Flexible Finanzplanung schafft Vorteile in der Krise

Der Umgang mit  unvorhersehbaren Situationen, wie der Covid-19-Pandemie, bedeutet für Unternehmen eine außergewöhnliche Herausforderung. Nicht nur, dass sich bestehende Planungen als unbrauchbar erweisen, neu erstellte Szenarien müssen zudem beinahe im Tagesrhythmus an die äußerst volatilen Bedingungen angepasst werden. Betroffen sind häufig nicht nur einzelne, sondern diverse Unternehmensbereiche. Produktsortimente müssen angepasst, neue Logistikvoraussetzungen gemanagt und Beschaffungsprobleme gelöst werden.

All das wirkt sich auf die Finanz- und Liquiditätsplanung aus, die sukzessive auf die aktuellen Anforderungen ausgerichtet sein muss. SAP bietet unterschiedliche Lösungen für diese Aufgabe an. Um die richtige Software auszuwählen, sollten die eigenen Anforderungen sorgfältig analysiert werden.

Dass sich hin und wieder Voraussetzungen ändern und eine vorhandene Planung umgestoßen werden muss, gehört in den meisten Unternehmen zum Alltag. Der extrem hohe und stetige Anpassungsbedarf, den die aktuelle Corona-Krise auslöst, ist allerdings für viele Unternehmen eine neue Herausforderung. Denn plötzlich treten nicht nur singuläre Änderungen, wie etwa der Ausfall eines Lieferanten auf, sondern simultan ganze Kaskaden von unvorhersehbaren Ereignissen: die Notwendigkeit, die Arbeit im Home-Office zu organisieren, der Ausfall von Vertriebskanälen, Logistikschwierigkeiten oder Lieferkettenprobleme.

Um diese Probleme zu meistern, bedarf es einer vorausschauenden strategischen Ausrichtung, die in erster Linie auf digitalen Strukturen fußt. Welche der Optionen für welches Unternehmen am besten geeignet ist, ist dabei oft nicht so leicht zu entscheiden, denn für die Finanz- und Liquiditätsplanung stehen eine Reihe von Lösungen mit unterschiedlichen Schwerpunkten bereit. Die Einschätzung, welche Software nun die richtige ist, hängt von den individuellen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens ab. Bei der fundierten Auswahl kann die Beratung durch ebenso unabhängige wie neutrale Experten hilfreich oder sogar unabdingbar sein.

Faktor Flexibilität ist entscheidend in Krisenzeiten

Schon die Anbindung einer Planungslösung an das ERP-System hat entscheidende Auswirkungen darauf, wie schnell und einfach Anpassungen vorgenommen werden können. Für Entscheider empfiehlt es sich deshalb, schon im Vorfeld eine klare Priorisierung von gewünschten Systemeigenschaften vorzunehmen. Denn Unternehmen mit einer modernen Finanzplanung haben in Krisenzeiten die Nase vorn.

Besonders der Faktor Flexibilität sollte bei der Auswahl der Lösung eine übergeordnete Rolle spielen, damit Unternehmen schnell auf veränderte Marktsituationen reagieren sowie Zukunftsszenarien durchspielen können. Moderne softwaregestützte Planungstools können Antworten auf ganz konkrete Fragestellungen geben, etwa wie die um acht Prozent gestiegenen Logistikkosten das Betriebsergebnis beeinflussen. Außerdem können sie auf Knopfdruck tagesaktuelle Umsatz-, Liquiditäts- und Ertragszahlen zur Verfügung stellen.

Standard, Embedded oder Cloud – die passende Wahl treffen

Doch welche Planungslösungen kommen in Frage und wie können Entscheider die Optionen eingrenzen, um die passende Wahl für sich treffen? Um die richtige Lösung zu finden, sollten sich Unternehmen folgende Fragen stellen:

• Welche ERP-Strategie wird verfolgt?
• Wird als Frontend Web oder Excel bevorzugt?
• Wird Flexibilität bei der Umsetzung von eigenen Datenmodellen gebraucht?
• Ist es notwendig Daten aus anderen Prozessen zu nutzen?
• Reicht es, wenn mit der Software nur die Finanzplanung abgewickelt wird oder ist auch die Konsolidierung wichtig?

In einer Analysephase sollten dann die Anforderungen der Finanzplanung festgelegt werden, damit die passende IT-gestützte Lösung ausgewählt werden kann. 

Auf Basis von tagesaktuellen Kennzahlen schnelle Entscheidungen treffen

SAP bietet gleich vier Finanzplanungslösungen an, mit denen alle planungsrelevanten Daten in ein System zusammengeführt werden können:

• SAP BPC NetWeaver Standard auf BW
• SAP BPC NetWeaver Embedded auf BW
• SAP BPC Embedded auf S/4HANAZ
• die SAP Analytics Cloud (SAC).

