Best Practice: Umsetzung der wichtigsten Controlling-Instrumente mit DATEV und CRM

Controlling in KMU ist besonders spannend. Während die einen über Business Intelligence und Real-Time-Data sprechen, ist das einzige Controlling-Instrument für andere wiederum das Jahresabschlussgespräch mit dem Steuerberater und der monatliche Blick auf das Firmenkonto. Beide Fälle haben bei KMU meiner Erfahrung nach häufig jedoch eins gemeinsam: Die Grundpfeiler eines soliden Controllings – wie z. B. die kurzfristige Erfolgsrechnung, eine Kostenträgeranalyse und ein Forecast – sind nicht umgesetzt.

Im einen Extrem verliert man sich stattdessen in sehr kleinteiligen Auswertungen (z. B. Controlling auf geschaltete Werbeanzeigen), im anderen Extrem wird insgesamt zu wenig Controlling betrieben. In diesem Beitrag teile ich mit Ihnen meine Erfahrungen aus einem konkreten Projekt, in dem ich als Berater eine kurzfristige Erfolgsrechnung, eine Kostenträgeranalyse als Plan-Ist Vergleich und ein Forecast-Instrument mit nur zwei bereits im Unternehmen eingesetzten Softwareprodukten – DATEV Unternehmen online sowie dem Kundenmanagement-System – umgesetzt habe.

1. Unternehmensvorstellung – Dienstleister mit hoher Personalkostenintensität

Bei dem Beratungskunden handelt es sich um ein Dienstleistungsunternehmen. Die Mitarbeiteranzahl lag zu Beginn des Projekts bei etwa 30 und der Jahresumsatz bewegte sich im einstelligen, mittleren Millionenbereich. Neben den Personalkosten fallen zusätzlich je nach Art der erbrachten Dienstleistung mal höhere und mal niedrigere Materialkosten an.

Die beiden Inhaber des Unternehmens sind neben Ihrer Funktion als Geschäftsführer zugleich die maßgeblichen Leistungsträger. Zu zweit sind sie hauptverantwortlich für die Generierung von ca. 40 % des Jahresumsatzes. Die restlichen 60 % werden durch angestellte leitende Mitarbeiter generiert. Aufgrund ihrer langjährigen Praxiserfahrung als selbstständige Unternehmer haben die Geschäftsführer ein Gespür für Zahlen und wirtschaftliche Fragestellungen entwickelt.

Die fachliche Ausbildung liegt allerdings im Bereich der eigentlichen Leistungserbringung und ist nicht betriebswirtschaftlich geprägt. In der Verwaltung des Unternehmens arbeiten drei Mitarbeiterinnen. Die Finanzbuchführung und steuerliche Berichterstattung wird durch ein Steuerbüro übernommen. Zur Übermittlung der Buchhaltungsunterlagen kommt DATEV Unternehmen online zum Einsatz. Zur Administration von Kundendaten, Terminen, Aufträgen und den angebotenen Dienstleistungen wird ein auf das Unternehmen angepasstes CRM verwendet.

2. Problemstellung und Ziel des Beratungsprojekts

Die Geschäftsführung des Unternehmens kam Ende 2018 auf mich zu. Die Geschäfte liefen gut, man hatte neue leitende Angestellte eingestellt, um zusätzlichen Umsatz zu generieren. Der Firmenstandort wurde ausgebaut. Zusätzlich betätigte man sich seit etwa einem Jahr in einem komplementären Geschäftsbereich mit separatem Standort.

Die Betriebsergebnisse der vergangenen Jahre waren durchweg positiv. Beklagt wurde, dass keine aussagekräftigen Berichte zur Bewertung der wirtschaftlichen Situation verfügbar waren. Ziel war es daher, in dem kleinen Unternehmen, welches starken internen strukturellen Veränderungen aufgrund des starken Wachstums der vergangenen Jahre ausgesetzt war, eine schlanke Lösung zur Implementierung von zuverlässigen Controlling-Instrumenten zu finden.

Es sollte zudem verhindert werden, dass die Umsetzungen zusätzliche Unruhe im Bereich des täglichen Geschäfts sowie der Administration hervorruft. Daher entstand auch der Gedanke, für das Controlling keine weitere dedizierte Software zu implementieren, sondern auf die Möglichkeiten der bestehenden Softwarelösungen zu setzen.

3. Identifikation der Schwerpunkte zur Auswahl der Controlling-Instrumente

In dem betrachteten Unternehmen ist die Rentabilität insgesamt recht hoch (zweistellige Rendite) und ausreichend Liquidität vorhanden. Es gibt keine langen Vorfinanzierungszeiträume und die Fälligkeit der Forderungen ist kurz. Der Fokus bei der Auswahl der Controlling-Instrumente liegt daher auf der Ermittlung der Wirtschaftlichkeit und dem Monitoring der Kostenträger.

Die Geschäftsführung benötigt vor allem eine kurzfristige Erfolgsrechnung, mittels derer sie den vergangenen Monat und das kumulierte Jahresergebnis beurteilen kann. Eine kurze, aussagekräftige Auswertung der Kosten- und Leistungsträger ermöglicht die schnelle und einfache Kontrolle der Leistung im operativen Geschäft. Um die Auslastung zu überwachen und steuern zu können, kommt zusätzlich ein Forecast-Instrument zum Einsatz.

4. Festlegung der Software und Infrastruktur

Da sich das Unternehmen zu Beginn des Projekts in einer Phase mit vielen Veränderungen befand, war ein wichtiger Aspekt, durch die Implementierung der Controlling-Instrumente nicht noch mehr strukturelle Änderungen zu erzeugen. Es sollte keine neue Software für die Auswertungen nötig sein.

Daher kommen die bereits bestehenden und implementierten Softwareprodukte DATEV Unternehmen online, die Auswertungsmöglichkeiten des CRM und Excel zum Einsatz. Dies gewährleistet ein gewisses Maß an Flexibilität der Auswertungen bei gleichzeitig geringen Kosten. Nachteilig an dieser Lösung ist der manuelle Aufwand bei der Auf- und Vorbereitung von Controlling-Reports und die eher altmodische äußere Form.

Letzte Änderung W.V.R am 01.12.2023

Autor(en): Alexander Rodosek