Best Practice: Umsetzung der wichtigsten Controlling-Instrumente mit DATEV und CRM

Alexander Rodosek
 

Controlling in KMU ist besonders spannend. Während die einen über Business Intelligence und Real-Time-Data sprechen, ist das einzige Controlling-Instrument für andere wiederum das Jahresabschlussgespräch mit dem Steuerberater und der monatliche Blick auf das Firmenkonto. Beide Fälle haben bei KMU meiner Erfahrung nach häufig jedoch eins gemeinsam: Die Grundpfeiler eines soliden Controllings – wie z. B. die kurzfristige Erfolgsrechnung, eine Kostenträgeranalyse und ein Forecast – sind nicht umgesetzt.

Im einen Extrem verliert man sich stattdessen in sehr kleinteiligen Auswertungen (z. B. Controlling auf geschaltete Werbeanzeigen), im anderen Extrem wird insgesamt zu wenig Controlling betrieben. In diesem Beitrag teile ich mit Ihnen meine Erfahrungen aus einem konkreten Projekt, in dem ich als Berater eine kurzfristige Erfolgsrechnung, eine Kostenträgeranalyse als Plan-Ist Vergleich und ein Forecast-Instrument mit nur zwei bereits im Unternehmen eingesetzten Softwareprodukten – DATEV Unternehmen online sowie dem Kundenmanagement-System – umgesetzt habe.

1. Unternehmensvorstellung – Dienstleister mit hoher Personalkostenintensität

Bei dem Beratungskunden handelt es sich um ein Dienstleistungsunternehmen. Die Mitarbeiteranzahl lag zu Beginn des Projekts bei etwa 30 und der Jahresumsatz bewegte sich im einstelligen, mittleren Millionenbereich. Neben den Personalkosten fallen zusätzlich je nach Art der erbrachten Dienstleistung mal höhere und mal niedrigere Materialkosten an.

Die beiden Inhaber des Unternehmens sind neben Ihrer Funktion als Geschäftsführer zugleich die maßgeblichen Leistungsträger. Zu zweit sind sie hauptverantwortlich für die Generierung von ca. 40 % des Jahresumsatzes. Die restlichen 60 % werden durch angestellte leitende Mitarbeiter generiert. Aufgrund ihrer langjährigen Praxiserfahrung als selbstständige Unternehmer haben die Geschäftsführer ein Gespür für Zahlen und wirtschaftliche Fragestellungen entwickelt.

Die fachliche Ausbildung liegt allerdings im Bereich der eigentlichen Leistungserbringung und ist nicht betriebswirtschaftlich geprägt. In der Verwaltung des Unternehmens arbeiten drei Mitarbeiterinnen. Die Finanzbuchführung und steuerliche Berichterstattung wird durch ein Steuerbüro übernommen. Zur Übermittlung der Buchhaltungsunterlagen kommt DATEV Unternehmen online zum Einsatz. Zur Administration von Kundendaten, Terminen, Aufträgen und den angebotenen Dienstleistungen wird ein auf das Unternehmen angepasstes CRM verwendet.

2. Problemstellung und Ziel des Beratungsprojekts

Die Geschäftsführung des Unternehmens kam Ende 2018 auf mich zu. Die Geschäfte liefen gut, man hatte neue leitende Angestellte eingestellt, um zusätzlichen Umsatz zu generieren. Der Firmenstandort wurde ausgebaut. Zusätzlich betätigte man sich seit etwa einem Jahr in einem komplementären Geschäftsbereich mit separatem Standort.

Die Betriebsergebnisse der vergangenen Jahre waren durchweg positiv. Beklagt wurde, dass keine aussagekräftigen Berichte zur Bewertung der wirtschaftlichen Situation verfügbar waren. Ziel war es daher, in dem kleinen Unternehmen, welches starken internen strukturellen Veränderungen aufgrund des starken Wachstums der vergangenen Jahre ausgesetzt war, eine schlanke Lösung zur Implementierung von zuverlässigen Controlling-Instrumenten zu finden.

Es sollte zudem verhindert werden, dass die Umsetzungen zusätzliche Unruhe im Bereich des täglichen Geschäfts sowie der Administration hervorruft. Daher entstand auch der Gedanke, für das Controlling keine weitere dedizierte Software zu implementieren, sondern auf die Möglichkeiten der bestehenden Softwarelösungen zu setzen.