Mit allen vier Lösungen können im Prinzip auf Basis tagesaktueller und verlässlicher Kennzahlen schnelle und fundierte  Entscheidungen getroffen werden. Relevante Unterschiede ergeben sich allerdings sowohl in der Datenkonsistenz als auch in der Auswertungsflexibilität.

Besonders bewährt haben sich in Krisenzeiten die Lösung BPC Standard sowie SAP Analytics Cloud, denn beide sind schnell anpassbar. BPC Standard ist dank separatem Datenmodell und geringerer Integrationstiefe sehr flexibel, hat allerdings den Nachteil, dass Stammdaten, Bewegungsdaten und Hierarchien in die eigene BPC-Umgebung repliziert werden. Diese Datendoppelung birgt das Risiko von Inkonsistenzen oder Übertragungsfehlern zwischen dem BW- und BPC-System. Um diese zu auszuschließen, muss jede Datenübertragung von Mitarbeitern überwacht und geprüft werden, was einen hohen Arbeitsaufwand erfordert.

Andererseits kann sich gerade dieser geringere Integrationsgrad, der unter normalen Umständen als Nachteil zu bewerten wäre, in einem instabilen und disruptiven Umfeld als entscheidende Stärke erweisen. Die Cloudlösung SAC hat wiederum eine eigene Datenbasis und ist somit sehr flexibel und schnell anpassbar. Nachteil: Frontend ist nur im Web möglich und die Konsolidierung ist nicht vorgesehen.

Für die Analyse vor der Implementierung viel Zeit einplanen

Natürlich ist nicht nur die Flexibilität ein Entscheidungskriterium. Denn existiert im Unternehmen eine Systemlandschaft  mit mehreren ERP-Systemen, ist eine zentrale Datenhaltung unerlässlich. Diese ermöglicht zum Beispiel die Lösung BPC Embedded auf BW, also ein eingebettetes System. Nachteil: BPC Embedded nutzt ausschließlich vorhandene BW-Merkmale.

Änderungen an Planungsmodellen müssen deshalb immer in BW erfolgen und von der IT umgesetzt werden. Damit erhöht sich der Abstimmungsbedarf mit anderen Abteilungen deutlich. Auch Berichtsanpassungen und Simulationen können wegen des hohen Integrationsgrades weniger schnell umgesetzt werden.

Vorteile und Nachteile zusammen mit Experten abwägen

An diesen Abwägungen wird schon deutlich, dass die Auswahl der passenden Lösung für die Finanzplanung am besten in Abstimmung mit Experten geschehen sollte. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Unternehmen mit heterogenen Quellsystemen BPC Standard nutzen können während Firmen mit vereinheitlichtem Data Warehousing durch die zentrale IT besser mit BPC Embedded arbeiten sollten. Eine Finanzplanung mit BPC Optimized for S/4HANA empfiehlt sich dagegen eher für Organisationen mit einheitlicher ERP Struktur und einheitlichen Planungsprozessen, wo  idealerweise "ONE-ERP" vorhanden ist. 

Die Cloud-Lösung ist mehr als ein reines Finanzierungstool und bietet zahlreiche Vorteile, die gerade in Krisenzeiten  sehr nützlich sein können. Als Business Intelligence-Lösung können damit geschäftliche Daten aller Art ausgewertet  werden, zum Beispiel durch Dashboards oder Diagramme. Neben den relevanten Planungsfunktionen wie der  Durchführung von Verteilungen, Allokationen, Simulationen und Berechnungen ist mit SAC auch Predictive Analytics möglich. Unterstützt von Machine Learning Intelligence können statistische Prognosen für die zukünftige Entwicklung  von Umsätzen, Kosten oder anderen Geschäftszahlen durchgeführt werden.

Fazit:

Die Auswahl der richtigen, das heißt passenden Software-Lösung zur Finanz- und Liquiditätsplanung ist schon in  wirtschaftlich stabilen Zeiten eine komplexe Aufgabe. Vor dem Erfahrungshintergrund der aktuellen Pandemie-Situation kommen weitere Aspekte hinzu, die bei der Auswahl berücksichtigt werden sollten. Die eine optimale Lösung für alle Unternehmen gibt es nicht. Wichtig ist es deshalb, die eigenen Anforderungen möglichst präzise zu erfassen und zu priorisieren, um die bestmögliche Lösung auszuwählen. Erfahrenen Finanzplanungsspezialisten können hierbei wertvolle Unterstützung liefern.

letzte Änderung H.H. am 26.08.2022 Autor:  Hanno Hetzer, Geschäftsführender Partner, CALEO Consulting GmbH Bild:  Bildagentur PantherMedia / Wavebreakmedia ltd.

Autor:in

	Herr Hanno Hetzer Hanno Hetzer verfügt über 20 Jahre Berufserfahrung als Berater im Bereich Enterprise Performance Management. Seine Erfahrungen hat er in zahlreichen SAP-Einführungsprojekten bei Unternehmen in Deutschland, Europa und den USA gesammelt. Seit 2004 ist er als Geschäftsführender Partner bei der Caleo Consulting GmbH tätig.
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