3 Technologische Betrachtung

3.1 Technologische Betrachtung

Nach Darstellung der wesentlichen betriebswirtschaftlichen Betrachtungswinkel einer Planung folgt nun eine technologische Betrachtung. Um die aktuell auf dem BI-Markt angebotenen Alternativen bewerten zu können, wird ein Bewertungsmodell für IT-Systeme zur Planungsunterstützung, in Anlehnung an Gleich, Hofmann und Leyk¹, vorgestellt.

3.2 Bewertungsmodell für IT-Systeme zur Planungsunterstützung

Für die Bewertung von IT-Systemen zur Planungsunterstützung können die sieben nachfolgenden Bewertungsmöglichkeiten bzw. sog. "Zutaten für die Planung" herangezogen werden.

1. Modell- und Methodenunterstützung

Bei der Bewertung von IT-Systemen zur Planungsunterstützung sind die Modell- und Methodenunterstützungen hinsichtlich des Umfanges, der Qualität und insbesondere auch der Konfigurationsmöglichkeiten in der Fach- und IT-Abteilung zu betrachten. Um eine widerspruchsfreie Gesamtplanung zu erhalten, ist den angebotenen Mechanismen zur Abstimmung der verschiedenen Teilpläne eine besondere Bedeutung zuzumessen. Neben den im Standard angebotenen Modellen und Methoden sind die Möglichkeiten der Abbildung und Konfiguration von Planmethoden und -modellen außerhalb des Standards zu analysieren. Ergänzend zum Implementierungsaufwand ist hier die Frage nach der Wartbarkeit in den Fachabteilungen von entscheidender Bedeutung. Erfahrungen aus der Praxis zeigen, dass eine Planung trotz aller Standardisierungsbestrebungen immer unternehmensspezifische Ausprägungen aufweist, woraus individuelle Anforderungen an ein Planungssystem resultieren.

2. Art und Umfang der Prozessunterstützung

Bei der Bewertung der Möglichkeiten, den eigentlichen Planungsprozess zu unterstützen, sind Standard Workflow-Szenarien zu betrachten sowie die Art und Weise, wie diese an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden können. Eine besondere Bedeutung kommt hier einem Planungsmonitor zu, welcher den Status einer Planung visualisiert und bei anstehenden Aufgaben oder Terminüberschreitungen die betreffenden Personen informiert.

3. Eingabeunterstützung

Wesentlicher Erfolgsfaktor bei der Einführung einer Planungsapplikation ist die Akzeptanz durch die Endanwender bzw. Planer. Daher gilt es, diese bestmöglich bei der eigentlichen Planung zu unterstützen. Hier ist insbesondere eine benutzerfreundliche, optisch ansprechende Oberfläche sowie eine gute Performance zu nennen. Darüber hinaus sollte der Vorgang der eigentlichen Planung so gut wie möglich systemtechnisch unterstützt werden. Hierzu gehören z. B. Wertevorbelegungen, flexible Verteilungsfunktionen sowie die Echtzeit-Integritätsprüfung von Eingaben. Eine Kommentierungsmöglichkeit wird in nahezu jeder Planungsapplikation benötigt.

4. Umfang planungsunterstützender Funktionen

In Abgrenzung zu den eingabeunterstützenden Funktionen handelt es sich bei den planungsunterstützenden Funktionen um Möglichkeiten, Dateneingaben vorzubereiten bzw. weiterzuverarbeiten. Im Fokus der Betrachtung stehen hier Planungsfunktionen für das Kopieren und Modifizieren von Daten, beispielsweise für die saisonale Verteilung von geplanten Vertriebsmengen oder die Rollierung von Plandaten, bis hin zu komplexen Verteilungsalgorithmen.

