Herausforderungen bei der Standardisierung der Produktkostenkalkulation in kleinen und mittelständischen Unternehmen (3/3)

5. Fallbeispiel: Wachstum erfordert professionelle Kalkulation

Ein typisches Beispiel für ein mittelständisch geprägtes Unternehmen der Elektroindustrie mit drei europäischen Standorten und rund 500 Mitarbeitern und ca. 60 Mio. Euro Umsatz kann hier kurz skizziert werden. Die Angebotskalkulation wurde ursprünglich durch den Vertrieb mit fünf Mitarbeitern erstellt, die durch fünf Werkskalkulatoren und das zentrale Controlling (zwei Mitarbeiter) unterstützt wurden. Dabei wurde Excel eingesetzt. Berechtigungskonzepte und damit die Zusammenarbeit wurden über das Rechtesystem des File-Systems geregelt.

Das Unternehmen hatte als Auslöser für die Suche nach einem Kalkulationssystem folgende Gründe:

1. Es wollte die verschiedenen Kalkulationsmethoden und Excel-Dokumente in den Standorten bereinigen.
2. Die Wiederverwendung von bestehenden Angebotskalkulationen sollte erleichtert werden.
3. Es wollte in der Lage sein, Kalkulationen aus den ERP–Systemen automatisiert zu übernehmen.
4. Vertrieb und Management strebten bessere Transparenz an: Sie hatten bisher bei Meetings mit unklarem oder unterschiedlichem Ständen von Projekt-Dokumenten und wechselnden Aussagen zu kämpfen.
5. Die Wertanalyse sollte bei den Kalkulationen aus dem ERP-System und der wertanalytischen Arbeit beschleunigt werden.

Zwingende Nebenbedingung war die Abbildung der ERP-Kalkulationslogik und die Darstellung der Kosten in Werks- und Konzernsicht.

Es folgte ein intensiver Auswahlprozess für eine entsprechende Lösung. Nachdem ein System gefunden wurde, welches alle Anforderungen erfüllt, wurde schnell deutlich, dass eine Software alleine nicht ausreichen würde. Die Firma musste die unternehmensweiten Prozesse rund um die Kalkulation prüfen und teilweise neu definieren (z.B. den Austausch von Informationen, die Zusammenarbeit an den Kalkulationen, Freigabeprozesse anhand von Härtegraden, Integration weitere Kostenmanagementmethoden). Nach der Wahl einer geeigneten Lösung implementierte die interne Projektgruppe die Technik und führte einen Change-Management-Prozess durch, um Organisation und Methoden anzupassen. Die Einführung der neuen Kalkulationsprozesse erforderte von Seiten des Unternehmens einige Ressourcen:

• Es stellte einen Projektleiter frei, der für die sechsmonatige Umsetzungszeit damit betreut war, das Projektteam zu leiten, die Prozesse anzupassen und den Change Prozess zu beaufsichtigen. 
• Zu dessen Planung griff der Mittelständler zudem auf die Dienste eines Beratungsunternehmens zurück.
• Für die technische Lösung fielen Lizenzkosten an.

Nach Abschluss greifen unterschiedlichen Abteilungen im Unternehmen auf die vereinheitlichte Kalkulation zur Erfüllung ihrer eigenen Aufgaben zu:

• Die Führungsebene nutzt sie zur Bewertung des strategischen Erfolgs des Unternehmens und entscheidet auf dieser Basis datenbasiert Fragen über Investitionen und Projektrentabilität.
  Abb. 9: Report der Projektkosten und -investitonen
  
  Hier dargestellt ein Report der alle Projektkosten und Projektinvestitionen über die Laufzeit aufzeigt. Zusätzlich werden Kennzahlen ausgegeben, welche die Wirtschaftlichkeit des Projektes angeben und dem Management helfen, über die Umsetzung oder den Stop des Projektes zu entscheiden, wie z.B.:
  
  t: Amortisationszeit in Jahren 
  C_E: Kapitaleinsatz (Anschaffungskosten + Nebenkosten) 
  R_W: Restwert GnZ: Jährlicher Gewinn nach Zins 
  AfA: Jährlicher Abschreibungsbetrag

• Das Controlling bewertet Status und Ziele laufender Projekte vollumfassend und ist nun in der Lage dynamische projektwirtschaftliche Kennzahlen wie NPV (Net Present Values – Nettobarwerte) und IRR (Internal Rate of Return – Interner Zinsfuß) mit geringerem Aufwand zu berechnen
  
  
  Abb. 10: Analyse der Investitionsrechnung mit Projektinvestitionen
  
  Hier dargestellt eine umfangreiche Investitionsrechnung. Die über die Laufzeit eingetragenen Projektinvestitionen werden zusammengefasst und nach statischen und/oder dynamischen Methoden analysiert. Ergebnis sind z.B. Kennzahlen wie:Hier dargestellt eine umfangreiche Investitionsrechnung. Die über die Laufzeit eingetragenen Projektinvestitionen werden zusammengefasst und nach statischen und/oder dynamischen Methoden analysiert. Ergebnis sind z.B. Kennzahlen wie:
  
  C₀: Gesamt Investitionen
  C_t: Kapitalfluss in Periode t
  i: Kalkulationszinssatz
  t: Anzahl an Perioden
  
  
  
  
• Die Verantwortlichen für das Value Management haben die Möglichkeit, durch Zielkostenrechnung geeignete Maßnahmen zu definieren, um die Herstellungskosten zu senken.

