Mit dem Szenario-Manager in MS Excel Szenarien anlegen und verwalten

Das Erstellen von Planungen gehört im Controlling zum Alltag. Der Controller hat hierbei verschiedene Möglichkeiten seine Planwerte zu ermitteln. Zum Beispiel kann er nach verschiedenen Kriterien Vergangenheitswerte fortschreiben. In diesen Fortschreibungen besteht jedoch das Problem, dass verschiedene Entwicklungen einzelner Parameter nicht genug beachtet werden. Für solche Fälle kann der Controller verschiedene Szenarien erstellen. In diesen Szenarien können einzelne Veränderungen bestimmter Positionen dargestellt werden und deren Wirkung auf das gesamte System.

In diesem Excel-Tipp soll erläutert werden, wie Sie mit Hilfe des Szenario-Managers von MS Excel verschiedene Szenarien erstellen und verwalten. In dem verwendeten Beispiel möchte ein Controller eine Ergebniskalkulation durchführen in der verschiedene mögliche Fälle vorkommen können. 

Folgendes Kalkulationsschema wird verwendet. In diesem Schema sind alle gelb dargestellten Felder mögliche Stellgrößen, die verändert werden können und somit zu unterschiedlichen Ergebnissen führen. 

 
Abb. 1 Beispiel Kalkulationsschema 
Um das Beispiel möglichst einfach zu halten, werden 6 Fälle eingerichtet, in denen nur an zwei Komponenten Werte geändert werden. Die geplanten Szenarien können der folgenden Tabelle entnommen werden.


Abb. 2 Übersicht der Szenarien

1. Schritt: Namen vergeben

Um den späteren Szenariobericht besser lesen zu können, sollten die veränderbaren Zellen einen beschreibenden Namen erhalten. In diesem Beispiel orientieren sich die Namen der Zellen an den daneben stehenden Positionen zum Beispiel Umsatz, Materialkosten, Personalkosten usw. Die vergebenen Namen werden später im Bericht verwendet. Falls kein Name vergeben wurde, erscheint dort der Zellbezug.

Den Namen vergeben Sie, indem Sie die Bezeichnung des Zellbezugs ändern (zum Beispiel B7 in Umsatz). Hierfür selektieren Sie die entsprechende Zelle. Links neben dem Feld zur Eingabe von Funktionen steht der Name der Zelle im Beispiel B7. Wenn Sie dieses Feld anklicken, wird der Name B7 markiert und Sie können ihn entsprechend ändern. Bestätigen Sie ihre Eingabe mit Enter. Alternativ dazu können Sie auch über das Menü Einfügen/Namen/Namen definieren… die einzelnen Namen vergeben.

2. Schritt: Szenarien anlegen

In MS Excel 2003 erreichen Sie das Menü über Extras/Szenarien… (Excel 2007: Daten/Datentools/Was-wäre-wenn-Analyse/Szenario-Manager…) In dem sich öffnenden Fenster fügen Sie über die Schaltfläche „Hinzufügen“ die Szenarien ein. Vergeben Sie in dem neuen Fenster einen Szenarionamen und selektieren Sie auf ihrem Arbeitsblatt die veränderbaren Zellen. Hierbei gilt es zu beachten, dass nur 32 veränderbare Kriterien möglich sind. In diesem Beispiel sind es die gelb hinterlegten Zellen. In dem Kommentarfeld können Sie zum Beispiel die Annahmen des Szenarios erfassen. Bestätigen Sie ihre Eingaben mit „OK“.

Im Anschluss zeigt Excel eine Übersicht mit den jeweiligen Werten. Wenn weitere Szenarien eingefügt werden sollen, wählen Sie hierfür die Schaltfläche „Hinzufügen“, ansonsten wählen Sie „OK“. In den neuen Szenarien bestätigten Sie die ersten Schritte mit „OK“. In der Übersicht mit den Werten geben Sie die neuen Szenariowerte ein.

3. Schritt: Szenariobericht erstellen

Im Szenario-Menü können Sie über die Schaltfläche „Zusammenfassung“ einen Szenariobericht erstellen. In diesem werden alle Szenarien aufgelistet. Bei der Erstellung des Berichtes können verschiedene Ergebniszellen gewählt werden. In diesem Beispiel wurden die weißen Zellen der Kalkulation gewählt.


Abb. 3 Szenariobericht


Hierbei handelt es sich um ein Beispiel. Selbstverständlich können weitere Szenarien, andere Stellgrößen oder Kalkulationsschemen etc. genutzt werden.

Die Beispieldatei Szenarien können Sie hier herunterladen >>

 

 

letzte Änderung Alexander Wildt am 17.08.2024

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