3. Identifikation der Schwerpunkte zur Auswahl der Controlling-Instrumente

In dem betrachteten Unternehmen ist die Rentabilität insgesamt recht hoch (zweistellige Rendite) und ausreichend Liquidität vorhanden. Es gibt keine langen Vorfinanzierungszeiträume und die Fälligkeit der Forderungen ist kurz. Der Fokus bei der Auswahl der Controlling-Instrumente liegt daher auf der Ermittlung der Wirtschaftlichkeit und dem Monitoring der Kostenträger.

Die Geschäftsführung benötigt vor allem eine kurzfristige Erfolgsrechnung, mittels derer sie den vergangenen Monat und das kumulierte Jahresergebnis beurteilen kann. Eine kurze, aussagekräftige Auswertung der Kosten- und Leistungsträger ermöglicht die schnelle und einfache Kontrolle der Leistung im operativen Geschäft. Um die Auslastung zu überwachen und steuern zu können, kommt zusätzlich ein Forecast-Instrument zum Einsatz.

4. Festlegung der Software und Infrastruktur

Da sich das Unternehmen zu Beginn des Projekts in einer Phase mit vielen Veränderungen befand, war ein wichtiger Aspekt, durch die Implementierung der Controlling-Instrumente nicht noch mehr strukturelle Änderungen zu erzeugen. Es sollte keine neue Software für die Auswertungen nötig sein.

Daher kommen die bereits bestehenden und implementierten Softwareprodukte DATEV Unternehmen online, die Auswertungsmöglichkeiten des CRM und Excel zum Einsatz. Dies gewährleistet ein gewisses Maß an Flexibilität der Auswertungen bei gleichzeitig geringen Kosten. Nachteilig an dieser Lösung ist der manuelle Aufwand bei der Auf- und Vorbereitung von Controlling-Reports und die eher altmodische äußere Form.

Letzte Änderung W.V.R am 01.12.2023

Autor(en): Alexander Rodosek
Für Premium-Mitglieder frei Login zum Weiterlesen Mitglied werden

Bleiben Sie auf dem Laufenden mit unserem Newsletter

Tragen Sie sich für den kostenfreien und unverbindlichen Newsletter von Controlling-Portal.de ein und erhalten Sie jeden Monat aktuelle Neuigkeiten für Controller. Wir informieren Sie über neue Fachartikel, über wichtige News, aktuelle Stellenangebote, interessante Tagungen und Seminare. Wir empfehlen Ihnen spannende Bücher und geben Ihnen nützliche Excel-Tipps. Verpassen Sie nie mehr wichtige Diskussionen im Forum und stöbern Sie in Software-Angeboten, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern. Beispiel-Newsletter >>

Jetzt Newsletter gratis erhalten

Premium-Stellenanzeigen



Eigenen Fachbeitrag veröffentlichen? 

Sie sind Autor einer Fachpublikation oder Entwickler einer Excel-Vorlage? Gern können Sie sich an der Gestaltung der Inhalte unserer Fachportale beteiligen! Wir bieten die Möglichkeit Ihre Fachpublikation (Fachbeitrag, eBook, Diplomarbeit, Checkliste, Studie, Berichtsvorlage ...) bzw. Excel-Vorlage auf unseren Fachportalen zu veröffentlichen bzw. ggf. auch zu vermarkten. Mehr Infos >>

Kommentar zum Fachbeitrag abgeben

Nur registrierte Benutzer können Kommentare posten!

Controlling- Newsletter

Neben aktuellen Neuigkeiten für Controller und neueingegangene Fachartikel, informieren wir Sie über interessante Literaturtipps, Tagungen , Seminarangebote und stellen Ihnen einzelne Software- Produkte im Detail vor.
zur Newsletter-Anmeldung >>

Über 3.000 Artikel und Vorlagen

Community_Home.jpg






Werden Sie Mitglied in einer großen Controller-Community (fast 12.000 Mitglieder!) und erhalten Zugriff auf viele Inhalte und diskutieren ihre Fragen im Controlling-Forum.

Sehen Sie hier die neuesten Fachbeiträge >>
Anzeige
RS Controlling System

Eine neue Stelle?

Mit dem Studium fertig, Umzug in eine andere Region, Aufstiegschancen nutzen oder einfach nur ein Tapetenwechsel? Dann finden Sie hier viele aktuell offene Stellen im Controlling.
Zu den Stellenanzeigen >>

Zukunft_Aussicht_Menschen_Fernglas_pm_prometeus_315.jpg

Sie suchen einen Controller? Mit einer Stellenanzeige auf Controlling-Portal.de erreichen Sie viele Fachkräfte. weitere Informationen >>

KLR-Begriffe von A bis Z

A-C   D-F   G-I   J-L   M-R   S-U   V-Z 

Testen Sie ihr Wissen mit unseren Aufgaben und Lösungen im Bereich Kostenrechnung >>

Sie haben eine Frage?