Abb. 11: Die ABC-Analyse hilft, Kostentreiber zu identifizieren
    

In Abbildung 11 dargestellt ist eine graphische Auswertung einer ABC-Analyse und einer Kostenverteilung. Anhand dieser Analysen kann der Wertanalytiker die Kostentreiber in dem Produkt identifizieren und somit Ansatzpunkte für Kostenreduzierungsmaßnahmen schaffen. Diese Ergebnisse können zudem noch nach Anzahl gleicher Bauteile im Produkt oder über ihren Beitrag zur Produktfunktion bewertet werden (gewichtete ABC Analysen oder Funktionskostenanalysen).

6. Resümee

Der EPC-Ansatz bietet somit in der Beschaffung, aber auch in allen anderen Abteilungen und Businessprozessen, ein Analyseinstrument, das alle Kosten und damit alle essentiellen Unternehmensdaten auswertet. Er schafft damit die Basis für nachhaltige Unternehmensentscheidungen. Jenseits der Professionalisierung der Kalkulation eröffnet EPC so das Potential, durch das bessere Verständnis der Kosten Wege zur Optimierung und zu Einsparungen zu identifizieren, die über Erfolg oder Misserfolg eines Projektes entscheiden können.

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Fragen und Antworten

[Leserfrage:] Sie bauen Ihre Argumentation darauf auf, dass die Kombination aus ERP und zum Beispiel Excel durch die Übertragung viele Fehlerquellen birgt. Allerdings hat jedes ERP-System die Funktionalität, erstellte Kalkulationen in Excel zu exportieren. Demnach fällt hier die manuelle Übertragung weg und Ihre Lösung bietet wenig Mehrwert.

[Antwort:] Vielen Dank für Ihre Frage. Sie haben Recht, dass der Export von Kalkulationsdaten in der Regel problemlos ist. Der Mehrwert einer solchen beschriebenen IT-Lösung mit einer Schnittstelle zum ERP-System kommt i.d.R. erst dann zum Tragen, wenn Sie Änderungen im ERP-System vornehmen. Als Kalkulator sind Sie bei einem einfachen Export immer genötigt, in regelmäßigen Abständen ins ERP-System zu schauen und Ihre Excel-Kalkulation auf Änderungen hin zu überprüfen. Hat sich etwas geändert, können Sie es wieder exportieren und manuell oder über Excel- Funktionen verknüpfen. Hier liegt eine Fehlerquelle hinsichtlich der Aktualität, bei Formelfehlern oder Übertragungsfehlern. Wenn Sie eine einzelne Kalkulation haben mag das überschaubar sein. Kritisch wird es, wenn sich häufig Dinge ändern und sie es für multiple Baureihen mit mehreren Produkten überwachen müssen. Hier erspart eine Schnittstellenfunktion erhebliche Aufwände und auch Fehler. Hinzu kommt noch, dass solche Schnittstellen i.d.R. bidirektional sind, d.h. Sie können Ihre finale Kalkulation wieder im ERP-System ablegen. Importlösungen für Excel ins ERP-System gibt es hier in der Regel nicht.

[Leserfrage:] Wenn ich in so einem Programm die von Ihnen beschriebenen Zuschlagssätze wie z.B. Inflationsraten, etc. schon vor Produktionsstart angebe, diese sich aber innerhalb der realen Projektlaufzeit ändern oder anders entwickeln, als ich prognostiziert habe, muss ich dann nicht auch wieder eine neue Kalkulation beginnen um meine Soll-Ist-Vergleiche durchzuführen?

[Antwort:] Vielen Dank für Ihre Frage. Wenn sich die Werte der Zuschlagssätze ändern, muss die Kalkulation natürlich neu bewertet werden. Der Vorteil bei so einer Software ist allerdings, dass Sie Kalkulationsstände „einfrieren“ können und sog. Versionen erstellen. Diese Versionen können sie jederzeit wieder hervorholen und den aktuellen Ist-Stand damit vergleichen. Sie ersparen sich hier die Administration unterschiedlicher Excel-Dateien oder die Pflege einer großen Excel-Datei mit mehreren Kalkulationsblättern, wo Sie immer die Herausforderung haben, dass Formeln und Verknüpfungen nachgehalten werden müssen. Insbesondere, wenn Sie die Daten in Excel und einen ERP-System pflegen, reduziert sich hier der administrative Aufwand erheblich und Sie wissen immer, wo Sie ihre alten Kalkulationsstände mit den Annahmen der Zuschläge wiederfinden.

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Der Autor:
Harald Hornung (Dipl.-Betriebsw.(FH) / Dipl.-Inform.(WI)(FH)) ist Managing Consultant der FACTON GmbH mit langjähriger Erfahrung im Projektmanagement / –umsetzung sowie Integration von nationalen und internationalen Enterprise Product Costing - Projekten in den Branchen Automotive, Luftfahrt, Elektroindustrie und Maschinenbau. (Foto: Facton)

letzte Änderung W.V.R. am 23.05.2018 Autor(en):  Harald Hornung Bild:  panthermedia.net / Jan Prchal

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