehmensplanung professionell. Automatische Plan-GuV, Plan-Bilanz, Plan- Kapitalflussrechnung und Kenn- zahlen. Preis: 119,- EUR Mehr Informationen >>
Anzeige

RS-Bilanzanalyse

RS-Bilanzanalyse.jpgBilanzanalyse- Tool (Kennzahlen- Berechnung): Umfangreiches Excel- Tool zur Berechnung der wichtigsten branchenunabhängigen Kennzahlen aus Bilanz und G+V. Es werden Berichte generiert, die die Liquiditäts-, Vermögens- und Ertragslage des Unternehmens im 5 Jahresvergleich darstellen.
Excel- Tool bestellen >>