Ratlos_Verwirrt_pm_RainerPlendl_400x275.jpg

Nutzen Sie kostenfrei das Forum für Controller und und diskutieren ihre Fragen zu Controlling-Themen.

Riesen- Ressource

Auf Controlling-Portal.de sind bereits über 1.500 Fachbeiträge veröffentlicht und ständig kommen neue dazu.

Zu den neuesten Fachbeiträgen >>
Zu den derzeit meistgelesenen Fachbeiträgen >>
Zu den Premium-Beiträgen >>

Sie möchten auch einen Fachbeitrag hier veröffentlichen? Dann erhalten Sie hier weitere Informationen >>

Amüsante Glosse

Zweifel_Denken_Frau_Brille_pm_luckyraccoon_400x300.jpg

Erfolgreiche Unternehmer einer Kleinstadt treffen sich regelmäßig im örtlichen Golfclub und diskutieren mit Ihrer Lieblingskellnerin und BWL-Studentin Pauline betriebswirtschaftliche Probleme. Amüsant und mit aktuellem Bezug geschrieben von Prof. Peter Hoberg.

Zur Serie "Neulich im Golfclub" >>

Sie möchten sich weiterbilden?

mann-treppe-up-karriere_pm_pressmaster_B10716345_400x300.jpg

In unserer Seminar-Rubrik haben wir einige aktuelle Seminar- und Kurs-Angebote für Controller, u.a. auch Kurse zum Controller / IHK zusammengestellt.

Premium-Mitgliedschaft

Erhalten Sie Zugriff auf Premium-Inhalte von Controlling-Portal.de und Rechnungswesen-Portal.de. Aktuelle und ständig erweiterte Fachbeiträge. Verschaffen Sie sich hier einen Überblick über unsere Premium-Inhalte.

Mitgliedschaft wahlweise für nur 119,- EUR inkl. MwSt. im Jahr oder 12,- EUR im Monat! Studenten und Auszubildende 39,- EUR für zwei Jahre! Kein Abonnement! Weitere Informationen >>
 

Wie zufrieden sind Sie mit uns?

Über Ihre Meinung und auch ihre Anregungen für Veränderungen oder Erweiterungen würden wir uns sehr freuen. Nur 10 kurze Fragen, die schnell beantwortet sind. Vielen Dank im Voraus für Ihre Mithilfe! zur Umfrage >>
 

Fachbeitrag veröffentlichen?

Sie sind Autor von Fachbeiträgen mit Controlling-bzw. Rechnungswesen-Thema? Gerne veröffentlichen oder vermarkten wir ihren Fachbeitrag. Eine kurze Autorenvorstellung oder Unternehmensdarstellung am Ende des Artikels ist möglich. jetzt Mitmachen >>

Talentpool - Jobwechsel einfach!

HR-Bewerbung-Digital_pm_yupiramos_B123251108_400x300.jpg

Tragen Sie sich kostenfrei im Talentpool auf Controlling-Portal.de ein und erhalten Jobangebote und Unterstützung beim Jobwechsel durch qualifizierte Personalagenturen.

Buch-Vorstellungen


Kennzahlen-Guide

Kennzahlen-Guide-klein.pngÜber 200 Kennzahlen aus Finanzen, Personal, Logistik, Produktion, Einkauf, Vertrieb, eCommerce und IT.
Jede Kennzahl wird in diesem Buch ausführlich erläutert. Neben der Formel wird eine Beispielrechnung aufgeführt. Für viele branchenneutrale Kennzahlen stehen Zielwerte bzw. Orientierungshilfen für eine Bewertung zur Verfügung. Für die genannten Bereiche hat die Redaktion von Controlling-Portal.de jeweils spezialisierte Experten als Autoren gewonnen, die auf dem jeweiligen Gebiet über umfangreiche Praxiserfahrung verfügen. 

Preis: ab 12,90 Euro Brutto  mehr Informationen >>
 

Dashboards mit Excel

dashboards_cover.jpgWie erstelle ich ein Tacho- oder Ampel-Diagramm? Wie kann ich Abweichungen in Tabellen ansprechend visualisieren? Das wird Ihnen hier anschaulich erklärt.

Taschenbuch in Farbe für 34,90 EUR
oder E-Book für 12,90 EUR 
mehr Informationen >>

  

Reporting 1x1

reporting1x1-klein.jpgViel ist zum Berichtswesen oder Reporting schon geschrieben worden. Dennoch zeigen Umfragen, dass rund 50 Prozent der Empfänger von Berichten mit dem Reporting nicht zufrieden sind. Jörgen Erichsen erklärt in diesem Buch die Bedeutung und die Handhabung des Berichtswesens speziell für kleinere Betriebe. Mit zahlreichen Beschreibungen, Beispielen und Checklisten.

