Prozesskostenrechnung / Kostenanalytik mit der Jedox BI-Suite

Wie man mit Open Source BI die Kosten im Griff behält

Der Kostendruck auf Unternehmen steigt in allen Marktsegmenten deutlich. Eine detaillierte Kenntnis der eigenen Wertschöpfung von den Ressourcen bis zu Produkten und Kunden ist daher essentiell, um ein Unternehmen optimal steuern zu können. Nur wer über die eigenen Kostenstrukturen, Prozesse und Kunden Bescheid weiß, kann Wettbewerbsvorteile realisieren.

Traditionelle Kostenrechnungssysteme stoßen schnell an ihre Grenzen, weil sie die Gemeinkosten eines Unternehmens nicht verursachergerecht aufteilen können: Sie werden nämlich nicht nach den tatsächlichen Verbräuchen umgelegt, sondern nach fixen Schlüsseln auf die Kostenträger. Eine solch unkorrekte Allokation von Kosten führt unter Umständen zu einem falschen Bild von der Profitabilität der Leistungen, Produkte oder Kunden des Unternehmens. Im schlechtesten Fall werden Entscheidungen über Investitionen oder Desinvestitionen falsch getroffen.
Die Prozesskostenrechnung soll diese Mängel beseitigen. Produkte und Kunde tragen hier nur die Kosten, die sie auch verursacht haben. Nicht direkt zuordenbare Kosten (z.B. für Marketing, Verwaltung oder Entwicklung) werden mit Hilfe bewerteter interner Leistungen oder Prozesse auf die Kalkulationsobjekte verteilt. Die Verteilung erfolgt unabhängig von Kostenstellen, also abteilungsübergreifend. Die Kosten des Unternehmens, entnommen aus den operativen Transaktionssystemen wie z.B. SAP, werden über ein Mengengerüst auf die internen Leistungen umgeschlagen. Dabei werden auch extern bezogene Leistungen berücksichtigt. Die Leistungen ergeben wiederum gebündelt die Produkte der Firma, auf die also ebenfalls Kosten über die Menge x Preis-Beziehung verrechnet werden können. Am Ende der Verrechnungslogik stehen die Kunden, die bestimmte Mengen eines Produktes abnehmen.

Durch die genaue Zuordnung der Kosten können auf den verschiedenen Stufen der Verrechnungskette genaue Aussagen über die Profitabilität der Kalkulationsobjekte getroffen werden. Anhand produkt- und kundenorientierter Deckungsbeitragsrechnungen gewinnt man wertvolle Informationen für die eigene Marktbearbeitungsstrategie. Außerdem werden so Einblicke in die Effizienz der internen Prozesse und Aktivitäten möglich, sodass sich Optimierungsmaßnahmen ableiten lassen.

Mit Prozesskostenrechnung will man also die folgenden Ziele erreichen:
  • Größere Kostentransparenz in den indirekten Leistungsbereichen Analysen der Tätigkeiten in den indirekten Leistungsbereichen sollen aufzeigen, welche Gemeinkosten bei den Kostenstellen für die einzelnen Tätigkeiten anfallen.
  • Bestimmung von innerbetrieblichen Verrechnungspreisen
  • Jede Inanspruchnahme einer Leistung muss erfasst und bewertet werden. Für Leistungen, die innerbetrieblich verrechnet werden, werden Kostensätze gebildet, anhand derer man die Verrechnung vornimmt. Der Vorteil gegenüber pauschalen Verrechnungspreisen ist, dass die Kosten gerecht auf die Kostenträger verrechnet werden: Verrechnet wird nur noch, was auch tatsächlich abgenommen wurde.
  • SOLL-/IST-Vergleiche Durch eine genauere Planung und Verrechnung der Daten lassen sich SOLL-/IST-Vergleiche durchführen, die für das Controlling von großer Bedeutung sind.
  • Verursachergerechte Produktkalkulation

Wie bei der internen Leistungsverrechnung sollen auch auf Produkte nur die Kosten verteilt werden, die dafür tatsächlich angefallen sind. Es werden daher erneut Kostentreiber gebildet und zur Verrechnung genutzt.