5. Integrationsmöglichkeiten in das bestehende Reporting

Die zur Auswahl stehenden Technologien sind dahingehend zu untersuchen, inwieweit sie sich in die bestehende IT-Landschaft, wie z. B. eine SAP BW Architektur, integrieren lassen. Idealerweise gibt es keine modelltechnischen Unterschiede zwischen den Datenmodellen der Ist- und der Plan-Daten. In vielen Konstellationen ist die Verwendung derselben Stammdaten ratsam und sollte technisch unterstützt werden. Als weiterer Aspekt der technischen Integration sind die Möglichkeiten der Berechtigungspflege zu untersuchen, welche idealtypisch analog der bestehenden Berechtigungen für das reine Reporting zu pflegen sind. Neben einem klassischen Plan-/Ist-Vergleich sollte die Anzeige von unterstützenden Informationen (wie z. B. vorhandene Informationen über die Kundenpotenziale) in der eigentlichen Planung technisch sehr einfach möglich sein. Die im Rahmen einer Planung entstehenden Datenmengen steigen durch die zunehmende Verbreitung von rollierenden Planungen und Szenarien bzw. Variantenplanungen stetig. Die flexible Auswertung der einzelnen Datenbestände, inklusive ggf. vorhandener qualitativer Informationen, ist intuitiv über die bekannten Reportingwerkzeuge zu ermöglichen. Unter dem Gesichtspunkt eines ganzheitlichen Corporate Performance Management ist auch die Integration in ein mögliches Incentivierungssystem zu betrachten².

6. Vorgefertigter Planungscontent

Viele Anbieter von Planungssoftware liefern mittlerweile vorgefertigte Planungsprozesse und Teilpläne, wie beispielsweise Finanzplanung (Bilanz- und GuV-Planung), mit der jeweiligen Planungssoftware an die Kunden aus. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn Unternehmen einen relativ standardisierten Planungsprozess zugrunde legen und bereit sind, die jeweiligen Prozesse und fachlichen Anforderungen zu einem gewissen Grad an die Software anzupassen. Ist dies jedoch nicht der Fall und unterliegt die jeweilige Planung vielen unternehmensindividuellen Gegebenheiten, ist die Anpassung der vorgefertigten Planungslösung häufig sehr teuer. Des Weiteren kann die spätere Aktualisierung der Standardsoftware aufgrund der vorgenommenen Individualisierung oft nicht ohne erheblichen Aufwand durchgeführt werden. Hier ist die Abbildung einer individuellen Planungslösung mithilfe grundlegender Planungsmethoden meist kosteneffizienter als der Griff zur Planungslösung von der Stange.

7. Zukunftsfähigkeit und wirtschaftliche Betrachtung

Die Wahl einer Planungstechnologie ist meist eine Entscheidung, die drei bis fünf Jahre und in manchen Fällen noch darüber hinaus Bestand haben soll. Die ausgewählte Planungstechnologie muss der zu erwartenden Dynamik und dem zu erwartenden Wachstum des Unternehmens in mindestens diesem Zeitraum gerecht werden. Die gilt insbesondere in Bezug auf die fachliche und technische Skalierbarkeit sowie Sicherstellung der Erfüllung relevanter Anforderungen, wie der Systemperformance. Aus diesem Grund ist bei der Entscheidung für eine Planungstechnologie deren voraussichtliche Zukunftsfähigkeit einzubeziehen. Hier sind insbesondere die mittel- bis langfristigen Roadmaps der Hersteller zu betrachten. Handelt es sich bei den bisher dargestellten Bewertungsmöglichkeiten weitestgehend um nichtmonetäre Aspekte, sind im Rahmen einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung die entstehenden Kosten und der ROI bzw. TCO zu betrachten. Neben den eigentlichen Projektkosten sowie den Anschaffungskosten für die Softwarelizenzen, sollten hier die entstehenden jährlichen Wartungskosten und vor allem die laufenden Aufwände für den Betrieb und mögliche Weiterentwicklungen in den Fokus gerückt werden.
 