Taschenbuch in Farbe für 24,90 EUR
oder E-Book für 15,90 EUR 
mehr Informationen >>

Anzeige

Wie zufrieden sind Sie mit uns?

teamwork_pm_Dmitriy_Shironosov_400x300.jpg  
Über Ihre Meinung und auch ihre Anregungen für Veränderungen oder Erweiterungen würden wir uns sehr freuen. Nur 10 kurze Fragen, die schnell beantwortet sind. Vielen Dank im Voraus für Ihre Mithilfe! zur Umfrage >>

Controlling-Software gesucht?

controlling_Dashboard_pm_ml12nan_B9707546_400x300.jpg

Verschaffen Sie sich hier einen Überblick >>
Anzeige
Excel-Vorlagen für Controlling und Rechnungswesen

Stellenanzeigen

Leitung (m/w/d) für den Bereich „Finanz­management und Controlling"
Das Helmholtz-Zentrum Hereon betreibt internationale Spitzen­forschung für eine Welt im Wandel: Rund 1.000 Beschäftigte leisten ihren Beitrag zur Bewälti­gung des Klimawandels, der nachhaltigen Nutzung der welt­weiten Küstensysteme und der ressourcenverträglichen Steige­rung der Lebensqualität. V... Mehr Infos >>

Senior Controller Beteiligungs­management (m/w/d)
„Da steckt mehr dahinter!“: Als größter Energiedienstleister der Region Rhein-Main ist es unser Anspruch, Menschen mit zuverlässigen und passgenauen Energielösungen zu versorgen. Das setzt Ihre Energien frei? Dann finden Sie bei uns die Werkzeuge, um die neue Energie- und Arbeitswelt zu gestalten... Mehr Infos >>

Referent (w/m/d) Risikocontrolling
Energie Südbayern (ESB) bildet gemein­sam mit den Tochter­unter­nehmen Energie­netze Bayern und der ESB Wärme die ESB-Unter­nehmens­gruppe. Mit rund 450 Mit­arbeite­rinnen und Mit­arbei­tern, Auszu­bildenden und Trainees stehen wir für leis­tungs­fähigen Service, flexi­ble Ener­gie­produk... Mehr Infos >>

(Senior) Business Controller:in für den Bereich Marketing & Kommunikation (m/w/d)
Als internationale gemeinnützige Organisation ist es unser Ziel, weltweit so vielen Blutkrebspatient:innen wie möglich eine zweite Chance auf Leben zu geben und Zugang zu Stammzelltransplantationen zu verschaffen. Um noch mehr Patient:innen zu helfen, brauchen wir regelmäßig Verstärkung von engag... Mehr Infos >>

Controller (w/m/d)
Als eines der führenden Logistikunternehmen in Europa beschäftigen wir bei FIEGE Logistik ca. 23.500 Mitarbeitende an rund 135 Standorten in 15 verschiedenen Ländern. Als Innovationsführer in der Branche bieten wir das Beste aus Logistik, Digital Services, Real Estate und Ventures. FIEGE ist seit... Mehr Infos >>

(Senior) Controller* Schwerpunkt Finanzcontrolling
DO WHAT YOU LOVE – als eines der größten internationalen Modeunternehmen, mit mehr als 1.200 Filialen weltweit, kreieren wir Mode für Erlebnismomente. NEW YORKER ist nicht nur ein Arbeitgeber, sondern auch ein Netzwerk aus motivierten Teams mit vielfältigen Persönlichkeiten, welches weitere echte... Mehr Infos >>

Fachgebietsleiterin / Fachgebietsleiter Baucontrolling (w/m/d)
Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA) ist die Immobiliendienstleisterin des Bundes, die die immobilienpolitischen Ziele der Bundesregierung unterstützt und für fast alle Bundesbehörden die notwendigen Flächen und Gebäude zur Verfügung stellt. Dementsprechend sind wir in ganz Deu... Mehr Infos >>

Controller (m/w/d)
Wir sind Kromberg & Schubert – ein international aufgestellter Technologie­konzern mit mittel­ständischem Hinter­grund und über 120-jähriger Firmen­geschichte. Engagement, Flexibilität und ständige Innovationen machen uns in der Auto­mobil­industrie zum Bord­netz­spezialisten. Unser Erfolgsrezept... Mehr Infos >>

Weitere Stellenanzeigen im Stellenmarkt >>

Folgen Sie uns!

panthermedia_B90564160_patronestaff_800x504.jpg

Controlling-Portal auf:
Facebook >> und  Linkedin >>

Business Intelligence mit Excel – PC-Seminar

GettyImages-1205248121_290x100.jpg
Sie lernen die Business Intelligence (BI) Tools in Excel anzuwenden und werden so Ihren Arbeitsalltag merklich erleichtern Bspw. lernen Sie, wie Sie mit den Power-Tools Datenmodelle erstellen, Daten analysieren und visualisieren.