Kostenverrechnung und -analyse mit Business Intelligence

Bei der Umsetzung der komplexen und umfangreichen Kalkulationslogik der Kostenverrechnung geraten Excel-Lösungen schnell an ihre Grenzen. Die Dynamik eines unternehmerischen Umfelds lässt sich nur schwer in Tabellenkalkulationen nachvollziehen. Häufig werden daher spezielle Softwarelösungen eingesetzt, mit denen sich Prozesskostenrechnungen mit vertretbarem Aufwand umsetzen lassen.

Auch im Bereich Business Intelligence Software gibt es interessante Werkzeuge. Zum einen enthalten sie Tools für die Datenintegration, mit deren Hilfe man die Basisinformationen aus den operativen Systemen (z.B. dem SAP-System) extrahiert und in das Verrechnungsmodell lädt. Das kann auch zur Abbildung der Verrechnungslogik des Modells genutzt werden. Zum anderen erlauben die Analyse- und Reportingfunktionen dieser Softwaresysteme, die Ergebnisse der Methodik zu analysieren und sie den Kostenverantwortlichen in Form individueller Reports bereitzustellen.

Implementierung einer Prozesskostenrechnung mit der Jedox BI Suite

Die Jedox BI Suite ist ein Vertreter von BI-Software, der für die Umsetzung einer Prozesskostenrechnung gut geeignet ist. Jedox bietet eine Open Source-basierte Softwaresuite für Analyse, Reporting und Analysen an. Kern der Suite ist eine multidimensionale In-Memory-Datenbank, in der die Daten in Form von Dimensionen und Würfel gespeichert werden.

Das große Plus von Jedox ist die Fachanwenderorientierung. Dank eines Excel-Addins kann man in der Oberfläche von Microsoft Excel arbeiten und gleichzeitig von den Vorteilen der OLAP-Analyse profitieren. In der vertrauten Umgebung des Tabellenkalkulationsprogramms können schnell und einfach Berichte und Auswertungen erstellt werden, die auf einem OLAP-Würfel basieren. Der Fachanwender kann Reports und Analysen selbständig entwickeln, bearbeiten und verteilen. Die Beteiligung der IT ist dadurch auf ein Mindestmaß reduziert.

Ein weiteres wichtiges Merkmal der BI-Software von Jedox ist die Möglichkeit, Daten in den OLAP-Würfel eingeben zu können (write back). Durch diese Funktion lassen sich Anwendungen für die Unternehmensplanung umsetzen. Die Vorteile: die manuelle Konsolidierung von Excel-Files entfällt und durch Jedox-eigene Verteilmechanismen wird der Planungsprozess deutlich verschlankt.

Die Open Source-basierte Software besitzt zahlreiche Schnittstellen zu Datenbanken und ERP-Systemen (z.B. SAP). Die In-Memory OLAP-Datenbank bietet eine sehr gute Performance. Durch die optionale Nutzung einer GPU-Technologie lassen sich bei Bedarf auch riesige Datenmengen performant verarbeiten.

Für das Modell der Prozesskostenrechnung muss man in Jedox die folgenden Würfel anlegen:
  • Ressourcen: Der Würfel „Ressourcen“ enthält wichtige Stammdaten, die zu Verrechnungszwecken genutzt werden. Der Würfel hat einen festen Aufbau, der von Berechnungsvorgängen nicht beeinflusst wird.
  • Leistungen: Zentrale Bedeutung für die Prozesskostenrechnung hat der Leistungswürfel, weil über ihn die interne Leistungsverrechnung realisiert wird. Dazu steht der Würfel in Verbindung mit dem Würfel „Ressourcen“.
  • Produkte: Dieser Würfel enthält die Kosten der Produkte und empfängt Informationen aus dem Würfel „Leistungen“.
  • Analyse: Der Analyse-Würfel hat die Aufgabe, Reports zu erstellen. Über ihn soll es möglich sein, die errechneten Werte ins Verhältnis zu setzen, Vergleiche durchzuführen und einen Überblick über die Kostenstruktur zu erhalten. Er bekommt von den Würfeln Ressourcen, Leistungen, Produkte und Verkauf Werte zugewiesen, die er verarbeitet. Das Resultat ist eine Gesamtübersicht, die vom Kunden über die Produkte und die Leistungen bis hin zu den Kostenstellen reicht. Damit lässt sich der Einfluss der Leistungen auf die Produkte bestimmen, um Risiken zu erkennen und Analysen durchzuführen.
  • Diverse Würfel für Stammdaten: In unterschiedlichen Würfel werden für die Berechnung relevante Informatio-nen wie bspw. Mengengerüste vorgehalten.