3.3 Auswahl eines IT-Systems zur Planungsunterstützung

Bei der Entscheidung für eine technologische Unterstützung des Planungsprozesses und damit einhergehend eine konkrete IT-Architektur bzw. Software, sollten stets die fachlichen Anforderungen im Vordergrund stehen. Möglichkeiten, diese strukturiert zu erfassen, wurden im ersten Teil dieses Artikels aufgezeigt. Die im zweiten Teil vorgestellten Bewertungsmöglichkeiten können für eine individuelle Bewertung von Technologiealternativen anhand konkreter Anforderungen und auch individueller Priorisierungen herangezogen werden. Eine Technologieentscheidung kann hierdurch unterstützt bzw. anhand objektiver Kriterien nachvollziehbar gestaltet werden. Denn wie auch bei der eigentlichen Planung gilt es, bei der Toolauswahl zu vermeiden, den Zufall durch einen Irrtum zu ersetzen³.

4 Fazit

Planung ist schon lange ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensführung. Doch erst in der Integration aller Einzelpläne liegt der Schlüssel zum Erfolg. Um diesen Erfolg zu erlangen gilt es einige Hürden zu nehmen. Einerseits muss eine klare Strukturierung des Planungsprozesses erfolgen, andererseits gilt es eine geeignete Software zu finden, die den gewählten Prozess optimal unterstützt. Diese Aufgaben sollten von den Unternehmen nicht unterschätzt werden, denn die erfolgreiche Umsetzung stellt einen entscheidenden Erfolgsfaktor des Unternehmens für die Zukunft dar. Deswegen ist es auch anzuraten, Hilfe von außen in Anspruch zu nehmen. Es gibt geeignete Beratungshäuser, die sich auf die Gestaltung von Planungsprozessen und die Einführung geeignete Softwarelösungen spezialisiert haben. Durch deren Erfahrung können typische Fehler vermieden werden sowie Zeit und Geld gespart werden. Wenn die Planung bzw. der Planungsprozess konsistent und integriert erfolgt ist, sind die grundlegenden Zielvorgaben für ein Performance Management erstellt. Diese sind Grundlage für eine strategische und operative Steuerung aller Unternehmensebenen. Das Management Cockpit bietet die Möglichkeit die Planungserstellung und die damit einhergehenden Diskussionen und Abstimmungen effizient zu begleiten und zu kanalisieren, als auch in der nachgelagerten Steuerung die Zielfokussierung aller Beteiligten sicher zu stellen.


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Die Autoren:

Christian König ist Manager bei der Braincourt GmbH, Managementberatung & Informationssysteme in Leinfelden-Echterdingen. Er blickt auf mehr als 10 Jahre Erfahrung im Business-Intelligence-Bereich zurück, die er in unterschiedlichen Branchen sammeln konnte.

Marc Schlipphak ist seit 2006 Berater bei der Braincourt GmbH, Managementberatung & Informationssysteme in Leinfelden-Echterdingen. Er ist im Geschäftsfeld Corporate Performance Management tätig und verantwortet als Manager den Bereich SAP BI. Sein Schwerpunkt liegt im Bereich der systemseitigen Unterstützung von Planungsprozessen auf Basis von BI-Architekturen.

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Fußnoten:

1 Vgl. Gleich/Hofmann/Leyk (2006).
2 Vgl. Roth/Primm/Rümmelin/Schlipphak (2008).
3 In Anlehnung an Samuel Goldwyn, Gründer von MGM (1882–1974): "Planung ist das Ersetzen des Zufalls durch den Irrtum".

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Literatur:

Gleich/Hofmann/Leyk (2006): Planungs- und Budgetierungsinstrumente. Innovative Ansätze und Best-Practice für den Managementprozess
König (2010): Integrierte Unternehmensplanung Umsetzungsbeispiele mit verschiedenen BI-Technologien (Teil 1), Newsletter 04/2010, Braincourt GmbH
Oehler (2006): Corporate Performance Management mit Business Intelligence
Roth/Primm/Rümmelin/Schlipphak (2008): Ziel erreicht – Zahlung angewiesen, TDWI Sonderheft

letzte Änderung Christian König, Marc Schlipphak am 22.08.2017 Quelle:  Braincourt GmbH Bild:  Braincourt GmbH

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