Kanban: Die japanische Methode für mehr Effizienz

Kanban ist eine Prozess-Methode, um effizienter zu arbeiten. Die Methode basiert auf dem Prinzip der limitierten Ressourcen (englisch: Constraints), die den Prozess gestalten. Aufgrund dieser Beschränkung wird nur das am Start stehen, was tatsächlich benötigt wird. Das japanische Wort Kanban bedeutet (Signal-) Tafel oder Karte. Und diese Karten bilden das zentrale Element der Methode, die 1947 im Toyota-Konzern entwickelt wurde. Die Methode soll große Lagerbestände verhindern. Die Idee war: Produktion sollte funktionieren wie ein Supermarkt: Ein Kunde entnimmt eine Ware, ein Mitarbeiter sieht die Lücke und füllt sie wieder auf.

Kanban wird allgemein als Bestandteil eines Lean Management angesehen. Die Methode kann in verschiedenen Branchen und Bereichen eingesetzt werden, um die Effizienz zu verbessern. Es ist ein flexibles Werkzeug, das sich an unterschiedliche Arbeitsbedürfnisse anpassen lässt. Einige Beispiele für die Anwendung von Kanban:

1. In der Softwareentwicklung können Teams mit Kanban ihre Prozesse und Aufgaben besser verwalten und beobachten. Durch das System kann man einen Überblick über den Fortschritt des Projekts bekommen und sofort erkennen, an welcher Stelle es Schwierigkeiten gibt.
2. Für Produktionslinien im industriellen Umfeld wurde Kanban überhaupt erfunden. Indem man den Prozess in verschiedene Arbeitsschritte unterteilt und jeder Schritt mit Kanban-Karten markiert und verfolgt wird, kann man den Workflow deutlich effizienter gestalten.
3. Auch in der Logistik lässt sich Kanban in vielerlei Hinsicht nutzen. Beispielsweise können Unternehmen durch die Verwendung von Kanban-Karten den Lagerbestand überwachen, Bestellvorgänge besser steuern und den Einkauf beschleunigen.
4. Die Verwendung von Kanban-Boards ist auch in der Dienstleistungsbranche möglich. Mit diesem Werkzeug können Unternehmen ihren Kundenservice vereinfachen, indem sie Tickets verfolgen und Prioritäten setzen. Dadurch wird es möglich, jedes Problem schnell zu behandeln und dem Kunden einen reibungslosen Service zu bieten.

Kreislaufwirtschaft: So funktioniert Kanban

Kanban ist eine Methode des Agilen Entwicklungs- oder Produktionsprozesses, die auf der Idee basiert, dass die Arbeit in kleinen Schritten ausgeführt wird. Jede Aufgabe wird in einer Liste geführt und von Arbeiter zu Arbeiter weitergereicht. Die Methode ermöglicht es den Entwicklern, schnell auf Veränderungen zu reagieren und effektiv zu arbeiten. Kanban kann als Teil eines Entwicklungsprozesses eingesetzt werden oder als eigenständige Methode verwendet werden. In beiden Fällen ermöglicht sie es den Teams, effektiver zu arbeiten, Mängel zu beheben und den Prozess zu verbessern oder neue Features schneller zu entwickeln.

Kanban unterteilt die Produktionskette in Lieferanten und Verbraucher. Ein Produkt fließt von einem Bereitstellungsort (Lieferant) zum Verbrauchsort. Dabei bestimmt der Bedarf des Verbrauchers die Produktion des Lieferanten. In der Industrie erfolgt die Weitergabe von Materialien oder Vorprodukten in Behältern, die mit einer Karte versehen sind. Benötigt der Verbraucher neues Material (Pull-Prinzip), dann schickt er die Karte oder den Behälter mit der Karte wieder an den Bereitsteller zurück. Diesen Regelkreis bezeichnet man als Kanban-Kreis. Pufferlager entlang der Produktionskette sind zwar notwendig und vorgesehen. Wer es mit diesen Lagern übertreibt, verliert aber die Vorteile von Kanban.

Innerhalb des Kanban-Kreises gibt es einfache Regeln, die alle Beteiligten kennen, verstehen und befolgen müssen:

1. Der Verbraucher darf nie mehr bestellen als er benötigt.
2. Der Verbraucher darf erst bestellen, wenn das Material aufgebraucht bzw. das Pufferlager den Meldebestand erreicht hat.
3. Der Lieferant dar erst produzieren, wenn er die Kanban-Karte erhalten hat, die ihm den Bedarf beim Verbraucher anzeigt.
4. Der Lieferant darf nie mehr produzieren als bestellt wurde.
5. Der Lieferant muss für einwandfreie Qualität seiner Arbeit sorgen.

Den Produktionsprozess visualisieren Kanban-Boards mit Hilfe von Karten, Spalten, Swimlanes und WIP-Limits (Work in Progress). Diese Boards helfen den Teams ihre Arbeit intern effizienter zu gestalten. Ein einfaches Kanban-Board könnte zum Beispiel aus drei Spalten bestehen:

• Angefordert (Requested)
• In Arbeit (In Progress)
• Erledigt (Done)

Weitere Aufgliederungen des Prozesses zeigen dann, an welchem Punkt etwa unnötige Wartezeiten entstehen. Das gilt natürlich auch für die Planung des gesamten Prozesses. In der Praxis sind die Kartenbretter vergangener Tage natürlich längst digitalen Lösungen gewichen.

Die Vorteile von Kanban?