Mit dem neu erworbenen Wissen können Sie u. a. zeit- und ressourcensparend Berichte erstellen, mit denen Sie Optimierungspotenziale aufdecken und Geschäftsentscheidungen erleichtern können.   Mehr Infos >>  

JOB- TIPP

Stellenmarkt.jpg
Sind Sie auf der Suche nach einer neuen Herausforderung? Interessante Stellenangebote für Controller finden Sie in der Controlling-Portal Stellenbörse. Ihr Stellengesuch können Sie kostenfrei über ein einfaches Online-Formular erstellen. Zur Stellenbörse >>
 



aufgefallen ?!


Ihre Werbung hier !






Excel-Tools für Controller!

Diagramme_Charts_pm_chormail@hotmail-com_B347361660_400x300.jpg

Über 500 Vorlagen direkt zum Download. Verschaffen Sie sich einen Überblick >>

Software-Tipps

Unbenannt.png
SWOT. Für bessere Entscheidungen. Ob Business 1.0 oder 4.0 - je dynamischer die Märkte werden, desto schneller muss auch das Controlling sein: Wo stehen wir tagesaktuell mit dem Umsatz, welche Produkte liefern aktuell welche Deckungsbeiträge oder wie sieht bei der heutigen Auftragslage der Cashflow im nächsten Quartal aus usw. Mehr Informationen >>

Diamant.PNG
Diamant/3 bietet Ihnen ein Rechnungswesen mit integriertem Controlling für Bilanz- / Finanz- und Kosten- / Erfolgs- Controlling sowie Forderungsmanagement und Personalcontrolling. Erweiterbar bis hin zum unternehmensweiten Controlling. Mehr Informationen >>


Weitere Controlling-Software-Lösungen im Marktplatz >>

Excel Mauspad
50 deutsche Excel-Shortcuts

  • über 50 Excel-Shortcuts für das Büro
  • Keine Suche mehr über das Internet und damit Zeitersparnis
  • Gadget für das Büro
  • Keine Zettelwirtschaft mehr auf dem Schreibtisch
  • Schnelle Antwort auf einen Shortcut wenn Kollegen Sie fragen
  • Preis: 17,95 EUR inkl. MWSt.
Jetzt hier bestellen >>


Skript Kostenrechnung

Umfassendes Skript für Studenten, Auszubildende und angehende Bilanzbuchhalter zu allen prüfungsrelevanten Themen aus der Kosten- und Leistungsrechnung als ebook im pdf-Format. Auf 163 Seiten wird alles zum Thema Kostenrechnung ausführlich und verständlich sowie mit vielen Abbildungen und Beispielen erläutert.

Themen:

- Kostentheorie
- Aufgaben und Systeme der Kostenrechnung
- Vollkostenrechnung
- Teilkostenrechnung (Deckungsbeitragsrechnung)
- Plankostenrechnung
- Kurzfristige Erfolgsrechnung
- Prozesskostenrechnung
- Kalkulation im Handel

Zusätzlich zum Skript erhalten Sie umfangreiche Klausuraufgaben und Übungsaufgaben mit Lösungen! Preis 9,90 EUR Hier bestellen >>

Kosten- und Leistungsrechnung: Aus der Praxis für die Praxis von Jörgen Erichsen 

kosten-muenzen-geld-pm_Boris_Zerwann_240x180.jpg
Zur KLR gibt es zahllose Veröffentlichungen, die sich vor allem mit Definitionen und Theorien befassen. Im Unterschied dazu ist diese Serie aus 6 Teilen so konzipiert, dass sie sich vor allem mit der Anwendbarkeit im Tagesgeschäft befasst und so gerade für Unternehmer in kleinen Betrieben und Selbstständige einen hohen Nutzwert bieten. Weitere interessante Serien finden Sie hier >> 

Software-Tipp

Liquiditätsplanung_Fimovi.jpgRollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis. Mit der Excel-Vorlage „Liquiditätstool“ erstellen Sie schnell und einfach ein Bild ihrer operativen Liquiditätslage für die nächsten (bis zu 52) Wochen.. Preis 47,60 EUR Mehr Infos und Download >>