Prozessautomatisierung hilft in Controlling und Rechnungswesen

Prozessautomatisierung ist die Zukunft in vielen Unternehmensbereichen. Doch wo sollten Unternehmen mit der Automatisierung von Prozessen beginnen? Welche sind die wichtigsten Prozesse in einem Unternehmen? Das Softwareunternehmen Ninetex nennt Beispiele.

Die COVID-Krise hat die Frage nach der Automatisierung von Prozessen ganz oben auf die Agenda der Unternehmen gebracht. Zahlreiche Mitarbeitende gingen ins Home-Office. Die Unternehmen brauchten einen effizienten Weg, um ihre gewohnten Prozesse aus der Ferne zu betreiben. Sie haben aus erster Hand erfahren, wie viel Zeit sie mit Automatisierungswerkzeugen einsparen und wie effizient sie arbeiten können. Doch die Möglichkeiten der Prozessautomatisierung sind endlos. Für jeden fehlerhaften Prozess gibt es eine Automatisierungslösung. Wo sollten Unternehmen zuerst ansetzen?

Selbst diese Aufgabe lässt sich automatisieren: mit Prozesserkennungs-Tools. Sie schlagen die besten Aufgaben für die Automatisierung vor. Das erklärt Ninetex. Das Unternehmen ist ein Spezialist für Intelligent Process Automation (IPA) mit Sitz in den USA. Mit dem richtigen Tool lasse sich die Zeit für die Implementierung der Automatisierung um bis zu 80 Prozent reduzieren und der ROI um mehr als 300 Prozent steigern, heißt es in einer aktuellen Mitteilung des Unternehmens. Automatisierung könne für viele Prozesse genutzt werden, schreibt Ninetex und nennt sechs Beispiele:

1. Kundenservice: Kommunikation und Kundenfeedback verbessern

Menschen verknüpfen eine Unternehmensmarke mit ihren eigenen Erfahrungen mit dem Unternehmen. Kommunikation und Effizienz sind der Schlüssel zu einem guten Kundenerlebnis. Prozessautomatisierung, genauer gesagt automatisierte Arbeitsabläufe, könnten zur Vereinfachung der Kommunikation beitragen, erklärt Ninetex: "Eine weitere wichtige Säule des Kundendienstes ist das Feedback. Mit automatisierten Umfragen können Unternehmen Kundenfeedback schnell erfassen und entsprechend reagieren. Wenn Unternehmen zudem die Arbeitsbelastung ihres Kundendienstteams um fast 50 Prozent reduzieren möchten, empfiehlt es sich Robotic Process Automation (RPA) einzusetzen. Mit RPA lassen sich einfache Probleme und Fragen eines Kunden automatisiert lösen, so dass die Teams ihre Aufmerksamkeit auf übergeordnete Themen richten können," so Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA.

2. Personalwesen: Einstellungsprozesse beschleunigen

Die Einstellung und Eingliederung neuer Mitarbeiter dauert oft Wochen. Das kostet Geld und nervt Bewerber. Prozessautomatisierung könne den langwierigen Prozess von Wochen auf Tage verkürzen, schreibt Ninetex. Automatisierte Arbeitsabläufe übernähmen dann das Sammeln von Lebensläufen, Nachfass-E-Mails, die Planung von Vorstellungsgesprächen und vieles mehr – bis hin zur elektronischen Unterzeichnung von Verträgen.

3. Marketing: Kampagnen zügiger realisieren

Der Start einer neuen Marketingkampagne ist mit zahlreichen Aufgaben und Überschneidungen zwischen den Abteilungen verbunden. Abstimmungsprozesse zwischen den einzelnen Abteilungen und Genehmigungsprozesse müssen eingehalten werden. Fehlkommunikation führt zu Verzögerungen der Kampagne, was wiederum die Budgets in die Höhe treibt. Automatisierte Arbeitsabläufe könnten nach Darstellung von Ninetex für ein klareres Briefing der Teams, eine effektive Aufgabenzuweisung und eine Optimierung des Überprüfungs- und Genehmigungsprozesses führen.

4. Vertrieb: Verträge und Rabattgenehmigungen innerhalb von Sekunden erstellen

Ein effizienter Vertriebszyklus prägt den Aufbau von Kundenbeziehungen und die Erzielung von Provisionen. Mit Prozessautomatisierung könnten Vertragsvorlagen in wenigen Minuten erstellt werden, inklusive elektronischer Unterzeichnung, rät Ninetex. Ebenso könnten Rabattgenehmigungen mit einem einfachen Workflow automatisiert werden. Ninetex rät Unternehmen, Kontrollmechanismen einzufügen, die sicherstellen, dass die Vertriebsmitarbeiter Angebote erstellen, die den Rabattrichtlinien entsprechen.

5. Einkauf: Beschaffungs- und Lieferkettenprozesse straffen

Auch bei der Beschaffung von Waren und der Aufrechterhaltung von Lieferkettenbeziehungen führt Prozessautomatisierung zur Rationalisierung von Prozessen und zur Verbesserung der Kosteneffizienz, heißt es in den Ratschlägen des Automatisierungsspezialisten. Die Automatisierung der Beschaffungsanfragen mit digitalen Workflows und Formularen gebe Teams Raum, sich auf höherwertige Arbeiten zu konzentrieren. Aufgaben würden schneller abgearbeitet und dadurch innerhalb von Tagen statt Wochen erledigt.

6. Finanzwesen: Rechnungslauf schneller und fehlerfreier

Im Finanzwesen kann die Prozessautomatisierung vor allem beim Eingeben von Daten, dem Überprüfen von Kosten und dem Rechnungslauf helfen. Automatisierte Workflows und Formularerstellung könnten die Datenerfassung in Excel ersetzen, Zeit sparen und Eingabefehler vermeiden. So könne Automation in Unternehmen zu genaueren und schnelleren Entscheidungen sowie zu genaueren Daten beitragen, rät Ninetex. Um zu filtern, wo es Ineffizienzen in der Finanzabteilung gibt, bietet sich zudem die Prozessabbildung an. So können Unternehmen Probleme bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung, der Rechnungsstellung und vielem mehr aufdecken und im nächsten Schritt beheben, damit Finanztransaktionen im gesamten Unternehmen reibungslos ablaufen.


Über Nintex:

Nintex ist ein Anbieter für Lösungen rund um Prozessintelligenz und -automatisierung mit Sitz  in den USA. Laut eigenen Angaben nutzen mehr als 10.000 Organisationen des öffentlichen und privaten Sektors in 90 Ländern die Nintex Process Platform. 

Erstellt von (Name) W.V.R. am 13.10.2022 Geändert: 11.11.2022 15:40:34 Autor:  Wolff von Rechenberg Bild:  Bildagentur PantherMedia / Leo Wolfert

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