Zunächst macht Kanban den Materialfluss effizienter. Bei richtiger Anwendung kann Kanban dazu beitragen, Rüstzeiten zu reduzieren, Losgrößen zu rationalisieren und die Lagerhaltungskosten zu senken (Kapitalbindung durch Überkapazitäten). Die Methode hat aber noch weitere Vorteile:

• Kanban kann dabei helfen, Arbeiten effektiver zu planen und zu verfolgen. Wenn Teams ein Kanban-Board mit Aufgaben verwenden, können sie leicht nachverfolgen, welche Aufgaben noch zu erledigen sind und was bereits erledigt wurde. Dies hilft dem Team dabei, den Fortschritt jeder Aufgabe im Blick zu behalten und Prioritäten für die nächsten Schritte festzulegen.
• Zweitens kann es Unternehmen bei der Personalplanung helfen. Kanban bietet mehr Kontrolle über den Einsatz von Ressourcen. In einem Board können Teams beobachten, wie viel Arbeit ansteht und wieviel Personal benötigt wird, um die Aufgaben rechtzeitig abzuschließen. So können sie die Anzahl der Mitarbeiter besser planen und Ressourcen effizienter nutzen.
• Unternehmen können mit  Kanban Probleme schneller identifizieren und beheben. Wenn Teams in Echtzeit nachverfolgen können, wo sich jede Aufgabe befindet und welche Hindernisse auftreten können, können sie Schwierigkeiten frühzeitig erkennen und Abhilfemaßnahmen einleiten. Dadurch bleibt mehr Zeit für andere Projekte und es entstehen keine unnötigen Verzögerungen.
• Dadurch steigt auch die Qualität des fertigen Produktes. Schließlich haben entlang der Fertigungskette die viele Beteiligte kontinuierlich die Qualität an allen Stationen überwacht. Industrieunternehmen produzieren so weniger Ausschuss, in der  Dienstleistungsbranche steigt die Kundenzufriedenheit.
• Kanban  verbessert die Zusammenarbeit im Team. Da alle Mitglieder des Teams den Fortschritt der Aufgabenerfüllung leicht nachverfolgen können, wissen alle Beteiligten immer genau Bescheid über den Status des Projekts. Dadurch entwickeln sich bessere Kommunikationsstrukturen für alle Teammitglieder und es entsteht eine größere Transparenz über das Vorhaben insgesamt sowie über die jeweilige Rolle jedes Einzelnen im Team.
• In JIT-Ketten (Just-in-Time) verbessert Kanban Lieferfähigkeit und Liefertermintreue.

Nachteile von Kanban

Der Einsatz von Kanban kann in manchen Fällen als Herausforderung empfunden werden. Um das Beste aus der Methode herauszuholen, müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter voll und ganz an Bord sind. Einige der Nachteile von Kanban sind:

• Veränderung des Arbeitsprozesses: Die Implementierung von Kanban erfordert eine grundlegende Änderung des Arbeitsprozesses. Dies kann schwierig sein, besonders wenn ein Team nicht bereit ist, die notwendigen Änderungen vorzunehmen.
• Erhöhte Kommunikation: Der Wechsel zu einer kanbanbasierten Arbeitsweise erfordert eine höhere Kommunikation zwischen den Mitarbeitern. Es müssen regelmäßig Treffen abgehalten werden, um Statusupdates zu geben und um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter auf demselben Stand sind.
• Fehlender Kontrollverlust: Da Kanban bei allen Projekten angewendet wird, besteht die Gefahr des Kontrollverlusts. Wenn keine klaren Richtlinien für jedes Projekt festgelegt sind, können Aufgaben leicht unter den Tisch fallen oder nicht rechtzeitig abgeschlossen werden.
• Regelmäßige Updates erforderlich: Um die Effizienz von Kanban zu gewährleisten, müssen regelmäßig Updates vorgenommen werden. Dies bedeutet mehr Zeitaufwand und kann die Produktivität beeinträchtigen, da die Aufgaben aufgrund der ständigen Veränderung gestoppt oder neu gestartet werden müssen.
• Kostenanfälligkeit: Da Kanban mehr Zeit erfordert als andere Methoden, kann sich die Produktion insgesamt verteuern. Das kann unter Umständen das Unternehmen mehr kosten als es durch die effizientere Lagerhaltung einspart.

Kanban im Unternehmensalltag

Kanban kann einen großen Beitrag zur Verbesserung der Prozesse in Unternehmen leisten. Die Anforderungen an Teams und deren Arbeitsprozesse können durch diese Methode strukturiert und besser gesteuert werden. Insbesondere für Unternehmen, die häufig Änderungen im Rahmen von Projekten vornehmen müssen, kann sich Kanban als Mittel zur Steigerung der Produktivität und Qualität erweisen.

Die Implementierung eines solchen Systems ist jedoch nicht ganz trivial. Der Einsatz von Kanban sollte vorher gründlich geplant werden, um alle relevanten Aspekte zu berücksichtigen. Es muss beispielsweise berücksichtigt werden, ob es notwendig ist, bestimmte Einschränkungen in Bezug auf den Workflow festzulegen oder ob man lieber flexibel bleiben möchte. Weiterhin muss definiert werden, welche Details für jede Aufgabe spezifiziert werden sollten und welche Informationen für alle Beteiligten zugänglich sein müssen.

Darüber hinaus erfordert Kanban eine gewisse Disziplin und Transparenz im Umgang: Alle Teammitglieder müssen regelmäßig ihre Arbeit objektiv dokumentieren und bewertbar machen. Zudem muss darauf geachtet werden, dass keine Änderung am System vorgenommen wird ohne Rücksprache mit allen Beteiligten.

letzte Änderung W.V.R. am 16.02.2023 Autor:  Wolff von Rechenberg Bild:  panthermedia.net / Leo Wolfert

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	Herr Wolff von Rechenberg Wolff von Rechenberg ist Wirtschaftsjournalist und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
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