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Von entscheidender Bedeutung für die Umsetzung des Kostenrechnungsmodells ist der ETL-Server, der über zahlreiche Schnittstellen zu unterschiedlichen Datenquellen verfügt. Mit dem ETL-Server können die Daten automatisiert oder auf Knopfdruck ausgelesen und verarbeitet werden, sodass die unterschiedlichen Stufen der Verrechnungskette abgebildet werden können.

Die ETL-Prozesse sind deshalb ein wichtiger Bestandteil der Realisierung einer Prozesskostenrechnung. Sie regeln unter anderem die Kommunikation zwischen einzelnen Würfeln, führen Berechnungen durch und übermitteln Daten. Im Modell wird über die ETL-Prozesse der Löwenanteil der Berechnungen durchgeführt. Sie dienen dabei zu unterschiedlichen Transformationen, Rechnungen und Datenaktualisierungen ausgeführt. Daneben setzt man Rules ein, die für den jeweiligen Würfel gültig sind. Sie sind bei jeder Abfrage der Daten sofort verfügbar und liefern aktuelle Ergebnisse.

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Auf die OLAP-Würfel in Jedox kann mit Excel, einer Tabellenkalkulation im Browser oder mit mobilen Endgeräten zugegriffen werden. Das Excel-Plugin ist stark am Fachanwender orientiert, sodass mit Excel-Knowhow einfach Berichte und Cockpits aufgebaut werden können.

Mit dem Analyse-Würfel im Hintergrund kann man Kosten detailliert analysieren. Für Kostenverantwortliche lässt sich mit Jedox ein komfortables, voll automatisiertes Berichtswesen aufbauen. Bei der Prozesskostenrechnung können neben den Berichten und Auswertungen auch schnell und einfach Masken für die Administration des Modells erstellt werden. Dadurch ist der Anwender in der Lage, z.B. die Angaben für einen Kostentreiber direkt in der Weboberfläche einzugeben.

Kostensenkung mit Open Source Business Intelligence

In den vorangegangenen Kapiteln haben wir gezeigt, wie sich mit der Open Source-Software von Jedox Anforderungen der Prozesskostenrechnung schnell und flexibel umsetzen lassen. Auch die im BI-Umfeld eher unüblichen komplexen Verrechnungen zwischen einzelnen OLAP-Würfeln lassen sich über ETL-Prozesse realisieren. Zur Umsetzung dieser Aufgaben erweist sich der ETL-Server der Jedox Suite als flexibles Werkzeug zur Abbildung der Verrechnungsschritte. Weil der ETL-Server sehr gut in die Gesamtapplikation integriert ist, kann man eine bedienerfreundliche Oberfläche entwickeln, die auf eine mächtige Rechenmaschine zugreift.

Die OLAP-Funktionalität ermöglicht tiefgreifende Analysen innerhalb der Würfelstrukturen. Der Anwender kann dadurch Kostenstrukturen analysieren und Kostentreiber entdecken, um Ressourcen besser einzuteilen und Wettbewerbsvorteile zu identifizieren. Neben den analytischen Funktionen für „Poweruser“ lässt Jedox auch die Entwicklung eines aussagekräftigen Reportings zu, bspw. in Form eines Deckungsbeitragsschemas.


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letzte Änderung S.M. am 17.09.2019
Autor(en):  Stefan Müller
Bild:  Adpic, Stefan Müller

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Autor:in
Herr Stefan Müller
Ich bin studierter Kaufmann und beschäftige mich mit Controlling Software, vorrangig im Open Source-Segment (Palo, Pentaho). Ich war mehrere Jahre als Business Consultant im Bereich Governance & Controlling und Sourcing Management tätig und leite momentan den Bereich Business Intelligence bei der it-novum GmbH.
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